檔案信息化建設的管理與改進方法探究

寧夏回族自治區(qū)惠農渠管理處 寧夏 銀川 750002

1 檔案信息化管理工作中存在的問題

1.1 信息資源收集途徑不一，增加信息整理的難度

實際工作中，以我們水管單位為例，檔案信息的收集途徑主要來自個人和各科室，對信息類別理解不一致以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑不一，導致收集的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)不閉合、不完整，甚至是矛盾的情況，從而只得進行二次篩查和甄別，提高了信息整理的工作難度。同時，由于各科室上報數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)入庫后無法在共享平臺正常顯示，失去了信息的共享效用。

1.2 忽視對檔案信息的日常更新管理，失去信息的時效價值

事業(yè)單位檔案信息通常包含事業(yè)單位職工人事、財務、設備、專項固定資產、行政綜合類等信息。其檔案信息的特點就是會不斷更新，而檔案信息的價值正體現(xiàn)于時效性。因此，管理人員需要及時對檔案信息進行更新和完善。若在單位重要決策時無法提供準確信息，便失去了信息的時間價值與檔案信息管理的意義，信息的不對稱甚至會誤導單位做出錯誤決策，造成重大損失。

1.3 忽視檔案信息的安全管理工作

檔案信息化建設必將應用網(wǎng)絡技術和計算機技術。若檔案信息管理系統(tǒng)未建設完善的防火墻以及數(shù)據(jù)監(jiān)測技術、數(shù)據(jù)恢復技術等，未對信息內容進行相應級別的加密和權限管理，極易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，從而發(fā)生網(wǎng)絡信息泄密或丟失等問題，使事業(yè)單位和個人面臨安全威脅，甚至造成巨大損失。

1.4 忽視檔案管理人員隊伍的梯隊建設

檔案管理人員雖經(jīng)過長期的紙質檔案管理工作積累了豐富的管理經(jīng)驗和方法，但并不一定能適應檔案信息化建設工作。運用現(xiàn)代化手段進行檔案信息管理，不僅要熟悉檔案管理專業(yè)的業(yè)務要求，還要熟練掌握檔案管理相關軟件的應用以及一定的數(shù)據(jù)通信技術和計算機技術知識儲備，一些檔案管理人員隊伍的專業(yè)知識結構不合理嚴重阻滯了檔案信息化建設的發(fā)展[1]。

2 提高檔案信息化建設效果的措施分析

2.1 建立和完善檔案信息化管理制度

在檔案信息化建設過程中，完善的制度是基礎性保障。立足于檔案資源的數(shù)字化建設，形成電子檔案資源。同時注重存儲和開發(fā)應用，不斷加大基礎設施建設力度，維護信息管理的安全性。我們在實際管理中，必須遵循國家、自治區(qū)檔案主管部門相關標準規(guī)范和機制制度。對于事業(yè)單位尤其是水管單位來說，應當全面分析檔案管理信息化建設問題，注重落實和執(zhí)行各項制度機制。其一，事業(yè)單位應當建立檔案信息管理制度，明確劃分各級人員的檔案管理職責，通過制度化方式不斷強化檔案管理責任。同時，在檔案信息化管理工作中，制定科學合理的考核制度和激勵制度，這樣能夠有效約束和規(guī)范信息化工作的開展，充分調動檔案管理人員的積極性，不斷提升信息化水平。其二，事業(yè)單位還應當將檔案信息化制度落實到各個科室，提升制度落實與執(zhí)行的監(jiān)管力度，以此確保管理職責的落實效果，通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。為了提升事業(yè)單位的信息化水平，在優(yōu)化升級過程中，立足于國家標準和行業(yè)規(guī)范，不斷優(yōu)化檔案信息化規(guī)劃與指導，確定合理有效的管理政策和管理體系。

2.2 建設檔案信息管理系統(tǒng)

事業(yè)單位應當促進紙質版檔案數(shù)字化改造，采用統(tǒng)計學方法進行分類整理。事業(yè)單位開發(fā)滿足自身發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)，采用先進技術手段，使信息管理系統(tǒng)可以融入事業(yè)單位業(yè)務系統(tǒng)中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數(shù)據(jù)收集的及時性與完整性。全面應用政務云、水利云等云計算技術，分類處理檔案數(shù)據(jù)。在檔案管理過程中，采用動態(tài)管理和橫縱分析法。沿著時間軸線，對檔案數(shù)據(jù)進行縱向對比，聯(lián)合其他科室進行比對，整理和歸納數(shù)據(jù)信息，全面提升檔案數(shù)據(jù)的準確性。在建設信息管理系統(tǒng)時，應當注意以下幾點：第一，在錄入檔案信息時，應當確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專業(yè)的檔案管理人員實時更新數(shù)據(jù)，檢修和維護檔案信息管理系統(tǒng)，全面確保數(shù)據(jù)信息的真實性。第三，應用大數(shù)據(jù)技術，快速刪除和整理數(shù)據(jù)信息，以此確保信息數(shù)據(jù)的實效性[2]。

2.3 注重建設事業(yè)單位網(wǎng)絡系統(tǒng)，強化檔案信息化安全管理

在網(wǎng)絡建設完善過程中，注重優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，加強人才引進體制建設力度，引入專業(yè)管理人才和設備，不斷優(yōu)化完善網(wǎng)絡建設。采用信息化方式和技術，大力建設檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發(fā)利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學評估信息管理系統(tǒng)的安全性。此外，事業(yè)單位還需要建立檔案安全管理機制，實現(xiàn)常態(tài)化安全管理，對安全管理操作流程和程序進行規(guī)范，充分發(fā)揮出安全管理機制在檔案管理中的作用。事業(yè)單位還應當引進安全管理設施，設置保密功能和安全查閱權限，聯(lián)合網(wǎng)絡安全建設硬件系統(tǒng)，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

2.4 注重檔案信息化人才建設

在檔案信息建設過程中，加強人才培養(yǎng)才是關鍵。從信息化建設角度來看，注重引進專業(yè)人才，采用優(yōu)越條件吸引專業(yè)的檔案管理人員。事業(yè)單位還可以與高校建立合作關系，按照信息化管理建設需求，制定相應的人才培養(yǎng)策略，全面提升檔案管理信息化水平，給予相應的人力資源支持。事業(yè)單位還應當建立信息化人才管理平臺，注重引導信息化人才，發(fā)揮出自身價值作用，為事業(yè)單位檔案信息管理貢獻應有的價值[3]。

3 結束語

綜上所述，檔案信息化建設可以提高檔案的管理效果，防止檔案信息出現(xiàn)丟失的問題，促進檔案管理和社會發(fā)展的共同進步。事業(yè)單位尤其是水管單位需要提高對檔案信息化建設的重視程度，提高檔案信息化的發(fā)展速度和規(guī)范性程度，以適應水利現(xiàn)代化發(fā)展需要。