醫(yī)院合同事前審計淺析醫(yī)院采購文件制定的重要性

周田

（德陽市第二人民醫(yī)院，四川 德陽 618000）

在采購活動中，招標文件、磋商文件、談判文件和詢價文件（以下統(tǒng)稱采購文件）是采購人為完成采購活動所制定的文件，包括商務性文件內容和技術性文件內容。按照采購人的采購要求，具備采購文件要求的資格并能夠承擔履約能力的投標人，對采購文件提出的實質性要求做出響應，評審委員會要依據采購文件的規(guī)定，從投標文件和響應文件（以下統(tǒng)稱響應文件）的有效性、完整性和對招標文件的響應程度進行審查，以確定投標人是否對采購文件的要求做出實質性響應。供應商在參與采購活動中，作為投標人，在他們投遞的標書中必須要對采購文件進行“實質性響應”。這里所指的實質性要求和條件，一般是指采購文件中有關采購項目的價格、采購項目的計劃內容、采購項目的技術參數(shù)方面的要求和條件，合同的主要條款（包括一般條款和特殊條款）。投標文件需要在這些方面做出響應，響應的方式是投標人按照采購文件進行填報，不得遺漏或回避招標文件中的問題。交易的雙方，只能就采購的內容也就是圍繞采購的要求來編制采購文件、響應文件。此外，《招標投標法》還對投標文件的送達、簽收、保存的程序做出規(guī)定，有明確的規(guī)則。對于投標文件的補充、修改、撤回也有具體規(guī)定，明確了投標人的權利義務，這些都是適應公平競爭需要而確立的共同規(guī)則。從對這些事項的有關規(guī)定來看，招標投標需要規(guī)范化，應當在規(guī)范中體現(xiàn)保護競爭的宗旨。

為了加強醫(yī)院經濟合同的審計監(jiān)督，規(guī)范經濟行為，強化風險管理，維護醫(yī)院的合法權益，規(guī)避不必要的潛在風險，促進單位健康發(fā)展，保證經濟合同的依法簽訂。在今年初醫(yī)院審計科制定《經濟合同管理辦法》，明確了醫(yī)院經濟合同包括合同事前審計和合同管理專項審計。合同事前審計是醫(yī)院經濟合同管理的重要環(huán)節(jié)，是指在經濟合同訂立前，醫(yī)院審計科對其合法性、規(guī)范性等方面進行的審查和評價。同時管理辦法明確了采購部門、項目管理部門、審計科、財務部、法務等項目部門在合同審核的具體口徑上進行了要求。例如明確了5萬元以上的經濟合同要進行事前審計和合同會簽；審計科負責對經濟合同進行事前審計；采購部門會簽合同標的、金額、質量、履行期限、雙方權利義務等采購文件和響應文件中反映的內容；項目管理部門會簽合同履行地點、期限、方式、雙方權利義務等采購需求中反映的內容；財務部門會簽合同標的、價款、支付方式等財務相關內容；法務部門負責涉及重大事項的合同審核；合同承辦部門應在醫(yī)院經濟合同正式簽訂前，合同承辦科室將以下資料報送審計科進行合同事前審計，已同對方商定的合同文本連同訂立合同的依據（項目立項及有關領導的批準文件等，預算金額在“三重一大”限額以上的重大經濟合同需由院長辦公會討論及黨委會同意，并附有經批準的項目可行性論證報告）；雙方當事人洽談的主要情況，合作單位的資質、執(zhí)照、委托書等資格證明文件；項目的招采購文件、資料及承諾書；價款和酬金計算依據。如所套用工程定額、政府定價文件等；借款、投資、合作項目的可行性研究報告等需要提供的資料。

審計部門與合同承辦部門兩者是相輔相成的關系，共同的目標是把醫(yī)院合同管理工作做好。在具體工作上，應各有側重。合同承辦部門主要負責合同的談判、起草，負責合同條款內容的審查，側重于合同的全面管理；審計部門同時作為監(jiān)督部門，有督促相關部門糾正合同中不合法、不合規(guī)、不合理、不經濟等條款的權力。通過審計，規(guī)范合同承辦部門及合同經辦人的行為，增強經辦人員的責任心。合同承辦部門是合同的當事人，最了解合同形成的全過程以及每一個環(huán)節(jié)。在審計變更合同條教要有充工作中，審計部門應充分聽取并尊重承辦部門、經辦人員的意見。 變更合同條款要有充分的根據，要以理服人，不可主觀武斷，更不得濫用職權。合同審計要堅持急事急辦、特事特辦的原則。醫(yī)院急需的要及時審計，只要有主管領導簽字可先辦審計；一般合同要在規(guī)定的時間內審完，以保證醫(yī)院運營活動正常有序地運行。審核合同的內容。一般包括：當事人的名稱或姓名和住所；標的名稱；標的數(shù)量、質量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法及其他必要條款。實施合同審計時，應該特別注意上述合同必要條款是否完備以及文字表述是否嚴謹。

一、合同事前審計發(fā)現(xiàn)采購文件的問題

近期，我們對醫(yī)院采購部門報送的合同進行審計，在此過程中發(fā)現(xiàn)了一些值得在今后的工作中進行思考和改進的問題：

（一）從所審查的合同中可以看出，部分采購文件沒有對合同的主要條款做出明確的規(guī)定。特別是對合同的付款方式沒有做出明確的規(guī)定，這樣容易導致在合同內容中付款方式模棱兩可，從而在合同的執(zhí)行過程中引起糾紛。

（二）采購文件對貨物的技術參數(shù)規(guī)定不明配置不明確，從而導致投標單位所報貨物配置不同，報價差別很大，無法準確進行評標的狀況，同時容易發(fā)生中標貨物功能與需求不一致的情況出現(xiàn)。

（三）詢價文件，特別是對通用貨物或則院內的修繕項目的采購，由于不同檔次、不同品牌、不同規(guī)格的產品、不同的售后服務要求價格相差巨大，因而在詢價文件中沒有對此進行明確的規(guī)定，會導致廠家繁多，報價相差懸殊的狀況，從而給評標帶來巨大的困難，無法通過詢價的方式，選出符合要求的貨物。

（四）采購過程中未對供應商資質和履約能力進行嚴格審核，有時未查驗對方營業(yè)執(zhí)照等資質文件，對該公司的性質、經營范圍等基本信息不甚了解的情況下草草簽訂了合同。特別是有些專業(yè)工程項目要求特殊的施工資質，施工單位需要符合相關專業(yè)資質等級條件，如果簽訂的合同缺少施工單位的專業(yè)資質證明，或者資質證明已過期，可能會嚴重影響到工程的質量和安全。

（五）采購文件、響應文件的內容與合同不一致，如售后服務期限、項目完成期限、項目履行內容、項目的付款方式均有不一致情況。一般情況下采購文件、響應文件、和合同三者的內容應相互印證、統(tǒng)一。

二、制定完善的采購文件

制定完善合理的采購文件非常重要，必須從以下入手：

（一）對于貨物類項目的招標，起草的采購文件應該保證所有的滿足采購人要求的前提條件下，所有投標人具有同等的公平競爭機會，同時對投標人的資質等條件必須進行嚴格的限制。采購文件技術參數(shù)要求內容必須明確采購貨物的功能，材質以及制作工藝要求，同時要結合項目管理科室的市場考察情況，對采購文件做出具體的評分情況規(guī)定，保證采購文件的完善。根據采購文件的范圍和內容要求，文件中一般應包含：項目的基本情況；供應商的資格要求，采購清單及技術參數(shù)要求；項目的服務要求，包含質量要求、售后服務要求；商務要求，包含履約時間、地點、方式、驗收方式和標準、付款方式、質保期；投標的樣本表格；合同的一般和特殊條款；投標保證金保函，預付款保函和履約保函的標準樣本。

（二）對于服務類項目招標，由于各個醫(yī)院對于外包服務的需求不盡相同，所以要結合實際的服務需求以及考核方法制定規(guī)范的服務類招標文件。招標文件應明確對投標人資格要求，包含滿足項目的資質證書、財務、業(yè)績、人員等要求。采購文件須有項目概述；服務期限及地點；服務技術要求及清單；履約能力要求；付款方式及條件；驗收標準；項目內容技術標準和要求，要重點關注標注實質性要求和條件的服務參數(shù)。文件中應注明評標辦法和專用合同條款避免出現(xiàn)問題遺漏。

（三）對于建設施工招標項目，醫(yī)院的建設得到飛速，醫(yī)院新建、改建、擴建的建設任務越來越重，工程項目規(guī)模、投資額也不斷增加，政府財政撥款比例也隨之加大，如何管理好工程項目的資金，合理安全使用有限資金，提高醫(yī)院的社會效益和經濟效益等問題，給醫(yī)院的財務管理提出了更高的要求。近年來各類醫(yī)院在工程項目采購的管理方面缺點也暴露出來，尤其是在建設工程采購和合同管理方面長期被忽視，缺乏規(guī)范性和科學性。采購文件的繁簡程度要視采購工程項目的性質和規(guī)模而定。建設項目復雜、規(guī)模龐大的，采購文件要力求精練、準確、清楚；建設項目簡單、規(guī)模小的項目或者修繕項目，文件可以從簡，但要把主要問題交代清楚。采購文件內容，應根據采購方式和范圍的不同而異。招標文件按照功能作用可以分成三部分：一是采購公告或采購邀請書、投標人須知、評審辦法、投標文件格式等，主要闡述采購項目需求概況和采購活動規(guī)則，對參與項目招標投標活動各方均有約束力，但一般不構成合同文件；二是工程概況、工程量清單、設計圖紙、技術標準和要求、合同工期、合同條款等，全面描述采購項目需求，既是采購項目的主要依據，也是合同文件構成的重要內容，對采購人和中標人具有約束力；三是參考資料，供投標人了解分析與招標項目相關的參考信息，如項目地址、水文、地質、氣象、交通等參考資料。編制招標文件是一項十分重要而又非常繁瑣的工作，必要時還要聘請咨詢相關專業(yè)的專家參加，使醫(yī)院工程采購和合同更加科學化、規(guī)范化。

三、我們仍需注意

制定了完善的采購文件，我們仍需注意以下幾點：第一，確保采購合同內容與中標人響應文件內容一致，避免采購合同與采購內容、響應文件不一致的現(xiàn)象發(fā)生，維護醫(yī)院的合法權益。第二，防范驗收風險，由項目管理科室牽頭建立的履約驗收聯(lián)合小組，保證驗收程序合規(guī)。聯(lián)合驗收包括資料驗收、項目驗收、培訓驗收。第三，建立合同履行管理制度。明確對合同的履行情況進行考核，作為合同的付款依據，同時作為服務合同是否續(xù)簽的依據（僅針對多年期限合同一年一簽的情況）。

通過對采購合同的審計，更清楚地認識到采購文件組成部分在采購活動中的重要性。采購活動中要嚴格把控采購文件的質量，根據項目的實際情況，制定合理的資質審查、準確的技術要求、恰當?shù)脑u分標準、規(guī)范的合同條款以確保醫(yī)院采購的合法合規(guī)、財產安全完整、推進行風建設、提高采購效率。