淺析基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下信息化檔案管理的現(xiàn)狀及對策

姜琳

青島大學(xué)/綜合檔案館 山東 青島 266071

引言

信息化檔案的管理是利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)平臺采用網(wǎng)絡(luò)信息收集共享開發(fā)的應(yīng)用，對檔案管理中的各類信息進行有效的存儲，同時也為管理者帶來了便捷的工作方式，改變了以往管理方式的耗時大、效率低等缺陷。在實體檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)用了更為節(jié)約、科學(xué)性的檔案管理模式。

1 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下信息化檔案管理的概念

互聯(lián)網(wǎng)+的核心概念就是互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)，其有幾大特點：第一，互聯(lián)網(wǎng)+就是跨界的相融合；第二，在傳統(tǒng)行業(yè)上進行改革創(chuàng)新與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合；第三，打破了傳統(tǒng)的格局，重塑新結(jié)構(gòu)使傳統(tǒng)行業(yè)不再受任何空間、地點等限制；第四，可連接一切行業(yè)，如互聯(lián)網(wǎng)+智慧城市、互聯(lián)網(wǎng)+金融等。再如本文研究的互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理是互聯(lián)網(wǎng)對檔案服務(wù)模式、管理思維的創(chuàng)新與融合。實際操作中，是互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)和科技檔案管理基礎(chǔ)上的創(chuàng)新，將其應(yīng)用到現(xiàn)實的檔案管理服務(wù)范圍里，取得了顯著的效果[1]。

互聯(lián)網(wǎng)+背景下信息化檔案管理是從互聯(lián)網(wǎng)角度改革思維，強調(diào)以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的形式，切實到實際檔案管理服務(wù)中的過程，為使用者提供了便捷的服務(wù)，運用網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)服務(wù)模式創(chuàng)新，構(gòu)建知識化、多樣性的服務(wù)體系。

互聯(lián)網(wǎng)+信息化檔案管理是通過使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)重新塑造檔案行業(yè)結(jié)構(gòu)、文化結(jié)構(gòu)等價值鏈，將檔案管理與企業(yè)個性化需求相融合，構(gòu)造智慧互聯(lián)的新型服務(wù)模式，從而提高檔案職業(yè)性能的水平。

2 互聯(lián)網(wǎng)+背景下高職檔案管理信息化的現(xiàn)狀

互聯(lián)網(wǎng)+背景下的推進過程就是檔案工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)過程，這一發(fā)展不僅滿足了社會各方面對檔案信息和檔案管理的需求，而且確切的減輕了檔案管理員工作的負擔，有利于檔案的規(guī)范管理和保障檔案安全性，給檔案管理部門職能帶來了顯而易見的效果。但在實際情況中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案長年累積的運行模式導(dǎo)致檔案大量堆積，簡單地進行整理歸納極大加重了檔案管理工作者的重擔，甚至有出現(xiàn)破損再難利用等問題，導(dǎo)致現(xiàn)有紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)型的工作滯后[2]。其次，紙質(zhì)檔案的保持模式已出現(xiàn)信息泄露的問題，致使現(xiàn)有信息化檔案歸納在資源量的條件里，仍存在遺失的風(fēng)險，更難以將信息化檔案管理在傳統(tǒng)管理模式中有效采納。最后，在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息共享資源里，檔案信息是非常注重保密性，可現(xiàn)實情況中存有網(wǎng)絡(luò)信息安全隱患，再加上檔案管理部門網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護人才較少，無法保障檔案信息的安全，因此，全面貫徹信息化檔案管理任重而道遠。

3 基于“互聯(lián)網(wǎng)+信息化”檔案管理中產(chǎn)生的不利因素

3.1 未能及時改變管理理念

雖然諸多檔案管理已經(jīng)意識到檔案數(shù)據(jù)發(fā)掘的重要，信息化檔案管理的發(fā)展也小有所成，但是管理理念上卻停留在舊觀念。傳統(tǒng)檔案管理的理念仍然影響著檔案工作者，檔案管理工作也不能及時更新，還未能有效引進新型管理模式，致使檔案管理工作質(zhì)量不能提高。

3.2 不能確保網(wǎng)絡(luò)安全問題

近幾年，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，在帶來工作便利的同時也存在了諸多隱患。如檔案管理的保密性和安全性，進入了互聯(lián)網(wǎng)時代，也時常發(fā)生檔案泄密事件[3]。諸多單位一籌莫展，不能有效確保檔案信息的安全性。

3.3 檔案管理工作無法實現(xiàn)標準規(guī)范化

檔案管理工作的重心是實現(xiàn)標準化和信息化，但進入了互聯(lián)網(wǎng)+時代，檔案管理工作無法及時實現(xiàn)標準化和信息化，在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息系統(tǒng)建設(shè)方面還明顯有較大差距，未能實現(xiàn)有效共享與互聯(lián)網(wǎng)+時代的要求不相符，我國檔案自動化建設(shè)還有待提高。

4 互聯(lián)網(wǎng)+背景下高職檔案管理面臨的問題

4.1 信息化檔案管理理念欠缺

諸多高職檔案工作者常?；煜龣n案數(shù)字化以及檔案信息化的概念，常誤以為把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案就完成了信息化的建設(shè)[4]?；ヂ?lián)網(wǎng)+行動計劃推出已久，但是眾多管理工作者對互聯(lián)網(wǎng)+檔案概念尚有欠缺，檔案信息化是以數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，利用信息技術(shù)對檔案信息進行獲取、整理、共享，從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變成數(shù)字化、開發(fā)化、網(wǎng)絡(luò)化智能管理。

4.2 更新信息化檔案管理進度緩慢

近些年高職院校規(guī)模不斷在擴大，學(xué)生人數(shù)劇增，檔案信息資源數(shù)量也相應(yīng)上漲，更新檔案信息化工作進程卻變得緩慢，其主要原因是學(xué)校對檔案信息化建設(shè)和意識不夠充足。①未將檔案信息化歸入學(xué)校發(fā)展重點，諸多學(xué)校把重心放在了招生工作、引進教學(xué)設(shè)備上，忽略了信息化檔案的發(fā)展，致使高職檔案信息化工作滯后。②未規(guī)范化檔案信息化的管理制度。高職院校管理制度只適用于紙質(zhì)等實體檔案，對于電子檔案的整理、歸納等流程卻沒有明確的管理制度，諸多條規(guī)定已完全不合適信息化檔案管理的工作。

4.3 缺乏信息化檔案管理人才

在高職信息化檔案管理建設(shè)過程中，檔案管理人員起著關(guān)鍵作用，信息技術(shù)的應(yīng)用和管理過程都離不開檔案管理人員的操作和監(jiān)督。實際情況，各大高職院校檔案管理團隊的計算機應(yīng)用技術(shù)和實踐操作能力都較薄弱，離適應(yīng)現(xiàn)今高科技的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境還有一些差距，普遍存在缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又熟知檔案管理工作的復(fù)合型技能人才，因此擴招院校檔案管理人才至關(guān)重要。

5 互聯(lián)網(wǎng)+背景下高職檔案管理的對策分析

5.1 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)建信息化檔案管理平臺

高職可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以此創(chuàng)建院校的信息化檔案管理平臺，檔案管理者除了需要全面了解院校檔案管理的現(xiàn)狀，還要整理發(fā)現(xiàn)院校檔案管理存在的不足，再將院校檔案進行規(guī)范化整理及歸類，同時也應(yīng)及時與院校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商以便完善檔案管理制度。院校應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)平臺建設(shè)工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，從而確保檔案管理平臺的科學(xué)化和信息化質(zhì)量得到提升，讓檔案管理工作者的管理能力也更為科學(xué)和專業(yè)。因此，檔案工作者在對檔案進行數(shù)量核對和分類時可創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)平臺，使其成為院校的檔案數(shù)據(jù)庫，由此擴大院校信息的存儲量。并且互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺的創(chuàng)建與院校網(wǎng)址可以進行對接，方便院校的師生都能快捷找到與自己相關(guān)的信息，節(jié)約檔案搜檢的時間。

5.2 完善電子檔案的工作

部分高職院校的檔案管理還是以紙質(zhì)為主，因此做好高職檔案管理信息化建設(shè)還是十分重要的，而且檔案管理工作者也需要不斷完善電子檔案的收集整理，還需要其他部門互相配合以便豐富完善院校的電子檔案管理數(shù)字庫。同時，檔案管理者需要將原版紙質(zhì)檔案與現(xiàn)今的電子檔案進行核對，通過在檢查中發(fā)現(xiàn)問題并及時更正，使最終電子檔案內(nèi)容更加完整。由于檔案管理工作量較大，所以高職檔案管理信息化的建設(shè)是非常有必要的，能將其管理難度減小并讓院校的檔案信息更加充實完整。

5.3 需引進、更新院校電子設(shè)備

要實現(xiàn)檔案管理信息化就缺少不了先進的電子設(shè)備設(shè)施，其具體設(shè)施有計算器、掃描儀和打印機。計算機是電子檔案管理必備的基礎(chǔ)設(shè)施，通過使用計算機可讓管理人員工作得以信息化。而掃描儀是讓院校檔案數(shù)據(jù)和其他相關(guān)信息也更加真實，將紙質(zhì)版信息確切錄入院校檔案管理平臺里。則打印機主要是使電子設(shè)備轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)版檔案的主要設(shè)備，可滿足學(xué)校人員的需求同時也能減少檔案丟失發(fā)生的次數(shù)。除此之外，檔案的安全也至關(guān)重要，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風(fēng)靡的環(huán)境下，院校信息化檔案的安全管理較難，因此還需選購適合安全管理規(guī)范的防火墻等防護軟件，確保信息化檔案管理工作的順利開展，積極預(yù)防信息泄露事件的發(fā)生。

5.4 加大培養(yǎng)專業(yè)人才的力度

互聯(lián)網(wǎng)+時代下，信息化檔案管理發(fā)展是院校管理系統(tǒng)的推進。因此需要具備職業(yè)素養(yǎng)良好、信息化技術(shù)高的復(fù)合型人才作為負責(zé)院校檔案管理的工作，從而進行信息化系統(tǒng)的改進和維護。檔案管理工作者豐富經(jīng)驗有助于信息化檔案建設(shè)的順利進行，很多管理系統(tǒng)都涉及數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)技術(shù)，因此院校需要加大力度培養(yǎng)檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，一方面加快引入先進人才，努力打造一支高素養(yǎng)的檔案管理隊伍。同時，檔案管理者還需要具有工作的責(zé)任心，對各類檔案信息應(yīng)及時錄入整理，提升檔案管理部門的工作質(zhì)量，使得院校信息化發(fā)展最終更好地為師生服務(wù)。

6 結(jié)束語

總而言之，作為高職檔案工作者應(yīng)了解互聯(lián)網(wǎng)+時代的特性，把握社會發(fā)展的趨勢，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+潮流，在檔案信息化管理過程中，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，合理規(guī)范信息化檔案管理工作，促進學(xué)校與科技融合發(fā)展，提升互聯(lián)網(wǎng)+時代檔案管理的價值。