事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理途徑探討

孔泉森

（遼陽市退役軍人事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 遼陽 111000）

電子檔案管理主要是運用信息技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案信息采用信息化處理以及存儲方式。在信息化時代下，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件逐漸被電子文件所取代，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式中存在諸多問題，應(yīng)當(dāng)積極采用電子檔案管理方式，提高檔案管理效率，提升檔案信息的安全性。在事業(yè)單位內(nèi)部，可構(gòu)建電子檔案管理制度，強化對電子檔案的保護(hù)與管理，提高檔案管理水平。

一、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理優(yōu)勢

（一）有利于提高檔案管理效率

事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，若采用傳統(tǒng)人工檔案管理模式，隨著檔案數(shù)量增加，工作壓力較大，極易出現(xiàn)檔案信息錯誤等問題。采用電子檔案管理方式，利用計算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行自動管理，不僅能夠緩解檔案管理人員的工作壓力，還能夠提升檔案管理效率。在信息化時代下，信息技術(shù)得到普及，為事業(yè)單位檔案管理工作提供了諸多便利，電子檔案整理、搜索以及查詢環(huán)節(jié)得到優(yōu)化，檔案管方式也將轉(zhuǎn)變?yōu)殡S機(jī)歸檔，確保重要檔案能夠在第一時間歸檔，同時使得檔案檢索變得十分簡便。由此能夠看出，采用電子檔案管理方式，具有高效性以及便捷性特征，有利于提升檔案管理效率。

（二）有利于優(yōu)化檔案管理成本

電子化檔案管理，能夠優(yōu)化檔案管理成本。若對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，管理環(huán)節(jié)較多，如信息收集、整理、編制以及打印等，在每一環(huán)節(jié)中，事業(yè)單位均需要投入一定資金。并且紙質(zhì)檔案保管難度較大，易受諸多因素影響，如氣候以及環(huán)境等因素，若檔案發(fā)生破損，則需要花費大量資金進(jìn)行修復(fù)，由此能夠看出，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，管理成本較高，需要投入大量資金。采用電子檔案管理方式，只需要在前期投入一定資金，用于購買硬件設(shè)備以及軟件設(shè)備，構(gòu)建出完善的檔案管理系統(tǒng)，利用管理系統(tǒng)便能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理，檔案信息均采用電子文件方式存儲，不易受到外部因素影響，后續(xù)系統(tǒng)維護(hù)費用相對較少，整體成本投入較少，管理十分便捷。

二、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理應(yīng)用路徑

（一）建立電子檔案管理制度

為發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢，事業(yè)單位在日常管理工作中，應(yīng)當(dāng)對電子檔案管理形成深入認(rèn)知，明確采用電子檔案管理的作用與優(yōu)勢，繼而結(jié)合事業(yè)單位實際情況，建立健全管理規(guī)章制度，推動電子檔案管理工作規(guī)范化開展。首先，事業(yè)單位可結(jié)合不同電子檔案特點，制定電子檔案編制、審核、歸檔以及保管等制度，同時還需要加強對電子檔案使用方面的管理。通過制定完善制度，能夠?qū)n案管理人員以及檔案使用者的行為進(jìn)行約束與規(guī)范。其次，事業(yè)單位需要進(jìn)一步明確檔案管理部門以及其他部門在電子檔案管理中的責(zé)任，調(diào)動所有部門參與積極性。若事業(yè)單位采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理模式，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行明確規(guī)定，充分協(xié)調(diào)兩種檔案管理方式，便于檔案資料集中管理。最后，事業(yè)單位還需要加強對電子檔案管理機(jī)制構(gòu)建問題的重視，在單位內(nèi)部組建專業(yè)監(jiān)督隊伍，主要對電子檔案管理工作進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督，確保電子檔案管理效率與質(zhì)量。

（二）提高電子檔案管理系統(tǒng)安全水平

電子檔案管理主要是量計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案存儲與管理，在這一過程中，電子檔案存在一定風(fēng)險，易受到黑客以及木馬病毒的影響，若事業(yè)單位管理不當(dāng)，則會出現(xiàn)機(jī)密檔案丟失等問題，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極采取措施，提高電子檔案管理系統(tǒng)安全水平，強化安全保護(hù)，確保檔案信息的安全性。首先，事業(yè)單位可設(shè)置安全防火墻，在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間構(gòu)筑起一道安全屏障，還可在電子檔案管理系統(tǒng)中增加身份認(rèn)證以及加密等方式，確保檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息丟失以及泄露等問題。其次，事業(yè)單位需要構(gòu)建完善的電子檔案信息安全監(jiān)督體系，對電子檔案管理工作全過程進(jìn)行監(jiān)督，并且檔案管理人員可依據(jù)文件資料類型進(jìn)行編碼，便于監(jiān)督與管理工作開展。最后，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期開展系統(tǒng)維護(hù)工作，一旦發(fā)現(xiàn)線路老化以及系統(tǒng)漏洞問題，需要及時處理，提高系統(tǒng)以及電子檔案的安全性。

（三）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是電子檔案管理的主體，其綜合素質(zhì)將直接影響電子檔案管理質(zhì)量，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視人才培養(yǎng)工作，培養(yǎng)出高素質(zhì)檔案管理人才，提高電子檔案管理工作質(zhì)量。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動，引導(dǎo)檔案管理人員參加，在培訓(xùn)中，將教授更多專業(yè)電子檔案管理知識以及技能，同時還需要加強信息化技術(shù)教學(xué)。通過培訓(xùn)，使檔案管理人員對電子檔案管理有著深入認(rèn)知，樹立正確職業(yè)理念，提高專業(yè)技能與能力。其次，事業(yè)單位應(yīng)在內(nèi)部選拔出較為優(yōu)秀的檔案管理人員，為其提供深造與學(xué)習(xí)機(jī)會，豐富其知識體系，提高管理能力，將所學(xué)知識運用在單位電子檔案管理工作中，確保管理效率。最后，事業(yè)單位需要重視計算機(jī)人才培養(yǎng)，從而為電子檔案管理提供技術(shù)支持，提高檔案管理的專業(yè)性。

三、結(jié)束語

在新時代背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)落后的檔案管理方式，加強對信息技術(shù)的運用，采用電子檔案管理方式。為推動電子檔案管理工作有序開展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)完善管理制度，保證電子檔案管理的安全性，重視人才培養(yǎng)，從而提高檔案管理水平，實現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。