談?wù)劮康禺a(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化數(shù)字化

王大洲

（河北省淶源縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，河北 淶源 074300）

一、對(duì)房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的認(rèn)識(shí)

（一）檔案信息數(shù)字化是房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的一次實(shí)質(zhì)性突破。檔案信息數(shù)字化是檔案工作依靠計(jì)算機(jī)信息處理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)手段等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，通過(guò)逐步提高利用檔案信息資源的能力，并能最大限度地發(fā)揮檔案自身使用價(jià)值，以新的方式來(lái)推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和改變?nèi)藗兊纳罘绞?，逐步從封閉的、以檔案的實(shí)體管理為主的檔案管理模式向開(kāi)放的、以數(shù)字化信息管理的模式轉(zhuǎn)變。

（二）房地產(chǎn)檔案的信息數(shù)字化是一項(xiàng)服務(wù)社會(huì)的高科技工程。

數(shù)字化的檔案信息運(yùn)用掃描、復(fù)印、多媒體、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，并利用數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)支持，打破了檔案利用上的時(shí)間和空間概念，快速有效地服務(wù)于房屋所有權(quán)人和政府決策部門(mén)，實(shí)現(xiàn)了社會(huì)資源的信息數(shù)字化共享，充分地凸現(xiàn)出檔案信息數(shù)字化管理是一項(xiàng)跨部門(mén)、跨行業(yè)的且具有很高科技知識(shí)含量的功能優(yōu)勢(shì)。

（三）檔案信息數(shù)字化要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的規(guī)范

為了使檔案信息數(shù)字化達(dá)到有效、及時(shí)地共享社會(huì)資源，首先必須使檔案信息數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從數(shù)字圖書(shū)館信息數(shù)字化借鑒實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，制訂出符合檔案信息數(shù)字化方法、利用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而保證檔案信息數(shù)字化的資源能夠有效、充分發(fā)揮其作用。

二、房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)是檔案管理的發(fā)展方向

房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了一次檔案管理的變革，它是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)房產(chǎn)檔案通過(guò)掃描、影印等方法手段以數(shù)字化的形式存入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、編研、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)、查詢等全部工作的計(jì)算機(jī)管理。。隨著數(shù)字化時(shí)代的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在數(shù)字化時(shí)代更要做好檔案信息的保密工作，通過(guò)設(shè)置權(quán)限、慎重備份等方式限制檔案信息的無(wú)序擴(kuò)散，維護(hù)房屋所有權(quán)人的利益，在合法的前提下為政府和相關(guān)部門(mén)提供決策服務(wù)。

三、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化要進(jìn)行全過(guò)程管理

房產(chǎn)檔案數(shù)字化是服務(wù)社會(huì)的需要，傳統(tǒng)檔案的保存方式一直是采架式紙張保存和目錄式管理，直接導(dǎo)致了很高的管理成本，占用了大量的庫(kù)存空間，并且保管時(shí)容易產(chǎn)生破損，特別是長(zhǎng)時(shí)間的調(diào)用，對(duì)檔案的損傷很大。檔案數(shù)字化不但可以有效地管理日益龐大的檔案，同時(shí)可以保護(hù)檔案原件。

房地產(chǎn)檔案管理的發(fā)展方向是檔案信息的數(shù)字化管理。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理在我國(guó)起步較晚，進(jìn)度不一，在沿海較發(fā)達(dá)地區(qū)也才剛剛起步，浙江省內(nèi)也只有一部分縣市實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，而且各地采取的管理軟件也不一致，從發(fā)展來(lái)看今后數(shù)據(jù)共享方面還存在很大障礙。由于數(shù)字化管理檔案的前期資金投入比較大，很多房地產(chǎn)管理部門(mén)由于種種原因使這項(xiàng)工作進(jìn)程減慢，隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，房產(chǎn)檔案數(shù)量急增，數(shù)字化管理房地產(chǎn)檔案迫在眉睫，當(dāng)引起有關(guān)部門(mén)重視。數(shù)字化檔案管理在實(shí)踐中已被公認(rèn)，房地產(chǎn)檔案信息的管理與開(kāi)發(fā)、利用將為整個(gè)社會(huì)帶來(lái)一場(chǎng)意義重大的技術(shù)革命。

四、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的思考

房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理還處于探索或初級(jí)階段，有很多難題需要逐步解決。因此，我們?cè)跈n案館檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)清醒認(rèn)識(shí)如下問(wèn)題，并盡量解決好：

（一）信息數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題不容忽略

實(shí)現(xiàn)信息的資源共享是檔案信息數(shù)字化的目標(biāo)，因此，信息數(shù)字化必須要建立在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境內(nèi)，使得信息資源能夠充分發(fā)揮作用。做好信息數(shù)字化數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)再生、利用的可靠物質(zhì)保證。

（二）信息數(shù)字化的保存與維護(hù)問(wèn)題不容忽視

信息數(shù)字化建設(shè)的一項(xiàng)重要的任務(wù)和目標(biāo)是保證數(shù)字化信息的可存取性、可用性、理解性。因此，強(qiáng)調(diào)有效使用信息資源，保證數(shù)據(jù)信息的安全性是前提；強(qiáng)調(diào)信息數(shù)據(jù)的可存取數(shù)性是保證，同時(shí)還要必須保證數(shù)據(jù)信息格式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；強(qiáng)調(diào)信息數(shù)據(jù)的可理解性，必須保證產(chǎn)生數(shù)據(jù)環(huán)境的完整性。

（三）信息數(shù)據(jù)遷移性問(wèn)題在信息數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)引起足夠的重視

在信息數(shù)字化管理的建設(shè)中，電子文件保存的遷移性問(wèn)題師我們?cè)谶\(yùn)用新設(shè)備、新技術(shù)開(kāi)展工作時(shí)應(yīng)汲取信息管理自動(dòng)化的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

（四）網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)信息數(shù)字化的影響不可低估

數(shù)字時(shí)代的信息資源的共享是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)的，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的方向和必然趨勢(shì)，而當(dāng)檔案的管理者一項(xiàng)重要的工作就是要維護(hù)和保證檔案信息的安全與完整。面對(duì)著這場(chǎng)房產(chǎn)檔案管理的大革命，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間我們都要努力研發(fā)，不斷完善。同時(shí)，保存電子檔案，也要保存相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，一定要確保檔案信息內(nèi)容的完整、安全、真實(shí)、可靠，并能最大限度地發(fā)揮其作用。