事業(yè)單位人事檔案的信息化管理嘗試

李英 李實(shí)

（1.長(zhǎng)春市雙陽(yáng)區(qū)國(guó)有資產(chǎn)管理中心，吉林 長(zhǎng)春 130600；2.長(zhǎng)春市雙陽(yáng)區(qū)國(guó)庫(kù)集中支付中心，吉林 長(zhǎng)春 130600）

結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的自身情況及人事檔案的功能特性，注重與之相關(guān)的信息化管理，落實(shí)好具體的管理工作，有利于提高人事檔案管理工作效率，豐富其管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)技術(shù)內(nèi)涵，更好地應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代的形勢(shì)變化。因此，在促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展、細(xì)化人事檔案管理研究?jī)?nèi)容的過(guò)程中，需要提高對(duì)信息化管理的關(guān)注度，確保人事檔案管理有效性。同時(shí)，信息化時(shí)代背景之下，只要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的信息化建設(shè)，才能夠更好地開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)講也是如此，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使人事檔案信息管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，減少檔案管理人員的工作量，提升人事檔案管理工作的水平。

一、事業(yè)單位人事檔案的信息化的意義

在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的高效利用，實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，則需要對(duì)其重要意義有所了解。具體包括：第一，加強(qiáng)信息化管理，有利于增加人事檔案管理中的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)豐富信息資源的整合利用；第二，通過(guò)對(duì)信息化管理的深入思考，能夠使人身檔案管理活動(dòng)開(kāi)展更加高效，在技術(shù)層面上為其管理效果的增強(qiáng)提供科學(xué)保障，滿足事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展要求。

二、事業(yè)單位人事檔案的信息化管理的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的人事檔案管理中工作人員重復(fù)勞動(dòng)，工作量繁重，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，也會(huì)降低人事檔案管理效率，阻礙著事業(yè)單位的長(zhǎng)效發(fā)展，與信息化時(shí)代的發(fā)展要求不相符，影響著人事檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，由于管理理念更新不及時(shí)、管理方式有待優(yōu)化等因素的影響，使得人事檔案管理計(jì)劃實(shí)施狀況不佳，間接地加大了其管理問(wèn)題發(fā)生率，影響著事業(yè)單位檔案資源整合利用效果。

其次，檔案信息化建設(shè)可將人事檔案的作用最大化發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，這樣管理人員就可通過(guò)人事檔案數(shù)據(jù)的分析，科學(xué)合理地進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)和委派，通過(guò)調(diào)閱相關(guān)職工的檔案，了解其工作表現(xiàn)、個(gè)人經(jīng)歷、歷史背景以及政績(jī)等，真正做到知人善用。此外，傳統(tǒng)人事檔案都是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案分布松散，不同部門(mén)的檔案被封存在不同區(qū)域，不利于事業(yè)單位統(tǒng)一進(jìn)行檔案管理，也很難做到有效的利用人事檔案內(nèi)容。人事檔案信息化建設(shè)可使事業(yè)單位的人事檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，也有利于對(duì)人事檔案資源的保護(hù)，通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)錄入紙質(zhì)檔案資料，并將其制作成數(shù)字副本，這樣就能更好地對(duì)原件進(jìn)行妥善保存，改變了以往紙質(zhì)檔案難以長(zhǎng)時(shí)間保存的問(wèn)題，也避免了人為因素導(dǎo)致的毀滅性破壞。電子檔案不需要過(guò)多的空間來(lái)進(jìn)行檔案儲(chǔ)存，也可以為事業(yè)單位省去一部分保管經(jīng)費(fèi)；電子人事檔案可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸，這樣相關(guān)人員在調(diào)度和查閱的時(shí)候不再受到時(shí)間和空間的限制，調(diào)閱工作就會(huì)變得更加容易。這些方面的不同內(nèi)容，客觀地說(shuō)明了加強(qiáng)人事檔案管理信息化的重要性。因此，事業(yè)單位在拓寬自身發(fā)展思路、改善人事檔案管理狀況的過(guò)程中，需要考慮信息化管理方式的高效利用，構(gòu)建好功能強(qiáng)大的管理系統(tǒng)，避免人事檔案管理效果、利用價(jià)值等受到不利影響。

三、事業(yè)單位人事檔案的信息化管理中存在的問(wèn)題

（一）未將人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣和普及，使得傳統(tǒng)人事檔案管理方式不能滿足事業(yè)單位發(fā)展需求，而人事檔案信息化建設(shè)已成為事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的主要趨勢(shì)。雖然現(xiàn)階段大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，也會(huì)借助信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，但因缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和其他因素影響，導(dǎo)致人事檔案信息化管理系統(tǒng)的作用無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)，沒(méi)有達(dá)到提升人事檔案管理效率和質(zhì)量的目的。

（二）硬件設(shè)備有待完善

硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但現(xiàn)階段很多事業(yè)單位中的人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏根基，雖然也會(huì)將信息化建設(shè)理論應(yīng)用在人事檔案管理中，但因缺乏相應(yīng)的配套設(shè)施，或是部分配套設(shè)施管理性能不足，導(dǎo)致人事檔案管理的各項(xiàng)信息無(wú)法在第一時(shí)間得到更新，而這對(duì)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程就會(huì)造成一定的影響。

（三）缺乏相關(guān)指導(dǎo)

人事檔案管理經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的人工管理，因此傳統(tǒng)管理方法會(huì)對(duì)管理人員造成很大的影響，再加上檔案信息化管理現(xiàn)階段缺乏相應(yīng)的理論和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，管理人員自身信息技術(shù)匱乏等原因，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)無(wú)法獲得理想的效果。此外，信息技術(shù)發(fā)展速度較快，因此檔案在生成方式上也會(huì)較之前發(fā)生轉(zhuǎn)變，現(xiàn)階段檔案管理存在著文檔檔案、數(shù)據(jù)檔案管理一體化的現(xiàn)象，需要事業(yè)單位積極進(jìn)行大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建，只有這樣才能進(jìn)行檔案一體化管理，滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，但目前大多數(shù)事業(yè)單位正處于一體化管理模式的摸索階段。

（四）檔案管理者綜合素質(zhì)有待提升

很多事業(yè)單位的人事檔案管理人員都是非專(zhuān)業(yè)人員，或從其他崗位調(diào)動(dòng)過(guò)來(lái)的人員，這部分人員缺乏人事檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)也較為缺乏，因此在開(kāi)展人事檔案管理時(shí)就會(huì)存在一定問(wèn)題。事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)對(duì)相關(guān)人員的信息化水平并未引起足夠重視，也未進(jìn)行信息化系統(tǒng)方面的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案管理人員信息化水平參差不齊，而這就會(huì)造成檔案信息化建設(shè)效率無(wú)法得到提升。

四、事業(yè)單位人事檔案的信息化管理的對(duì)策

（一）正確認(rèn)知人事檔案信息化管理

和傳統(tǒng)的人工人事檔案管理來(lái)講，人事檔案信息化管理可將人事檔案資料存放在電腦信息系統(tǒng)中，使得檔案資料能夠更好地被保存，也有利于相關(guān)人員進(jìn)行查詢和修改。其次，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，可使此項(xiàng)工作由以往的封閉性逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放型，而這一過(guò)程也有利于檔案管理人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)體系的更新，可推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。因此說(shuō)事業(yè)單位管理人員一定要對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，并要積極投入到人事檔案信息化建設(shè)中。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)要做好對(duì)人事檔案信息管理重要性的宣傳，積極構(gòu)建良好工作氛圍，使事業(yè)單位員工能夠正確認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理工作的重要意義，并能夠配合與支持此項(xiàng)工作的開(kāi)展。

（二）對(duì)人事檔案管理人員信息化管理能力進(jìn)行提升

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著事業(yè)單位人事檔案管理的整體水平，因此一定要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員各方面素質(zhì)的培養(yǎng)工作，特別是要加強(qiáng)對(duì)其信息化管理能力的培養(yǎng)。首先，要嚴(yán)格把關(guān)人事檔案管理人員，確保其具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力和管理素質(zhì)，積極引進(jìn)具有人事檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息化管理能力的人才，為事業(yè)單位構(gòu)建一支具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的人事檔案管理隊(duì)伍。其次，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員，一定要通過(guò)多種方式指導(dǎo)其進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)其知識(shí)面進(jìn)行拓寬，使其能夠具備通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理的能力，能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)收集整理以及管理人事檔案。

（三）進(jìn)行信息技術(shù)設(shè)備的配備

想要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，除了要打好人力資源這一軟件基礎(chǔ)之外，還要做好硬件設(shè)施的配備。首先，事業(yè)單位要能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)、數(shù)字技術(shù)等應(yīng)用在人事檔案的資源開(kāi)發(fā)利用當(dāng)中，引進(jìn)先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)管理系統(tǒng)，確保人事檔案資源能夠被實(shí)時(shí)收集，并實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的信息共享和統(tǒng)一管理。其次，事業(yè)單位要給予人事檔案信息化建設(shè)更多的資金投入，進(jìn)行相應(yīng)信息技術(shù)設(shè)備的購(gòu)入，并要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況建立和健全檔案管理體系，借助先進(jìn)技術(shù)以及先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用，使事業(yè)單位能夠早日實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

（四）健全人事檔案信息化管理制度

事業(yè)單位要建立健全人事檔案信息化管理制度，進(jìn)一步提升人事檔案信息化管理水平。首先，要進(jìn)行人事檔案信息化管理制度的建立和健全，并要明確人事檔案管理的責(zé)任和權(quán)責(zé)，使每一位檔案管理人員都能夠明白自身職責(zé)，從而更好地進(jìn)行人事檔案管理工作。其次，要將原有的檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫?xì)化檔案管理模式，將信息化管理作為基礎(chǔ)，并根據(jù)人事檔案管理工作內(nèi)容制定管理流程，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行人事檔案管理工作重要性及管理流程的宣傳，為事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)建良好的發(fā)展環(huán)境。

五、對(duì)未來(lái)人事檔案信息化的發(fā)展展望

信息化管理可進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案的管理效率和質(zhì)量，且花費(fèi)成本較低，相信在不久的將來(lái)，各個(gè)事業(yè)單位的能夠較好地完成人事檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位的人事檔案管理效率以及質(zhì)量，使得事業(yè)單位能夠獲得良好發(fā)展。信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中具有一定的開(kāi)放性，因此在管理過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)被惡意篡改或丟失的風(fēng)險(xiǎn)，所以在人事檔案信息化建設(shè)中一定要特別強(qiáng)調(diào)安全性、保密性。在科技迅速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的人事檔案數(shù)據(jù)便可悉數(shù)保存，但是內(nèi)存卡在為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存帶來(lái)便利的同時(shí)，會(huì)出現(xiàn)被惡意木馬篡改或丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也有可能被病毒破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不全，因此事業(yè)單位的檔案管理者一定要具備數(shù)據(jù)安全保存意識(shí)。管理人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)對(duì)檔案信息資源安全性進(jìn)行保障，并根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行人事檔案信息保密等級(jí)的設(shè)置，可以就檔案查詢?cè)O(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，只有取得相應(yīng)權(quán)限的人，才有資格進(jìn)行電子信息管理系統(tǒng)平臺(tái)的查詢以及數(shù)據(jù)修改。同時(shí)也可就瀏覽器的應(yīng)用設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保信息化管理的保密性，根據(jù)保密等級(jí)來(lái)確定檔案的使用；對(duì)檔案電子信息化管理平臺(tái)中的每一項(xiàng)應(yīng)用軟件都進(jìn)行加密處理，只有這樣事業(yè)單位的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)和人事檔案數(shù)據(jù)才會(huì)更具有安全性和穩(wěn)定性，減少單位內(nèi)出現(xiàn)人事信息資源被盜取的現(xiàn)象，避免因信息泄露給事業(yè)單位及其員工帶來(lái)一定的損害。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)有著重要作用，它會(huì)對(duì)單位人力資源利用率造成直接影響，因此事業(yè)單位一定要對(duì)這一工作引起足夠重視，并要借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，通過(guò)各種方式提升單位員工信息化檔案管理的意識(shí)和能力，要根據(jù)事業(yè)單位的具體情況進(jìn)行檔案信息化管理制度的建立和完善，并要通過(guò)各種方式加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員信息化管理水平，為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)。與此同時(shí)，通過(guò)對(duì)信息化管理方式高效利用的思考，也能使人事檔案管理水平保持在更高的層面上，保持事業(yè)單位良好的管理及發(fā)展?fàn)顩r。