數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略

董志梅

（北京航天長征飛行器研究所，北京 100076）

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)等在各行業(yè)信息及社會各管理環(huán)節(jié)中得到廣泛應(yīng)用，極大地影響著管理活動的有效開展和落實。其中作為重要的基礎(chǔ)性管理工作，檔案管理的重要性日益凸顯，并在管理活動中發(fā)揮著重要的指導(dǎo)、參考、提示等作用和功能，有效保障和支持各項工作的有序開展支持和保障。同時需要對檔案管理加強信息化建設(shè)，使檔案管理工作中對信息技術(shù)進行充分應(yīng)用，促進檔案收集、分類、整理、存儲等環(huán)節(jié)實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化處理，并對相關(guān)管理流程及環(huán)節(jié)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理及規(guī)范化操作，使檔案安全性和保密性得以保障，同時使管理效率有效提升，人工成本節(jié)約，從而對檔案信息化建設(shè)起到進一步促進作用。

1.數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)重要性分析

檔案管理效率提升：在以往的檔案管理中，通常采用人工手動方式，存在工作內(nèi)容繁瑣、工作難度大的、工作強度大等問題，在檔案管理過程中，需要相關(guān)工作人員投入大量的精力和時間進行檔案處理，極容易因人為原因而對檔案的完整性、有效性造成影響。通過信息化技術(shù)的引入，對檔案管理加強信息化建設(shè)，能夠使檔案管理效率有效提升，檔案完整性、可靠性切實保障。其中利用數(shù)字化技術(shù)，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并借助計算機技術(shù)對檔案進行處理，使檔案管理歸檔、整理等速度大幅度提升。另外檔案管理人員工作量大幅度減輕，手工操作及工作步驟減少。因此通過檔案管理信息化建設(shè)，管理人員能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理模式進行優(yōu)化，有效提升工作效率的同時，進一步保證檔案信息準(zhǔn)確性。

社會發(fā)展需求有效滿足：隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)海量增長的趨勢，作為數(shù)據(jù)信息的重要載體，檔案中所覆蓋的數(shù)據(jù)信息的數(shù)量也不斷增加，同時具有越來越高的應(yīng)用價值，檔案管理工作的重要性也日益凸顯。同時傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)和滿足現(xiàn)代社會及檔案事業(yè)發(fā)展需求，導(dǎo)致檔案管理效用無法有效發(fā)揮。因此需要對檔案管理信息化建設(shè)加強重視，有效促進傳統(tǒng)檔案管理方式的改進和創(chuàng)新，使檔案管理工作能夠更好地滿足人們多樣化、個性化需求，使信息化檔案管理的重要價值得以體現(xiàn)。另外檔案管理信息化也進一步促進信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，更好地順應(yīng)檔案管理方式的改革創(chuàng)新。

創(chuàng)新檔案資源服務(wù)：現(xiàn)階段檔案管理工作面對越來越多的數(shù)字檔案資源，需要通過加強檔案管理信息化建設(shè)，進一步推動檔案事業(yè)實現(xiàn)突破性發(fā)展。其中通過整合數(shù)字檔案資源以及有效改進服務(wù)機制，使檔案管理工作不斷創(chuàng)新，有利于檔案信息的實時共享和及時傳遞得以實現(xiàn)，使得檔案服務(wù)能力不斷提升，使檔案資源創(chuàng)新進得以充分體現(xiàn)。另外對檔案信息數(shù)字資源進行充分開發(fā)利用，在檔案信息化建設(shè)中加強信息化協(xié)同服務(wù)的有效融合，檔案資料管理質(zhì)量和效率切實提高，使檔案信息服務(wù)水平最大程度增強，更好地滿足信息化檔案工作未來發(fā)展需要[1]。

滿足用戶檔案數(shù)據(jù)需求：在新時代背景下，用戶的檔案需求也逐漸朝著個性化和多樣化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息已無法滿足用戶的實際需求。因此，用戶對檔案數(shù)據(jù)的需求趨于多樣性和個性化。因此通過檔案信息服務(wù)力度加強的同時，需要對用戶的多主體、多元化、多種檔案數(shù)據(jù)需求進行分析和總結(jié)，在此基礎(chǔ)上根據(jù)用戶需求，有效整合檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和互通，為用戶提供自主選擇相關(guān)檔案信息的平臺，從而充分體現(xiàn)檔案數(shù)字資源的協(xié)同性和靈活性，合理利用檔案數(shù)字資源，使檔案管理質(zhì)量、效率及用戶滿意度有效提高。

2.數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)中存在問題分析

對信息化建設(shè)缺乏重視：現(xiàn)階段不少行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠重視，對信息化管理的重要性缺乏深入的了解和認(rèn)識，通常在實際管理工作中采取觀望的態(tài)度。另外在相關(guān)政策及立法方面，對檔案管理信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的支持，從而對檔案管理工作整體質(zhì)量及效率造成不利影響，管理缺乏規(guī)范性。同時也導(dǎo)致不少工作人員存在思想認(rèn)識薄弱的問題，通常將檔案管理工作作為日常事務(wù)性工作，對其重要性予以忽視，檔案信息化管理缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的方法，對檔案管理工作的整體效果造成不利影響。

電子數(shù)據(jù)安全性不足：在檔案資料中涉及了較多的機密文件和信息，而不少電子信息管理系統(tǒng)缺乏較高的安全性能，同時通常借助第三方軟件進行電子文檔的保存和傳遞，因此使電子文檔數(shù)據(jù)的安全性受到威脅。另外檔案資料信息還會受到黑客等非法入侵者的攻擊，使電子數(shù)據(jù)信息存在泄露、篡改以及損壞等風(fēng)險，對電子檔案數(shù)據(jù)的安全性造成嚴(yán)重影響。

檔案管理人員素質(zhì)不高：在檔案管理工作中，專業(yè)化的檔案管理人員能夠在提升檔案管理信息化水平中發(fā)揮重要作用。但現(xiàn)階段在不少檔案管理中，普遍存在著檔案管理人員自身思想意識不足，對檔案信息化管理的重要性缺乏認(rèn)識等問題，通常對紙質(zhì)檔案利用計算機進行輸入等簡單處理。但隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息化管理工作需要借助技術(shù)優(yōu)勢的充分發(fā)揮，提高管理質(zhì)量和水平，而檔案管理人員的綜合素質(zhì)無法滿足數(shù)字化及信息化管理要求，導(dǎo)致檔案管理工作無法順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求。

3.數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略

信息化管理理念更新：首先相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)人需要對檔案管理工作的重要性提高認(rèn)識，對大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢加深理解，并對科學(xué)的檔案管理理念進行有效樹立。同時需要對檔案管理信息化建設(shè)的改革及創(chuàng)新的重要性進行充分認(rèn)識，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值和優(yōu)勢進行充分體現(xiàn)。其次在實際檔案管理工作中，相關(guān)管理人員應(yīng)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵進行學(xué)習(xí)與掌握，自身信息技術(shù)應(yīng)用能力有效提升，使信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮，并對檔案管理的信息化建設(shè)進一步有效推動。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)強化：在檔案管理信息化建設(shè)過程中，為了確保資料信息實現(xiàn)數(shù)字化和信息，需要對其中所涉及的各環(huán)節(jié)加強重視。其中在檔案采集、信息傳遞以及數(shù)字處理等環(huán)節(jié)中，需要加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行營造[2]。首先應(yīng)加大硬件設(shè)施建設(shè)力度，對一系列信息處理設(shè)備進行完善，對良好的硬件環(huán)境進行打造。其次需要對軟件加強建設(shè)，對信息化管理系統(tǒng)及管理平臺進行科學(xué)構(gòu)建，使檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及智能化管理得以實現(xiàn)。

檔案數(shù)字管理系統(tǒng)完善：為了有效促進傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化、數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，需要對檔案管理系統(tǒng)不斷健全和完善，同時應(yīng)使檔案學(xué)基本原理及方法的重要作用充分發(fā)揮，實現(xiàn)電子檔案與數(shù)字化檔案的分類管理及存儲。其次應(yīng)根據(jù)行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀，對先進技術(shù)進行充分利用，對檔案數(shù)字管理系統(tǒng)與行業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)實現(xiàn)有效融合，從而使各項檔案資料加強管理和開發(fā)利用，使信息完整性和準(zhǔn)確性得以保障的同時使各種信息資料能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確、及時傳遞及更新。另外需要對云計算技術(shù)進行充分利用，在檔案信息準(zhǔn)確分析及處理中充分發(fā)揮技術(shù)價值和優(yōu)勢，并促進動態(tài)管控與橫縱分析的有效融合，對檔案信息資料利用縱向時間線進行分析比較。最后應(yīng)通過與同類企業(yè)、其他部門、其他行業(yè)加強橫向分析對比，對具有價值的信息進行提取和保留，對無用信息進行剔除，從而使數(shù)據(jù)資料的可靠性和準(zhǔn)確性提高。

安全防護制度健全完善：在檔案信息化建設(shè)過程中，提高檔案信息利用率的同時，需要對檔案信息的安全性加強重視。因此在數(shù)字化背景下，需要對檔案數(shù)據(jù)安全防護制度進行健全和完善，并在檔案信息化建設(shè)過程中，從資金、管理、技術(shù)等方面，對系統(tǒng)安全保障等內(nèi)容進行充分考慮，從而使保障制度進一步完善[3]。其次在檔案管理信息化建設(shè)時，還應(yīng)對人力資源及各類機械設(shè)備加強運用，使安全風(fēng)險管控力度強化，檔案保密工作水平提高。另外需要對檔案數(shù)字管理系統(tǒng)應(yīng)用范圍及方法進行科學(xué)管理，其中涉及內(nèi)容有：信息庫備份、客戶權(quán)限控制以及對入侵檢測及數(shù)據(jù)加密等技術(shù)加強應(yīng)用，使網(wǎng)絡(luò)安全問題得到有效解決和處理，對黑客攻擊行為進行有效防范，使檔案安全性切實提高。

檔案信息化管理加強規(guī)范：為了使電子檔案數(shù)據(jù)的可靠性及安全性有效提高，需要對檔案信息化管理加強規(guī)范。首先需要對電子檔案的保存格式及傳遞方式進行有效統(tǒng)一，確保電子檔案在各部門之間進行傳遞時不會因為格式及傳遞方式等方面存在的不一致等問題而對檔案傳遞的有效性造成影響，出現(xiàn)重收或漏收等現(xiàn)象，對工作效率及工作效果造成嚴(yán)重影響，所以應(yīng)對電子檔案編碼制度進行統(tǒng)一和完善。其次需要規(guī)范編制文件信息收發(fā)記錄單，有效保證相關(guān)部門之間的電子資料記錄的準(zhǔn)確性和完整性，有利于后續(xù)查詢及使用的便捷性，使工作效率進一步提高。另外應(yīng)對統(tǒng)一的資料收發(fā)機制進行完善，并對收發(fā)流程進行管控。同時相關(guān)工作人員應(yīng)加強溝通和交流，確保電子檔案資料的完整性和可靠性，使管理中存在的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決。

加強檔案人才隊伍建設(shè)：通過專業(yè)、高素質(zhì)的優(yōu)秀檔案管理人才隊伍的建設(shè)，能夠使數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)工作更高效地開展，使大量復(fù)雜檔案資料能夠及時轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r值的信息資源，為檔案用戶提供將更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)[4]。由于傳統(tǒng)檔案管理工作中需要信息技術(shù)等先進技術(shù)加強應(yīng)用，使檔案信息管理工作能夠促進知識資源轉(zhuǎn)化，因此檔案員管理人員不僅需要具備專業(yè)檔案管理知識，還需要不斷提高自身實踐能力及業(yè)務(wù)能力，對工作經(jīng)驗進行不斷積累，同時也應(yīng)對管理人員加強培養(yǎng)，對優(yōu)秀綜合型檔案管理人才加強引進，從而使檔案管理信息化建設(shè)水平有效提高。

4.結(jié)語

在數(shù)字化背景下，為了提高檔案管理質(zhì)量和水平，更好地滿足社會發(fā)展及用戶需求，需要對先進信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)加強引入，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革和創(chuàng)新，通過技術(shù)優(yōu)勢的充分發(fā)揮，使檔案管理信息化建設(shè)力度強化。同時對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫加強建設(shè)，使各種檔案信息資料實現(xiàn)更科學(xué)、更規(guī)范的管理，使資料的可靠性、完整性及安全性有效保障，使檔案信息資料的應(yīng)用價值得以充分體現(xiàn)，從而對檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到有效促進作用。