徐晨
(浙江海港大宗商品交易中心有限公司,浙江 舟山 316000)
根據(jù)浙江省發(fā)布的相關(guān)文件,省屬集團(tuán)企業(yè)陸續(xù)啟動(dòng)電子招投標(biāo)采購平臺(tái)的構(gòu)建,以實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)采購管理的線上化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化。集團(tuán)企業(yè)集中招投標(biāo)采購平臺(tái)建設(shè)有利于推動(dòng)集團(tuán)治理體系和治理能力現(xiàn)代化,有利于規(guī)范和管控集團(tuán)各層級(jí)招投標(biāo)采購活動(dòng)全過程,實(shí)現(xiàn)高效管理、公開透明、增收節(jié)支的總體目標(biāo)。
集團(tuán)企業(yè)電子招投標(biāo)采購平臺(tái)業(yè)務(wù)模式主要有以下幾方面:一是搭建基于信息化架構(gòu)的綜合性電子招投標(biāo)采購平臺(tái)。以正常招標(biāo)業(yè)務(wù)和詢價(jià)競價(jià)采購為主,主要涉及合同管理、供應(yīng)商管理、審批監(jiān)管、CA數(shù)字認(rèn)證等模塊。二是構(gòu)建集采平臺(tái),上線與集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)相連接的網(wǎng)上超市,滿足固定資產(chǎn)、辦公用品、低值易耗品等多元化采購以及廢舊物資處置、設(shè)備租賃的需求。三是推出互聯(lián)網(wǎng)+供應(yīng)鏈金融服務(wù),發(fā)揮平臺(tái)大數(shù)據(jù)優(yōu)勢,挖掘客戶需求,提供融資租賃、保險(xiǎn)等金融服務(wù)。
在招投標(biāo)管理模式下,招標(biāo)方、平臺(tái)方、評(píng)標(biāo)專家、投標(biāo)方在平臺(tái)完成招投標(biāo)全流程,在線上實(shí)現(xiàn)招標(biāo)公告發(fā)布、投標(biāo)方購買標(biāo)書、抽選評(píng)標(biāo)專家、網(wǎng)上投標(biāo)、網(wǎng)上開標(biāo)、專家網(wǎng)上評(píng)標(biāo)、中標(biāo)公示、定標(biāo)的全流程信息化招投標(biāo)管控,招標(biāo)全過程留痕,通過移動(dòng)CA解決方案、移動(dòng)APP等模塊,實(shí)現(xiàn)招標(biāo)過程陽光、便捷。
在詢價(jià)競價(jià)采購模式下,采購單位根據(jù)項(xiàng)目分類和制度要求,在平臺(tái)發(fā)起采購商品詢價(jià)操作,采用定向或不定向詢價(jià)方式,發(fā)布詢價(jià)要約,組織潛在供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià),由采購單位進(jìn)行線上評(píng)審,形成電子化評(píng)審報(bào)告,實(shí)現(xiàn)詢價(jià)的流程化管理。相對(duì)簡單且競爭性強(qiáng)的采購項(xiàng)目可直接采用競價(jià)方式,以最低價(jià)快速選定供應(yīng)商。
在網(wǎng)上超市模式下,平臺(tái)可對(duì)接京東、蘇寧等第三方平臺(tái)接口,支持供應(yīng)商上架商品并發(fā)布,用于采購辦公用品、福利用品、配材耗件等日常商品。采購單位選擇商品并提交生成訂單,雙方通過網(wǎng)超平臺(tái)完成貨物買賣交易。集團(tuán)可利用規(guī)?;少弮?yōu)勢與大型電商公司談判獲取商品價(jià)格優(yōu)惠,采購單位在網(wǎng)超采購第三方平臺(tái)商品時(shí)實(shí)現(xiàn)價(jià)格優(yōu)惠和訂單實(shí)時(shí)傳遞。極大地減少集團(tuán)內(nèi)對(duì)于日常物資采購的人力、精力投入。
在廢舊物資拍賣以及設(shè)備租賃模式下,供應(yīng)商可根據(jù)物資品種發(fā)布場次信息或是上架設(shè)備信息,由平臺(tái)審核后對(duì)外發(fā)布。采購單位則按需入場參與競拍或是在對(duì)比設(shè)備價(jià)格、型號(hào)等信息后通過平臺(tái)選擇租賃商家。
在供應(yīng)鏈金融模式下,平臺(tái)基于真實(shí)的業(yè)務(wù)成交數(shù)據(jù),對(duì)接金融機(jī)構(gòu),引入低成本資金,以應(yīng)收賬款保理或反向保理的方式,幫助上游中小供應(yīng)商快速方便地申請(qǐng)融資,解決其資金周轉(zhuǎn)問題,延長集團(tuán)下屬各采購企業(yè)的付款期限,使資金運(yùn)用效率最大化,同時(shí)可對(duì)采購企業(yè)的應(yīng)付賬款進(jìn)行有效管理,降低財(cái)務(wù)成本。
目前,平臺(tái)業(yè)務(wù)模塊中融入的主要財(cái)務(wù)管理模式有:一是針對(duì)保證金的收退,電子招投標(biāo)采購平臺(tái)系統(tǒng)通過與銀行的協(xié)作,引入銀行虛擬賬戶。虛擬賬戶可用于開標(biāo)前投標(biāo)人保證金的繳納,開標(biāo)時(shí)業(yè)務(wù)人員對(duì)保證金到賬情況的獲知,開標(biāo)后中標(biāo)人服務(wù)費(fèi)的抵扣以及未中標(biāo)者的保證金退回。二是平臺(tái)支持基于不同銀行的網(wǎng)銀支付、快捷支付以及主流的第三方支付等。系統(tǒng)通過與銀行系統(tǒng)以及第三方支付平臺(tái)的接口進(jìn)行對(duì)接,于付款方在經(jīng)平臺(tái)確認(rèn)訂單時(shí),自動(dòng)跳轉(zhuǎn)出網(wǎng)銀支付界面或是第三方支付界面完成資金的劃轉(zhuǎn)。三是集成對(duì)接國家金稅發(fā)票管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)。平臺(tái)在完成訂單收款時(shí)和銀行的實(shí)際收款情況自動(dòng)對(duì)賬,審核通過后,將明細(xì)傳入金稅發(fā)票管理系統(tǒng),生成發(fā)票結(jié)算清單,提交至財(cái)務(wù)系統(tǒng),繼而生成憑證,從而取代手工制作憑證的傳統(tǒng)方式。四是設(shè)立全流程在線財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)人員在交易平臺(tái)設(shè)有登錄窗口,用于審核平臺(tái)中與資金相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng),從而促進(jìn)財(cái)務(wù)在業(yè)務(wù)全流程中的監(jiān)督管控能力。五是可追溯全程記錄。以平臺(tái)大數(shù)據(jù)為支撐,財(cái)務(wù)人員可通過平臺(tái)系統(tǒng)模塊以及銀行交易記錄對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用收支等詳情進(jìn)行準(zhǔn)確查詢、跟蹤和追索。
相較于傳統(tǒng)招投標(biāo)業(yè)務(wù)模式,集團(tuán)企業(yè)招投標(biāo)采購平臺(tái)業(yè)財(cái)一體化優(yōu)化了原本財(cái)務(wù)處理流程繁雜,審核不夠規(guī)范,手工操作量大且錯(cuò)誤率高等問題。對(duì)信息技術(shù)的合理應(yīng)用,有效地理順了企業(yè)相關(guān)工作流程,使企業(yè)內(nèi)部控制更加合理規(guī)范,提高了整體工作效率。
構(gòu)建集團(tuán)統(tǒng)一的招投標(biāo)采購平臺(tái),有利于規(guī)范和管控集團(tuán)各層級(jí)招投標(biāo)采購活動(dòng)全過程,實(shí)現(xiàn)高效管理、公開透明、增收節(jié)支的總體目標(biāo)。但在平臺(tái)業(yè)財(cái)一體化實(shí)現(xiàn)過程中還存在以下問題需要解決。
平臺(tái)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)中的數(shù)字化問題主要包括對(duì)平臺(tái)系統(tǒng)安全性、可靠性、易用性以及可維護(hù)性的要求。其一,平臺(tái)財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)涉及整個(gè)招投標(biāo)采購流程的所有財(cái)務(wù)往來,其數(shù)據(jù)的重要性可想而知。如過程中由于安全性能薄弱以致系統(tǒng)被非法攻擊或是系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠性得不到保障造成數(shù)據(jù)泄露、丟失或者差錯(cuò),將會(huì)給企業(yè)帶來不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。其二,平臺(tái)業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)被學(xué)習(xí)、理解及使用的要求較高,設(shè)計(jì)難度較大。即需使企業(yè)相關(guān)人員只經(jīng)過短暫培訓(xùn)即可掌握該系統(tǒng)的使用,無須強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)操作水平。其三,平臺(tái)系統(tǒng)要求在發(fā)生任何需求變化或者系統(tǒng)升級(jí)時(shí),改動(dòng)操作簡單且維護(hù)成本低。
從內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置層面來說,主要為不科學(xué)的機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)和不合理的權(quán)責(zé)分配可能導(dǎo)致機(jī)構(gòu)功能重疊、工作人員推諉扯皮,嚴(yán)重影響平臺(tái)運(yùn)行效率。從內(nèi)部管理體系層面來說,主要有相關(guān)制度仍按照原有的傳統(tǒng)模式制定,對(duì)于現(xiàn)行平臺(tái)業(yè)務(wù)的管理缺乏完善性和具體可行性,實(shí)際工作中較易被忽視。在平臺(tái)設(shè)立初期,經(jīng)營模式尚在逐步探索階段,有些制度制定比較寬泛,過程中執(zhí)行力度差,規(guī)范性不足,沒有起到良好的約束管理作用。有些制度在責(zé)任認(rèn)定上不明確,導(dǎo)致各部門在業(yè)務(wù)處理中易產(chǎn)生分歧,影響部門間的溝通和協(xié)調(diào),增加了溝通成本,降低了工作效率。
財(cái)務(wù)人員由于崗位相對(duì)封閉,對(duì)新技術(shù)和業(yè)務(wù)的理解存在局限性。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)認(rèn)知的局限以及財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員溝通協(xié)作的缺乏導(dǎo)致信息不對(duì)稱從而使企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化管理出現(xiàn)問題,嚴(yán)重影響了企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境,阻礙企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。集團(tuán)企業(yè)招投標(biāo)平臺(tái)信息化的建設(shè),需要財(cái)務(wù)人員從財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的角度考慮業(yè)財(cái)活動(dòng)。目前,對(duì)于招投標(biāo)采購平臺(tái)的有效運(yùn)作而言,綜合性技術(shù)人才仍較為缺失,人才隊(duì)伍建設(shè)尚未滿足平臺(tái)業(yè)財(cái)一體化發(fā)展的需求,對(duì)處于高速信息化建設(shè)中的平臺(tái)運(yùn)作產(chǎn)生了不利影響。
健全平臺(tái)系統(tǒng)維護(hù)管理體系,明確責(zé)任中心。一是建立網(wǎng)絡(luò)“病毒”的防范機(jī)制,構(gòu)建防火墻與防毒墻,設(shè)置訪問控制與身份驗(yàn)證等;二是完善系統(tǒng)運(yùn)維制度體系,確定如系統(tǒng)開發(fā)商、平臺(tái)技術(shù)部門以及硬件供應(yīng)商等運(yùn)維責(zé)任人,切實(shí)確保好軟件、硬件的有效運(yùn)行;三是采取容災(zāi)備份制度,規(guī)范備份管理工作,合理儲(chǔ)存歷史數(shù)據(jù)保證數(shù)據(jù)的安全性;四是全面加強(qiáng)用戶及平臺(tái)工作人員的溝通和培訓(xùn),提升用戶體驗(yàn)的同時(shí)進(jìn)一步促進(jìn)相關(guān)人員的系統(tǒng)操作能力和保密管理能力。
根據(jù)平臺(tái)業(yè)務(wù)模式的不斷創(chuàng)新發(fā)展,需要企業(yè)在不同發(fā)展階段及時(shí)調(diào)整、更新組織結(jié)構(gòu)及內(nèi)控體系。首先,要合理設(shè)置機(jī)構(gòu)。根據(jù)平臺(tái)的運(yùn)營模式,設(shè)置相關(guān)配套部門,避免治理結(jié)構(gòu)在設(shè)計(jì)與運(yùn)行方面存在缺陷。其次,嚴(yán)格職能分解,明確職責(zé)分工。企業(yè)設(shè)置配套機(jī)構(gòu)后,應(yīng)根據(jù)平臺(tái)內(nèi)容合理地分解各機(jī)構(gòu)職能,對(duì)相關(guān)崗位進(jìn)行具體分工。在明確職權(quán)和崗位分工過程中,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)不相容崗位相分離原則。分離決策審批與執(zhí)行,執(zhí)行與監(jiān)督檢查等內(nèi)容。明確財(cái)務(wù)監(jiān)管職能,保證財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息之間的真實(shí)性及時(shí)效性。最后,完善內(nèi)控制度。把預(yù)算管理作為企業(yè)發(fā)展的出發(fā)點(diǎn),根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,研究制定互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的預(yù)算管理制度。通過預(yù)算管理對(duì)發(fā)展計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)籌安排,合理分配資源,確保資金的充分有效利用。
面對(duì)時(shí)代發(fā)展和科技手段的不斷進(jìn)步,財(cái)務(wù)體系將不可避免的卷入轉(zhuǎn)型升級(jí)的趨勢中。要服務(wù)好集團(tuán)招投標(biāo)采購平臺(tái),必然要經(jīng)歷系統(tǒng)升級(jí)、財(cái)務(wù)人員技能提升再造等過程。財(cái)務(wù)培訓(xùn)要更面向基層大眾化,教育的形式也應(yīng)更多地跳出本職業(yè)技能提升的局限,要讓財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員加強(qiáng)互動(dòng)交流,豐富職業(yè)內(nèi)涵,突破崗位認(rèn)知的局限性。同時(shí),要鼓勵(lì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員通過參加培訓(xùn)、進(jìn)修等方式融入平臺(tái)業(yè)務(wù)工作,實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)人員在平臺(tái)建設(shè)過程中可以深入各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),利用專業(yè)知識(shí)推動(dòng)業(yè)務(wù)模式設(shè)計(jì)的科學(xué)化,加快財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的融合。
在“科技賦能添新翼”的時(shí)代背景下,集團(tuán)企業(yè)需深入挖掘招投標(biāo)采購平臺(tái)業(yè)財(cái)一體化模式的“價(jià)值導(dǎo)向”,不斷創(chuàng)新、優(yōu)化傳統(tǒng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理模式,使其在現(xiàn)代化工作領(lǐng)域凸顯成效,大幅度提高工作效率,促使企業(yè)快速穩(wěn)定發(fā)展。