智能化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

徐柱

（牡丹江市中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 牡丹江 157000）

一、智能化檔案管理應(yīng)用于醫(yī)院的優(yōu)勢(shì)

智能化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)漸漸的開始推行，這是檔案管理的在其發(fā)展過程當(dāng)中的一次較為重要的革命性的轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代化的醫(yī)院建設(shè)和與之伴隨而來(lái)的發(fā)展過程中來(lái)看，社會(huì)對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)在未來(lái)的行業(yè)要求也開始逐漸走高。醫(yī)院如果想要在市場(chǎng)當(dāng)中獲得較為明顯的優(yōu)勢(shì)，就必須要建立起與之相對(duì)應(yīng)的和諧的社會(huì)關(guān)系。同時(shí)應(yīng)當(dāng)著手于較為主要的、關(guān)注力度較大的醫(yī)患關(guān)系上面去。

在這樣的過程當(dāng)中，檔案在其管理過程也起到十分重要的作用。尤其是對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，這對(duì)醫(yī)療檔案的發(fā)展起到這直接影響。一直以來(lái)，我國(guó)的醫(yī)院在其發(fā)展過程當(dāng)中就有大多數(shù)的醫(yī)院采用一些傳統(tǒng)方法以及部分傳統(tǒng)的媒介作為檔案的管理方向來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理。同時(shí)有些管理手法和管理方法依舊十分傳統(tǒng)和落后。通常都是使用大量的紙質(zhì)檔案來(lái)對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行記錄和儲(chǔ)存，這種方法存在明顯缺陷。比如對(duì)于歷史誤診記錄來(lái)說(shuō)，通常情況下的就診記錄都是比較分散的，同一個(gè)病患由于就診的診室以及醫(yī)院或者就診時(shí)間的差異，本應(yīng)第一時(shí)間將所有就診信息整合。這樣可以方便醫(yī)生查看具體患者的病情，但是就實(shí)際的就診記錄而言，由于其記錄的碎片化特性，也就導(dǎo)致了病患在實(shí)際的就醫(yī)過程當(dāng)中，無(wú)法通過科學(xué)的方法對(duì)自身已經(jīng)具有的病情進(jìn)行良好的描述。同時(shí)，由于醫(yī)生在實(shí)際的臨床治療過程當(dāng)中可能會(huì)出現(xiàn)用藥以及施展的習(xí)慣不同，就極有可能出現(xiàn)一些重復(fù)的檢查和診療，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)療資源的極大浪費(fèi)。當(dāng)今情況下的醫(yī)患關(guān)系十分緊張，社會(huì)對(duì)醫(yī)院和醫(yī)生出現(xiàn)了普遍信任程度較低的情況。由于檔案管理的不慎也會(huì)引發(fā)患者的不滿情緒，醫(yī)患關(guān)系會(huì)進(jìn)一步緊張和惡化。這將極大程度上對(duì)社會(huì)造成明顯的危害，也會(huì)造成不可挽回的損失。但是，在我們采用了相對(duì)科學(xué)的人性化的智能化檔案管理之后，病患在看病過程當(dāng)中所記錄的病情和病史，以及其在整個(gè)城市當(dāng)中所體現(xiàn)出來(lái)的就診記錄，就可以一應(yīng)俱全地讓醫(yī)生查看。這樣既節(jié)省了患者的檢查費(fèi)用，也節(jié)省了重復(fù)檢查的時(shí)間，還可以避免因藥物使用不當(dāng)出現(xiàn)的危險(xiǎn)。醫(yī)生也可以將時(shí)間投入到對(duì)檔案進(jìn)行查找和審查的過程當(dāng)中，也就可以使得就診效率達(dá)到最大化。與此同時(shí)，為了能夠更加有效的使得科學(xué)的手段發(fā)展迅速，我們就可以更加清晰明確，且不易喪失一些病患在實(shí)際看病過程當(dāng)中所體現(xiàn)出來(lái)的資料，又同時(shí)可以成為在醫(yī)學(xué)研究過程當(dāng)中所出現(xiàn)的較為有說(shuō)服力的臨床資料，也可以為其提供更為有效的支持。

二、醫(yī)院如何實(shí)行智能化檔案管理

（一）提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

一些醫(yī)院為了節(jié)約人員成本，主要選擇各科室的近退休或冗員作為檔案管理部門的工作人員。這樣的人員調(diào)到邊緣部門，他們很難對(duì)自己的部門有責(zé)任感，對(duì)檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，而且局限于專業(yè)能力與檔案管理工作不可比擬，繁雜、數(shù)量龐大的檔案難以整理和維護(hù)，致使內(nèi)在價(jià)值不可估量的病歷被丟棄、丟失或無(wú)法編輯，針對(duì)上述情況，醫(yī)院應(yīng)采取有效措施，一方面加大維護(hù)知識(shí)的普及力度，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員要有安全知識(shí)和責(zé)任心，在工資待遇上要像醫(yī)院其他科室的工作人員一樣對(duì)待，保證檔案管理人員以積極負(fù)責(zé)的工作態(tài)度開展工作，另一方面也要做到從外部聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才。利用他們的管理技術(shù)和責(zé)任感，不僅可以使檔案的維護(hù)更高效，管理過程更加簡(jiǎn)潔，而且為檔案管理系統(tǒng)的智能化和綜合化應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。

（二）加大投入資金力度

考慮到運(yùn)營(yíng)成本的因素，一些醫(yī)院在檔案管理部門的投入很少，但主要投資于可視醫(yī)療條件，如醫(yī)療器械、醫(yī)療資源、高校合作等。然而，他們對(duì)自身資源的高質(zhì)量利用持否定態(tài)度。從表面上看，這樣分配預(yù)算是合乎邏輯的，但醫(yī)院檔案具有較高的內(nèi)在價(jià)值，可以作為醫(yī)院開發(fā)藥品、開展科研、調(diào)整經(jīng)營(yíng)政策的重要信息?，F(xiàn)在，它不僅無(wú)法發(fā)揮作用，還需要花費(fèi)金錢和人力來(lái)維持。從本質(zhì)上講，這是對(duì)醫(yī)院無(wú)形資產(chǎn)的被動(dòng)處理，足以造成巨大的浪費(fèi)和損失。因此，醫(yī)院應(yīng)轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)理念。根據(jù)各醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況，可將先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)引入檔案管理工作，將原始紙質(zhì)信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保存。同時(shí)，投入醫(yī)院使用的軟件系統(tǒng)的研發(fā)，整合內(nèi)部數(shù)據(jù)，及時(shí)、適當(dāng)?shù)嘏c其他醫(yī)院共享文件資源，擴(kuò)大醫(yī)院可利用資源數(shù)據(jù)庫(kù)的容量。

三、結(jié)論

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的智能化是醫(yī)院自身發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)。醫(yī)院應(yīng)積極做好檔案管理工作，重視檔案管理人員，加大投入，使醫(yī)院信息集成化、檔案可視化；調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員和行政人員一主一輔，從新的角度完善和發(fā)展醫(yī)院檔案專業(yè)化和旁觀者化，使智能化的檔案管理系統(tǒng)能夠更加有利于醫(yī)院的運(yùn)行，更高效地為廣大人民群眾服務(wù)。