精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

張東寧

（日照市人民醫(yī)院 山東省日照市 276826）

社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)在不斷的改革進(jìn)步，醫(yī)院服務(wù)水平得到更快速的提升，相應(yīng)的管理配套措施也在不斷的革新，在民營(yíng)醫(yī)院和公立醫(yī)院的良性競(jìng)爭(zhēng)下，對(duì)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的重要性被凸顯出來(lái)，通過(guò)精細(xì)化的檔案管理能有效的促進(jìn)醫(yī)院管理工作的完善，提高了醫(yī)院檔案的使用效率，是檔案的功能作用達(dá)到最大化的利用，是直接促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)技術(shù)水平提升的重要途徑，做好醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理是醫(yī)院穩(wěn)步發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案的管理就是對(duì)醫(yī)院日常工作過(guò)程中所產(chǎn)生的記錄性單據(jù)和文件的管理，是醫(yī)院有序開展工作的重要保障，檔案管理環(huán)節(jié)工作的好壞直接影響到醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)情況，在日常的工作中占據(jù)重要地位，與醫(yī)院的有序工作開展息息相關(guān)，更是關(guān)系到醫(yī)務(wù)工作者的效率問(wèn)題，也是對(duì)患者信息負(fù)責(zé)的有力依據(jù)。[1]醫(yī)院要做好對(duì)檔案的有效管理是醫(yī)院能順利開展工作的基礎(chǔ)保證，關(guān)乎醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)步健康發(fā)展的堅(jiān)實(shí)步伐，檔案管理的完善能直接影響各醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展方向，借助對(duì)檔案信息的整理和統(tǒng)計(jì)能夠?qū)崿F(xiàn)大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，這是推動(dòng)行業(yè)發(fā)展的重要數(shù)據(jù)來(lái)源，通過(guò)對(duì)檔案的綜合整理能滿足對(duì)不同類型病例的有效治療方案的把握，極大效率的提高了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)手段，最大力度的確保了醫(yī)院醫(yī)療效率，檔案就是數(shù)據(jù)的化身，是可靠的醫(yī)學(xué)依據(jù)，能為醫(yī)療救治提供更為有效的數(shù)據(jù)參考；醫(yī)院檔案的內(nèi)容涉及寬泛，認(rèn)真做好檔案的管理能有助于日常工作的順利開展，對(duì)于人員調(diào)動(dòng)和崗位空缺的情況下，檔案就是很好的工作交接單；通過(guò)檔案還能很大程度地減少醫(yī)院的糾紛問(wèn)題，檔案是在爭(zhēng)論和糾紛問(wèn)題持久不消情況的有力證據(jù)，是醫(yī)院與患者間的合法依據(jù)，是避免人事糾紛的重要文件證明；檔案的合理管理可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源共享的發(fā)展目標(biāo)，使醫(yī)院能更好的醫(yī)治病人而努力；利用檔案的有效管理可以把優(yōu)秀的醫(yī)學(xué)經(jīng)驗(yàn)得到更廣泛的應(yīng)用和發(fā)揚(yáng)，使之良好的醫(yī)學(xué)方式得以保存和流傳。把醫(yī)院的檔案管理發(fā)揮出其真正的價(jià)值，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。

精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理是一種文化，一種理念。它是社會(huì)日益發(fā)展下的對(duì)工作精準(zhǔn)分工的產(chǎn)物，精細(xì)化的管理就是落實(shí)管理責(zé)任，把管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)具體的人員身上，做到責(zé)任到人， 并以“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行管理，將責(zé)任具體化，明確化，確保每一個(gè)管理人員都盡職盡責(zé)，把工作做細(xì)，做實(shí)，并及時(shí)的查驗(yàn)糾正和處理。[2]精細(xì)化管理是把企業(yè)引向成功的有效路徑，其本質(zhì)意義就在于它是一種對(duì)目標(biāo)和方式進(jìn)行分解、細(xì)化、落實(shí)的過(guò)程，能讓企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃得到最切實(shí)的可行操作，企業(yè)要按照精細(xì)化管理的思路，找準(zhǔn)每個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵問(wèn)題，逐層次的剖析解決，完善體系，把精細(xì)化管理的規(guī)范性和創(chuàng)新性不斷結(jié)合統(tǒng)一，使企業(yè)朝著更優(yōu)化的管理模式前進(jìn)。精細(xì)化在企業(yè)日常工作體現(xiàn)的主要形式：標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)化、量化、流程化、模板化、協(xié)同化、實(shí)證化、嚴(yán)格化等，[3]企業(yè)的全面、協(xié)調(diào)可持續(xù)性發(fā)展，必然要求企業(yè)有強(qiáng)大的執(zhí)行能力和運(yùn)作能力，這些都需要依賴于精細(xì)化管理的強(qiáng)大支撐，是企業(yè)重要的核心運(yùn)行工程。

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理制度不詳細(xì)?，F(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理機(jī)制并不完善，存在著明顯的管理制度不詳細(xì)的情況，無(wú)法滿足實(shí)際工作的需求，且由于檔案信息的內(nèi)容范圍寬廣，也是造成現(xiàn)社會(huì)醫(yī)院檔案難以統(tǒng)一管理的困難，紙質(zhì)版的檔案管理是目前社會(huì)大多數(shù)醫(yī)院檔案的現(xiàn)狀，紙質(zhì)版檔案管理的缺點(diǎn)眾多，其本身的保管就很困難，加上制度的不完善，直接造成檔案的損壞或遺失情況時(shí)有發(fā)生，是影響醫(yī)院良性發(fā)展的主要絆腳石。

檔案管理方法不統(tǒng)一。醫(yī)院的各級(jí)分類部門本就眾多，各部門的檔案種類也是形色不一，不同部門的檔案管理辦法也不太一樣，導(dǎo)致一個(gè)醫(yī)院出現(xiàn)多種類的檔案管理辦法，這是一種極不專業(yè)的體現(xiàn)，使醫(yī)院整體的檔案利用率急速下降，限制了醫(yī)院的快速發(fā)展。醫(yī)院的檔案分類主要包括：病例檔案、行政檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像實(shí)物檔案、科研教學(xué)檔案、設(shè)備檔案等等，[4]不同檔案的沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理模式，致使檔案管理混亂，發(fā)揮不了檔案應(yīng)有的價(jià)值體現(xiàn)。

檔案管理意識(shí)較薄弱。大多數(shù)的醫(yī)院管理檔案工作就只是一個(gè)制度性的工作流程，并沒(méi)有真正重視起對(duì)檔案管理的重要性，檔案是一件事情結(jié)束后的憑據(jù)，意味著一件事情的暫時(shí)結(jié)束，但并不意味事情真的完結(jié)了，檔案的意義遠(yuǎn)比就某件事情的結(jié)束來(lái)得更深重，檔案可以歸納同類型病例的治愈概率，具有重大的醫(yī)學(xué)教育意義，是研究醫(yī)學(xué)診治方案的重要依據(jù)。現(xiàn)階段的醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)崗位到基層職員都是意識(shí)較薄弱，達(dá)不到檔案的真正使用目的的體現(xiàn)。

無(wú)法滿足檔案使用率的需求。因?yàn)閷?duì)檔案的管理模式不專業(yè)，漏洞諸多，致使醫(yī)院檔案的利用率得不到很好的保證，是導(dǎo)致醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)手段得不到發(fā)展的重要問(wèn)題。對(duì)醫(yī)院檔案的有效管理其主要目的之一就是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案使用率的需求，檔案的有效使用能快速提高行業(yè)的醫(yī)療技術(shù)水平，檔案就是更好轉(zhuǎn)變醫(yī)療技術(shù)的切實(shí)保證，無(wú)法做到對(duì)檔案的良好管理，自然就無(wú)法滿足對(duì)檔案使用率的需求，因而限制了醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的飛躍性發(fā)展。

精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用

建立檔案精細(xì)化管理體系。社會(huì)經(jīng)濟(jì)突飛猛漲，醫(yī)療體制也在不斷的革新中，市場(chǎng)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)要求愈來(lái)愈高，在醫(yī)院的良性競(jìng)爭(zhēng)下，建立精細(xì)化的檔案管理就顯得尤為重要，它能更好的保證企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)的行列中占據(jù)領(lǐng)先地位。[4]切實(shí)的保障了醫(yī)院的整體管理水平，建立科學(xué)的、完善的精細(xì)化管理體系，是醫(yī)院不斷發(fā)展壯大的主要技術(shù)革新手段，把各類型檔案的進(jìn)行詳細(xì)的分類管理，運(yùn)用更為科學(xué)化的管理方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的最大力度的整理和利用，精細(xì)化管理體系是把復(fù)雜繁瑣的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，用清晰的制度規(guī)定把工作明細(xì)化，實(shí)現(xiàn)更為高效的管理效果，通過(guò)明晰精細(xì)化管理里的各項(xiàng)管理制度，詳細(xì)精準(zhǔn)的對(duì)檔案進(jìn)行分門別類的管理，做到檔案的規(guī)范化、精細(xì)化、不斷創(chuàng)新出對(duì)檔案管理的個(gè)性化，不斷升華出一套更為適應(yīng)醫(yī)院健康發(fā)展的檔案管理體系。

明確檔案精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。檔案的精細(xì)化管理也是一種管理模式，是不斷優(yōu)化的管理形式的具體體現(xiàn)，做好檔案精細(xì)化管理首先應(yīng)明確檔案精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)對(duì)工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，把各環(huán)節(jié)工作進(jìn)行合理的分類，做到每一個(gè)小環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確完整，盡可能詳細(xì)的把各工作細(xì)則整理出來(lái)，達(dá)到每項(xiàng)工作的可量化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更為有效的管理模式。[5]一切事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化是順利完成的有效保證，把醫(yī)院的檔案管理用精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)擬定出來(lái)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行分類收集、整理和歸檔，才能有效保障醫(yī)院的工作效益的有序進(jìn)行，標(biāo)準(zhǔn)化是工作的基礎(chǔ)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是把各崗位的工作職責(zé)具體化，對(duì)工作范圍、權(quán)責(zé)、權(quán)限、和對(duì)象及工作質(zhì)量的本文規(guī)定，嚴(yán)格落實(shí)實(shí)際的工作情況，對(duì)醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域進(jìn)行協(xié)調(diào)的統(tǒng)一管理：基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、方法標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等等，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化。

完善檔案精細(xì)化整理。檔案的管理過(guò)程中，整理環(huán)節(jié)是為檔案后期的分類歸納存檔做好堅(jiān)定基礎(chǔ)，其步驟的方法要做到精細(xì)化整理，在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，盡可能的分的越細(xì)致越好，精細(xì)化的目的就是把各個(gè)事項(xiàng)做到詳盡，做到完美。用思維導(dǎo)圖的方式把各檔案分門別類的延伸至各子項(xiàng)目，以便后期的對(duì)檔案的有效利用打下基礎(chǔ)；對(duì)檔案的有序編號(hào)也是整理中需特別注意的問(wèn)題，例如各大類之間用不同的首發(fā)字母表示，大類檔案下的子項(xiàng)目又要分開標(biāo)注，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的標(biāo)注那么整理就失去了真正的利用價(jià)值；進(jìn)行總目錄的擬定，就類似于提綱的擬定，讓人一目了然的明白此系列檔案的大體內(nèi)容和范圍，最后進(jìn)行歸檔的儲(chǔ)存和入庫(kù)，對(duì)檔案的儲(chǔ)存用排架式的方式最為方便合理，為后期的查閱提供有效的技術(shù)支持；切記不可在整理的過(guò)程中出現(xiàn)重復(fù)的編號(hào)和遺漏的檔案等問(wèn)題，用科學(xué)合理的精細(xì)化檔案管理辦法促使醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

確保檔案精細(xì)化保管。對(duì)醫(yī)院檔案的精細(xì)化保管要求：每一卷檔案和檔案編號(hào)務(wù)必一一對(duì)應(yīng)、準(zhǔn)確無(wú)誤，保障日常檔案的調(diào)閱查詢工作的準(zhǔn)確高效，并確認(rèn)保管的安全性。[6]要狠抓相關(guān)規(guī)范性文件的貫徹落實(shí)，做到對(duì)檔案的齊全完整，不缺不漏，不斷的推進(jìn)檔案建設(shè)的規(guī)范化和安全化，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的利用率，通過(guò)完善檔案管理的安全體系和利用體系，把醫(yī)院檔案管理的目的達(dá)到最有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的呈現(xiàn)；做好檔案的保密工作，明晰嚴(yán)格的檔案借閱制度，建立專用的檔案室，專用的檔案資料電腦，專用的檔案數(shù)據(jù)U盤，專用的保密方式等；專業(yè)性的對(duì)檔案的利用效益進(jìn)行開發(fā)，爭(zhēng)取把檔案的作用效果利益最大化，為醫(yī)院帶來(lái)更為實(shí)際的技術(shù)性創(chuàng)新和發(fā)展。

整體而言，醫(yī)院的各方面服務(wù)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐不斷實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理模式，對(duì)醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)，利用精細(xì)化的管理方式可使醫(yī)院在對(duì)檔案的規(guī)范整理和應(yīng)用價(jià)值上得到最充分的發(fā)揮，完善好了對(duì)檔案的各項(xiàng)精細(xì)化管理制度的明確，能有效的保障醫(yī)院檔案工作的順利開展，為醫(yī)院的長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。