檔案應(yīng)用管理效率提升的方法探究

劉培峰

（鄂爾多斯市中共準(zhǔn)格爾旗委員會(huì)宣傳部，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

檔案管理員加強(qiáng)對(duì)檔案應(yīng)用效率的提升，尋求有效的解決辦法，是希望檔案管理更加科學(xué)化，更加系統(tǒng)化，更加優(yōu)質(zhì)化，更加專業(yè)化，讓檔案管理跟上社會(huì)發(fā)展水平，跟上人們對(duì)檔案管理的需求，促使檔案管理理念不斷更新，適應(yīng)變化的時(shí)代和社會(huì)。檔案管理并不是一朝一夕就可以完成的，而是需要管理人員投入大量的心血和精力，遵循檔案管理工作的原則，運(yùn)用多樣化的管理技術(shù)手段，科學(xué)探討檔案管理的方法?？梢哉f(shuō)，檔案管理人員任重道遠(yuǎn)。

一、檔案管理實(shí)施的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

檔案可以將散亂的信息整理在一起，運(yùn)用時(shí)間線來(lái)將內(nèi)容理順，清楚地反映一個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作事跡，便于人們直觀地了解一個(gè)人的過(guò)往，從中提煉出有效信息，得到自己所需的結(jié)論。由此可見(jiàn)，檔案對(duì)人的影響是深遠(yuǎn)的。實(shí)施檔案管理，可以為檔案利用者提供服務(wù)便利，規(guī)范檔案管理的行為和準(zhǔn)則，完善檔案管理的程序，讓檔案不因在個(gè)人手中保存而出現(xiàn)遺失、雜亂、分散等問(wèn)題，增加檔案管理和應(yīng)用的負(fù)擔(dān)。檔案管理可以集中管理檔案，然后依據(jù)檔案的特點(diǎn)、內(nèi)容等進(jìn)行系統(tǒng)分類，方便人們?cè)谑褂脵n案的時(shí)候，快速地找到自己需要的檔案，節(jié)省大家的時(shí)間。檔案管理工作是逐漸向系統(tǒng)性發(fā)展的，這就意味著檔案管理將更加科學(xué)，劃分更加合理，更能滿足每一個(gè)人的需求，讓檔案成為人們生活、學(xué)習(xí)、工作的敲門磚。檔案管理能夠更好地為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是具有服務(wù)性的，可以依據(jù)社會(huì)的變化來(lái)調(diào)整檔案管理方法，更具靈活特征，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全服務(wù)、文化服務(wù)、經(jīng)濟(jì)服務(wù)、政治服務(wù)等目的。檔案管理是國(guó)家信息系統(tǒng)的一部分，在某方面對(duì)國(guó)家發(fā)展起著戰(zhàn)略意義，能夠延續(xù)歷史，昭示未來(lái)，做好人才服務(wù)。可以說(shuō)，檔案管理在現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用，并不陌生，推動(dòng)了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案管理中存在的問(wèn)題

時(shí)代的變化發(fā)展，使得人們的生活日新月異，在這樣的背景下，進(jìn)行檔案管理，需要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，人們的切實(shí)需求。但是，受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，人們的檔案管理思想存在滯后性，喜歡沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，遵循傳統(tǒng)的檔案管理觀點(diǎn)與原則，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)檔案利用者需要提取檔案的時(shí)候，不僅要費(fèi)力費(fèi)時(shí)地查找自己檔案所在位置，還要面臨檔案可能出現(xiàn)損壞、丟失等情況，影響人們的體驗(yàn)，耽誤人對(duì)檔案的正常使用，使得檔案管理成為工作質(zhì)量下降的助推手。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，存在思想不重視、工作不認(rèn)真的問(wèn)題，沒(méi)有樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，而是采取了得過(guò)且過(guò)的工作態(tài)度，致使檔案管理散漫，遲遲得不到更新，檔案管理方法落后，埋下了檔案管理的安全隱患。檔案建立之后，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)更新，導(dǎo)致檔案處于靜態(tài)狀態(tài)，無(wú)法真實(shí)地反映檔案的實(shí)際情況，使得檔案存在不足之處，需要進(jìn)一步完善檔案管理的措施。檔案管理過(guò)程中，要做好檔案信息收集工作，節(jié)省檔案信息收集的流程，使得檔案管理水平得到提升，避免因?yàn)槭占瘯r(shí)間長(zhǎng)、步驟繁多等影響檔案管理的效率，激化檔案管理的矛盾。除此之外，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，還要做好檔案安全保護(hù)工作，避免出現(xiàn)檔案信息不合理泄露，因自然災(zāi)害、人為因素等出現(xiàn)檔案損毀的問(wèn)題，加大檔案保存管理的難度。

三、檔案應(yīng)用管理效率提升的方法

（一）完善檔案管理制度

檔案管理并不是盲目開(kāi)展的，而是需要一定的規(guī)則規(guī)范，確保每一位檔案管理人員都能嚴(yán)格遵守，讓檔案管理人員按照一定的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行檔案管理，可以優(yōu)化檔案管理的現(xiàn)狀，讓檔案管理更加完善。一方面，可以建立統(tǒng)一的檔案管理制度，參考《中華人民共和國(guó)檔案法》，了解如何規(guī)范檔案收集、整理工作，對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)保護(hù)、有效利用，讓檔案更具法律參考意義，使得檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)、更具說(shuō)服力。檔案管理體現(xiàn)一個(gè)單位的管理水平，完善檔案管理體系，需要大家認(rèn)識(shí)到檔案管理的地位，真正形成檔案管理的意識(shí)，然后開(kāi)展檔案管理活動(dòng)，建設(shè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施，按照年度、類別、主題等對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和歸檔，配備相關(guān)的檔案管理人員，帶動(dòng)檔案管理的發(fā)展。完善檔案管理，可以參考檔案管理員的意見(jiàn)，從檔案管理現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，制定統(tǒng)一的規(guī)范，明確電子檔案與紙質(zhì)版檔案應(yīng)該怎樣進(jìn)行保存，提出歸檔材料的質(zhì)量要求，按照一定的分布來(lái)確定檔號(hào)標(biāo)識(shí)，總結(jié)檔案管理的原則?？梢哉f(shuō)，完善檔案管理制度，一定要從實(shí)際情況出發(fā)，發(fā)揮檔案管理人員的作用和職責(zé)，明確檔案管理的內(nèi)容與原則，運(yùn)用多樣化管理手段來(lái)構(gòu)建檔案管理的框架。

（二）充分利用信息技術(shù)

紙質(zhì)檔案在應(yīng)用的時(shí)候，需要專門的房間進(jìn)行儲(chǔ)存，還需要專門的設(shè)備來(lái)保護(hù)，預(yù)防紙質(zhì)檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉等問(wèn)題，及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，無(wú)形之中增加了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的時(shí)候，還會(huì)因?yàn)榄h(huán)境的變化，發(fā)生不同的變化，在面對(duì)火災(zāi)、水澇等災(zāi)害，更是沒(méi)有招架的能力，面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案還存在容易丟失的問(wèn)題，并且一旦丟失很難彌補(bǔ)。除此之外，紙質(zhì)檔案的保密性管理相較于電子檔案來(lái)說(shuō)，需要安排更多的工作人員參與進(jìn)來(lái)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，存在環(huán)節(jié)冗雜、管理滯后等問(wèn)題。信息技術(shù)的融入，讓人們的生活發(fā)生了明顯的變化，與傳統(tǒng)方式有著翻天覆地的不同。檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)檔案管理，可以將重要的信息傳輸?shù)骄W(wǎng)上，保證數(shù)據(jù)的安全性和通用性，讓檔案以電子文檔的方式順利保存下來(lái)，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的問(wèn)題，提高檔案管理的效率。紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，會(huì)存在耗時(shí)耗力的情況，出現(xiàn)檔案堆積的問(wèn)題，在遇到人們查閱檔案的時(shí)候，需要花費(fèi)很多時(shí)間來(lái)尋找檔案，對(duì)檔案的查詢并不便捷、高效。而檔案管理人員使用信息技術(shù)，可以有效地解決這一問(wèn)題，利用電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行篩選和搜索，知道檔案在系統(tǒng)中的分類位置，然后批量地進(jìn)行檔案查閱，能夠有效地降低檔案管理人員的查閱難度，增加檔案管理的便利性。

（三）豐富檔案管理設(shè)備

檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，應(yīng)保證檔案的使用壽命，盡可能地將其延長(zhǎng)，讓檔案發(fā)揮最大的作用。檔案管理需要專用的管理庫(kù)房，并且有專門的人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理的安全性。在使用檔案管理庫(kù)房的時(shí)候，要確保檔案管理庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境符合檔案存放的要求，安裝防火防盜的裝置，避免空氣過(guò)于潮濕、存在火災(zāi)隱患等問(wèn)題，需要檔案管理人員定期排查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)解決。檔案管理地區(qū)應(yīng)當(dāng)是專門存放檔案的地方，不能存放其他無(wú)關(guān)物品，以免影響檔案的查閱和使用。檔案管理區(qū)域內(nèi)，應(yīng)該具有適當(dāng)數(shù)量的柜貨架，方便檔案管理人員按照檔案的類型、載體等對(duì)檔案進(jìn)行整理，按照實(shí)際需要和科學(xué)管理辦法進(jìn)行排序、入柜，做好檔案使用記錄，確保檔案使用與歸還的時(shí)候，能夠查到相關(guān)信息。檔案管理人員可以利用防蟲(chóng)藥品來(lái)預(yù)防鼠、蟲(chóng)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候進(jìn)行科學(xué)處理，將對(duì)檔案的影響降到最低。對(duì)于信息化檔案，在管理的時(shí)候，要重視檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件、系統(tǒng)軟件等設(shè)備，其中網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)要做到內(nèi)部服務(wù)的網(wǎng)與公眾網(wǎng)的協(xié)調(diào)配合，硬件基礎(chǔ)建設(shè)則要建設(shè)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便用戶訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮系統(tǒng)的安全性、存儲(chǔ)性、數(shù)字化等特點(diǎn)，檔案管理系統(tǒng)軟件設(shè)備的完善，離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等的維持，可以讓檔案管理人員在相關(guān)的系統(tǒng)應(yīng)用軟件下開(kāi)展檔案管理工作。

（四）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

信息管理人員在管理檔案的時(shí)候，要想提高檔案管理的應(yīng)用效率，就要形成不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)，將自己的成長(zhǎng)與檔案管理的成長(zhǎng)有機(jī)地聯(lián)系在一起，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與檔案管理理念，得到思想和技能上的熏陶，然后轉(zhuǎn)變自己的檔案管理態(tài)度，靈活地開(kāi)展檔案管理工作。在實(shí)際工作中，首先要做的就是提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，讓檔案管理人員對(duì)自己的工作特點(diǎn)、工作內(nèi)容、工作意義等有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，知道自己所處的位置有著怎樣的重要性，端正檔案管理人員的態(tài)度。接著，要帶領(lǐng)檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理手段，不再局限于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，而是能夠利用信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理質(zhì)量，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)更加高效地完成檔案管理任務(wù)。檔案管理人員可以積極地與其他人員進(jìn)行交流，了解其他人對(duì)檔案管理的想法，綜合他們的意見(jiàn)后提出具體的檔案管理措施，也可以積極地參與培訓(xùn)講座活動(dòng)，在活動(dòng)中汲取新的知識(shí)，了解新的技術(shù)，然后實(shí)現(xiàn)檔案管理的飛躍。

（五）做好安全保護(hù)工作

檔案在當(dāng)今社會(huì)有著十分重要的作用，做好檔案安全保護(hù)工作，刻不容緩，特別是對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，稍有不慎，就會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題。檔案管理人員在管理紙質(zhì)檔案的時(shí)候，要嚴(yán)禁檔案管理室存在人員吸煙的行為，嚴(yán)禁存放易燃、易爆的物品，做好防霉、防蟲(chóng)、防強(qiáng)光等工作，保持檔案管理室的整潔，對(duì)室內(nèi)的溫度、濕度等進(jìn)行記錄和調(diào)節(jié)，定期檢查，了解電源、電器、消防裝置等，杜絕檔案管理安全隱患的出現(xiàn)。在管理檔案的時(shí)候，要嚴(yán)格把控出入的人員，未經(jīng)允許，不相關(guān)人員不得翻閱檔案材料，對(duì)于需要銷毀的檔案，應(yīng)妥善處理，不隨意扔棄，更不能進(jìn)行復(fù)印、傳播，做好保密工作。檔案管理人員在管理電子檔案的時(shí)候，要安裝殺毒軟件并及時(shí)更新，做好數(shù)據(jù)維護(hù)、光盤檔案等，定期備份數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)安全問(wèn)題的時(shí)候及時(shí)報(bào)警，建立健全的跟蹤制度，讓檔案管理更具效力。

總之，本文通過(guò)了解檔案管理實(shí)施的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，分析檔案管理中存在的問(wèn)題，展開(kāi)了實(shí)踐探索，總結(jié)了檔案應(yīng)用管理效率提升的方法，完善了檔案管理制度；充分利用了信息技術(shù)；豐富了檔案管理設(shè)備；加強(qiáng)了管理人員培訓(xùn)；做好了安全保護(hù)工作。檔案管理關(guān)乎每一個(gè)人，有著重要的影響，需要檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，更好地為大家服務(wù)，讓檔案成為人們工作、生活中必不可少的部分，推動(dòng)檔案管理的人性化、完善化、現(xiàn)代化。檔案管理人員提高檔案管理效率，能夠集中統(tǒng)一地對(duì)檔案進(jìn)行合理管理，做好檔案維護(hù)工作，滿足不同人對(duì)檔案的需求，使得檔案管理的服務(wù)功能得到更大的提升，實(shí)現(xiàn)由單一到完善，由簡(jiǎn)單到復(fù)雜，由循舊到創(chuàng)新，由人工到智能，由封閉到開(kāi)放等的跨越發(fā)展。