交通建設(shè)工程檔案專項審核中的問題及解決方案研究

許凱

（忠縣交通運輸檔案管理中心，重慶 404300）

引言

近年來，北京軌道交通事業(yè)取得長足發(fā)展，得益于市政府的支持，加大了公共交通政策的制定力度。作為支持2008 年北京奧運會的項目，交通建設(shè)如火如荼。4、5、10 號與奧運支線同時開工建設(shè)，必須在奧運會前建成通車。施工時間短，工作量大，勞動力稀缺，交通建設(shè)機遇與挑戰(zhàn)并存。交通建設(shè)項目檔案管理作為項目管理的重要組成部分，不僅會涉及項目的整體發(fā)展，而且對未來的安全、維修和維護也將起到關(guān)鍵作用。如何加強交通建設(shè)工程檔案管理，如何打造優(yōu)質(zhì)檔案，保障未來軌道交通運營安全，如何實現(xiàn)“新北京、新奧運”的戰(zhàn)略愿景，是擺在檔案管理人員面前的艱巨任務(wù)。筆者咨詢了在軌道交通運營單位檔案部工作多年、參與過軌道交通建設(shè)工程檔案受理審查工作的工作人員，深知當前交通建設(shè)工程檔案專項審核中存在的問題，應(yīng)予以重視。

一、交通建設(shè)工程檔案專項審核中的問題

交通建設(shè)工程檔案專項審核中的問題主要有以下幾點表現(xiàn)：

（一）檔案內(nèi)容不全，難以體現(xiàn)工程原貌

施工文件和建造圖紙廣泛用于軌道交通運營，目前這些檔案不全，部分施工記錄如隱蔽檢測報告、各類材料質(zhì)量報告等未保存。項目提交的部分完整圖紙甚至沒有線路的基本設(shè)計圖，嚴重影響運營和維護。在對檔案進行歸納時只強調(diào)紙質(zhì)文件的收集，而忽略了其他類型的載體文件的收集。少數(shù)照片檔案中，只有項目結(jié)束后的照片，但是項目開始前和施工期間的照片丟失。

（二）隨意后補檔案，部分檔案的真實性和準確性無法保證

建筑單位平時沒有注意資料的積累，在項目完成時才發(fā)現(xiàn)項目質(zhì)量檢測報告和隱檢記錄等竣工資料不完整，派幾個人急忙補齊，由四方簽署的表格也現(xiàn)補簽署，部分材料的質(zhì)量證明文件是完成驗收后發(fā)現(xiàn)不厚齊全才聯(lián)系廠家補齊的，對工程質(zhì)量構(gòu)成了隱患。

（三）沒有及時歸檔

許多創(chuàng)建的檔案在處理和具體的收集過程中沒有及時有效地保存，甚至一些竣工的檔案只能使用催要方式，并不能滿足所有基本的歸檔質(zhì)量要求。在更嚴重的情況下，合同款項可能很難索要一些竣工的檔案。特別是與項目相關(guān)的施工過程，只有經(jīng)過第三方審核后才可以審計，一旦審計完成，所有這些合同都可以得到明確解決。針對這種現(xiàn)象，完全由第三方來判斷檔案是否完整保存，這會嚴重阻礙歸納檔案工作的順利進行。

（四）制作的竣工圖紙質(zhì)量不合格，影響未來的運營和維護

部分建筑圖紙與實際項目不符，設(shè)計修改和工程討論未在施工圖中顯示，這可能導致圖紙不準確，為日后的使用增加困難。

（五）施工單位數(shù)量多，素質(zhì)各異，人員流動性大，檔案管理存在一定困難

由于交通建設(shè)工程的專業(yè)化，不同屬性的建筑單位很多，有些單位不夠重視檔案工作，視。存在“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象。沒有專職檔案管理人員，大部分是兼職或臨時的資料管理人員，這些人往往缺乏專業(yè)的檔案培訓。當項目進入最后階段時，許多員工被調(diào)到新崗位，檔案管理人員再次變動，導致對原始數(shù)據(jù)的無知，進而導致檔案質(zhì)量不佳。

（六）竣工檔案編制標準不統(tǒng)一，容易混亂竣工檔案編制人員，增加工程成本

北京市交通建設(shè)工程竣工檔案目前按照兩個標準編制：轉(zhuǎn)入城建檔案館的檔案按城建檔案館規(guī)范處理，移交給業(yè)主檔案按業(yè)主（通常是按市檔案局）要求處理。兩者根據(jù)歸檔范圍的大小、案卷的處理和裝訂以及使用的檔案裝具而有所不同，很容易讓第一次編制竣工檔案的人員感到困惑，由于驗收標準的混亂，似乎經(jīng)常發(fā)生需要更改目錄和裝具而耽誤工期的現(xiàn)象，也會增加工程成本。

二、交通建設(shè)工程檔案專項審核的解決方案

筆者認為，應(yīng)考慮到交通建設(shè)工程檔案專項審核中存在的這些問題，并應(yīng)采取以下措施，確保工程檔案的完整性、準確性、真實性和系統(tǒng)性。

（一）堅持統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，加強橫向協(xié)調(diào)和縱向管理，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

每個參與項目的單位應(yīng)有一名項目經(jīng)理，負責組織本單元整個工程資料的過程管理，同時將收集、積累、分類和歸檔的任務(wù)下放給特定人員，組建了由建設(shè)、監(jiān)理、施工、設(shè)計四部分組成的檔案工作領(lǐng)導小組，形成了橫向和縱向的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，共同協(xié)調(diào)做好檔案工作。由各單位定期組織檔案人員參與建設(shè)單位的培訓，督促工程材料的形成、積累以及立卷，及時解決問題，并讓施工單位的檔案人員走訪了解優(yōu)秀的單位，相互學習，避免檔案管理問題，確保內(nèi)部檔案質(zhì)量。

（二）建立經(jīng)濟的檔案制約系統(tǒng)，以提高歸檔效率和質(zhì)量

與參與方簽訂合同時，施工方需要在合同條款中明確規(guī)定工程檔案的編制責任、套數(shù)、費用、質(zhì)量以及工程檔案移交期限。根據(jù)協(xié)議，如果移交不合格的工程檔案，該工程將不會被結(jié)算。與監(jiān)理單位簽訂合同時，除說明監(jiān)理方向建設(shè)單位提交的檔案外，還應(yīng)說明監(jiān)理人應(yīng)在該階段對勘察、設(shè)計文件的制作、收集和提交進行監(jiān)督和審查；在施工期間，對施工材料的形成，積累、組卷和歸檔進行監(jiān)督檢查。這樣，將工程檔案質(zhì)量管理納入工程質(zhì)量保證體系，讓建設(shè)單位對工程檔案更加重視。

（三）加強工程檔案監(jiān)控，確保工程與工程檔案同步

項目開工前，檔案部門應(yīng)提前介入項目管理工作，根據(jù)項目實際情況，制定工程檔案初步歸檔計劃，根據(jù)項目發(fā)展即：項目配置、規(guī)劃、施工和驗收，實施工程檔案監(jiān)控管理。檔案工作人員在項目建設(shè)過程中應(yīng)積極參加相關(guān)工程會議，并應(yīng)訪問網(wǎng)站了解項目狀態(tài)，確保檔案數(shù)據(jù)收集的完整性，例如，施工時設(shè)備開箱時收集第一手資料。各參與建設(shè)單位必須在項目建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)中包括項目材料的創(chuàng)建和積累，整合相關(guān)人員的工作范圍和經(jīng)濟責任考核，實現(xiàn)檔案和工程建設(shè)時間、任務(wù)、要求等方面的同步。與其事后監(jiān)控，不如將工程建設(shè)預(yù)先監(jiān)控，轉(zhuǎn)換為對工程建設(shè)的超前控制，以確保工程建設(shè)的真實性、準確性和系統(tǒng)性。

（四）抓住工程重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段以控制檔案質(zhì)量

根據(jù)一定的科學工作流程定期創(chuàng)建科學和技術(shù)文檔。檔案部門要及時了解建設(shè)活動的規(guī)律，了解工程的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段，檢查文件的形成和積累，在發(fā)現(xiàn)問題后及時采取行動進行整改，例如：工程的隱蔽驗收階段、中間交接階段、設(shè)備開箱驗收階段以及竣工驗收階段等。檔案材料未通過驗收的工程，暫不能簽字驗收。從而杜絕了后期填寫工程資料的錯誤，避免了檔案的散失，以保證檔案的真實性和完整性。

（五）工程建設(shè)采用“小業(yè)主，大監(jiān)理”的管理模式，充分發(fā)揮監(jiān)理作用，保證工程檔案質(zhì)量

監(jiān)理單位不僅對工程質(zhì)量、進度、投資等進行監(jiān)理，還負責對業(yè)主委托的建設(shè)項目的工程資料的收集和積累的完整性和正確性進行檢查。正如前面提到的，業(yè)主必須在合同中明確監(jiān)理部門對工程檔案的監(jiān)理職能，檔案部門需要充分了解監(jiān)理工程師的好處。例如：制作竣工圖時，應(yīng)要求監(jiān)理工程師確保各項設(shè)計變更和洽商是否在竣工圖中如實反映并與實際情況相符，必須由監(jiān)理工程師蓋章審批，有效保證了工程建設(shè)檔案的質(zhì)量。

（六）加強業(yè)務(wù)培訓，不斷提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)

軌道工程檔案管理與其他檔案管理的不同之處在于它涵蓋的專業(yè)范圍很廣，包含的知識類型很多，這對檔案管理人員提出了更高的要求。除了檔案專業(yè)知識外，檔案工作者還應(yīng)加強相關(guān)專業(yè)知識的獲取，掌握現(xiàn)代管理方法。北京市檔案局和建委目前已開展了持證上崗培訓，建設(shè)單位還應(yīng)在工程啟動后邀請相關(guān)市政建筑檔案工作人員和業(yè)主說明創(chuàng)建竣工檔案的要求，就如何實際操作進行詳細的指導，大大地提高了案卷的質(zhì)量。

（七）加強音像檔案和新型材料檔案的收集和管理

根據(jù)北京市的相關(guān)規(guī)定，目前軌道交通建設(shè)工程中，工程資料的形成、收集和整理均采用計算機進行，工程檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹飨蚬獗P、電子文件等形式。檔案部門應(yīng)制定相應(yīng)的標準和規(guī)范，加強收集這部分新型載體檔案。收集音像檔案時，不僅要在項目建成后收集音像檔案，還要保留項目開工前的原貌、建設(shè)過程中采用的新技術(shù)的音像檔案館的收集和歸檔。

（八）各級檔案管理部門要依法歸檔，加強執(zhí)法，統(tǒng)一相關(guān)標準法規(guī)，提高檔案質(zhì)量

根據(jù)國務(wù)院、建設(shè)部等部門的規(guī)定，屬于城建檔案館接受范圍的工程檔案，建設(shè)單位在組織工程審批完成前，由城建檔案館進行工程檔案的初步審批。未取得《建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗收意見》的，不得啟動工程竣工驗收。同時，建設(shè)行政主管部門將批準工程檔案的文件作為辦理竣工的備案條件之一。所以，城建檔案部門必須進行初驗收，嚴格檢查檔案資料的真實性、正確性和系統(tǒng)性，未通過檔案資料驗收的項目，不得通竣工驗收。因建檔要求不一，各檔案館行政服務(wù)部門應(yīng)積極加強聯(lián)系，盡可能協(xié)商統(tǒng)一相關(guān)規(guī)范標準，以減輕各有關(guān)部門的壓力，創(chuàng)建成品檔案，提高檔案質(zhì)量?？傊?，交通建設(shè)項目備案是一項人員復雜、涉及部門多、周期長的系統(tǒng)工程，管理和控制存在一定難度。要建立完整的檔案工作體系，采取各種方法和措施對工程檔案的全過程進行管控，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)，共同做好交通建設(shè)工程檔案工作。

總結(jié)

由以上結(jié)果可知，交通建設(shè)工程檔案工作實際上是一個系統(tǒng)工程。由于其施工人員復雜，涉及部門多，工作年限長，給管控帶來一定的困難。所以，為了完善檔案工作制度，檔案管理人員需要采取各種方法和措施對項目的整個檔案過程進行管理和控制，以不斷提高工作人員的素質(zhì)，做好交通建設(shè)工程的檔案工作。