做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的思考

謝琳

（常州市人大常委會辦公室,江蘇 常州 213002）

引言:隨著新時(shí)代的發(fā)展，我國的公共事業(yè)機(jī)構(gòu)逐漸增多，工作的內(nèi)容和種類也逐漸擴(kuò)大。鑒于當(dāng)前辦公管理中存在的問題，迫切需要從管理理念，管理方法，工作內(nèi)容等方面建立新的辦公管理系統(tǒng)，為行政工作和辦公管理的發(fā)展提供有效的依據(jù)。

一、辦公室管理

辦公室在行政管理起著非常重要的作用。通過行政管理的“窗口”反映單位的形象。行政工作不僅要了解單位的整體情況，對各部門和職務(wù)有充分的了解，而且要有較強(qiáng)的處理個(gè)人事務(wù)的能力。部門的每個(gè)部門負(fù)責(zé)部門的業(yè)務(wù)工作，部門之間的合作與聯(lián)系取決于辦公室的協(xié)調(diào)。因此，只有找到正確的行政工作定位，才能樹立服務(wù)理念，做好服務(wù)工作，提高工作效率，使辦公室工作有序進(jìn)行。

二、做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的思考

（一）制定工作流程和標(biāo)準(zhǔn)

任何工作的完成質(zhì)量都需要通過明確的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量。而辦公室行政管理的工作內(nèi)容可以細(xì)化，具體的工作程序和標(biāo)準(zhǔn)可以在細(xì)化后制定。工作人員應(yīng)熟悉特定過程，以確保按照標(biāo)準(zhǔn)完成該過程。具體來說，辦公室的主要任務(wù)通常包括文件處理，來信和拜訪接待，機(jī)密文件，會議安排等。每項(xiàng)工作都有一定程度的復(fù)雜性，但是每項(xiàng)工作可以通過特定的步驟和完成標(biāo)準(zhǔn)來概括。例如，在發(fā)布正式文件的過程中，可以根據(jù)正式文件的分發(fā)規(guī)則，正式文件的分發(fā)時(shí)限和正式文件的具體操作來描述和規(guī)定辦公室接待的規(guī)格，標(biāo)志，紀(jì)律等。任何工作人員都可以按照摘要和商定的規(guī)則完成工作。同時(shí)，這些程序和標(biāo)準(zhǔn)也可以用作評估工作人員的具體措施。

（二）樹立“零缺陷”的觀念，加強(qiáng)計(jì)劃的實(shí)施和評估

辦公室不僅是窗口部門，而且還是領(lǐng)導(dǎo)者的“助手”部門。每項(xiàng)工作代表整個(gè)部門的意愿和行為，工作質(zhì)量直接影響到部門的機(jī)關(guān)形象。另外，許多工作具有很大的不確定性，例如日常接待，會議主持和領(lǐng)導(dǎo)者分配的任務(wù)等，這些都是很難事先預(yù)測的。因此辦公室行政管理在工作過程中通常會出現(xiàn)誤差。因此，工作人員必須具有高度的責(zé)任感，超越普通工作人員的思想境界，在每個(gè)工作環(huán)節(jié)貫徹“零缺陷”工作理念，協(xié)調(diào)工作，合理安排各項(xiàng)工作，并跟蹤年度重點(diǎn)工作和日常工作。努力做到“第一時(shí)間做好”，提高工作效率。在工作執(zhí)行過程中，有必要充分利用“PDCA”工作方法，加強(qiáng)計(jì)劃，執(zhí)行，檢查和反饋之間的有效聯(lián)系，形成閉環(huán)管理，避免遺漏。要對重點(diǎn)任務(wù)進(jìn)行有力的監(jiān)督評估，落實(shí)評估結(jié)果，努力做到公平公正，提高工作人員的積極性和主動性。

（三）培養(yǎng)辦公室工作人員的創(chuàng)新意識

與傳統(tǒng)的辦公室管理不同，在新時(shí)代，辦公室不僅必須滿足日常的復(fù)雜任務(wù)，而且還必須創(chuàng)新工作模式，并將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到不僅完成日常工作，而且還要為領(lǐng)導(dǎo)者或者決策者突出具體的決策。首先，工作人員必須牢固樹立創(chuàng)新意識。在新時(shí)代，工作人員必須打破固有的工作方式和工作思路。首先，他們必須與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，不斷探索。二是注重工作理念的創(chuàng)新，即努力實(shí)現(xiàn)從被動服務(wù)到主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，從各執(zhí)其職到專注于先進(jìn)服務(wù)，從繁瑣的業(yè)務(wù)工作到深入的調(diào)查研究，在此過程中需要規(guī)劃大局，完成具體任務(wù)。最后，我們必須加強(qiáng)工作方法的創(chuàng)新，堅(jiān)持用發(fā)展思想解決工作中的新情況和新問題，在處理實(shí)際業(yè)務(wù)問題時(shí)要注意計(jì)劃的獨(dú)特性和新穎性，不斷進(jìn)取，及時(shí)總結(jié)，開展研究，不斷完善工作方法。

（四）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識并處理與單位中其他方的關(guān)系

辦公室管理是一項(xiàng)全面而系統(tǒng)的工作。在日常工作中，辦公室中各種管理任務(wù)的中心應(yīng)為整個(gè)單位服務(wù)。上級必須及時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，增強(qiáng)自身的工作積極性，積極配合總體方針，調(diào)整和完善工作計(jì)劃。另一方面，在逐步處理日常事務(wù)的過程中，工作人員不僅要重視辦公室內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)合作，而且要積極與各部門的同事建立良好的關(guān)系。由于行政工作與商務(wù)工作不同，因此可以根據(jù)職權(quán)和職責(zé)清楚地劃分行政工作。大部分日常工作都取決于集體努力以取得更好的工作成果。因此，要創(chuàng)新辦公室行政工作的質(zhì)量和效率，就必須更加重視團(tuán)隊(duì)意識，加強(qiáng)同事之間的合作，最大程度地發(fā)揮團(tuán)隊(duì)合作的潛力。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革和完善，辦事處的職能不斷擴(kuò)大。在日常工作中，各級行政工作和組織關(guān)系的協(xié)調(diào)必須遵循兩個(gè)原則：一方面，管理工作嚴(yán)格遵循單位的總體政策，并與決策者保持良好的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助關(guān)系，從而幫助辦公室工作人員準(zhǔn)確地了解現(xiàn)階段該單位需要進(jìn)行什么樣的行政工作；另一方面，辦公室應(yīng)趁此機(jī)會開展日常工作，積極與單位內(nèi)其他人員建立并保持良好關(guān)系，并以辦公室為紐帶，有效組織單位一級人員。當(dāng)需要聯(lián)合辦公室時(shí)，它可以充分發(fā)揮辦公室的作用，并提高組織的整體工作效率。

（五）建立健全服務(wù)體系，盡職盡責(zé)

辦公室行政管理需要實(shí)現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者，服務(wù)基層和服務(wù)機(jī)構(gòu)人員的基本功能。但是，如何在新形勢下做好工作是辦公室需要解決的新問題。為此，我們應(yīng)該超越常規(guī)，使用新思路，要以積極的態(tài)度，認(rèn)真探索新方法，做好新形勢下的服務(wù)工作，用擴(kuò)大工作范圍，擴(kuò)大服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)方式，努力建立健全服務(wù)體系?；A(chǔ)服務(wù)難點(diǎn)的關(guān)鍵也是服務(wù)的方向。使用常規(guī)方法和非常規(guī)方法來調(diào)查思想政治工作者的工作表現(xiàn)。為了保證思想政治工作的順利開展，必須事先制定工作目標(biāo)，分解工作職責(zé)，確保思想政治工作與行政工作的協(xié)調(diào)運(yùn)行。領(lǐng)導(dǎo)干部要做好調(diào)查研究，合理安排，及時(shí)監(jiān)督檢查，確保新時(shí)期辦公室行政管理工作取得更好的成績。

（六）提高辦公室信息化水平

在改善計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲和分析功能的同時(shí)，還提高了辦公標(biāo)準(zhǔn)。將計(jì)算機(jī)用于信息辦公室可以使日常辦公室工作更加高效和經(jīng)濟(jì)。在信息時(shí)代，辦公室工作人員必須改變其傳統(tǒng)觀念。一方面，他們可以使用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用管理等先進(jìn)技術(shù)來收集和分析各種信息。通過深入開發(fā)和廣泛使用信息資源，可以提高辦公室信息化水平和決策效率，并為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供必要的支持。另一方面，我們必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高工作效率。例如，利用信息技術(shù)開發(fā)機(jī)關(guān)會議系統(tǒng)，根據(jù)機(jī)關(guān)的實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)會議再造的全過程，以確保對會議的全過程進(jìn)行控制，主題審批，會議管理和會議紀(jì)要。

（七）做好監(jiān)督檢查

監(jiān)督是幫助領(lǐng)導(dǎo)者就每個(gè)時(shí)期的關(guān)鍵任務(wù)執(zhí)行決策的關(guān)鍵。在這方面，該機(jī)構(gòu)的監(jiān)督職能起著獨(dú)特的作用。機(jī)關(guān)辦公室必須建立各級黨政的權(quán)威，加強(qiáng)執(zhí)行，加強(qiáng)監(jiān)督執(zhí)行，確保領(lǐng)導(dǎo)決策和關(guān)鍵任務(wù)得到落實(shí)。監(jiān)督工作要善于關(guān)注重大事件，緊緊圍繞黨政工作做好監(jiān)督工作，發(fā)揚(yáng)集中精神，發(fā)揚(yáng)嚴(yán)格精神，扎實(shí)開展工作，協(xié)調(diào)聯(lián)動與相關(guān)部門合作，并采取有效手段確保所有重要任務(wù)均已落實(shí)到位，以確保領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)到位且任務(wù)分配富有成效，并確保工作的順利執(zhí)行監(jiān)督。

（八）提高辦公室行政人員的素質(zhì)

目前，機(jī)關(guān)辦公室行政管理人員的選拔是通過相關(guān)考試來實(shí)現(xiàn)的。選擇方法主要是筆試，但面試的作用不可低估。盡管只有幾分鐘，但申請人的基本素質(zhì)仍然更為重要。與筆試相比，這種人才選拔率比較高。許多入選的人才具有豐富的理論知識，但他們的業(yè)務(wù)能力令人擔(dān)憂。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對機(jī)關(guān)辦公管理人員的考核和培訓(xùn)，盡可能提高辦公設(shè)備使用和維護(hù)的責(zé)任感和知識，防止不必要的錯(cuò)誤，具有十分重要的意義。一般而言，有必要從事機(jī)關(guān)的辦公室管理，這不僅要求高的專業(yè)素質(zhì)和較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力，而且還需要勇于“咬骨頭”。因此，機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)借鑒系統(tǒng)內(nèi)部和外部單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，以加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理的總體管理和評估功能。同時(shí)，優(yōu)化行政管理相關(guān)信息系統(tǒng)，從物資的收集和整理中，機(jī)關(guān)行政工作者能夠得到釋放，并將更多的精力用在提升技術(shù)職能等方面。

結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)辦公室管理實(shí)際上是一項(xiàng)非?；镜浅Ｖ匾暮诵娜蝿?wù)。它的存在使部門與崗位之間的協(xié)調(diào)不斷加強(qiáng)，相應(yīng)的溝通更加順暢，工作效率越來越高。因此，在新時(shí)期，機(jī)關(guān)的工作人員要穩(wěn)定工作，就必須在充滿挑戰(zhàn)和機(jī)遇的情況下做好基礎(chǔ)工作，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。