新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化面臨的問(wèn)題及對(duì)策

劉霞云

（山東省曹縣磐石街道辦事處社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，山東 菏澤 274000）

醫(yī)院管理檔案信息資源是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工作的重要組成部分。醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容涉及到患者的病例以及各種重要的隱私信息，還包括醫(yī)院多項(xiàng)臨床實(shí)驗(yàn)成果，醫(yī)院的檔案資料主要是對(duì)這些有用的信息進(jìn)行整合，保證醫(yī)院各項(xiàng)工作順利進(jìn)行?，F(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理需要現(xiàn)代化的管理技術(shù)，合理并有效地進(jìn)行檔案管理是滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)于檔案管理日益增長(zhǎng)需要的重要工作。在新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案更像是無(wú)形的資產(chǎn)，其中蘊(yùn)含豐富的使用價(jià)值，對(duì)其實(shí)施現(xiàn)代化管理，能有效地提高醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院科研創(chuàng)新的不斷發(fā)展，整體的提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，更好的保證社會(huì)公眾的身體健康安全。因此，管理檔案不僅是停留在口頭的一個(gè)口號(hào)，也不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的一個(gè)動(dòng)作，而是需要每一個(gè)檔案管理者認(rèn)真負(fù)責(zé)，將醫(yī)院的所有檔案轉(zhuǎn)化為實(shí)用的信息來(lái)源，并更好地適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化的需要。通過(guò)利用數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案成為可共享的數(shù)字信息資源，從而使檔案管理發(fā)揮真正的作用。

一、醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）對(duì)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化工作的標(biāo)準(zhǔn)化研究沒(méi)有引起重視

醫(yī)院檔案現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)可從三個(gè)方面進(jìn)行研究，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。從簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展到科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化，從單個(gè)標(biāo)準(zhǔn)到組合和協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)，是標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的趨勢(shì)。然而，醫(yī)院檔案現(xiàn)代化仍然是簡(jiǎn)單、孤立的，并不是一個(gè)完整的系統(tǒng)。在軟件開(kāi)發(fā)、過(guò)程管理、數(shù)據(jù)管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)還不完善，需要加強(qiáng)研究。在對(duì)某醫(yī)院檔案檢查過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)了一些薄弱環(huán)節(jié)。比如：有的單位把人事檔案放在閱覽室，既不安全，又達(dá)不到檔案保密的要求；有的單位檔案辦公室存有大量待整理文件，未及時(shí)組卷歸檔，容易丟失；有的單位庫(kù)房角落堆積大量購(gòu)買(mǎi)的未開(kāi)包的檔案盒，給檔案蟲(chóng)蟻帶來(lái)可乘之機(jī)；有的單位檔案出入庫(kù)統(tǒng)計(jì)不全；有的單位檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬記錄不全，沒(méi)有檔案全宗指南等。這些狀況反映著檔案管理體制不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全以及相關(guān)的操作不夠規(guī)范是如今醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的主要問(wèn)題。檔案管理工作主要涉及職能科室、使用科室和檔案室，但在實(shí)際工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責(zé)任和分工不夠明確，工作不協(xié)調(diào)，不能充分發(fā)揮各個(gè)科室的職能，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂分散，且各個(gè)部門(mén)的檔案由不同的人員分開(kāi)管理，信息資料的完整性和連續(xù)性難以保證，且可能重復(fù)收集信息，浪費(fèi)資源的同時(shí)增加了查找的困難，不能實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化。這些肉眼可見(jiàn)的問(wèn)題不僅僅是失誤或者工作不細(xì)致導(dǎo)致的，最主要的還是說(shuō)明醫(yī)院里有關(guān)人員并沒(méi)有對(duì)檔案管理的基本重視，另一方面也反映出上層領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有嚴(yán)抓此類(lèi)不良行為，沒(méi)有培養(yǎng)大家的檔案管理意識(shí)。

（二）檔案現(xiàn)代化的安全性未得到保障

某醫(yī)院進(jìn)行檔案現(xiàn)代化主要從三個(gè)方面落腳：檔案實(shí)體的管理、信息的管理和數(shù)據(jù)管理。實(shí)施檔案實(shí)體管理的目的是加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體流動(dòng)全過(guò)程的監(jiān)控，確保檔案管理具有一定的安全性。但是該醫(yī)院信息管理沒(méi)有做好檔案內(nèi)容的保密工作，存在了數(shù)據(jù)丟失、損壞、盜竊、更改、消除電磁輻射、非法裝載和重復(fù)、病毒感染，系統(tǒng)碰撞、設(shè)備損壞等危險(xiǎn)因素。所以對(duì)上述三個(gè)方面必須綜合管理并且整治，不能偏袒任何情況，因?yàn)檫@些看似不起眼的問(wèn)題可能會(huì)造成不可估量的損失。

安全是檔案現(xiàn)代化體系結(jié)構(gòu)中不可忽視的重要組成部分，但是缺少專(zhuān)業(yè)的管理人才，專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)理論不足也是現(xiàn)代化管理的一大痛點(diǎn)。在傳統(tǒng)的醫(yī)療管理團(tuán)隊(duì)中，管理人員往往是行政、護(hù)理或者一些醫(yī)療技術(shù)人員并沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)作為工作的依據(jù)，而且這個(gè)崗位人才的流動(dòng)性很強(qiáng).由于缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)作為開(kāi)展工作的依據(jù)，僅僅選擇業(yè)余人員進(jìn)行這項(xiàng)工作這對(duì)檔案管理工作的落實(shí)有著很大的阻力，況且非專(zhuān)業(yè)的人員缺少有關(guān)檔案管理方面的制度依據(jù)。

缺少現(xiàn)代化的管理，與管理者重視度不高也離不了干系。在當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理方面，沒(méi)有做到真正意義上的合理規(guī)范的管理，在進(jìn)行檔案分類(lèi)管理的時(shí)候沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的理論素養(yǎng)，所以現(xiàn)階段很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。現(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理仍然使用落后的人工采取數(shù)據(jù)，這對(duì)于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性有若很高的出錯(cuò)率，對(duì)新醫(yī)改的發(fā)展并不友好。在對(duì)醫(yī)院檔案管理的工作，沒(méi)有專(zhuān)人統(tǒng)一進(jìn)行管理，這就會(huì)造成醫(yī)療設(shè)備的資料可能出現(xiàn)丟失或者收集混亂等問(wèn)題。在醫(yī)院管理者的日常工作中，不可避免的把醫(yī)院所能帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)上的益處放在重要的位置上，這就使得對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療方面的重視程度遠(yuǎn)大于對(duì)于檔案管理。由于在當(dāng)下醫(yī)療檔案管理工作并不能帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的利益這就使人們忽略了它的存在的價(jià)值。醫(yī)療檔案的妥善管理對(duì)于優(yōu)秀診斷經(jīng)驗(yàn)的傳承和進(jìn)行醫(yī)療科研等方面是有首重要作用的，這些價(jià)值因?yàn)轶w現(xiàn)的不夠具體就會(huì)被忽略，從而使得檔案管理工作的意識(shí)不強(qiáng)烈，使檔案管理工作內(nèi)容在醫(yī)院的作用形同虛設(shè)

二、醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的方法

（一）健全模式與規(guī)范化，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全性保護(hù)

用現(xiàn)代化檔案代替原件使用來(lái)保護(hù)原始檔案。通過(guò)現(xiàn)代化副本異地保存，并輸出縮微膠片永久保存，這樣，這些檔案在發(fā)生自然災(zāi)害時(shí)就不會(huì)被損壞，從而有助于檔案的長(zhǎng)期保存。對(duì)檔案資料字跡不清、褪色的照片檔案進(jìn)行修復(fù)，在編寫(xiě)組織沿革利用現(xiàn)代化檔案的事例上，從人數(shù)上和利用卷上證明了現(xiàn)代化檔案在保護(hù)檔案原件上的作用。為了對(duì)原始檔案進(jìn)行保護(hù)，檔案的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員機(jī)構(gòu)設(shè)立、干部任免、人員調(diào)動(dòng)等其他有關(guān)檔案，通過(guò)檢查，制定了檔案信息保密制度，建立了檔案信息管理數(shù)據(jù)資源庫(kù)，檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)完整、準(zhǔn)確。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)有專(zhuān)用的服務(wù)器，計(jì)算機(jī)設(shè)置了防火墻，由密碼訪問(wèn)控制。檔案人員定期對(duì)檔案信息進(jìn)行檢查，備份，確保了檔案信息的安全。與服務(wù)商簽訂保密協(xié)議，采取了有效的安全管理措施，強(qiáng)化了現(xiàn)代化過(guò)程監(jiān)督，避免檔案信息泄露，保障了檔案實(shí)體與信息的安全。有效保護(hù)檔案原件，減少對(duì)檔案的破壞，提高了醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理人員的信心和決斷力，各級(jí)管理者也對(duì)檔案館的檔案現(xiàn)代化工作給予了更多的支持。

（二）加強(qiáng)管理員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作效率

現(xiàn)代化管理將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為機(jī)讀文件，既節(jié)省了存儲(chǔ)成本，又提高了管理效率。查閱資料也因此變得更加的方便快捷，避免了重復(fù)浪費(fèi)材料造成的紙張和人員浪費(fèi)。但是醫(yī)院的檔案管理的專(zhuān)業(yè)性是應(yīng)該考慮到的，為了提高檔案管理的質(zhì)量就必須對(duì)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)技能有一定的要求。對(duì)相關(guān)人員的技能培訓(xùn)是必不可少的。其次對(duì)工作出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該也要有相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，從而調(diào)動(dòng)工作人員的積極性來(lái)提高業(yè)務(wù)水平。進(jìn)行現(xiàn)代化管理后，檔案可以及時(shí)歸檔，檔案管理人員也可以提供更多的有效服務(wù)，服務(wù)的速度更快，效率更高。例如，院方可以快速找到所需信息，節(jié)省技術(shù)時(shí)間。數(shù)字檔案管理使檔案查詢(xún)快捷方便，現(xiàn)代化使信息共享成為現(xiàn)實(shí)。目前，許多大型醫(yī)院檔案館正在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理，將歷史資料傳送到檔案管理系統(tǒng)，建立現(xiàn)代化的檢索工具，對(duì)新的檔案實(shí)行系統(tǒng)化管理，將電子檔案集中歸檔，建立高效的檔案管理系統(tǒng)，直接開(kāi)發(fā)電子檔案文件?，F(xiàn)代化的檔案管理模式在醫(yī)院技術(shù)改造和管理上發(fā)揮著不可忽視的作用，這是傳統(tǒng)的檔案管理方法無(wú)法取代的。檔案現(xiàn)代化可以提供詳細(xì)、實(shí)時(shí)的信息，使信息查詢(xún)非常方便，也大大減輕了醫(yī)務(wù)人員的工作量。存檔也從原來(lái)的文件存儲(chǔ)單元擴(kuò)展到信息存儲(chǔ)。檔案現(xiàn)代化為醫(yī)院的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和技術(shù)形態(tài)的變革提供服務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)了醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的范圍較廣，實(shí)物等媒體文件，數(shù)字檔案將原始檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化、電子化的檔案信息，可以使用計(jì)算機(jī)、掃描和多媒體等新技術(shù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)新的措施，也是順應(yīng)時(shí)代潮流的要求。雖然目前仍存在這些許問(wèn)題，但是任何一項(xiàng)舉措的推行過(guò)程中或多或少會(huì)遇到些問(wèn)題，我也相信檔案管理現(xiàn)代化措施也會(huì)不斷改進(jìn)。醫(yī)院會(huì)不斷加強(qiáng)對(duì)管理職能的發(fā)展，積極探索檔案管理方面的新作用，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。