大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下城建檔案的管理和利用前景

侯旭

（沈陽市城市建設(shè)檔案館，遼寧 沈陽 110000）

在我國當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中，隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城建檔案已經(jīng)成為城市發(fā)展和變遷的證據(jù)，對(duì)未來城市建設(shè)有著參考作用。要求管理部門加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理工作的重視，從實(shí)際管理工作出發(fā)，提升檔案在收集歸納、存儲(chǔ)、利用方面的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，發(fā)揮信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高城建檔案管理效率。

一、城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理任務(wù)重，人員安排不足

城市建設(shè)檔案內(nèi)容繁雜，涉及面廣，檔案管理任務(wù)重，但從事城建檔案管理的人員較少。工程項(xiàng)目從施工到竣工的全過程需要城建檔案管理部門參與其中，但城市建設(shè)工程的工期不長，所需檔案數(shù)量大且種類雜，參與單位比較多，檔案管理信息化水平不足，不同人員的檔案管理能力差異明顯，導(dǎo)致工程項(xiàng)目驗(yàn)收遲緩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。各方人員沒有正確意識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，只重視城市建設(shè)的進(jìn)度，忽視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案資料體系建設(shè)受到阻礙。

（二）城建檔案信息安全意識(shí)弱

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，不管是在線接收還是離線接收，電子檔案已經(jīng)在各個(gè)城建檔案系統(tǒng)上“跑”起來了，但不管是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，還是對(duì)現(xiàn)在的電子檔案或城建檔案 BIM 模型的管理，“重收集、輕管理”這一陳舊觀念一直是城建檔案信息安全管理的桎梏。這導(dǎo)致了部分城建館對(duì)城建檔案信息安全的認(rèn)識(shí)不足、保密意識(shí)較弱、不夠重視甚至心存僥幸，進(jìn)而導(dǎo)致各項(xiàng)安全保障不到位，比如缺乏檔案信息安全管理規(guī)劃、未制定檔案信息安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案、檔案操作系統(tǒng)存在安全漏洞、信息安全管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)等，最終導(dǎo)致檔案信息損壞、丟失或造成機(jī)密信息泄露

（三）相關(guān)法律法規(guī)不夠完善

與城建檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)不夠完善。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，近年來，我國城市建設(shè)的步伐逐漸加快，城市建設(shè)規(guī)模也在擴(kuò)大，這就導(dǎo)致城市建設(shè)產(chǎn)生的信息資源在短期時(shí)間內(nèi)增加，城建檔案管理工作量和工作難度也在加大。現(xiàn)存的城建檔案管理法律法規(guī)已無法滿足需求，法律法規(guī)建設(shè)不完善，管理人員在工作中缺乏參考依據(jù)，使檔案無法達(dá)到規(guī)范化管理程度。優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富數(shù)字資源[1].

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下城建檔案的管理和利用措施

（一）規(guī)范檔案資源收集與處理

首先，實(shí)現(xiàn)城建檔案收集的規(guī)范化。明確資源收集對(duì)象和結(jié)構(gòu)層次，科學(xué)制定工作目標(biāo)，按照一定階段去達(dá)成目標(biāo)。根據(jù)城建檔案的分類情況，對(duì)缺少的內(nèi)容及時(shí)補(bǔ)充。分析檔案分布情況，保證檔案收集的完整性。其次，采取多樣化城建檔案收集方法。依靠信息化平臺(tái)展開檔案收集工作，重視特種載體的城建檔案資源的分類，提高管理效率，為今后檔案資源的使用提供保障。再次，實(shí)現(xiàn)城建檔案處理的規(guī)范化。對(duì)城建檔案內(nèi)容科學(xué)分類，保證檔案數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)檔案收集和處理流程加以規(guī)范，采用多種方法提升檔案管理效率。加大城建檔案管理的監(jiān)督力度，采用平推檢查和互檢相結(jié)合的方法，提升城建檔案監(jiān)督和交流效果。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力培養(yǎng)，提升其道德修養(yǎng)，讓檔案管理人員深刻意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，創(chuàng)建新的服務(wù)形式，增加城建檔案查詢方式，在今后的工作中為社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

（二）多措并舉提高電子檔案的法律效力

首先，建立健全檔案法律法規(guī)體系，讓電子檔案利用有法可依。目前我國相應(yīng)的檔案法律法規(guī)體系還不健全，電子檔案的法律效力還不被認(rèn)可，導(dǎo)致電子檔案的利用還存在一些困難。提高電子檔案的法律效力，更好地為城市發(fā)展服務(wù)，就需要建立健全相應(yīng)的檔案法律體系，為電子檔案的使用找到依據(jù)，促進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展。其次，提高電子檔案制作和管理水平，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。由于電子檔案在制作、傳輸過程中很容易被篡改，這是造成電子檔案的法律效力不被認(rèn)可的主要因素。因此可以通過元數(shù)據(jù)采集、電子檔案加密技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)以及仿寫措施等來維護(hù)電子檔案的真實(shí)可靠性，保證電子檔案制作、傳輸過程中的安全性，從而提高電子檔案的法律效力。最后，轉(zhuǎn)變檔案利用理念。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，開發(fā)利用檔案信息資源與傳統(tǒng)的檔案利用已完全不同，檔案管理部門應(yīng)創(chuàng)新電子檔案利用方式，擴(kuò)大電子檔案利用范圍。

（三）完善資源建設(shè)，創(chuàng)建信息平臺(tái)

推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，創(chuàng)建城建檔案管理系統(tǒng)，讓紙質(zhì)檔案以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，對(duì)城市建設(shè)中重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，保證該項(xiàng)目檔案及時(shí)收集歸檔和規(guī)范整理。重視對(duì)城建檔案資源的開發(fā)利用，明確檔案內(nèi)容的價(jià)值不僅存在于歷史記錄中，這些珍貴的資源也會(huì)為城市未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，也能為人民群眾提供信息服務(wù)。所以，檔案管理部門應(yīng)重視對(duì)檔案資源的利用，樹立服務(wù)意識(shí)，向大眾開展優(yōu)質(zhì)化檔案服務(wù)，在提升城市建設(shè)檔案開發(fā)水平的同時(shí)，深入挖掘出更多有價(jià)值和意義的資源信息[3]。

結(jié)束語：總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和城市建設(shè)步伐的加快，城建檔案數(shù)量大幅度增加，我們要了解影響城建檔案規(guī)范化管理的原因，積極面對(duì)問題，強(qiáng)化思想上的認(rèn)識(shí)，以樂觀向上的工作態(tài)度正視困難，從而完善城建檔案管理工作，為城建發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。本文通過探討檔案資源收集與處理、城建檔案管理工作的信息化建設(shè)、完善制度建設(shè)和制定流程規(guī)范等希望使當(dāng)前存在的一些問題能得到解決。