新時期做好數(shù)字檔案室建設研究

蔣鈺

（大慶油田有限責任公司第四采油廠檔案室，黑龍江 大慶 163000）

數(shù)字檔案室建設的重要意義，滿足新形勢發(fā)展的需要，滿足檔案信息化管理的需要，滿足提高工作效率和水平的需要，滿足更好地實現(xiàn)檔案資源共享的需要。數(shù)字檔案室建設存在的不足，對數(shù)字檔案室建設的重視、關注明顯不夠，數(shù)字檔案室的規(guī)章制度不夠健全，數(shù)字檔案室建設的軟硬件基礎設施不完善，數(shù)字檔案室的安全保護存在隱患。

一、數(shù)字檔案室建設的重要意義

近些年來，特別是黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央高度重視科學技術的發(fā)展，出臺了一系列措施促進科學技術的提檔升級，甚至在一些關鍵技術也取得了實質性的突破，云計算、大數(shù)據(jù)、5G、電子商務等新技術得到了廣泛的應用，推動了國家綜合實力的快速提升，《中國制造2025》的出臺，更使我們步入了發(fā)展的快車道。作為各項事業(yè)重要組成部分的檔案事業(yè)，應積極參與進來，利用先進科學技術，提升我們工作的質量和水平。數(shù)字檔案室建設正是適應新形勢發(fā)展的需要應運而生的。新形勢下，各方面的環(huán)境和條件都發(fā)生了重大變化，以往那種看攤守攤、等客上門的被動管理方式已經到了必須改變的時候了。

二、數(shù)字檔案室建設原則

（一）資源為先原則

數(shù)字檔案室建設的內容和核心是檔案資源建設。因此，應秉持“資源為先”原則，除了數(shù)字檔案外，還要立足文本、視頻、音頻、實物等非數(shù)字檔案特點，對其進行數(shù)字化整理、歸檔、管理，立足于數(shù)字檔案資源建設這一根本，確保數(shù)字檔案資源完整、規(guī)范、標準，有利于數(shù)字檔案室建設和管理。

（二）整體推進原則

數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)性工程，應做好頂層規(guī)劃、設計、建設，堅持一體推進原則，將檔案管理與文件管理，尤其是電子政務及信息化建設有機結合起來，統(tǒng)籌推進數(shù)字檔案室建設，充分考慮數(shù)字檔案室各個系統(tǒng)功能、文本格式、歸檔要求等。

三、數(shù)字檔案室建設需要解決的幾個關系

（一）投入與效益關系

檔案管理經費緊張、人員編制有限等問題，制約著數(shù)字檔案室建設與發(fā)展。因此，數(shù)字檔案室建設應充分考慮數(shù)字化成本與效益二者之間的關系，確保以最小投入獲得最大效益（經濟效益、社會效益）。為此，應提前做好調查研究，針對數(shù)字檔案室建設實際，做好數(shù)字檔案室建設規(guī)劃設計，如數(shù)字化檔案資源范圍、數(shù)據(jù)庫建設、數(shù)據(jù)轉化及整理等等。根據(jù)資金狀況，購置檔案管理軟件、UPS 電源、光盤刻錄機等急需軟件設備，滿足數(shù)字檔案室建設需要。

（二）檔案鑒定與檔號整理關系

數(shù)字檔案室建設應先鑒定再數(shù)字化。為此，首先應對檔案室室藏紙質檔案現(xiàn)狀進行檢查、分析和統(tǒng)計，將長期及永久保存的紙質檔案先行數(shù)字化掃描，根據(jù)分類編號方案確定檔號的編制，固定相應檔案位置。其中，文書檔案選擇一文一件整理方法，可采用“年度—保管期限—機構（問題）—流水號”等方法進行編號；會計/基建/設備/照片類檔案宜采用“類別—年度—保管期限—流水號”等方法進行編號，防止重號。此外，每一卷歸檔案卷中的卷內頁碼也要編號，避免重復或漏號，確保檔號編制的科學化、標準化，為檔案數(shù)據(jù)庫建設奠定扎實基礎。

（三）數(shù)字化加工與后期轉換關系

要嚴把檔案數(shù)字化加工轉換處理及整理質量關，確保檔案數(shù)字化整理質量。一方面，要提升檔案數(shù)字化轉化處理、后期整理及數(shù)據(jù)掛接質量，將數(shù)字化轉化、整理及數(shù)據(jù)掛接誤差控制在5%以內，從源頭保證檔案數(shù)字化工作質量。另一方面，要嚴格把控檔案數(shù)字化掃描后的數(shù)據(jù)整理質量，根據(jù)檔案數(shù)字化數(shù)量核查或抽查一定數(shù)量的檔案數(shù)字化案卷、頁、件是否準確，核查檔案正文與標題是否一致，數(shù)據(jù)掛接是否準確等等，確保數(shù)據(jù)掛接質量，確保各類檔案全文數(shù)字化，夯實數(shù)字檔案室資源建設質量。

（四）檔案安全與檔案利用關系

要正確處理好檔案數(shù)字化安全保密與檔案利用之間的關系，既要保證數(shù)字檔案室安全，也要滿足數(shù)字檔案室檔案查詢、利用需要，以服務經濟建設和社會發(fā)展。為此，制度建設至關重要。通過制定《×××檔案室檔案數(shù)字化掃描安全保密實施細則》等規(guī)章制度，進一步明確數(shù)字檔案室安全保密職責，明確檔案數(shù)字化工作暫存數(shù)據(jù)刪除制度，嚴防重要檔案數(shù)據(jù)信息流失或擴散，既確保安全又做到保密。探索建立數(shù)字檔案室檔案數(shù)據(jù)光盤備份制度，安排專人負責檔案數(shù)據(jù)備份工作，根據(jù)數(shù)字檔案室建設的實際需要，做到檔案數(shù)據(jù)光盤刻錄，采用一式三份脫機保存。出臺《檔案室檔案數(shù)字化利用與保密權限規(guī)定》《檔案系統(tǒng)權限設置》，確保涉密文件不上網，敏感檔案數(shù)據(jù)不上網，確定數(shù)字檔案室中數(shù)據(jù)檔案安全保密工作，做好數(shù)字檔案保密權限設置。

總結：建設數(shù)字檔案室的路徑選擇，健全數(shù)字檔案室建設的各項規(guī)章制度，配備數(shù)字檔案室建設所需的軟硬件基礎設施設備，確保數(shù)字檔案室建設的絕對安全。