企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型問(wèn)題探析

文/黃亞妮（青島地鐵集團(tuán)有限公司運(yùn)營(yíng)分公司）

企業(yè)檔案管理是企業(yè)建設(shè)與安全管理的重要保障，良好的企業(yè)檔案管理體系可以為管理人員提供科學(xué)可靠的依據(jù)。隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理體系存在很多不足之處，這就需要應(yīng)用信息化系統(tǒng)來(lái)改變傳統(tǒng)管理模式下的弊端，因此，企業(yè)單位以及相關(guān)管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的重視力度，將企業(yè)檔案與信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的結(jié)合，只有這樣才能夠進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理水平。

一、企業(yè)檔案管理數(shù)字化特征

在企業(yè)開(kāi)展日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中，積累并保留了大量原始的數(shù)據(jù)資料，并以多種多樣的形式記錄企業(yè)發(fā)展歷史。在企業(yè)發(fā)展各個(gè)階段，都需要借鑒和參考大量相關(guān)的企業(yè)建設(shè)發(fā)展資料。隨著我國(guó)數(shù)字信息化產(chǎn)業(yè)突飛猛進(jìn)發(fā)展，企業(yè)發(fā)展速度得以增快，工作模式發(fā)生改變，不斷促進(jìn)企業(yè)工作方式內(nèi)容的創(chuàng)新。這給傳統(tǒng)意義上的檔案管理思路和服務(wù)形式造成一定的沖擊，檔案信息的獲取和利用越來(lái)越呈現(xiàn)出多種方式，傳統(tǒng)的檔案利用者、技術(shù)科研人員和企業(yè)管理層對(duì)檔案的信息需求也越來(lái)越呈現(xiàn)出個(gè)性化和多樣化。檔案管理工作在這樣的背景下逐漸向數(shù)字化發(fā)展方向推進(jìn)，要求企業(yè)加速檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型和升級(jí)，促進(jìn)信息化經(jīng)營(yíng)模式的推進(jìn)，創(chuàng)新工作理念，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的提高。企業(yè)檔案信息化數(shù)字管理表現(xiàn)出進(jìn)步性特征，這也是企業(yè)社會(huì)化經(jīng)營(yíng)的必然手段，可促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理工作的發(fā)展，將傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改善，提高應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，將企業(yè)檔案管理庫(kù)存空間進(jìn)行節(jié)省，提高檔案信息管理和查詢效率，更有利于促進(jìn)信息的處理，為企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的共享提供了條件。與此同時(shí)，企業(yè)促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，可將企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)性和時(shí)效性進(jìn)行提高，對(duì)企業(yè)檔案信息整理具有積極意義，可促進(jìn)檔案信息的交流和傳輸安全性，保證信息可靠性，并在檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用。企業(yè)在開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程中，需要面臨數(shù)量較大的檔案資料和信息，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理人員的工作量較大，促進(jìn)信息化發(fā)展，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的在線歸檔、更新、調(diào)閱和管理，更有利于提升檔案管理工作的工作效率和管理模式，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化管理的必要性

（一）有效保護(hù)原始檔案，提升檔案管理工作效率

檔案管理在業(yè)務(wù)審核以及管理過(guò)程中，在辦理流程以及準(zhǔn)備材料的過(guò)程中復(fù)雜性較高，導(dǎo)致辦事效率較低，檔案管理人員也面臨較大的工作任務(wù)量。將信息化管理運(yùn)用在企業(yè)檔案管理中，可以實(shí)現(xiàn)各類檔案目錄信息快速、精準(zhǔn)在線異地查詢，減少了對(duì)原始檔案的查閱次數(shù)，較好地保護(hù)了原始檔案，提高了檔案借閱的效率和準(zhǔn)確率。同時(shí)，規(guī)范、簡(jiǎn)化的辦事流程不但可以確保企業(yè)檔案信息的安全性，還可以提高申辦人員的辦事速度。因此，企業(yè)檔案信息化管理對(duì)于保護(hù)企業(yè)原始檔案資料、降低檔案工作人員的工作量、提高檔案利用率等，具有非常重要的意義。有關(guān)部門需要將收集到的基礎(chǔ)檔案信息，同步上傳到業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)中，從而構(gòu)建檔案管理的綜合信息平臺(tái)。

（二）切實(shí)滿足企業(yè)發(fā)展工作管理的實(shí)際需要

由于辦理企業(yè)檔案過(guò)程中，牽涉到的部門比較多，需要橫跨不同的部門，比如說(shuō)銀行、民政局等。部門之間會(huì)出現(xiàn)對(duì)于材料的重復(fù)性審核，增加了業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間，使企業(yè)建設(shè)發(fā)展工作的辦理難度加大。負(fù)責(zé)審核的各個(gè)部門需要對(duì)申辦人提供的紙質(zhì)材料開(kāi)展審閱審批，審核效率比較低，負(fù)責(zé)審批材料的保管人員以及管理人員承受了較大的工作壓力。如若審批部門可以采用電子化審閱的方式處理審批流程，將會(huì)降低申辦人申請(qǐng)受理、初次審閱、復(fù)審等整個(gè)過(guò)程的時(shí)間浪費(fèi)。企業(yè)檔案信息化管理工作，可以防止由于工作人員業(yè)務(wù)能力不足導(dǎo)致出現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理流程緩慢、業(yè)務(wù)擱置等不良問(wèn)題。

（三）適應(yīng)檔案管理的新發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)階段，企業(yè)重視檔案管理，利用檔案成果更有效服務(wù)于企業(yè)漸成趨勢(shì)。而互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)飛速發(fā)展，推陳出新，落地速度越來(lái)越快，應(yīng)用范圍越來(lái)越廣[1]。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，為了有效地增強(qiáng)檔案的共享性和便利性，更有效地發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值，就必須重視檔案資源、檔案系統(tǒng)的收集和開(kāi)發(fā)。當(dāng)前很多信息技術(shù)的應(yīng)用僅停留在表層管理上，但是在業(yè)務(wù)數(shù)量不斷增多和更新升級(jí)信息管理系統(tǒng)后，創(chuàng)建信息化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)平臺(tái)，已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。目前一些業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)已經(jīng)可以用電子形式予以辦理和流轉(zhuǎn)[2]。工作人員可以直接將已經(jīng)歸檔的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息直接收集到檔案管理系統(tǒng)中，將其整合成一個(gè)擁有大量數(shù)據(jù)的信息庫(kù)。

三、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與提升企業(yè)檔案管理水平的關(guān)系

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用極大地便利了人們的生活和工作。對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，紙質(zhì)版檔案形式逐漸被電子版檔案所替代，并且電子檔案的發(fā)展前景也越來(lái)越廣闊，逐漸被應(yīng)用于各行各業(yè)的日常管理中。電子檔案通常會(huì)以電子報(bào)表、圖像文件以及E-mail等形式呈現(xiàn)出來(lái)，這種形勢(shì)下的檔案必須要借助手機(jī)或者電腦等現(xiàn)代化終端設(shè)備才能夠進(jìn)行有效查閱。在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用電子檔案，可以在一定程度上減少遺漏或者丟失等問(wèn)題發(fā)生的概率。但如何對(duì)不同信息系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)接收或管控，是檔案業(yè)務(wù)技術(shù)轉(zhuǎn)換過(guò)程中另一個(gè)難題[3]。對(duì)于企業(yè)檔案價(jià)值的提升主要是因?yàn)槲覈?guó)傳統(tǒng)的企業(yè)檔案都是以紙質(zhì)文件形式存在的，經(jīng)過(guò)整理之后上交相關(guān)管理部門進(jìn)行保管。同時(shí)對(duì)于檔案的收集也需要大量的時(shí)間和精力，所以大多數(shù)企業(yè)單位都會(huì)采取一年歸結(jié)一次的方式來(lái)進(jìn)行歸納和匯總。在這一過(guò)程中，由于時(shí)間較久，會(huì)使得一些檔案不能夠及時(shí)被應(yīng)用或者有效處理，從而也會(huì)導(dǎo)致時(shí)效性嚴(yán)重下降。此外，紙質(zhì)版檔案受環(huán)境因素影響較大，很容易因受到潮氣等因素影響而出現(xiàn)不同程度的損壞。因此，將檔案管理與信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，大幅度降低了檔案破損問(wèn)題出現(xiàn)的概率。因此，信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與提升企業(yè)檔案管理水平的關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)。

四、信息系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

（一）提升企業(yè)檔案時(shí)效性價(jià)值

將信息系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理當(dāng)中，能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平。這主要是因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)下的電子檔案的快速發(fā)展，具有與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)，能夠?qū)⒗吓f的檔案進(jìn)行及時(shí)更新，因此，也就能夠呈現(xiàn)出較強(qiáng)的時(shí)效性。同時(shí)應(yīng)用信息化技術(shù)，可以詳細(xì)記錄工程建設(shè)中可能存在的安全，在實(shí)際施工過(guò)程中能夠有效避免類似錯(cuò)誤的出現(xiàn)。此外，企業(yè)工程管理人員可以有效利用電子檔案的具體內(nèi)容，加強(qiáng)管理力度和水平，以此強(qiáng)化企業(yè)工程建設(shè)的施工質(zhì)量和進(jìn)度。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，電子檔案可以快速精準(zhǔn)的識(shí)別當(dāng)前工程所面臨的問(wèn)題，并能夠積極進(jìn)行改進(jìn)和完善，為企業(yè)安全發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案信息的傳輸速度

隨著我國(guó)信息化科技技術(shù)的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用在一定程度上得到了提高，并且逐漸滲透到檔案管理工作中，為檔案管理工作的高效有序進(jìn)行提供了幫助。傳統(tǒng)檔案記錄通常都是以一份檔案的形式，這就給相關(guān)部門的查閱工作帶來(lái)諸多不便。如果有較多的人員同時(shí)進(jìn)行檔案查閱時(shí)，很可能因?yàn)橥环輽n案多人查閱而造成不便。而電子檔案的應(yīng)用就可以有效避免這種情況的出現(xiàn)，電子檔案主要是以電子文件的形式存在，并保存在專門的檔案系統(tǒng)中，無(wú)論是對(duì)其進(jìn)行復(fù)制還是修改，都極大地便利了管理工作的正常進(jìn)行。通過(guò)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，在一定程度上突破了空間的限制和束縛，滿足了“遠(yuǎn)程操控”的基本要求。這不僅可以提高檔案信息的傳輸速度，而且也大幅度提高了信息傳輸?shù)馁|(zhì)量。

（三）提升管理人員工作效率

一方面，信息系統(tǒng)與企業(yè)檔案管理的有機(jī)結(jié)合，在一定程度上降低了管理人員的工作任務(wù)量，也不需要企業(yè)單位專設(shè)大量空間存放這些紙質(zhì)檔案。這樣不僅節(jié)約了管理人員工作時(shí)間、降低工作量，而且也節(jié)省企業(yè)單位的日常支出，可以進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提升。另一方面，利用電子檔案可以有效規(guī)避以往人工管理存在的失誤問(wèn)題，能夠確保企業(yè)工程檔案準(zhǔn)確無(wú)誤，為后期的建設(shè)決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。所以，值得被各行各業(yè)進(jìn)行廣泛推廣和應(yīng)用。

五、規(guī)范信息化管理，提升電子檔案管理水平

（一）改進(jìn)管理工作體系

人機(jī)相互結(jié)合是指檔案業(yè)務(wù)人員可以直接利用計(jì)算機(jī)來(lái)開(kāi)展工作。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的集中管理和工作體系應(yīng)從其信息化的管理體制上加以確立，以便于保證對(duì)各種辦公自動(dòng)化技術(shù)的操作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和正確地選用，上下各個(gè)層次和各種專門的檔案自動(dòng)化等均要求納入在一套統(tǒng)一的檔案信息集中自動(dòng)化系統(tǒng)管理中，實(shí)行檔案信息集中自動(dòng)化管理，有效地避免了信息的分散和不必要的資源浪費(fèi)。

（二）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理，是落實(shí)檔案信息化管理的重要前提。工作人員需要先對(duì)檔案管理涵蓋的所有材料、各種證明文件、各個(gè)部門的審批標(biāo)志實(shí)施數(shù)字化處理，也可以運(yùn)用掃描二維碼、條形碼的形式，在已經(jīng)完成建檔的檔案管理資料中迅速查找辦理人需要的相關(guān)資料。除此之外，為了進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案管理工作的操作流程，相關(guān)工作人員需要使用數(shù)字化、信息化等先進(jìn)技術(shù)，促進(jìn)各項(xiàng)檔案管理工作的順利開(kāi)展，縮短辦理時(shí)間，基本上可以實(shí)現(xiàn)可視化辦公處理的目標(biāo)。申辦人在提交各種企業(yè)檔案管理的錄入信息材料時(shí)，可以運(yùn)用掃描的形式，將相關(guān)信息迅速錄入到信息化管理系統(tǒng)中。申請(qǐng)材料主要涵蓋了申請(qǐng)表、初級(jí)審閱表、復(fù)審審批表等。信息化管理將不再需要工作人員使用手動(dòng)輸入的方式進(jìn)行文件上傳，在一定程度上可以提升辦理該檔案的管理效率，能夠降低辦理過(guò)程出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率。

（三）加強(qiáng)管理人才的培養(yǎng)

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作是依托信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的過(guò)程，具有一定的技術(shù)難度[4]。管理人才是推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵，因此，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)，不斷建立和培養(yǎng)綜合素養(yǎng)較高的人才隊(duì)伍。其中最為關(guān)鍵的就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)，其中的技術(shù)能力嚴(yán)重影響到信息自動(dòng)化管理水平的提升。所以，企業(yè)單位需要高度重視計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)人才的培訓(xùn)教育和監(jiān)督管理，要更加有針對(duì)性地對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行政治思想教育，培養(yǎng)其事業(yè)心和無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，有計(jì)劃地組織學(xué)習(xí)和進(jìn)修，掌握相關(guān)的信息技術(shù)新知識(shí)，在日常工作環(huán)境條件及生活待遇上都會(huì)給予關(guān)照，并研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面，都需要給予重視。

（四）慎重選擇技術(shù)路線

檔案管理部門對(duì)于信息技術(shù)的潛在需求比較大，但是對(duì)于現(xiàn)實(shí)需求往往又跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，因此，常常會(huì)出現(xiàn)所需要選擇的檔案管理設(shè)備只能夠滿足企業(yè)某個(gè)方面或者幾個(gè)功能方面的需求，這樣的檔案管理系統(tǒng)不能夠很好地滿足企業(yè)管理中日益復(fù)雜多元化的需求。所以，選擇一套科學(xué)合理的檔案資料信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)技術(shù)路線也是十分重要的,應(yīng)該盡量推行與之相適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使得經(jīng)濟(jì)效益的合理性與技術(shù)的先進(jìn)性能夠有機(jī)協(xié)調(diào)，技術(shù)路線的正確選擇更加符合人們的需求。

（五）建立綜合的保障性檔案信息化管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)管理實(shí)際上是一個(gè)比較復(fù)雜的過(guò)程，工作人員不但需要對(duì)各種相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)施有效管理，還需要將檔案管理與業(yè)務(wù)流程管理聯(lián)系在一起。為了能夠更加高效的管理檔案，工作人員應(yīng)該使用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息化管理體系。由于企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)具有一定的廣泛性，使用先進(jìn)技術(shù)能夠提高其信息化管理的能力，使各種數(shù)據(jù)可以獲得有效管理，降低辦事流程中不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

除此之外，機(jī)構(gòu)需要基于企業(yè)檔案管理的內(nèi)容，和各個(gè)部門進(jìn)行良好的交流溝通、信息資源共享以及對(duì)接工作。盡管這種形式會(huì)使得數(shù)據(jù)管理關(guān)系趨向于復(fù)雜化，但是這種擴(kuò)充信息來(lái)源的方式，也可以進(jìn)一步完善檔案信息管理資料，因此，建立一個(gè)綜合的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以更加充分地發(fā)揮出信息資源的共享價(jià)值，具備統(tǒng)一整合管理數(shù)據(jù)關(guān)系的能力。

六、結(jié)論

通過(guò)文章分析得知，企業(yè)檔案管理工作具有較多的特點(diǎn)，再加上信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與提升企業(yè)檔案管理水平的關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)，所以，將信息化技術(shù)與企業(yè)檔案管理進(jìn)行充分的結(jié)合，對(duì)于企業(yè)單位的管理以及建設(shè)都具有積極的促進(jìn)作用，能夠進(jìn)一步節(jié)約建設(shè)成本，提高企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。因此，應(yīng)該將信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)進(jìn)行廣泛推廣和應(yīng)用。