醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化思考

李一帆

（齊齊哈爾市第一醫(yī)院，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

引言

醫(yī)院檔案管理工作的有效開展進(jìn)一步為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展提供了有效的保證，在醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過(guò)程，要結(jié)合具體管理工作實(shí)際，有針對(duì)性地制定更加完善的優(yōu)化方案，從而創(chuàng)新管理體系，進(jìn)一步運(yùn)用更加高效的管理模式，全面保證醫(yī)院檔案工作效率，具體分析如下。

一、醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化的重要性

（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境，信息技術(shù)的發(fā)展更為迅猛。各行業(yè)均會(huì)通過(guò)信息技術(shù)來(lái)提高自身的管理能力，同時(shí)優(yōu)化對(duì)信息的處理和共享能力。我國(guó)多數(shù)三甲醫(yī)院均建立了相對(duì)完善的信息化平臺(tái)，可通過(guò)該平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的高效管理。構(gòu)建信息共享數(shù)據(jù)平臺(tái)便是綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、通信及信息模擬等技術(shù)手段，對(duì)醫(yī)院內(nèi)的各類管理工作進(jìn)行信息化管理，其中檔案管理工作便是信息化技術(shù)的重要應(yīng)用領(lǐng)域。

在完成大數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)的建設(shè)后，醫(yī)院內(nèi)的相關(guān)職能部門若想獲得人員的專業(yè)資料、技術(shù)培訓(xùn)和學(xué)歷等方面的信息，便可通過(guò)信息平臺(tái)來(lái)進(jìn)行獲取。同時(shí)還可借助共享平臺(tái)來(lái)了解醫(yī)院的資源、固定資產(chǎn)、人員結(jié)構(gòu)及所儲(chǔ)備的藥品等各類信息情況。信息化資源平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)所有數(shù)據(jù)信息的協(xié)同共享，讓不同的職能部門均能夠在最短的時(shí)間內(nèi)獲取目標(biāo)信息，從而全面提高相互協(xié)作的效率，為優(yōu)化醫(yī)院的工作質(zhì)量和服務(wù)效果提供保障。

（二）給醫(yī)院管理者在決策時(shí)提供信息

醫(yī)院存儲(chǔ)的各類檔案內(nèi)容均可體現(xiàn)出醫(yī)院成立以來(lái)所有的經(jīng)營(yíng)和管理情況，檔案工作便是采取更為妥善的方法，針對(duì)全院?jiǎn)T工的檔案信息及各類資料進(jìn)行科學(xué)整理，檔案管理也是保證醫(yī)院所有檔案信息完整性的重要方式。通過(guò)對(duì)醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作的革新，便可明顯提高該項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平，從而持續(xù)提高醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量，最終發(fā)揮出檔案信息的使用價(jià)值。醫(yī)院內(nèi)的相關(guān)科室也可參考檔案資料來(lái)做出決策，從而提高醫(yī)院經(jīng)營(yíng)的正確性。

二、醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化的具體思路

（一）對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再設(shè)計(jì)

系統(tǒng)優(yōu)化以往醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)施流程，結(jié)合目前醫(yī)院的發(fā)展特征和檔案管理工作的實(shí)際需求，對(duì)已經(jīng)形成的工作流程進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，從而構(gòu)建出更為合理和順暢的管理模式。首先，需對(duì)檔案管理工作各流程的人員進(jìn)行明確設(shè)置，確定醫(yī)院檔案各流程的具體執(zhí)行人員，從而保證能夠有專人負(fù)責(zé)具體的工作內(nèi)容。一般來(lái)講，醫(yī)院的檔案資料會(huì)由辦公室或者專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)，相關(guān)科室的人員也需同步承擔(dān)檔案管理工作。此外，醫(yī)院也需重新規(guī)劃?rùn)n案管理工作的流程，主動(dòng)迎合信息化工作地發(fā)展要求，持續(xù)對(duì)管理流程進(jìn)行創(chuàng)新完善。如目前醫(yī)院的后勤部門或者檔案管理部門人員在獲得檔案資料后，便需先將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子形式，此后再將電子檔案信息進(jìn)行歸類整理，完成上述操作后，再將電子文檔內(nèi)容上傳到管理層進(jìn)行審批，通過(guò)后便可共享到平臺(tái)供信息需求者調(diào)閱查詢。檔案管理工作者可通過(guò)自動(dòng)化的辦公軟件來(lái)對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行歸類，并制作出索引，系統(tǒng)整理檔案信息，按照規(guī)定做好備份。由于醫(yī)院檔案管理工作的流程較為復(fù)雜，且涉及的人員數(shù)量也較多，因此管理部門需先梳理出清晰的流程，并結(jié)合具體的管理崗位設(shè)置明確的職責(zé)，確定不同人員在整個(gè)檔案信息管理流程中的具體作用，從而共同形成無(wú)縫連接的管理方式。

（二）醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的具體實(shí)施

在科學(xué)確定醫(yī)院檔案管理的工作流程后，便需對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的處理和使用。在具體開展工作期間，需盡量?jī)?yōu)化工作的質(zhì)量，先對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的流程和實(shí)施效果進(jìn)行客觀分析，保證各項(xiàng)工作扎實(shí)推進(jìn)。具體來(lái)講，醫(yī)院的檔案管理工作流程需做到標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，并依據(jù)既定的流程標(biāo)準(zhǔn)組織相關(guān)人員參加必要的崗位培訓(xùn)活動(dòng)，讓其依據(jù)新型的流程來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納整理。相關(guān)人員需嚴(yán)格按照革新的流程細(xì)化落實(shí)，保證將管理工作滲透到醫(yī)院檔案管理的各環(huán)節(jié)。需針對(duì)醫(yī)院檔案的產(chǎn)生、整理到報(bào)廢全過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化處理，不斷推動(dòng)業(yè)務(wù)升級(jí)，讓醫(yī)院檔案管理工作更為系統(tǒng)。最后，醫(yī)院還需定期對(duì)優(yōu)化后的流程進(jìn)行檢查，保證醫(yī)院檔案的管理流程全面完善，不會(huì)存在疏忽和漏洞，能夠輻射醫(yī)院檔案管理工作的各個(gè)細(xì)節(jié)，充分迎合醫(yī)院檔案管理工作的要求。醫(yī)院的檔案管理職能部門需對(duì)其他科室的檔案管理及業(yè)務(wù)流程提供必要的指導(dǎo)，調(diào)動(dòng)全體員工共同努力，認(rèn)真落實(shí)相應(yīng)的管理流程，嚴(yán)格按照優(yōu)化的流程來(lái)處理醫(yī)院檔案內(nèi)容。對(duì)檔案管理工作的流程進(jìn)行優(yōu)化也需持續(xù)進(jìn)行，并在具體實(shí)施管理工作時(shí)注意總結(jié)和反思，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并采取有效的措施進(jìn)行優(yōu)化處理，不斷提高流程的完善性，針對(duì)新的問(wèn)題來(lái)提出優(yōu)化方案，從而明顯提高醫(yī)院檔案管理的有序性，從而發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值。

（三）重視電子檔案管理系統(tǒng)中流程優(yōu)化

在對(duì)醫(yī)院的電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，需持續(xù)進(jìn)行完善創(chuàng)新，確定電子檔案的管理細(xì)則和特征，通過(guò)深化研究檔案管理工作的特征來(lái)開展更具時(shí)效性的創(chuàng)新，從總體層面進(jìn)行細(xì)化完善，不斷優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)施效果。醫(yī)院的檔案管理工作，其過(guò)程的復(fù)雜性較高，且涉及的內(nèi)容更為廣泛。管理人員需技術(shù)明確管理工作的具體目標(biāo)和任務(wù)內(nèi)容，形成更為完善和實(shí)用的信息化管理平臺(tái)，側(cè)重發(fā)揮行業(yè)前沿的技術(shù)手段來(lái)推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)施效果，側(cè)重加強(qiáng)對(duì)信息資源的開發(fā)和使用效果，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行完善，依據(jù)電子檔案的具體要求，充分凸顯信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)功能，對(duì)信息進(jìn)行高效的管理，從而將管理技術(shù)與內(nèi)容進(jìn)行融合，轉(zhuǎn)變以往的管理思路和方法，為信息使用者提供更為便捷的服務(wù)支持。

需積極建立更為有效的檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)新規(guī)劃，如側(cè)重收集電子文檔和檔案資源信息內(nèi)容，合理對(duì)傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，持續(xù)對(duì)其進(jìn)行革新，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字資源的合理開發(fā)，不斷提高資源的使用效率。電子檔案系統(tǒng)本身便可實(shí)現(xiàn)較為理想的管理職能，尤其在目前的管理需求指導(dǎo)下，醫(yī)院更需對(duì)檔案管理的核心進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置，建立有序的管理系統(tǒng)，保證以人本思想指導(dǎo)數(shù)字信息的收集、處理和運(yùn)用，不斷發(fā)揮檔案管理工作的功能，為用戶提供更高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

在對(duì)流程進(jìn)行管理期間，檔案信息管理人員需在已形成的管理流程的基礎(chǔ)上研究創(chuàng)新的渠道，不斷優(yōu)化和調(diào)整流程設(shè)置，明確不同環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)流程的細(xì)化完善，推動(dòng)電子檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。通過(guò)合理規(guī)劃流程，便可從本質(zhì)上降低信息管理的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)壓縮成本，達(dá)到創(chuàng)新應(yīng)用信息的目的。目前需以國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，不斷對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。全面優(yōu)化檔案資源的存儲(chǔ)，通過(guò)具體的流程來(lái)控制信息存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案信息內(nèi)容更為準(zhǔn)確，同時(shí)還需持續(xù)提高信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，使用必要的防病毒軟件和具體措施，為電子檔案信息管理形成更為可靠的管理流程，不斷提升管理工作的實(shí)施效果。如目前在電子檔案管理工作中仍然會(huì)出現(xiàn)較為明顯的安全問(wèn)題，主要原因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境因素更為復(fù)雜，風(fēng)險(xiǎn)程度更高，這也會(huì)對(duì)信息的可靠性形成一定的威脅。因此靈活運(yùn)用科學(xué)的流程管理手段，便可客觀評(píng)價(jià)電子檔案管理的價(jià)值，采取更為有效的措施進(jìn)行優(yōu)化完善，從而避免檔案管理工作不符合實(shí)際，盡量降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)信息真實(shí)性的影響，盡量將控制手段前移，保證各環(huán)節(jié)均能夠達(dá)到優(yōu)化程度，提高信息管理的質(zhì)量和效能。

三、提高醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化水平的建議

（一）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

基于新醫(yī)改的發(fā)展環(huán)境，醫(yī)院若想全面實(shí)施檔案管理工作，便需充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)等信息化手段的優(yōu)勢(shì)，不斷提高檔案管理工作的數(shù)字化水平。這也對(duì)管理人員自身的信息化素養(yǎng)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。以往檔案管理人員所掌握的信息技術(shù)較少，在具體使用信息化技術(shù)期間也會(huì)頻繁出現(xiàn)操作失誤，這便明顯降低了檔案管理工作的水平。因此檔案管理工作者便需積極掌握有效的信息化管理手段，不斷提高自身的職業(yè)技能。醫(yī)院可依據(jù)具體的崗位內(nèi)容和要求選擇適合的人員完成工作，保證其工作經(jīng)驗(yàn)和能力能夠達(dá)到崗位的要求，從而能夠高質(zhì)量完成工作內(nèi)容。醫(yī)院可派遣管理人員外出學(xué)習(xí)，或者聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)院開展專題講座或培訓(xùn)活動(dòng)，以此不斷提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。此外，醫(yī)院還需配套建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)對(duì)管理人員工作質(zhì)量的考核來(lái)客觀衡量檔案管理人員的工作效果，以此促進(jìn)員工能夠提高工作意識(shí)和積極性，促使其充分發(fā)揮潛能來(lái)優(yōu)化工作質(zhì)量。檔案管理人員自身也需形成更為主動(dòng)地學(xué)習(xí)意識(shí)，積極學(xué)習(xí)行業(yè)先進(jìn)的管理理念和方法，持續(xù)提高自身的管理工作能力，從而全面提高管理工作的實(shí)施效率和效果。

（二）完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)，需側(cè)重以國(guó)家的相關(guān)法律和醫(yī)院的實(shí)際情況作為指導(dǎo)，妥善收集和保管各類檔案材料，形成科學(xué)和完善的管理體系，建立具有可行性的檔案管理制度，以此作為具體工作的開展依據(jù)。具體來(lái)講，相關(guān)管理人員需掌握更為全面的檔案管理知識(shí)，將個(gè)人工作細(xì)化落實(shí)，持續(xù)對(duì)資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，為各科室的工作人員提供更高質(zhì)量的信息服務(wù)，有效保障醫(yī)護(hù)人員提高專業(yè)水平，為患者提供有效的治療，不斷優(yōu)化醫(yī)院總體的經(jīng)營(yíng)和管理效果。檔案管理工作者還需及時(shí)搜集患者的信息，形成完善的電子檔案形式，并持續(xù)結(jié)合患者的病情變化對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行更新，尊重患者的隱私，嚴(yán)禁患者信息出現(xiàn)泄露的情況，避免與患者發(fā)生該方面的糾紛。醫(yī)院的檔案管理者需與其他科室的人員保持密切的溝通，及時(shí)掌握檔案信息管理工作需要改進(jìn)的方面，接受他人的建議，不斷對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行完善，從而建立起更具有實(shí)用性的管理機(jī)制。

（三）增加醫(yī)院檔案管理的資金投入

以往的檔案管理工作所需投入的成本較高，這也是檔案管理部門難以技術(shù)對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新的主要原因。該問(wèn)題不但會(huì)對(duì)檔案管理工作的實(shí)施形成一定的阻礙，同時(shí)也會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量的提高。因此，政府需對(duì)醫(yī)院提供必要的技術(shù)支持，并采取政策措施進(jìn)行針對(duì)性的扶持，為醫(yī)院提供更大的資金保障，提倡運(yùn)用數(shù)字化的手段來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。醫(yī)院自身也需高度重視檔案管理設(shè)備的管理，加大資金支持，主動(dòng)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備類型，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理提供硬件條件支持。

結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)以上分析，結(jié)合醫(yī)院檔案工作開展實(shí)際，具體研究了有效的業(yè)務(wù)管理優(yōu)化方法，作為檔案工作人員，要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方式，科學(xué)地加強(qiáng)實(shí)踐管理能力，從而提高醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)水平，有效地為醫(yī)院相關(guān)工作開展提供檔案數(shù)據(jù)支持。希望通過(guò)以上分析，能進(jìn)一步加強(qiáng)實(shí)踐研究水平。