完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的路徑探索

張文博

（哈爾濱市流動人員檔案服務中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

前言

因為社會的發(fā)展以及科技的進步對于企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理都有了不同的要求，并且在現(xiàn)代化的過程中，人員的流動變化得越來越快，對人事檔案管理的工作方式以及管理方式都要進行創(chuàng)新。雖然在現(xiàn)在的發(fā)展中企業(yè)已經(jīng)認識到了人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，在進行相關(guān)的改革，但是仍舊有很多的問題在妨礙檔案的管理和發(fā)展，所以要對這些問題進行研究分析并且做出相應的處理。

一、企業(yè)進行人事檔案管理的意義

檔案的管理工作對于人才來說有著一定的參考價值，是一種最原始的記錄，有著一定的真實性以及權(quán)威性，這也是對過去的工作和經(jīng)歷有最真實的記錄，從客觀的角度記錄了實際的情況，作為最直接的證明[1]。對企業(yè)發(fā)展來說，人事檔案管理就是企業(yè)在成長中的記錄，是將最基礎(chǔ)的信息做以集中的記錄，可以很好地反映出企業(yè)的發(fā)展規(guī)律。這也是為企業(yè)后期的計劃制定提供一定的依據(jù)。

人事檔案的管理也是企業(yè)建設管理過程中的必然法治要求。企業(yè)在進行生產(chǎn)的管理方式、經(jīng)濟管理以及人事管理的過程中都要有相關(guān)的紙質(zhì)記錄或者是電子資料的記錄來作為依據(jù)。為了保證企業(yè)在人事檔案管理中可以發(fā)揮出一定的作用，有關(guān)的法律文書就明確的指定出，無論個人還是企業(yè)都有檔案的保護義務，并且要加強各級的人民政府督促檔案的領(lǐng)導將檔案的建設列在國民經(jīng)濟的發(fā)展中。

企業(yè)的人事檔案管理是國家要求設置的相關(guān)信息的管理部門，檔案的內(nèi)容有一定的保密性[2]?，F(xiàn)在的時代是一個信息化的發(fā)展時代，在社會的變化中，數(shù)據(jù)信息已經(jīng)變成了一種很重要的資源，恰巧人事檔案管理就是提供了一定的數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)的管理發(fā)展提供活動的依據(jù)。在發(fā)展中進行人事檔案管理的主要包括機密文件的儲存、人事資料的儲存以及工資等等多個方面的內(nèi)容，提供全面的檔案查詢和整理。

二、流動人員的人事管理發(fā)展現(xiàn)狀

（一）沒有一定的重視

現(xiàn)階段對于流動人員的檔案管理來說，存在很多的問題。在很多的中小型企業(yè)中，對于流動人員的檔案管理并沒有很重視，也沒有認識到對于企業(yè)發(fā)展的重要作用，只會找一些小型的私人企業(yè)來進行管理[3]。沒有專業(yè)的人員；來進行專業(yè)的管理，這樣對于流動的人員的檔案來說都會受到一定的損害。

（二）管理模式不合理

在過去的社會發(fā)展中，因為經(jīng)濟市場相對比較雜亂，所以在很多的時候并沒有建立專門對于流動人員的檔案進行管理的機構(gòu)或者是部門，就導致很多的流動人員的檔案由相關(guān)的用人企業(yè)來代替管理，對于代為管理的單位來講，并沒有相關(guān)的設施設備以及合適的管理方法，這樣就會使檔案在隨著人員的流動中有丟失以及破損的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）交接程序不科學

流動人員在離開以及離職的過程中要進行人事檔案相關(guān)的交接工作。但是有些流動人員對于檔案的重視度不高，并沒有將檔案進行轉(zhuǎn)交由相關(guān)部門進行統(tǒng)一管理，這樣在手續(xù)的交接中導致檔案的遺失以及檔案受到損壞等等問題的出行，最后就會導致的日后的工作以及相關(guān)事情的辦理過程中出現(xiàn)很多的麻煩事情。還有的部門為了節(jié)約在人事檔案管理中的成本投入，沒有在流動人員的檔案管理中投入相匹配的人力物力，這樣最后就致使檔案的雜亂[4]。

三、流動人員的檔案管理問題

（一）人事檔案管理意識弱

因為在企業(yè)內(nèi)部的管理工作中所涉及的內(nèi)容比較廣，很多時候都只是看重所帶來的經(jīng)濟效益，所以就將人事檔案管理忽視得很徹底，更加不重視流動人員的檔案管理。甚至有的人認為在企業(yè)的人事檔案管理部門的工作只是進行數(shù)據(jù)的保管，這要保證檔案數(shù)據(jù)的不遺落以及不被損害就好了，對于檔案的管理工作意識比較弱，這種想法就會有很大的影響，妨礙人事檔案管理的有序發(fā)展。企業(yè)中華的管理者意識不足，沒有正確地對待人事檔案管理工作，所以在工作中的投資較少，而且忽視人事檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展的重要作用。

（二）流動人員檔案工作不規(guī)范

從管理的本質(zhì)上來說，檔案的管理是有兩個不同的價值，就是憑證功能以及具體的應用功能[5]。將二者做以比較來看，在檔案的管理中實際的應用功能相對比較重要一點。在實際的人事檔案管理環(huán)節(jié)中，工作人員常常是將對檔案資料的收集來作為整個工作的中心內(nèi)容，從而忽視了對資料的整理和歸類，并且沒有及時進行流動人員的檔案更新。只有對檔案信息進行分類管理和收集，及時做好材料的補充和完善，這樣在檔案查找的過程中才可以方便快捷地完成。如果沒有統(tǒng)一的進行分類系統(tǒng)的管理，就會降低檔案的使用率，相應的檢索能力也會降低，主要原因就是因為沒有專業(yè)的技術(shù)人才來進行檔案的系統(tǒng)整理分類，也沒有嚴格地進行資料管理的制度要求。

（三）人事檔案管理的方式落后

有些企業(yè)依舊是使用傳統(tǒng)進行人事檔案管理的方法，這對于現(xiàn)階段中社會發(fā)展下，企業(yè)的發(fā)展十分不利。除此之外，檔案的管理工作人員的工作能力不是很強，并且頻繁地進行管理方式的變化等，都會使檔案的管理工作不能受到重視。并且在檔案信息的收集整理過程中也會出現(xiàn)工作水平不高的現(xiàn)象。在很多的企業(yè)發(fā)展中，對于人事檔案管理沒有一定的重視理念，也沒有針對性地進行工作管理，甚至于將人事檔案管理的人員調(diào)換到其他的后勤工作中去，這樣就致使人事檔案管理只是虛浮于表面的工作，沒有一定的專業(yè)性和合理性[6]。很多在流動人員的檔案記錄中評價和表現(xiàn)都是上級的領(lǐng)導進行的，所得結(jié)論都是差不多的內(nèi)容，這樣不能很好地反映出流動人員的具體工作水平，在后期的工作中容易發(fā)生因為檔案資料問題影響流動人員工作的轉(zhuǎn)換，不得不放棄自己的人事檔案。

（四）流動人員的檔案交接不符合規(guī)定

在社會市場的發(fā)展中，在隨著人才的不斷流轉(zhuǎn)中，對于勞動的管理制度以及用人的相關(guān)制度都在發(fā)生著變化。檔案隨著人員的流動而流轉(zhuǎn)，人事檔案的具體管理部門要根據(jù)人員的工作單位變化而將檔案轉(zhuǎn)交給相關(guān)的工作企業(yè)，要是檔案的管理范圍與人員的實際管理范圍相同。但是在一些企業(yè)因為制度的改變，在人員的辭退后并沒有按照相關(guān)的規(guī)定將檔案資料進行轉(zhuǎn)交，在發(fā)展的過程中使檔案丟失；還有一些企業(yè)在人員的聘請后，沒有按照相關(guān)的檔案規(guī)定去進行人事檔案手續(xù)的代辦，沒有及時地進行檔案的交接；在流動人員的人事檔案的交接的過程中沒有做好記錄，這樣使檔案的查詢出現(xiàn)很大的問題。

（五）檔案的管理人員素養(yǎng)不高

在企業(yè)中原來進行人事檔案管理的工作人員，因為現(xiàn)階段時代中信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，所掌握的專業(yè)知識已經(jīng)沒有辦法很好地適應現(xiàn)代化的信息人事檔案管理，就導致對于專業(yè)性的人才很是缺乏。在檔案的管理工作中常常都是一人兼職人事檔案管理工作，日常也缺乏對相關(guān)的專業(yè)知識進行學習和培訓，不能很好地提升人員的業(yè)務能力。并且在對檔案進行審核中，發(fā)現(xiàn)很多的干部資料并不齊全，還會出現(xiàn)資料作假和檔案斷檔的現(xiàn)象，甚至在有的資料中發(fā)現(xiàn)涂改的樣子，這樣就是檔案材料失去了真實性，這也是阻礙在企業(yè)中人事檔案管理的發(fā)展因素。

四、完善企業(yè)中流動人員的檔案管理措施

（一）轉(zhuǎn)變管理思想，加強工作重視

在企業(yè)的發(fā)展中首先就是要轉(zhuǎn)變對于流動人員的人事檔案管理的領(lǐng)導思想，將人事檔案管理工作落實在實際的工作中，并且在日常的工作中給予一定的重視，并且將檔案的管理工作作為發(fā)展建設中的重要內(nèi)容來進行。尤其是在流動檔案相關(guān)的知識與管理人員和流動人員進行宣傳教育。

對于檔案的管理人員可以定期舉行專業(yè)的培訓，以此來提升管理人員在工作中的積極性，從而可以提升整個管理工作的質(zhì)量[7]。對于流轉(zhuǎn)人員來說，明白人事檔案對其的重要性，關(guān)乎于后期工作的調(diào)換，甚至是升職和后期的生活。人事檔案的管理工作是有著嚴格的規(guī)定，各項人事檔案管理都做以明確的規(guī)定，可以很直觀地反映出流動人員的個人工作素養(yǎng)以及用人企業(yè)的用人中。作為人事檔案的管理人員，要明白檔案的管理工作對于企業(yè)來說有很大的作用，認真并且負責地進行管理工作。還可以根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況以及人員的實際情況來制定相應的激勵制度，激發(fā)工作中的人員潛能，讓人事檔案管理變得更加規(guī)范。

（二）加強人員培養(yǎng)，提高專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)中的檔案管理人員要有一定的專業(yè)能力，懂得管理的相關(guān)知識，熟悉有關(guān)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，掌握各種工作的技能。在新時期的發(fā)展中對于人事工作也有新的要求，所以，要建立健全關(guān)于流動人員的人事檔案在內(nèi)部進行管理的制度。加強各個環(huán)節(jié)中對流動人事檔案管理的重視，還要注重對進行流動人事檔案管理工作人員的培訓。引進專業(yè)的技術(shù)人才，并且設立相應的專職崗位，強化對人員的專業(yè)培訓，從而使人事檔案管理變得數(shù)字化以及科學合理化。

提升流動人事檔案管理人員的實際工作能力，要加強管理人員對于自身工作認知，可以熟悉檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，并且可以根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展制定發(fā)展計劃，進而可以高效地完成人事檔案管理[8]。不斷地加強對管理人員的培育，學習相關(guān)的人事檔案管理經(jīng)驗，拓展自己的管理思維，學習先進的管理觀念以及相關(guān)的理論知識，從而更好地促進人事檔案管理的發(fā)展。

結(jié)束語

強化對于流動人員的人事檔案進行資源的統(tǒng)一管理，可以為企業(yè)的發(fā)展做有力的保證，并為社會的發(fā)展做出人才支持。