企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)策略分析

王寧

（哈爾濱市流動(dòng)人員檔案服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

在新的發(fā)展時(shí)代中，社會(huì)資源在人事檔案的資源管理中具有極其重要的意義，在人才的選擇中具有極其重要的作用。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，社會(huì)在不斷地變革與發(fā)展中，人事檔案的管理也在不斷地發(fā)生著變化[1]。在人事檔案中信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為一種趨勢(shì)，只有這樣才能滿足社會(huì)的實(shí)際發(fā)展需求，因此在企業(yè)中加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的管理意義重大。

一、企業(yè)人事檔案在目前的管理現(xiàn)狀

（一）隱秘性不強(qiáng)

在人事檔案的管理中，依照有關(guān)的規(guī)定，企業(yè)中的任何人都不能對(duì)人事檔案資料進(jìn)行查看或者使用他人的資料。在人事檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)他人的資料進(jìn)行一定的保密，在這個(gè)過(guò)程中，實(shí)際上主要是考慮到人事檔案的安全性以及便捷性[2]。因此，在實(shí)際的管理過(guò)程中，可靠性與真實(shí)性也就極大地被降低了。

（二）在企業(yè)中人事制度的改革與管理的制度匹配度過(guò)低

在新的發(fā)展時(shí)期，人事制度也在不斷的改革與加深的過(guò)程中，人才的流動(dòng)量比較大，在人才錄用的過(guò)程中，手續(xù)也是比較簡(jiǎn)單的。主要是在人事檔案的管理方面還存在許多的不完善性，因此，也就不能對(duì)其進(jìn)行及時(shí)有效的修正，因此，在這個(gè)過(guò)程中也就比較容易使人才的流動(dòng)受到制約。在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，部分企業(yè)為了避免自己?jiǎn)挝恢袃?yōu)秀的人才跳槽，會(huì)對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行扣押，使得人事檔案存在不全的情況，這就給后續(xù)有關(guān)企業(yè)的招聘產(chǎn)生了一些不必要的麻煩。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不全

在實(shí)際的管理過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)主要是體現(xiàn)在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，缺乏一定的認(rèn)識(shí)，使得企業(yè)中人事檔案的資料保護(hù)得不到重視，在普遍的認(rèn)識(shí)中，以為只要資料不丟失、不泄露就可以，在管理的過(guò)程中，既可以查看也可以外調(diào)。因此，在領(lǐng)導(dǎo)的這種認(rèn)知中，人事檔案管理工作的重要性也就被忽視了，對(duì)人事檔案管理工作中存在的一些不足也就不能被及時(shí)地解決[3]。對(duì)于人事檔案的管理，是具有一定專業(yè)性與政治性以及機(jī)密性的工作，人事檔案的管理也就需要專門的人員進(jìn)行管理。但是在企業(yè)中，檔案的管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)該項(xiàng)工作的性質(zhì)不了解，導(dǎo)致管理的效果不好。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）有助于工作效率的提升

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，對(duì)人事檔案資料的管理一直都是紙質(zhì)版的材料，在實(shí)際的管理過(guò)程中，需要管理人員采用手工對(duì)資料進(jìn)行收集與整理，然后將其再提供給單位，在這個(gè)過(guò)程中，工作量是十分巨大的，同時(shí)工作的效率也就比較低，在一定程度上使人力與時(shí)間都遭到了巨大的浪費(fèi)。因此，在這種情況中，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化的管理是極為有必要的[4]。在計(jì)算機(jī)中將每個(gè)人的信息進(jìn)行錄入，在這種情況下，只需要錄入一次，就可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行反復(fù)的查閱。在實(shí)際使用的過(guò)程中，當(dāng)需要某個(gè)人的信息時(shí)，只需要將這個(gè)人的基本信息進(jìn)行輸入，在搜索之后，其他信息就可以得到呈現(xiàn)。這極大地節(jié)約了時(shí)間與人力，使工作的效率得到極大的提升。

（二）人事檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展意義重大

不管在任何國(guó)家、單位、企業(yè)中，人事檔案的管理都具有極其重要的意義。在人事檔案中記錄著個(gè)人的基本信息、經(jīng)歷、學(xué)歷以及個(gè)人的表現(xiàn)和家庭的情況，通過(guò)表格或者其他形式對(duì)個(gè)人的資料進(jìn)行保存，與每個(gè)人都有密切的關(guān)系。在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，在開(kāi)展工作的過(guò)程中，或者對(duì)個(gè)人進(jìn)行管理的時(shí)候，人事檔案在其中發(fā)揮的參考作用不是不可替代的[5]。在人事工作中，也是極為重要的一項(xiàng)依據(jù)，在運(yùn)用的過(guò)程中，可以使企業(yè)的干部隊(duì)伍在建設(shè)的過(guò)程中得到一定的加強(qiáng)，同時(shí)在日常的監(jiān)察與管理工作中也具有重要的意義。因此，在企業(yè)的人事檔案管理中，信息化的建設(shè)意義重大。

（三）信息化建設(shè)以及成為必然的趨勢(shì)

在科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，在信息化的管理中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)是其中最為核心的部分，通過(guò)現(xiàn)代科技手段的運(yùn)用，人事檔案的信息管理已經(jīng)較為詳盡了，在管理的過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的分類管理以及編輯，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)檢索與存儲(chǔ)的功效。在這個(gè)基礎(chǔ)上，甚至還會(huì)實(shí)現(xiàn)資源共享，因此，人事檔案管理的效率與服務(wù)的質(zhì)量都會(huì)得到極大的提升。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在新的發(fā)展時(shí)期，信息資源在企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮的作用是極為重要的。企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，離不開(kāi)人力資源，人事檔案的管理在人力資源中也是極為重要的一項(xiàng)管理[6]。人事檔案的信息化建設(shè)，在一定程度上可以幫助企業(yè)對(duì)每一位工作人員進(jìn)行充分的了解，將人才的價(jià)值進(jìn)行一定的挖掘，使這些資源的共享性得到提升，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展與企業(yè)的進(jìn)步。

（二）便于人事檔案的查詢

在傳統(tǒng)的人事管理過(guò)程中，要對(duì)某位工作人員的信息進(jìn)行查詢時(shí)，通常都會(huì)花費(fèi)比較多的時(shí)間才能查詢到。在人事檔案信息化的管理過(guò)程中，借助計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行集成化的處理，在一定程度上可以使數(shù)據(jù)的時(shí)效性得到提升，有效節(jié)約信息查詢的時(shí)間，使檔案信息查詢的流程得到簡(jiǎn)化。與傳統(tǒng)的人事檔案管理比較，信息化的管理方式在效果上更好，可以將檔案的價(jià)值充分地發(fā)揮出來(lái)。

（三）有助于檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用

在人事檔案的管理過(guò)程中，通過(guò)借助計(jì)算機(jī)，可以使人事檔案管理的效率得到提升，可以使人力資源管理中將人員進(jìn)行充分的開(kāi)發(fā)與利用[7]。在人力資源的管理中，人事檔案是其工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，同時(shí)，也是人力資源管理工作開(kāi)展的重要依據(jù)。人事檔案的信息化建設(shè)可以使企業(yè)的發(fā)展更加適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。

四、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）對(duì)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想進(jìn)行強(qiáng)化

在科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)不斷深入的過(guò)程中，在人事檔案的信息化建設(shè)中，自動(dòng)化的信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也是極為有必要的。在人事檔案信息化的過(guò)程中，人事檔案信息化的指導(dǎo)思想需要進(jìn)行一定的強(qiáng)化，對(duì)信息化建設(shè)的意義也要進(jìn)行一定的明確，因此，這就對(duì)企業(yè)人事檔案信息化的建設(shè)有了更加高的要求。從事企業(yè)人事檔案管理的工作人員，在工作中，要有積極的態(tài)度，要有一定的創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)先進(jìn)的信息技術(shù)要主動(dòng)地進(jìn)行運(yùn)用[8]。使檔案管理人員的檔案意識(shí)也進(jìn)行一定的提升，在檔案的管理過(guò)程中，要堅(jiān)持以人文本的思想，從企業(yè)發(fā)展的全局進(jìn)行思考，進(jìn)而對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行一定的計(jì)劃與安排，將認(rèn)識(shí)管理人員的積極性進(jìn)行提升。

（二）開(kāi)展一體化的管理

在人事檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，工作人員需要運(yùn)用科學(xué)的手段進(jìn)行管理，在管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，要對(duì)電子檔案的管理工作不斷進(jìn)行加強(qiáng)，進(jìn)而確保檔案信息的完整性。在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的過(guò)程中，要確保通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，例如，在對(duì)檔案的信息進(jìn)行接收、傳輸以及存儲(chǔ)的一體化管理，進(jìn)而確保企業(yè)中人事檔案管理工作的一體性。

（三）創(chuàng)設(shè)人事檔案信息化管理的氣氛

在企業(yè)的人事檔案信息管理過(guò)程中，營(yíng)造良好的氣氛對(duì)檔案的管理具有積極的推動(dòng)作用。在企業(yè)的管理過(guò)程中，在對(duì)政務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃與推進(jìn)的過(guò)程中，檔案的信息化建設(shè)應(yīng)該及時(shí)納入其中，激發(fā)檔案管理人員的積極性與創(chuàng)新性[9]。對(duì)檔案信息管理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制與培訓(xùn)的機(jī)制進(jìn)行完善，對(duì)企業(yè)的文化發(fā)展進(jìn)行一定的重視，進(jìn)而為檔案的信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的氣氛，進(jìn)而使檔案信息化建設(shè)得到順利的推進(jìn)。

（四）加大信息化軟件的開(kāi)發(fā)

在企業(yè)的人事檔案管理工作中，信息化的建設(shè)需要一定的操作平臺(tái)，因此，在實(shí)際的管理過(guò)程中，工作人員要對(duì)信息化管理的軟件進(jìn)行一定的開(kāi)發(fā)，使各種操作的軟件得到一定的升級(jí)與更新，進(jìn)而使信息化數(shù)據(jù)管理的系統(tǒng)得到完善與健全。在信息化的管理過(guò)程中，信息庫(kù)中保存著企業(yè)全部的人事數(shù)據(jù)，而且在實(shí)際的運(yùn)行中，這些數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行重復(fù)的運(yùn)用，因此，在企業(yè)的人事檔案管理過(guò)程中，信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立極其重要，數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)質(zhì)量提升了，人事檔案的管理效率也就得到提升。

五、結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，在人力資源的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，人事檔案發(fā)揮著極其重要的作用。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)不斷的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)對(duì)人才的需求也在不斷地發(fā)生變化，人事檔案的管理在企業(yè)發(fā)展中的作用越來(lái)越大。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)，可以使檔案的使用效率得到極大的提升，進(jìn)而才能更好地服務(wù)于企業(yè)與社會(huì)。