高校辦公室管理工作的新特征與新途徑分析

譚麗華

（西南政法大學商學院，重慶 401120）

高等院校教育工作的任務不但包括大學生的專業(yè)知識教育，還應面向社會，順應發(fā)展，不斷創(chuàng)新，在教育模式和專業(yè)教育上不斷尋求新的路徑。應保持靈敏的嗅覺，善于把握機遇，勇于接受新的挑戰(zhàn)，使高效整體機制和架構(gòu)不斷推向新的層次。高校辦公室發(fā)揮各部門之間的橋梁和紐帶作用，不但負責日常監(jiān)督工作，更關注對學校師生的服務職能，在日常工作中促進各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進現(xiàn)代信息的傳播，鼓勵學術交流等，在高校管理中不斷推陳出新，推動高校建設與發(fā)展。

一、高校辦公室管理的工作內(nèi)容

（一）輔助功能

高校辦公室管理在高校的整體管理中具備一定輔助功能，其可以參與至高校的各項重大決策的制定，以及大型活動的開展之中，發(fā)揮輔助參謀的作用。在管理中促進商談，給予合理建議，輔助領導做出最后的重要決策等。辦公室管理可以充分收集能夠供于參考的信息，對各項提議進行全面的分析考量，進而獲得最終的最為科學合理的決策。在辦公室管理工作的開展中，工作人員應發(fā)揚主人公的精神，積極主動的獻計獻策，在領導人有需求時給予積極有效的政策知識咨詢服務。此外，工作人員應善于抓住事物的主要矛盾，顧全高校管理的大局，竭力輔助高校管理健康有序進行。

（二）協(xié)調(diào)功能

在高校管理工作中，辦公室屬于綜合性管理部門，涉及學校中各項繁雜的內(nèi)務、外部事物等，工作量大而雜。在管理工作開展中難以避免與其他部門的溝通聯(lián)系。在此過程中，辦公室可以在不同部門之間發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用，促進各部門之間的協(xié)商交流，對于存在矛盾的部門之間，予以積極的協(xié)調(diào)處理，維持高校各部門之間和諧融洽的關系，營造積極、友善、團結(jié)的高校工作氛圍。

（三）服務功能

隨著教育領域的發(fā)展與深化改革，高校辦公室管理工作逐漸發(fā)揮重要作用，對于該校的整體運行具有重要影響。新時期高校辦公室管理職能發(fā)生一定的轉(zhuǎn)變，在工作中更強調(diào)對高校整體管理的服務性質(zhì)。在素質(zhì)教育的教育背景下，高校發(fā)展始終強調(diào)“以生為本”，關注學生的主體地位。在辦公室管理中，應充分以學生為中心，為在校師生提供綜合性服務。辦公室管理的內(nèi)容主要有檔案管理、學生管理、教職工管理、日常管理等。然而傳統(tǒng)高效辦公室管理在工作中經(jīng)常忽視對師生的服務，在新的教育理念影響下，其管理目標和服務職能的改變使辦公室管理工作獲得不斷地創(chuàng)新和完善。

二、高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵及必要性

（一）高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵

高等院校辦公室管理包含管理模式和管理方式的創(chuàng)新。首先，若想促進和實現(xiàn)高校辦公室管理的創(chuàng)新，應先從轉(zhuǎn)變思想談起，從辦公室管理和工作的傳統(tǒng)觀念和制約入手，打破陳舊觀念的影響和內(nèi)外因素的限制。第二，應對高等院校辦公室管理有一個清醒的認識，事實上，高校辦公室管理涵蓋監(jiān)督檢查、信息傳遞、協(xié)調(diào)與服務等職能，不但肩負保障高校日常工作正常運轉(zhuǎn)的責任，并關注提升學校辦事效率。第三，辦公室工作人員應具有全局意識，能夠在先進理念和全局理念的引導下精準落實高校辦公室管理工作的改革任務，確保各部門工作有序運行。除此之外，促進高校辦公室管理工作的創(chuàng)新，還應關注在校職工和學生等的日常工作和學習，做好教師之間、師生之間的協(xié)調(diào)作用，使高校教育工作者充分認識到團隊力量的重要意義，使所有教職工參與至辦公室管理中來，不斷提升高校的整體水平和活力。

（二）高校辦公室管理創(chuàng)新的意義

高等教育是為國家輸送高端高素質(zhì)人才的重要渠道。隨著高校規(guī)模的逐漸擴大和教育改革的不斷推進，高校辦公室管理工作水平的高與低直接影響著高校的對外形象，若其工作管理不到位，將很難獲得社會的認可。高校辦公室在學校中發(fā)揮綜合服務的作用，管理校內(nèi)大小事務，負責協(xié)商不同部門的溝通等，對高校的整體運轉(zhuǎn)具有不可估量的作用。在高校辦公室管理中時刻保持清醒的認識，做到與時俱進，不斷創(chuàng)新對于高校的發(fā)展意義非凡。

三、高校辦公室管理工作的不足

（一）制度體系不完善，執(zhí)行力度不足

在長期的辦學實踐中高校均形成一系列管理制度，辦公室管理也涵蓋會議管理、合同管理、公文管理、印章管理、公務接待、車輛管理、信息和統(tǒng)計等多方面工作制度。但是隨著教育的不斷發(fā)展和改革，教育工作的內(nèi)部、外部環(huán)境也發(fā)生改變，部分制度已經(jīng)不適應新環(huán)境和新政策，極需制度的改革和完善。此外，關于管理制度的執(zhí)行力度問題也是影響辦公室管理工作的重要因素，部分工作人員或領導干部對各項規(guī)章制度選擇性執(zhí)行，或視而不見，在責任追究機制欠缺的情況下使管理制度失去應用的約束力。

（二）缺乏培訓機制

在高校中多數(shù)教師以科研和教學為工作重心，在人才引進計劃和培養(yǎng)計劃中經(jīng)常將側(cè)重點向科研人員傾斜，辦公室管理人員缺少進修和培訓的機會。通常，高校辦公室的工作人員均未經(jīng)過崗前培訓即上崗，在工作中“以干代學”的現(xiàn)象十分普遍，致使工作人員的崗位工作能力和職業(yè)素養(yǎng)不能得到持續(xù)性的提升。并且較多二級學院的辦公室工作人員由輔導員、青年教師組成，整體業(yè)務能力不高，缺乏豐富的工作經(jīng)驗，被動服務，執(zhí)行力若，直接影響著辦公室管理工作的開展及效果。

（三）辦公室管理制度陳舊

領導決策、授意和指示是高校辦公室管理工作開展的主要依據(jù)，多數(shù)工作者經(jīng)常在工作者被動接受工作任務，價值日常事務繁忙，很少有充足的時間進行獨立的思考，長此以往就形成依靠現(xiàn)成經(jīng)驗和慣性思維處理問題的慣象。此外，部分辦公室工作人員在工作中經(jīng)常存在消極的心理態(tài)度，對待工作望而生畏，害怕處理不好各方面的關系等，對于新事物不樂于接受，不敢于創(chuàng)新。若高校辦公室工作人員拘泥于陳舊的理念和工作模式，不愿意接受新事物，不敢于創(chuàng)新，就會導致思想觀念滯后不前，甚至產(chǎn)生與高校整體發(fā)展目標的偏離，進而影響辦公室的正常運作，對高校的整體發(fā)展造成不良影響。

（四）缺乏有效的激勵機制

高校辦公室管理工作任務量較大，且工作內(nèi)容散碎繁雜，很容易使工作人員產(chǎn)生厭倦心理。并且辦公室中激勵機制缺乏，工作能力、工作量的差別與其薪資待遇等不成正比，會在某種程度上打消工作人員的工作積極性，缺乏努力工作的動力。此外，部分工作人員對自身的成長和工作前途考慮較少，面對職業(yè)發(fā)展中的天花板效應，會逐漸使其褪去積極拼搏的熱情，也就影響其工作效率和工作質(zhì)量。

四、高校辦公室管理的新路徑

（一）建立和完善管理制度

在高校辦公室管理工作中，具有完善的管理制度是確保其工作順利開展的重要依據(jù)。辦公室管理工作相對瑣碎、復雜，為確保日常工作的順利開展，在辦公室內(nèi)建立并完善行之有效的管理制度十分必要，主要措施可以分為以下幾點：第一，完善會議制度。會議召開之前做好充分的調(diào)研，廣開言路，尊重并聽取教師對教育工作提出的問題和建議，并詳細記錄，以為領導決策提供重要依據(jù)。會議審批制度嚴格化，切實規(guī)劃并制定會議主題以供高校中教職工參加討論。第二，完善崗位責任制。在辦公室中明確劃分不同員工的職責，將工作任務落實到個人，確保員工各司其職，各盡其責，人人有責，保證辦公室工作高效、有序地進行，并能有效減少人力資源浪費和緩解工作擠壓。

（二）提升工作人員素質(zhì)水平

員工的職業(yè)能力和素質(zhì)水平?jīng)Q定著其工作的效率與質(zhì)量，高素質(zhì)水平的工作團隊能夠?qū)⒑唵蔚墓ぷ鲀?yōu)質(zhì)的完成，將龐大的工作高效地完成。為此，為提升高校辦公室的工作效率，提升工作人員的綜合水平至關重要。首先，應提升工作人員的思想政治水平，中決定著工作者的職業(yè)操守和工作態(tài)度。加強辦公室工作人員的思想政治建設可確保有效傳達黨和國家的教育方針。因辦公室工作在高校中的特殊地位，決定了工作者的政治地位和思想水平務必與我國黨政方針高度一致，以確保辦公室工作立場與國家利益相一致。其次，應增強工作人員的業(yè)務水平。高校辦公室是協(xié)調(diào)各項工作的綜合服務部門，只有工作人員的業(yè)務知識充足，業(yè)務水平過硬才能滿足工作的需求。辦公室工作的特殊性要求工作人員應具備較強的綜合能夠力，可以獨立處理和應對各種問題，以保證高校教學問題的順利進行。所以，辦公室工作者不但應具備相應的知識，還應善于交際、協(xié)商，能夠妥善處理高校各部門之間，教師與教師之間，教師與學生之間，學校與家庭之間的矛盾等。在處理問題時能隨機應變，維護好學校的聲譽和利益，確保教學工作的順利進行。

（三）樹立新型管理理念

在高校中，辦公室屬于一個多元化的窗口，隨著教育的不斷發(fā)展和改革，教育領域的新生事物不斷涌現(xiàn)，致使高校辦公室管理中的傳統(tǒng)經(jīng)驗和工作程序不能夠適應新的發(fā)展需求。對此，在辦公室管理工作中應重視引導工作人員轉(zhuǎn)變思想，不斷借鑒和吸取先進的管理經(jīng)驗，逐漸由被動接受過渡至自主創(chuàng)新，能夠運用新型思維鉆研辦公室職能，運用新的觀念為辦公室謀求發(fā)展。對于日常工作中的突發(fā)情況，能夠善于用創(chuàng)新能力和應變能力，力求在各方面尋求突破與發(fā)展。