高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)代化路徑

吳磊 周會(huì)俠

（西北農(nóng)林科技大學(xué)，陜西 咸陽 712100）

前言

推動(dòng)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)符合我國的發(fā)展理念，檔案的現(xiàn)代化建設(shè)可以在很大的程度上改善自身的不足，增加工作效率、提高服務(wù)理念。結(jié)合與高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)加大重視程度，深入現(xiàn)代化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠滿足人們的需求，高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的步伐，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化提高工作效率，相關(guān)工作人員通過創(chuàng)新等方式，提高自身的工作水平，更好地服務(wù)于全體師生。

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案工作的新常態(tài)

（一）創(chuàng)新理念

創(chuàng)新是每個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的動(dòng)力，創(chuàng)新對于高校二級(jí)學(xué)院檔案工作也十分的重要。高校二級(jí)學(xué)院對于檔案的創(chuàng)新主要是堅(jiān)持做好優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，服務(wù)于高校二級(jí)學(xué)院，服務(wù)于社會(huì)，通過創(chuàng)新型的理念提高檔案管理工作的發(fā)展水平，加快檔案管理的現(xiàn)代化水平。因此各高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新，相關(guān)工作者也應(yīng)將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，在實(shí)際工作當(dāng)中不斷創(chuàng)新。

（二）先行理念

傳統(tǒng)的工作當(dāng)中出現(xiàn)的一個(gè)弊端則是缺乏先行理念，現(xiàn)行理念可以幫助高校二級(jí)學(xué)院的檔案工作進(jìn)行新的突破，抓住新的機(jī)遇，先行理念能夠在很大程度上提高工作效率，能夠更容易的幫助工作人員找到工作目標(biāo)、豐富工作內(nèi)容、優(yōu)化工作結(jié)構(gòu)[1]。面對當(dāng)前新形勢下帶來的危機(jī)，要能夠做到冷靜處理，用長遠(yuǎn)的眼光看待問題，主動(dòng)地解決，提前做好準(zhǔn)備。

（三）網(wǎng)絡(luò)理念

信息化的發(fā)展是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的一個(gè)大趨勢，非常多的領(lǐng)域已經(jīng)開始融合互聯(lián)網(wǎng)，高校二級(jí)學(xué)院檔案也不例外，傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能滿足檔案管理的需求，目前高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)當(dāng)樹立網(wǎng)絡(luò)理念，加大資金的投入完善相關(guān)設(shè)備，提高工作效率，盡量避免檔案出現(xiàn)丟失和損壞的現(xiàn)象，通過建設(shè)信息化檔案平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)，優(yōu)化檔案管理體系，提供更好的服務(wù)。

（四）合作理念

通過合作可以更好地發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，彌補(bǔ)自身現(xiàn)有的不足，目前越來越多的人意識(shí)到合作的重要性，當(dāng)前高校二級(jí)學(xué)院檔案出現(xiàn)的主要問題有缺乏專業(yè)性的人才、缺少資金、信息不同等問題，對此高校二級(jí)學(xué)院可以采用合作的方式，充分利用校外的資源，加強(qiáng)與相關(guān)檔案部門的合作，學(xué)習(xí)相關(guān)的管理技術(shù)，也可以和其他高校二級(jí)學(xué)院進(jìn)行交流，通過交換人員的方式學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。

（五）人本理念

高校二級(jí)學(xué)院的發(fā)展理念主要是以人為本，檔案管理工作主要也是服務(wù)于學(xué)生和社會(huì)。相關(guān)工作者需要了解檔案工作的核心和主要意義，將人本理念貫徹到檔案工作當(dāng)中，提高服務(wù)理念。建立數(shù)據(jù)庫，使檔案更加安全、完整，更好地提供服務(wù)，了解廣大師生真正的需求，不斷地完善工作，對于傳統(tǒng)方式當(dāng)中不好的行為及時(shí)改正，比如檔案管理的手續(xù)流程過于繁瑣，努力提高服務(wù)質(zhì)量。

二、高校二級(jí)學(xué)院基建檔案管理中存在的問題

（一）重視程度低

檔案管理部門在高校二級(jí)學(xué)院當(dāng)中并沒有受到重視，仍然有很多工作人員并不足夠了解檔案的重要性。所以在很多高校二級(jí)學(xué)院對于檔案投入的資金十分有限，導(dǎo)致檔案仍有很多需要改善的地方但是卻沒有足夠的資金，另外相關(guān)人員的不專業(yè)，檔案應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行管理，但是目前很多人員并不具備相關(guān)專業(yè)的知識(shí)，或者所了解的專業(yè)性知識(shí)十分有限不能滿足檔案管理的需求。有的高校二級(jí)學(xué)院紙質(zhì)軟件、電子軟件的開發(fā)設(shè)備不夠完善，加大了相關(guān)人員的管理難度。部分高校二級(jí)學(xué)院沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，對于檔案管理常常處在一個(gè)忽略的狀態(tài)下，往往更加重視高校二級(jí)學(xué)院的招生、教學(xué)、師資等方面，對于檔案管理的關(guān)注并不高，部分高校二級(jí)學(xué)院對于檔案的管理觀念還仍然停留在傳統(tǒng)階段，對于檔案的管理并沒有制定一個(gè)完善的法律、法規(guī)制度，許多高校二級(jí)學(xué)院并沒有充分地利用現(xiàn)代化技術(shù)仍然采取人工的記錄方式，效率低且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（二）管理基礎(chǔ)建設(shè)滯后

由于部分高校二級(jí)學(xué)院對于檔案的管理意識(shí)淡薄，投入的資金十分有限導(dǎo)致目前仍有檔案管理的設(shè)備過于陳舊，影響工作效率譬如計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存等等的硬件設(shè)施，倘若這些設(shè)備過于的陳舊會(huì)直接影響到相關(guān)工作者的工作進(jìn)度，部分高校二級(jí)學(xué)院的檔案數(shù)據(jù)庫也比較的落后，導(dǎo)致信息無法及時(shí)的更新[2]。這些設(shè)備對于檔案的管理非常的重要，尤其是目前已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行對于檔案的管理成了一個(gè)必然的趨勢。

（三）檔案管理人員專業(yè)程度不足

由于部分高校二級(jí)學(xué)院對于檔案管理的重視度不夠，不愿意在此方面投入人力、物力，所以人員并不充足，檔案管理內(nèi)容較為繁瑣，工作人員工作內(nèi)容過于繁重。在某些高校二級(jí)學(xué)院檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有限，缺乏相關(guān)的知識(shí)不能夠滿足工作需求，有的高校二級(jí)學(xué)院兼職人員反而大于專職人員，某些兼職人員對于工作的態(tài)度并不是非常的端正，且精力沒有完全的放在工作上，導(dǎo)致工作效率十分有限，兼職人員并非是與檔案管理相關(guān)的專業(yè)且缺乏培訓(xùn)。

（四）檔案管理信息化建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)的不足

當(dāng)今人們處在一個(gè)信息化的時(shí)代，越來越多的領(lǐng)域開始漸漸地融入互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理也不例外。但是部分高校二級(jí)學(xué)院的管理思維過于傳統(tǒng)使檔案管理的信息化、數(shù)字化較低。高校二級(jí)學(xué)院當(dāng)中的檔案管理數(shù)量龐大、內(nèi)容繁瑣，若沒有較為先進(jìn)的系統(tǒng)進(jìn)行支撐會(huì)給相關(guān)的工作人員帶來巨大的工作壓力。如果想充分地將信息化融入檔案管理中，需要高校二級(jí)學(xué)院人員投入充足的人員和資金，但是目前仍有很多高校二級(jí)學(xué)院人員配備不足，技術(shù)不到位。目前有的高校二級(jí)學(xué)院雖然已經(jīng)運(yùn)用到信息化，但是缺乏信息化安全理念，檔案的信息化建設(shè)需要將原有的檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理，有的檔案比較的重要且后期還會(huì)使用，但是如果沒有進(jìn)行相應(yīng)的處理就有可能造成重要文件的丟失和破損。

（五）缺乏創(chuàng)新

創(chuàng)新在當(dāng)代對于任何一個(gè)領(lǐng)域都十分的重要，如果想提高檔案管理的工作水平創(chuàng)新是一個(gè)非常不錯(cuò)的途徑，當(dāng)前有的高校二級(jí)學(xué)院檔案服務(wù)意識(shí)并不高，導(dǎo)致工作效率比較低，且工作人員在工作當(dāng)中很難提升自己的專業(yè)水平，部分工作人員仍然處于被動(dòng)服務(wù)，工作積極性不高缺乏創(chuàng)新理念部分高校二級(jí)學(xué)院的服務(wù)模式仍然過于傳統(tǒng)，單純地追求檔案的數(shù)量，導(dǎo)致檔案的數(shù)量雖然有很多但是質(zhì)量卻不高，相關(guān)的工作者應(yīng)當(dāng)想辦法提高檔案的質(zhì)量使檔案更具有其意義。

三、高校二級(jí)學(xué)院基建檔案管理路徑

（一）提高對于檔案管理的重視程度

高校二級(jí)學(xué)院相關(guān)人員加強(qiáng)對于檔案的重視程度能夠有效解決存在的問題，目前仍有高校二級(jí)學(xué)院對于檔案管理仍然缺乏責(zé)任感和使命感，因此高校二級(jí)學(xué)院當(dāng)中的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)通過各種渠道比如書籍、網(wǎng)絡(luò)等等多種渠道加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任感和使命感[3]。了解檔案對于高校二級(jí)學(xué)院的重要意義。高校二級(jí)學(xué)院若能夠真正提高對于檔案的認(rèn)識(shí)，問題就能夠迎刃而解，加強(qiáng)對于檔案管理人員的培訓(xùn)提升專業(yè)素質(zhì)，通過實(shí)踐不斷不斷增強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)。高校二級(jí)學(xué)院需要對檔案管理有責(zé)任心，提升對于檔案管理的認(rèn)知。習(xí)總書記指出檔案管理要做到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)，必須由封閉走向開放，由保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變[4]。

（二）提高基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施對于檔案管理十分的重要，尤其是目前各個(gè)領(lǐng)域日趨信息化，檔案管理也不例外，傳統(tǒng)的管理方式不僅效率低而且工作人員的任務(wù)過于繁重，目前檔案管理應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代的腳步，將互聯(lián)網(wǎng)信息化融入工作當(dāng)中，計(jì)算機(jī)設(shè)備、儲(chǔ)存、網(wǎng)絡(luò)需要滿足工作的需要，為大力推進(jìn)檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。首先是高層要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理所起到的重要作用。其次高校二級(jí)學(xué)院需要對檔案管理投入相應(yīng)的資金，完善各種設(shè)備，如果設(shè)備不到位將不能符合現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，資金對檔案管理十分的重要需要定期更新計(jì)算機(jī)設(shè)備避免設(shè)備在工作當(dāng)中出現(xiàn)故障，完善儲(chǔ)存設(shè)備，大量的檔案需要一個(gè)內(nèi)核較大的儲(chǔ)存設(shè)備作為支撐[5]。此外需要先進(jìn)的技術(shù)，利用各種先進(jìn)的技術(shù)，完善檔案管理系統(tǒng)，確保工作能夠高效完成。

（三）提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)

專業(yè)的人才能夠提高工作效率，有利于檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，檔案管理工作目前存在的一個(gè)弊端則是缺乏相應(yīng)的人才，為了提高檔案管理的水平應(yīng)當(dāng)打造一個(gè)專業(yè)型的團(tuán)隊(duì)。第一，在招聘時(shí)要采取公平、公正、公開的原則進(jìn)行考核，避免面試官通過主觀意向進(jìn)行選拔。第二，對于在崗的檔案管理人員需要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使檔案管理人員不斷積累自己的專業(yè)知識(shí)避免遺忘，而且能夠接收到一些與時(shí)俱進(jìn)的新知識(shí)。第三，在崗檔案管理人員也需要定期的考察，教師可以在考察過程當(dāng)中進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，教師能夠在考察過程當(dāng)中總結(jié)自身在工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題并且及時(shí)糾正。

（四）加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的時(shí)代背景之下，檔案管理的信息化和數(shù)據(jù)化已經(jīng)成了時(shí)代的需要，傳統(tǒng)的檔案管理方式容易造成丟失的問題，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤?，F(xiàn)在對于紙質(zhì)的文檔、視頻等等都可以采用數(shù)據(jù)化的管理，將現(xiàn)代化技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享，在一定程度上降低了檔案丟失的情況。

擴(kuò)大宣傳力度使更多的人知道檔案的意義，了解檔案的服務(wù)性，結(jié)合檔案管理在學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行宣傳，譬如可以使學(xué)生對檔案室進(jìn)行參觀使學(xué)生參與到檔案的管理當(dāng)中等等，增加檔案管理對于學(xué)校的影響力。在對于檔案的管理當(dāng)中利用現(xiàn)代化技術(shù)對于檔案要進(jìn)行分類管理，及時(shí)對檔案進(jìn)行歸納總結(jié)。加大對于檔案的基金投入確保設(shè)備可以滿足檔案管理的現(xiàn)代化需求。在檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中一定要合法合規(guī)，按照國家的要求進(jìn)行管理，設(shè)定相關(guān)人員進(jìn)行定期的檢查，及時(shí)的指出檔案管理當(dāng)中的缺陷并進(jìn)行改正。

結(jié)語

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，檔案管理工作的信息化已是大勢所趨的一個(gè)方向，貫徹落實(shí)高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，有利于提高工作效率，滿足廣大師生的需求。高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)當(dāng)對于檔案管理工作給予高度重視，加大人力、物力的投入幫助實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)提高自身專業(yè)水平，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，提高對于工作的積極性和熱情，將現(xiàn)代化技術(shù)融入工作當(dāng)中，推動(dòng)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。