中學(xué)檔案管理工作探析

郭麗婷

（山東省北鎮(zhèn)中學(xué)，山東 濱州 256600）

引言

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國初級教育事業(yè)的不斷發(fā)展，中學(xué)檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段。檔案管理工作能反映學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用，分析利用學(xué)校檔案能更好地幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平。如何做好中學(xué)檔案管理，對教育教學(xué)教研活動(dòng)有著不可替代的作用。

對中學(xué)檔案工作來說，采用良好的管理方式，不僅能夠使考核更有據(jù)可依，促使學(xué)校檔案管理工作發(fā)揮自身優(yōu)勢，協(xié)助教務(wù)工作開展，還能夠?qū)⒃趯φw檔案目標(biāo)的分解、落實(shí)、檢查與監(jiān)督中，明確檔案部門工作職責(zé)，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，使其具有服務(wù)意識，確保各項(xiàng)工作的有效推進(jìn)。在新的時(shí)期下，新時(shí)代的發(fā)展對中學(xué)檔案工作提出了更高的要求，在當(dāng)前信息時(shí)代背景下完善中學(xué)的檔案管理工作對于中學(xué)黨政管理、教學(xué)管理、科學(xué)發(fā)展、維護(hù)學(xué)校安全穩(wěn)定、維護(hù)廣大師生和檔案社會(huì)利用者的合法權(quán)益起到了至關(guān)重要的作用，此外，良好的檔案管理工作可以有效地提高學(xué)校的教學(xué)與管理的效率，推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作與學(xué)校的協(xié)同發(fā)展。

一、新時(shí)期中學(xué)檔案管理工作概述

（一）中學(xué)檔案管理工作的新特點(diǎn)現(xiàn)代中學(xué)檔案管理工作的新特點(diǎn)包括以下兩個(gè)方面：首先，檔案資料的形式發(fā)生巨大變化，以往的中學(xué)檔案多為紙質(zhì)，而現(xiàn)今的檔案除了紙質(zhì)之外還有電子檔案的存在，這使檔案管理工作的復(fù)雜性增強(qiáng)；其次，檔案管理的目的有所創(chuàng)新，以往的檔案管理工作主要作為學(xué)校發(fā)展的見證，而現(xiàn)在的檔案管理工作還起到彰顯學(xué)校風(fēng)采，為學(xué)校進(jìn)行社會(huì)宣傳、為在校師生和離校校友提供幫助的作用。

（二）完善中學(xué)檔案管理工作的必要性

中學(xué)檔案管理工作進(jìn)行的好壞，是衡量一個(gè)學(xué)校是否重視自身發(fā)展，是否能夠在發(fā)展中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的指標(biāo)，混亂的檔案管理證明了學(xué)校在發(fā)展中并不重視經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，而完善的檔案管理制度和高效的檔案管理工作不僅能夠?yàn)閷W(xué)校發(fā)展提供借鑒，還能夠使社會(huì)對學(xué)校有更加充分和明確的認(rèn)識，因此，完善中學(xué)檔案管理工作日是十分必要的。

二、推進(jìn)中學(xué)檔案管理的工作的重要作用

學(xué)校檔案是廣大教師經(jīng)過長期的教育教學(xué)工作、學(xué)校管理、及其它各項(xiàng)工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料。不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史,而且記載著全校師生員工的德、勤、技、績。這對于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針,深化學(xué)校內(nèi)部體制改革,優(yōu)化教師隊(duì)伍,提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄,它全面反映了學(xué)校最基本的只能活動(dòng),是評價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”,是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理和教研工作必不可少的資料。因?yàn)樗粌H對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義對整個(gè)社會(huì)有意義,并且具有當(dāng)前現(xiàn)實(shí)意義,更具有長遠(yuǎn)的歷史意義。所以它在工作中的重要性不容忽視。從細(xì)節(jié)上來說，推進(jìn)中學(xué)檔案管理工作實(shí)施的重要作用可以分為以下幾個(gè)方面的內(nèi)容

（一）有助于優(yōu)化工作流程

傳統(tǒng)的中學(xué)檔案工作，更側(cè)重進(jìn)行“八防”，主要需做好紙質(zhì)檔案信息的收集、分類與歸檔，對檔案資料的開發(fā)利用意識不足。外加檔案工作受關(guān)注度有限，造成工作開展存在一定的滯后性與不完整性，工作職能被弱化。而應(yīng)用目標(biāo)管理方式，將檔案工作與教務(wù)、黨政、采購、工會(huì)等部門工作結(jié)合，有助于優(yōu)化工作流程，提升檔案管理的及時(shí)性、有效性，促進(jìn)智能檔案工作系統(tǒng)建設(shè)，從而體現(xiàn)檔案管理工作價(jià)值，達(dá)到預(yù)期工作目的。

（二）有助于引入創(chuàng)新型人才

中學(xué)檔案管理工作所涉及的資料文檔內(nèi)容多，工作繁雜，需要工作人員掌握專業(yè)技能，具有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。很多中學(xué)的檔案管理人員多為其他工作人員兼任或返聘退休教師，這便會(huì)造因工作理念陳舊，檔案管理方式單一，阻礙智能設(shè)備、信息化軟件的應(yīng)用。而應(yīng)用目標(biāo)管理方式，需要引入專業(yè)化的檔案管理人員，構(gòu)建一支創(chuàng)新型、綜合素養(yǎng)較高的檔案工作人員團(tuán)隊(duì)，這在一定程度上能夠促進(jìn)對實(shí)施內(nèi)容的監(jiān)督，做好績效考核，促進(jìn)檔案科研、管理、編整與數(shù)字化平臺建設(shè)工作如期推進(jìn)。

（三）有利于更好地積累中學(xué)教育史料

檔案學(xué)家曾經(jīng)說過：檔案是未摻過水的史料。學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過程，同時(shí)又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面，真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。通過學(xué)校檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的沿革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和建設(shè)的得失成敗。目前的中學(xué)檔案管理工作恰恰忽視了這一宏大的敘事積累作用，將檔案工作脫離歷史的、時(shí)代的背景，孤立、簡單甚至粗暴地加以對待。這是對教育、對歷史極不負(fù)責(zé)任的態(tài)度，亟待改變。

（四）更好地服務(wù)學(xué)校和社會(huì)

檔案的核心使命是公共服務(wù)。檔案記錄著學(xué)生老師的成長軌跡，保存著教育教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)成果，是學(xué)校師生學(xué)習(xí)借鑒和教學(xué)科研所不可或缺的重要知識資源。國外許多中學(xué)的檔案館是對公眾開放的，強(qiáng)調(diào)在社會(huì)參與和社會(huì)互動(dòng)中實(shí)現(xiàn)其服務(wù)功能和社會(huì)效益。就當(dāng)下中學(xué)檔案工作而言，管理者的素質(zhì)不高、信息化手段落后、管理效率低下等缺陷使得檔案的作用難以充分發(fā)揮，從而嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

三、推動(dòng)中學(xué)檔案管理實(shí)施的有效策略

（一）革新工作理念，組織工作會(huì)議

中學(xué)階段是青少年身心發(fā)展、獲取知識、開闊視野的關(guān)鍵階段。學(xué)校要想促進(jìn)教育教學(xué)工作提質(zhì)增效，應(yīng)關(guān)注檔案管理工作的模式創(chuàng)新。學(xué)校要想做好檔案的管理工作，首先需要革新工作理念，召開工作會(huì)議，展開辯證分析，為檔案管理工作的實(shí)施奠定夯實(shí)基礎(chǔ)；其次需要加強(qiáng)對工作人員的考評，依據(jù)檔案管理工作的總體目標(biāo)對各部門工作設(shè)置考核目標(biāo)，從而結(jié)合不同崗位的工作內(nèi)容差異，進(jìn)行逐層的量化、分解，實(shí)現(xiàn)對檔案人員的及時(shí)考評與綜合監(jiān)督，增強(qiáng)其職業(yè)意識、使命感，使其對自身工作內(nèi)容應(yīng)取得怎樣的效果及到達(dá)何種程度了如指掌，從而更好地理解檔案目標(biāo)管理模式，適應(yīng)新的工作方式與節(jié)奏，形成服務(wù)意識。

（二）促進(jìn)工作協(xié)調(diào)，引入優(yōu)質(zhì)管理方法

鑒于學(xué)校的檔案管理工作具有系統(tǒng)性、繁雜性的特點(diǎn)，因此學(xué)校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)引入良好的管理模式，并加強(qiáng)工作協(xié)調(diào)，特別是對于一些交叉、重復(fù)的工作內(nèi)容，應(yīng)依據(jù)組織架構(gòu)進(jìn)行職能劃分，從而促進(jìn)工作梳理，實(shí)現(xiàn)部門間的有效配合；對于一些需要及時(shí)跟進(jìn)監(jiān)管的工作，除應(yīng)做好檔案資料的整理外，還應(yīng)留存工作痕跡。例如：學(xué)校在對原有教學(xué)場地進(jìn)行整修的過程中，需要檔案部門與采購、審核工作部門之間的配合，需要相關(guān)工作人員依據(jù)預(yù)算方案、工作流程，對招投標(biāo)、合同、工作執(zhí)行等一系列工作過程的資料進(jìn)行如實(shí)、有效整理，并提交給檔案部門，做好備份。在進(jìn)行工作考核時(shí)，應(yīng)從兩方面檢查其是否完成了工作目標(biāo)：一方面是檢查預(yù)結(jié)算工作的推進(jìn)情況，施工進(jìn)度與質(zhì)量是否符合預(yù)期；另一方面是檢查檔案工作是否高效、及時(shí)[2]。

（三）提高工作重視，促進(jìn)工作配合

檔案工作推進(jìn)中，還應(yīng)提高全體教職人員的重視，使其認(rèn)識到檔案管理的必要性，端正態(tài)度，積極配合，明確重難點(diǎn)工作，把握檔案工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，展開檔案工作考評，從而促進(jìn)檔案工作科學(xué)落實(shí)，對其完成情況加以指標(biāo)化考核，促進(jìn)各個(gè)崗位之間的溝通與配合。對于未能完成目標(biāo)的，應(yīng)說明問題，依據(jù)工作管理機(jī)制，進(jìn)行追責(zé)，在此基礎(chǔ)上，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)提高檔案工作部門的管理與服務(wù)能力，促進(jìn)基礎(chǔ)檔案工作實(shí)施，助力智能檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)，可以應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)手段，如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、AI 等技術(shù)。此外，應(yīng)形成具有自身管理特色的檔案工作手冊，實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔，保證檔案資料庫建設(shè)的實(shí)效性、可靠性與安全性。對于數(shù)字平臺，還應(yīng)關(guān)注運(yùn)維工作，以免檔案資料被不法分子、黑客等攻擊，或進(jìn)行檔案信息內(nèi)容的盜取、篡改[3]。

（四）加大投入力度，運(yùn)用信息技術(shù)

隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)校園檔案管理方式已經(jīng)不再適用，因此，促進(jìn)信息化檔案平臺建設(shè)，還需校領(lǐng)導(dǎo)加大工作重視。只有提高投入力度，積極應(yīng)對新時(shí)代所帶來的工作挑戰(zhàn)，補(bǔ)齊短板，才能達(dá)到理想的管控效果、保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)。為此，在階段性管理工作完成過程中，應(yīng)調(diào)整檔案管理方式，結(jié)合管理目標(biāo)，促進(jìn)工作人員發(fā)揮自身的積極性與創(chuàng)造力，及時(shí)更新檔案信息庫，做好對階段形性數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘，展開工作反思。并且，需不斷加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，節(jié)約人力成本，提升檔案工作實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，取得理想的工作效果，達(dá)成整體工作目標(biāo)[4]。

（五）引入高新人才，達(dá)到管理目標(biāo)

為實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，應(yīng)組建高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，只有拓展人才招聘渠道，關(guān)注對自有人員的專業(yè)技能考核，才能為目標(biāo)管理模式的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，結(jié)合每一位員工子任務(wù)分解情況，逐步落實(shí)工作，讓檔案工作獲得各部門的配合與支持，提升相應(yīng)工作人員的服務(wù)意識。例如：可結(jié)合校園安全管理的不足，進(jìn)行對歷史檔案資料的查詢與數(shù)據(jù)導(dǎo)出，總結(jié)問題原因，促進(jìn)綜合治理，體現(xiàn)檔案工作優(yōu)勢[5]。

四、推動(dòng)學(xué)校檔案工作服務(wù)于學(xué)校科學(xué)發(fā)展

（一）以學(xué)校檔案為歷史借鑒，促進(jìn)學(xué)校管理。學(xué)校是生產(chǎn)檔案的主體，又是檔案發(fā)揮效用的主要場所。學(xué)校檔案真實(shí)地記述和反映了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。學(xué)校要發(fā)展，管理是重點(diǎn)。學(xué)校自身建設(shè)和價(jià)值觀的形成離不開作為其載體的學(xué)校檔案。

（二）以檔案為載體，促進(jìn)教育教學(xué)管理。實(shí)踐證明，學(xué)校檔案促進(jìn)了學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展。首先，學(xué)校檔案是以一定的符號系統(tǒng)和一定的載體形式記錄了學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)以及對未來發(fā)展的啟示，匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的一切知識成果，是學(xué)校發(fā)展過程的記錄，學(xué)校檔案作為學(xué)校進(jìn)行教育教學(xué)管理的重要憑借，在一個(gè)學(xué)校內(nèi)部和多個(gè)學(xué)校之間的教學(xué)管理和建設(shè)交流中起著媒介的作用。因此，學(xué)校檔案可以說是促進(jìn)了學(xué)校教育的教學(xué)發(fā)展。

（三）以檔案管理體現(xiàn)學(xué)校管理自身價(jià)值。學(xué)校檔案建設(shè)就是一種學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)。開發(fā)和利用學(xué)校檔案信息，是學(xué)校提升自身形象和價(jià)值觀體現(xiàn)的一個(gè)平臺。檔案管理工作只有得到上級領(lǐng)導(dǎo)和全社會(huì)的重視與支持，才能有其自身生存和發(fā)展的條件，才能擴(kuò)大學(xué)校檔案工作在學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)工作中的活動(dòng)舞臺，才能越來越成為學(xué)校不可缺少的重要部門。

五、結(jié)語

作為一所具有豐富辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)的中學(xué)，需加強(qiáng)對檔案工作的重視，積極引入有效的管理模式。只有結(jié)合整體教育教學(xué)推進(jìn)目標(biāo)，設(shè)定檔案工作開展的任務(wù)，進(jìn)行逐級量化分解，為工作落實(shí)推出相應(yīng)的保障措施，密切檔案部門與行政、教研等之間的協(xié)作，才能對工作開展情況加以全過程、動(dòng)態(tài)化跟進(jìn)與評估，實(shí)現(xiàn)高效監(jiān)管，明確工作職責(zé)，在共同努力、攜手并進(jìn)下高效完成年度工作任務(wù)，從而使本校檔案管理工作進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)化、智能化發(fā)展新階段。