加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院文化建設(shè)的思考

劉娟

（慶云縣人民醫(yī)院，山東 德州 253700）

引言

在如今的醫(yī)院發(fā)展過程中，檔案管理屬于非常重要的組成部分，也是新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展應(yīng)著重關(guān)注的內(nèi)容。很多檔案管理者認(rèn)為，檔案資料僅僅是對醫(yī)院各項(xiàng)活動資料的記載，能夠詳細(xì)展示醫(yī)院的發(fā)展歷程，但與文化建設(shè)并無過多的聯(lián)系，因而很難應(yīng)用到醫(yī)院的文化建設(shè)工作中。事實(shí)上，對于醫(yī)院文化建設(shè)而言，檔案資料屬于醫(yī)院文化建設(shè)的基礎(chǔ)載體，它詳細(xì)記錄著醫(yī)院在不同時(shí)期所開展的各項(xiàng)活動內(nèi)容及發(fā)展?fàn)顩r，在對這些資料加以整合和提煉的過程中，能夠直接彰顯出醫(yī)院濃郁的文化色彩，進(jìn)而可以用來提升醫(yī)院的文化軟實(shí)力。盡管一些醫(yī)院已經(jīng)針對檔案管理工作構(gòu)建了全新的管理體系，但并沒有與文化建設(shè)工作緊密聯(lián)系起來，因而在應(yīng)用過程中依舊存在相當(dāng)多的不足之處。在這樣的狀況下，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識檔案管理工作對文化建設(shè)的重要性，在優(yōu)化檔案管理工作的同時(shí)做好文化提煉與整合，多角度推動醫(yī)院文化建設(shè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容

一般來說，檔案管理工作重視的是管理質(zhì)量，其需要按時(shí)收集管理材料，并根據(jù)材料屬性進(jìn)行分類和存檔，確保檔案信息的精確，另外，將關(guān)于醫(yī)院的文件材料詳細(xì)整理完備，使醫(yī)院各方面的資料有跡可循。醫(yī)院各方面的材料整理完備之后，可以極大地提高醫(yī)院的工作效率，使醫(yī)院各方面的業(yè)務(wù)一目了然。除此之外，醫(yī)院的檔案管理需要具備詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)表，其目的是實(shí)現(xiàn)信息管理的宏觀調(diào)控，其也給醫(yī)院的總結(jié)、反思、制定下一步目標(biāo)等提供了極大的便利。醫(yī)院檔案對于黨和國家來說都是至關(guān)重要的，檔案的管理可以使醫(yī)院各方面的資料詳細(xì)記錄在案，在抽調(diào)某位患者的資料時(shí)也比較方便。醫(yī)院的檔案可以分為行政類、財(cái)務(wù)類、醫(yī)務(wù)類等幾類，每個(gè)類別都需要詳細(xì)的整理。醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院全面發(fā)展的有力證明，同時(shí)也是醫(yī)院進(jìn)行合理管理的有力證據(jù)。醫(yī)院的檔案管理對醫(yī)院今后的發(fā)展有重要的意義，能夠提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理的程度，同時(shí)提高醫(yī)院的文化建設(shè)，為患者營造一個(gè)較為舒適的醫(yī)療環(huán)境。同時(shí)還可以向患者宣傳一些健康方面的知識，促進(jìn)醫(yī)院長久和穩(wěn)定的發(fā)展。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理助推醫(yī)院文化建設(shè)的思考

（一）完善檔案信息安全保密措施

傳統(tǒng)檔案的管理過程雖然步驟復(fù)雜煩瑣，但是由于接觸檔案的人員較少，所以檔案的保密工作一直比較穩(wěn)妥，在信息化時(shí)代，醫(yī)院要確保檔案信息的安全，要做到以下幾點(diǎn)：首先，醫(yī)院要加強(qiáng)對于檔案保密重要性的宣傳，并組織醫(yī)院內(nèi)部人員積極的學(xué)習(xí)保密法和檔案法，使相關(guān)人員明確檔案泄密的危險(xiǎn)性和嚴(yán)重性，扭轉(zhuǎn)相關(guān)人員對于檔案保密的舊觀念，樹立檔案保密的責(zé)任意識。其次，醫(yī)院要建立檔案信息安全防護(hù)體系，線上要建立訪問檔案信息的身份認(rèn)證及在線審批，加強(qiáng)對信息系統(tǒng)、院內(nèi)計(jì)算機(jī)的安全檢查，杜絕病毒木馬等對醫(yī)院信息系統(tǒng)的沖擊，嚴(yán)防涉密檔案在非涉密網(wǎng)絡(luò)上的訪問。線下要建立嚴(yán)格的檔案查閱管理制度，對于檔案查閱人員要做到保密條例告知義務(wù)，并對查閱過程中的違規(guī)行為進(jìn)行及時(shí)的制止。通過建立線上線下的檔案信息防護(hù)體系，嚴(yán)防涉密檔案在傳輸和查閱過程中的泄密。同時(shí)，醫(yī)院要做到檔案的備份和云存儲等工作確保涉密檔案的萬無一失。最后，醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案泄密者的懲治力度。

（二）拓展檔案素材，加強(qiáng)檔案宣傳

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院文化建設(shè)有著直接的推動作用，應(yīng)當(dāng)在優(yōu)化檔案管理的過程中逐步拓展基礎(chǔ)的檔案素材，并做好檔案宣傳工作，使得醫(yī)院的全體職工都能形成明確的檔案管理意識。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)發(fā)揮帶頭模范作用，在日常工作中加大對檔案管理工作的重視力度，將檔案管理工作直接融入到文化建設(shè)中，使得檔案管理工作真正成為醫(yī)院文化建設(shè)的重要組成部分。其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r對現(xiàn)有檔案進(jìn)行提煉分析，探究檔案管理工作存在的問題，并結(jié)合文化建設(shè)需求進(jìn)一步提升檔案管理與服務(wù)水準(zhǔn)。再次，醫(yī)院文化建設(shè)工作的開展應(yīng)當(dāng)以檔案作為參考依據(jù)，逐步增強(qiáng)醫(yī)院職工的檔案管理意識，使得醫(yī)院職工能夠準(zhǔn)確認(rèn)識到檔案管理對于醫(yī)院文化建設(shè)的重要性。最后，醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理的宣傳力度，促使醫(yī)院的所有職工都能夠了解檔案管理對其成長的重要意義，共同推動檔案管理的科學(xué)發(fā)展，逐步提高文化建設(shè)水平。

（三）提高工作人員專業(yè)水平

醫(yī)院要引進(jìn)一些專業(yè)的檔案管理人才，為專業(yè)人才合理安排崗位，提高薪資待遇這樣才能激發(fā)許多專業(yè)人士報(bào)名檔案管理工作。醫(yī)院應(yīng)該合理配置院方的資金，給檔案管理部門提供資金支持，要為工作人員提供多種學(xué)習(xí)機(jī)遇，除了增強(qiáng)工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，還要加強(qiáng)政治思想教育，讓工作人員始終以高昂的情緒對待這一份工作。醫(yī)院可以定期組織開展一些檔案管理知識競賽活動，豐富檔案管理工作的具體內(nèi)容，真正讓員工熱愛這個(gè)職業(yè)。必要的獎(jiǎng)懲制度可以促使工作人員不斷創(chuàng)新，對于在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或者組織給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于一些表現(xiàn)差、工作效率低的個(gè)人或者組織要進(jìn)行懲罰或者進(jìn)行淘汰。時(shí)代在不斷向前發(fā)展，管理模式也要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，鼓勵(lì)檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題提出問題，對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，力求創(chuàng)造出適合本醫(yī)院發(fā)展的具有獨(dú)有風(fēng)格的檔案管理模式，提高醫(yī)院的檔案管理水平不僅可以為醫(yī)院贏得一個(gè)響亮的名聲，而且還可以豐富醫(yī)院的醫(yī)療文化。針對現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，醫(yī)院要讓管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作技能，能夠運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)記錄紛繁復(fù)雜的醫(yī)療檔案，注重提高檔案記錄的精準(zhǔn)度，分門別類的記載有關(guān)的檔案信息，方便醫(yī)生今后治療工作的開展。

（四）加強(qiáng)制度文化建設(shè)

制度文化是醫(yī)院文化建設(shè)的重要保證。第一，可在長期的醫(yī)學(xué)實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)護(hù)理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理?？删歪t(yī)護(hù)質(zhì)量、醫(yī)護(hù)規(guī)范等形成自己的制度性體系和文件，例如可編寫符合自身醫(yī)院特色的《醫(yī)護(hù)常規(guī)》《科室管理手冊》《病人住院安全告知單》《護(hù)理工作滿意度調(diào)查表》《醫(yī)護(hù)人員工作手冊》等，使護(hù)理人員在工作中有章可循。第二，建立合理公平的績效考核與薪酬激勵(lì)制度，合理科學(xué)的績效考核與薪酬激勵(lì)制度使醫(yī)院人得到充分的認(rèn)可和尊重。并且能充分調(diào)動醫(yī)院人的創(chuàng)造力和責(zé)任感。醫(yī)院的績效考核與薪酬激勵(lì)制度要以醫(yī)院人為中心，圍繞醫(yī)院人的選用育留開展，積極保障醫(yī)院人的長遠(yuǎn)利益，從而增強(qiáng)員工對醫(yī)院的歸屬感、認(rèn)同感、榮譽(yù)感以此提高醫(yī)院的運(yùn)作及管理效率，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人和醫(yī)院的雙贏。

（五）加快醫(yī)院文化品牌形象樹立

一個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要具有自己的文化內(nèi)核，對于一個(gè)團(tuán)體來說，文化就是它們的靈魂和精神內(nèi)核，對于它們的長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義。首要，醫(yī)院的文化建設(shè)需要深入每一個(gè)角落，讓每一個(gè)工作人員深入內(nèi)心，這樣才能最大價(jià)值的發(fā)揮醫(yī)院文化的價(jià)值。而且，在整理醫(yī)院檔案的過程中，要做到細(xì)致詳細(xì)、算無遺策，從醫(yī)院的成立史到發(fā)展史，還有醫(yī)院面對各種困難時(shí)提出的解決措施，都要詳細(xì)記錄在冊，為今后醫(yī)院的發(fā)展方向、處理問題、制定懲罰獎(jiǎng)勵(lì)措施都提供了一定的依據(jù)。最重要的是，通過整理醫(yī)院的醫(yī)療檔案，可以促進(jìn)醫(yī)院文化品牌的建立，從醫(yī)院的檔案中濃縮出人文關(guān)懷、醫(yī)療文化、制度、管理理念等觀念的精髓，讓這些觀念一些新一代的年輕人，從而使醫(yī)院朝氣蓬勃，保持旺盛的生命力，最終使醫(yī)院形成良好的文化品牌，被更多患者所信任。

（六）促進(jìn)醫(yī)院檔案管理改革

為了給病人提供現(xiàn)代化的醫(yī)療服務(wù)要強(qiáng)化醫(yī)院的服務(wù)意識，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層全面掌握醫(yī)院的發(fā)展情況，看到傳統(tǒng)的檔案管理工作模式的弊端，積極進(jìn)行制度和技術(shù)上的變革，通過完善檔案管理工作制度、引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才、不斷創(chuàng)新信息管理技術(shù)等，逐步開展檔案管理模式的改革工作。檔案管理工作人員要定期整理醫(yī)院眾多的檔案資料，將使用價(jià)值較小或者沒有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行及時(shí)的清理。提高利用檔案資源的意識，在處理醫(yī)患關(guān)系或者進(jìn)行醫(yī)療科研工作時(shí)要發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。統(tǒng)一制定標(biāo)注的檔案管理改革制度，讓每一位工作人員都能了解自己的責(zé)任和職能，主動完成自己崗位上的任務(wù)。為了提高工作效率，醫(yī)院要落實(shí)好責(zé)任到人的制度，避免出現(xiàn)工作人員互相推卸責(zé)任的情況。建立開放性的檔案管理制度，加大檔案管理制度的宣傳，讓病人全面了解檔案管理的流程，以便病人今后的就醫(yī)。針對醫(yī)生的診斷工作，醫(yī)院可以將病例資料的記錄和歸檔工作列為醫(yī)生考核績效工作的一部分，這樣從源頭做起保證檔案工作的精確性，借此形成一個(gè)完善的精準(zhǔn)的檔案管理體系。

（七）醫(yī)院必須以患者為重

醫(yī)院最重要的是患者，因此，在檔案管理時(shí)，要調(diào)查醫(yī)療工作者基礎(chǔ)情況，根據(jù)所獲取的基本情況進(jìn)行評判每一個(gè)醫(yī)務(wù)工作者的職業(yè)道德水平，爭取提升每一位工作人員的道德素養(yǎng)，建立優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院文化。醫(yī)院主要職責(zé)是救死扶傷，所以醫(yī)務(wù)工作者必須以患者為主，盡最大的努力提升患者滿意度，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文化建設(shè)，同時(shí)對自身道德修養(yǎng)進(jìn)行提升；在建設(shè)醫(yī)院文化的具體實(shí)踐過程中，醫(yī)療工作者要以患者滿意度為主，做到換位思考，考慮患者心情和切身利益。同時(shí)，檔案管理人員必須要遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保每一個(gè)醫(yī)務(wù)工作人員都能夠嚴(yán)格的執(zhí)行醫(yī)院的規(guī)定。

結(jié)語

對于新時(shí)期的醫(yī)院文化建設(shè)而言，檔案管理工作屬于非常重要的組成部分，它不僅是醫(yī)院文化建設(shè)工作開展的重要依據(jù)，同時(shí)也有助于醫(yī)院文化內(nèi)涵的形成。因而，醫(yī)院有必要將檔案管理合理運(yùn)用到文化建設(shè)工作中，逐步優(yōu)化檔案管理工作，豐富檔案管理內(nèi)涵，借助檔案管理資源為醫(yī)院文化建設(shè)提供更好的服務(wù)。