新形勢(shì)下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的思考與實(shí)踐

劉燕

（鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 菏澤 274700）

引言：如今，新形勢(shì)下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的思考與實(shí)踐已進(jìn)入發(fā)展快車(chē)道，但是站在新的歷史發(fā)展關(guān)口發(fā)現(xiàn)其存在的問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重干擾了行動(dòng)建設(shè)，這些問(wèn)題如果得不到有效解決，將會(huì)影響干部人事檔案管理工作的穩(wěn)妥性，因此，我們不僅要建章立制，還需要積極推進(jìn)管理模式的優(yōu)化改革，并建立科學(xué)合理的框架體系，努力使新干部人事檔案管理工作日漸趨于制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、優(yōu)質(zhì)化?；诖耍疚膶⒔Y(jié)合該項(xiàng)工作中出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題，提出提高與優(yōu)化改革當(dāng)下管理模式的方案，切實(shí)為相關(guān)工作者提供開(kāi)展活動(dòng)的參考。

一、新形勢(shì)下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的重要意義

進(jìn)行科學(xué)有效的干部人事檔案管理工作，能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地反映各級(jí)黨委、各類(lèi)黨的組織機(jī)構(gòu)中有關(guān)干部的思想覺(jué)悟、學(xué)歷資歷、業(yè)務(wù)水平、工作能力、辦事效率、廉潔奉公、信譽(yù)程度、婚姻狀況、社會(huì)關(guān)系等相應(yīng)的真實(shí)可靠的情況，是一種極具價(jià)值的文件，另外，數(shù)字檔案作為新形勢(shì)下的一種新型管理手段，是按照國(guó)家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)電子掃描、手動(dòng)錄入或其他技術(shù)方法，將轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案形成的數(shù)字圖像或文字的一種方法，各級(jí)機(jī)關(guān)的人力資源部門(mén)及其工作人員在檔案目錄創(chuàng)建、檔案數(shù)據(jù)掃描、圖像文字處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)歸類(lèi)、資料檢索引用、檔案?jìng)浞莨蚕?、?shù)據(jù)核查歸檔、文件安全管理等方面需要嚴(yán)格把關(guān)，保證數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的完整性、真實(shí)性、一致性，其他重要環(huán)節(jié)在人力資源和人事檔案數(shù)字化過(guò)程中需要規(guī)范管理，確保安全，數(shù)字化人事檔案應(yīng)按照紙質(zhì)人事檔案的使用、轉(zhuǎn)移和保密要求進(jìn)行管理，這樣才能使干部的人事檔案管理工作至善至好，達(dá)到最終的工作目的，為干部個(gè)人相關(guān)信息的使用、查詢(xún)與存儲(chǔ)帶來(lái)更大便利。由此可見(jiàn)，新形勢(shì)下干部人事檔案繁榮管理具有十分重要的積極意義。

二、現(xiàn)階段干部人事檔案管理模式中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）缺乏管理意識(shí)，不了解如何管理人事檔案

管理人事檔案是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)、艱巨、繁雜的任務(wù)，不容易長(zhǎng)期有效執(zhí)行，在工作中，文件管理任務(wù)是其核心環(huán)節(jié)，但在實(shí)施時(shí)往往被輕視，在許多人事檔案管理單位，檔案管理員是非專(zhuān)業(yè)的兼職人員，不具備標(biāo)準(zhǔn)專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，更有甚者同時(shí)還負(fù)責(zé)部門(mén)的其他任務(wù)。隨著時(shí)間推移，檔案數(shù)量以及工作量不斷增加，職責(zé)變得越來(lái)越重，導(dǎo)致維護(hù)干部檔案的任務(wù)往往被遺忘和忽視，在工作繁忙的情況下，干部檔案中的紙質(zhì)材料沒(méi)有及時(shí)整理，歸檔時(shí)也無(wú)法進(jìn)行系統(tǒng)的管理，此外，負(fù)責(zé)檔案的人員經(jīng)常更換，導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)積累困難，而且大多工作者缺乏檔案收集與整合的相關(guān)理論知識(shí)，無(wú)法知曉理解其重要的意義，為干部人事檔案管理模式的更新變革帶來(lái)了阻礙。

（二）一些干部對(duì)自身檔案的重視程度不足

只有在干部個(gè)人檔案完善的情況下，相關(guān)的管理人員才能展開(kāi)正常的規(guī)整工作，但是現(xiàn)如今一些干部對(duì)自己的個(gè)人檔案資料不夠重視，無(wú)法按時(shí)上交資料，一些干部在填寫(xiě)個(gè)人信息時(shí)內(nèi)容不夠全面具體，不夠詳實(shí)準(zhǔn)確，而且在學(xué)歷、學(xué)位和各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)的獲取方面，沒(méi)有及時(shí)將相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)給人力資源部門(mén)完成錄入，導(dǎo)致信息的時(shí)效性差。此外，還有一些干部編報(bào)的資料非常粗糙，不真實(shí)，甚至有重大錯(cuò)誤，還有一些干部的年度考核總結(jié)中，其材料大多是泛泛而談，給人的印象非常淺顯，不能真實(shí)反映自己的實(shí)際情況，導(dǎo)致人力資源部門(mén)無(wú)法準(zhǔn)確了解和記錄干部的精準(zhǔn)有效的資源信息，為相關(guān)工作的推進(jìn)造成影響。

（三）對(duì)人事檔案中的材料審核力度較弱

在人事檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展中存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題是由于管理人員的不重視和日常管理工作造成，例如，檔案內(nèi)容不完整、檔案信息與員工履歷不完全對(duì)應(yīng)、信用報(bào)告等評(píng)價(jià)材料缺失、檔案填寫(xiě)格式不規(guī)范、信用報(bào)告造假等不符合相關(guān)規(guī)程要求的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，但管理工作人員在進(jìn)行材料審核時(shí)由于力度較弱，很難發(fā)現(xiàn)上述的問(wèn)題，這些問(wèn)題是由于檔案員在收集材料時(shí)沒(méi)有做出全力檢查而造成，管理制度不完善。

（四）干部人事檔案管理工作沒(méi)有健全的框架體系

科學(xué)有效的檔案管理必須有強(qiáng)大的制度體系支持，但目前各政黨和公共機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理過(guò)程沒(méi)有足夠的控制機(jī)制，其治理體系也不完善，使檔案管理成為不必要的工作內(nèi)容，干部的人事檔案包含有關(guān)其背景、專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)和成就的信息，這對(duì)未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)任命至關(guān)重要。由于各政黨和公共機(jī)構(gòu)的工作人員構(gòu)成各不相同，人員配置也不盡相同，因此沒(méi)有足夠的制度來(lái)商定有效的記錄管理，這將導(dǎo)致人員配置過(guò)程中出現(xiàn)重大延誤，如果這些程序缺失或不完整，就會(huì)影響到工作人員的選拔任用和績(jī)效評(píng)估，相關(guān)工作人員就無(wú)法準(zhǔn)確評(píng)估個(gè)別干部的績(jī)效，導(dǎo)致任用標(biāo)準(zhǔn)不一，給錄用、提拔等活動(dòng)帶來(lái)一系列問(wèn)題。

（五）管理手段陳舊落后

當(dāng)下，各級(jí)機(jī)關(guān)部門(mén)的人事檔案仍由相關(guān)的工作人員保管、記錄、整理，沒(méi)有及時(shí)做好與現(xiàn)代新型信息化技術(shù)融合的工作，管理的方法相當(dāng)落后，因人為原因造成檔案不全或丟失的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致各級(jí)機(jī)關(guān)在此方面所受影響巨大，此外，由于這些過(guò)時(shí)的管理方法不能及時(shí)更替改革，繁雜的資料數(shù)據(jù)很難進(jìn)行人工歸納整合，使管理效率大打折扣。隨之時(shí)間推移與保存方式的影響，資料的完整性也會(huì)受到巨大威脅。

（六）相關(guān)工作人員的配置不合理

干部的人事檔案管理工作對(duì)管理人員、審計(jì)人員提出了很高的要求，在當(dāng)下的信息審核工作中，由于審計(jì)人員的高度可變性和缺乏長(zhǎng)期的全職審計(jì)人員不能完全遵守審核查驗(yàn)要求，導(dǎo)致各種問(wèn)題頻頻發(fā)生。目前，隨著干部人事檔案的數(shù)量不斷增多，所需要的工作量也隨之倍增，但一般相關(guān)部門(mén)在對(duì)此方面工作進(jìn)行人員配置時(shí)，沒(méi)有考慮分析上述問(wèn)題，致使在干部人事管理工作中，往往出現(xiàn)了人手缺乏的現(xiàn)象，此外，處于薪資、工作內(nèi)容等因素，該項(xiàng)工作的青年工作者相對(duì)較少，進(jìn)而使諸如計(jì)算機(jī)化、數(shù)據(jù)庫(kù)化、電子信息化的新型管理技術(shù)手段無(wú)法及時(shí)滲入干部的人事檔案管理工作當(dāng)中，降低了工作的效率。

（七）信息審查工作存在漏洞

在干部的人事檔案管理工作當(dāng)中，信息審查不仔細(xì)、不嚴(yán)密、不周全是一個(gè)嚴(yán)重影響工作質(zhì)量的問(wèn)題。一般容易存在疏漏的審查內(nèi)容如下：在工作人員的發(fā)展過(guò)程中，一些干部急于提高自己的薪資或地位，把年齡變化作為獲得晉升機(jī)會(huì)的手段，謊報(bào)相關(guān)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，同樣，在對(duì)干部的信息進(jìn)行審查時(shí)發(fā)現(xiàn)，一些工作人員存在篡改年齡的現(xiàn)象，以更早的享受退休待遇及福利；此外，一些干部的人事檔案存在諸如篡改學(xué)歷、工齡、職業(yè)等級(jí)，偽造獲獎(jiǎng)證書(shū)、信息等資料，這些問(wèn)題難以發(fā)現(xiàn)、難以取證、難以追溯源頭，給審計(jì)人員開(kāi)展信息核對(duì)工作帶來(lái)了巨大的困難和阻礙，嚴(yán)重違背了干部人事檔案信息的真實(shí)性、可靠性。因此，應(yīng)注意人事檔案保管中相關(guān)信息的真實(shí)性和規(guī)范性，對(duì)并及時(shí)對(duì)存疑的信息進(jìn)行分析比對(duì)，必要時(shí)需要使涉及的相關(guān)人員提供資料加以證明，以便在管理過(guò)程中為后續(xù)的審計(jì)工作打好基礎(chǔ)，確保人事檔案審計(jì)工作順利進(jìn)行。

三、新形勢(shì)下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的策略方法

（一）更新陳舊的思想觀念，加強(qiáng)對(duì)工作的關(guān)注力度

對(duì)于干部的檔案管理，其核心保障者是相關(guān)的工作人員，人力資源部門(mén)需要定期對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)行直觀、恰當(dāng)?shù)牧私馀c考核，這些因子是其在正常標(biāo)準(zhǔn)的工作中長(zhǎng)期積累起來(lái)的，僅靠短時(shí)間的跟蹤和估審無(wú)法發(fā)現(xiàn)和充分評(píng)價(jià)，所以只有通過(guò)人力資源部門(mén)按期進(jìn)行有關(guān)調(diào)查工作，才能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得信息。因此，有必要繼續(xù)加強(qiáng)重視文件管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變工作者思想觀念，及時(shí)監(jiān)控事態(tài)發(fā)展，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)要加大財(cái)政方面的投入，建立一套強(qiáng)有力的、完善合理的人事檔案管理制度，并需要經(jīng)常對(duì)該方面領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作在各個(gè)方面的重要積極作用，增強(qiáng)使命感、責(zé)任感，做到識(shí)大體、顧大局，切實(shí)搞好常規(guī)日常管理，引領(lǐng)下屬各級(jí)工作者保質(zhì)保量地完成任務(wù)。

（二）完善干部檔案的管理制度

檔案管理必須通過(guò)并基于完善合理的系統(tǒng)制度來(lái)實(shí)施，并需要充分體現(xiàn)實(shí)際效率，因此，有關(guān)的部門(mén)必須協(xié)調(diào)檔案管理的實(shí)際情況，制定符合本單位要求的檔案管理制度，制度要明確各級(jí)工作人員的職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，認(rèn)真規(guī)定干部檔案資料的收集、管理、歸檔和借閱流程，并做好相應(yīng)的登記工作，使負(fù)責(zé)干部檔案管理的人員在開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)，能夠有章可循、有據(jù)可控、有法可依。除此之外，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范工作方法也十分必要，在管理案件的管理方面，需要建立嚴(yán)格的管理制度，對(duì)檔案與實(shí)際情況不符、檔案沒(méi)有按照規(guī)范格式錄入的現(xiàn)象嚴(yán)加排查，及時(shí)處理。對(duì)于該項(xiàng)工作的管理人員應(yīng)充分尊重制度，尊重原則，尊重檔案的準(zhǔn)確性和完整性，自發(fā)積極主動(dòng)提出完善和改進(jìn)現(xiàn)行方案的策略，上級(jí)人員對(duì)人事檔案工作中的違法行為要嚴(yán)懲不貸，對(duì)因人為原因造成文件損毀、丟失要按照《干部人事檔案工作條例》追究其相應(yīng)的責(zé)任。

（三）加強(qiáng)審查程序和資料檢查控制與管理

關(guān)于干部人事檔案保管中存在的程序不完善、不完整、不規(guī)范等問(wèn)題，各地各級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)認(rèn)真審查檔案的編制過(guò)程，在檔案編制需要前指定專(zhuān)業(yè)人員對(duì)人事資料的收集、錄入等一系列相關(guān)工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)察審核，確保檔案準(zhǔn)確反映每個(gè)干部真實(shí)確切的可靠信息，要無(wú)條件地排除虛假信息或?qū)е聡?yán)重違規(guī)的信息。同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)核查機(jī)制，確保各分管部門(mén)和服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的人事記錄在各個(gè)層面都能得到充分的有效性與真實(shí)性驗(yàn)證，一旦發(fā)現(xiàn)檔案中存在事實(shí)錯(cuò)誤等不利于管理工作的現(xiàn)象，應(yīng)予以嚴(yán)肅的處理，對(duì)于包庇干部進(jìn)行信息變?cè)?、偽造、篡改、增刪的干部人事檔案管理人員，則需要以更為嚴(yán)厲的懲處辦法對(duì)其進(jìn)行處理，以起到對(duì)其他干部或檔案管理人員的警示作用，防止此類(lèi)嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)真實(shí)性與可靠性的惡劣問(wèn)題在此出現(xiàn)，影響相關(guān)管理工作的順利進(jìn)行，真正將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，基于此，管理部門(mén)要出臺(tái)嚴(yán)格的工作人員獎(jiǎng)懲機(jī)制與監(jiān)管規(guī)則，凈化檔案管理環(huán)境，規(guī)范管理工作流程，提高工作者及時(shí)報(bào)送、及時(shí)糾錯(cuò)的意識(shí)，確保一系列干部檔案管理工作的高效進(jìn)行。

（四）積極開(kāi)展干部人事檔案管理的宣傳工作

只有讓各級(jí)職員意識(shí)到干部檔案管理工作的重要作用，才能從根本上優(yōu)化改革現(xiàn)行管理章程，因此，有關(guān)部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)其的宣傳力度，并結(jié)合現(xiàn)代化的媒體通信手段，以大家喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的普及與教育，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理工作的深刻認(rèn)識(shí)，改觀陳舊落后的思想意識(shí)，并使員工充分的了解國(guó)家現(xiàn)行相應(yīng)政策辦法，了解進(jìn)行此項(xiàng)工作所能夠帶來(lái)的切身利益，提高人員的整體思想覺(jué)悟。

（五）確保行政人員檔案的及時(shí)歸檔，并從源頭上檢查檔案的可靠性

干部的人事檔案歸檔工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜、耗時(shí)的龐大工作，且只有完善干部人事檔案歸檔制度，規(guī)范歸檔的各個(gè)操作環(huán)節(jié)，才能真正提高干部人事檔案歸檔的可行性、規(guī)范性和科學(xué)性，并更好地控制干部人事檔案歸檔。具體來(lái)說(shuō)，首先要明確干部人事檔案的提交程序，使其歸檔程序不斷趨于規(guī)范化，同時(shí)還需要明確干部人事信息材料的提交流程，以此促進(jìn)干部人事檔案歸檔業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)化、流程化和信息化。其次，應(yīng)建立健全干部人事信息補(bǔ)報(bào)制度，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格檢查提交的數(shù)據(jù)信息，如發(fā)現(xiàn)有關(guān)信息存在缺失、錯(cuò)誤等一系列問(wèn)題，應(yīng)立即通知相關(guān)部門(mén)和涉及人員進(jìn)行補(bǔ)報(bào)，確保干部人事檔案的完整性及準(zhǔn)確性。然后，要完善干部人事檔案管理的整個(gè)行使流程，根據(jù)人事檔案的建立、歸檔、登記、移交等工作，明確各流程的責(zé)任人和任務(wù)分工，并制定相應(yīng)的規(guī)定章程，將責(zé)任切實(shí)落到個(gè)人身上，以此確保歸檔任務(wù)與其他任務(wù)的有序銜接與交合。最后，為了增強(qiáng)歸檔工作的負(fù)責(zé)人員和其他干部的責(zé)任感，要定期對(duì)干部人事檔案的歸檔情況進(jìn)行科學(xué)合理的監(jiān)督和評(píng)估，確保人事檔案的歸檔工作不流于形式，對(duì)人事檔案的歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，確保及時(shí)歸檔，并努力提高此項(xiàng)工作的真實(shí)性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性。

（六）在管理干部人事檔案時(shí)要注重提高信息化水平

如今，我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平正處于快速發(fā)展的黃金時(shí)期，在進(jìn)行干部的人事檔案管理工作時(shí)，需要做到與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，跟進(jìn)時(shí)代進(jìn)步的速度，并著力使檔案管理行業(yè)邁入現(xiàn)代化水平。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)相關(guān)工作人員開(kāi)展干部人事檔案管理的培訓(xùn)，不斷更新人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)與思想理念，緊跟信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，不斷努力提高檔案管理的規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化和信息化的水平。此外，建立計(jì)算機(jī)化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、信息平臺(tái)，并逐步實(shí)施數(shù)據(jù)化、信息化，用計(jì)算機(jī)化的數(shù)字登記系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)信息的登記、存儲(chǔ)、檢索、查閱、保護(hù)、維護(hù)等干部人事檔案的管理工作。在管理干部人事檔案時(shí)注重提高信息化水平有利于提升此項(xiàng)工作的效率以及資料查詢(xún)的速度。除此之外，基于云端數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的特性，將相關(guān)的干部人事檔案數(shù)據(jù)信息通過(guò)云端服務(wù)進(jìn)行存儲(chǔ)，可以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的安全性與使用便捷性，并能夠大幅度地避免因自然災(zāi)害等不可抗拒原因或人為原因所造成的檔案信息破壞，極大地提高了檔案的可靠程度。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)需要專(zhuān)業(yè)技能、繁雜艱巨的任務(wù)，但是其對(duì)于干部錄用、培養(yǎng)、選拔、任用等一系列活動(dòng)具有深刻意義，為此，各級(jí)工作者以及相關(guān)職能部門(mén)需要從思想觀念、管理制度、審查流程、宣傳科普、信息化技術(shù)使用等多方面多角度出發(fā)，并將對(duì)偽造謊報(bào)虛假信息的人員處理工作落實(shí)到位，加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的要求，同時(shí)，管理人員要改革完善制度體系，共同將本項(xiàng)工作提升到新的層次水平。