衛(wèi)生院檔案管理工作現(xiàn)狀及強(qiáng)化措施探討

張杰政

（萊西市河頭店中心衛(wèi)生院，山東 萊西 266621）

引言

檔案管理工作能夠直接影響衛(wèi)生院的運(yùn)行與發(fā)展，要想提升衛(wèi)生院的管理效率，就必須提高檔案管理的整體質(zhì)量，促進(jìn)衛(wèi)生院日常工作的能夠有序進(jìn)行。首先，要明確檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容，認(rèn)清管理中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，并合理運(yùn)用各項(xiàng)有效措施，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院的健康有序發(fā)展。做好檔案管理工作，能夠促進(jìn)衛(wèi)生院醫(yī)療水平的提升，也能夠推動(dòng)相關(guān)醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展，對(duì)衛(wèi)生院的醫(yī)療水平具有極其深遠(yuǎn)的影響，所以必須要提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。

一、衛(wèi)生院檔案管理工作中存在的具體問(wèn)題

（一）沒(méi)有充分發(fā)揮檔案的作用與優(yōu)勢(shì)

從目前衛(wèi)生院的檔案管理情況來(lái)看，依舊缺乏對(duì)此工作的重視程度，由于意識(shí)不到管理工作對(duì)于衛(wèi)生院發(fā)展的重要意義，所以長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案管理工作得不到管理人員的重視，目前所采取的檔案管理措施，也是根據(jù)以往的服務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展需求進(jìn)行制定的。在這種狀態(tài)下，就會(huì)導(dǎo)致管理工作始終不能得到有效提升，存在嚴(yán)重的滯后性。在傳統(tǒng)模式的影響下，通常使用紙質(zhì)保存的方式，這就必須要求工作人員需要針對(duì)檔案的實(shí)際情況，定期開展維護(hù)工作，在維護(hù)的具體過(guò)程中，由于流程相對(duì)復(fù)雜，也會(huì)為工作人員帶來(lái)一定的工作壓力，難以提升工作人員的工作積極性。不能使檔案管理工作發(fā)揮實(shí)質(zhì)性的作用。由于現(xiàn)在衛(wèi)生院的工作重心是醫(yī)療服務(wù)與行政管理，并沒(méi)有重視檔案管理工作的發(fā)展，這就會(huì)使檔案信息無(wú)法充分發(fā)揮實(shí)際效果。除此之外，由于衛(wèi)生院在存儲(chǔ)以及開發(fā)檔案資源時(shí)，沒(méi)有結(jié)合時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行更新，這就會(huì)使檔案管理始終處于停滯不前的狀態(tài)，所以必須突破各種影響因素的限制，才能提升衛(wèi)生院檔案管理的水平。

（二）檔案管理的理念相對(duì)落后

從目前的檔案管理情況來(lái)看，要想進(jìn)一步提升檔案管理的效率，最高效的方法就是對(duì)檔案實(shí)行信息化管理，合理運(yùn)用信息化管理，能夠切實(shí)提升管理的規(guī)范性與安全性，但由于目前所采用的管理技術(shù)與方法相對(duì)落后，依舊沿用傳統(tǒng)的管理理念與管理方式，即使衛(wèi)生院已經(jīng)強(qiáng)化了自身檔案管理的信息化水平，但依然不能跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展的潮流，進(jìn)而使檔案管理效率持續(xù)降低，不能夠發(fā)揮檔案信息的實(shí)質(zhì)作用。

（三）管理方式不符合實(shí)際需求

由于在衛(wèi)生院的檔案中，記錄了接診患者的具體信息，同時(shí)也包括衛(wèi)生院工作人員的相關(guān)信息，所以在檔案管理的過(guò)程中，必須要遵循保密原則。在這種情況下，大多數(shù)的檔案管理工作都采用閉環(huán)操作，但與此同時(shí)，針對(duì)非檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)的水平與知識(shí)儲(chǔ)備，也難以掌握各項(xiàng)操作流程。檔案工作的具體功能不僅僅是避免信息外泄，如果不能夠多方面的對(duì)信息進(jìn)行有效利用，就會(huì)大大削弱檔案本身的價(jià)值，在管理工作處于過(guò)度閉環(huán)的狀態(tài)，就不利于衛(wèi)生院的健康發(fā)展。由于檔案的利用者都是內(nèi)部人員，在這種情況下，就很難發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中存在的具體問(wèn)題，也不能夠及時(shí)為衛(wèi)生院提出建設(shè)性的意見，所以，有效地對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)管，能夠避免管理和監(jiān)管出現(xiàn)沖突。在避免資料外泄的基礎(chǔ)上，也要使與衛(wèi)生院發(fā)展相關(guān)的部門對(duì)檔案進(jìn)行有效利用，在最大程度上發(fā)揮檔案管理的重要作用。

（四）服務(wù)目標(biāo)不夠清晰明確

在衛(wèi)生院的檔案管理工作當(dāng)中，一直存在服務(wù)目標(biāo)不明確的情況，只有少部分上層組織以及相關(guān)機(jī)構(gòu)能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行利用。針對(duì)這一現(xiàn)象，一些能夠?yàn)樾l(wèi)生院提供服務(wù)的相關(guān)機(jī)構(gòu)，并沒(méi)有能夠運(yùn)用檔案信息的權(quán)限，無(wú)法提供有效的幫助。所以說(shuō)，為了實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展，必須要得到相關(guān)部門的支持，但由于許多單位都不能接觸到具體的檔案信息，所以也無(wú)法為衛(wèi)生院的后續(xù)發(fā)展提供有力的幫助。

二、提升檔案管理水平的主要方式

（一）提升管理人員的專業(yè)水平

由于檔案管理具有一定的復(fù)雜性與系統(tǒng)性，為了符合現(xiàn)代化的工作需要，對(duì)于檔案管理的工作人員，必須具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)與綜合技能，在對(duì)檔案管理人員的聘用問(wèn)題上，也應(yīng)該選取具備較強(qiáng)責(zé)任心、并且具有專業(yè)從業(yè)資格證的人員來(lái)任職。在目前的檔案管理工作環(huán)節(jié)中，沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的考核機(jī)制，這就會(huì)導(dǎo)致工作人員缺乏工作積極性，不利于檔案管理工作的提升，為了能夠有效地激發(fā)工作人員的積極性，提高工作人員的綜合素質(zhì)，必須要建立健全相應(yīng)的考核機(jī)制，加強(qiáng)與員工之間的溝通與交流。另一方面，為了提升管理人員的專業(yè)水平，應(yīng)該通過(guò)更加科學(xué)的方式開展培訓(xùn)工作，結(jié)合當(dāng)今的時(shí)代背景，根據(jù)衛(wèi)生院檔案管理工作的實(shí)際要求，來(lái)定期制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)管理人員對(duì)于管理理念以及工作技巧的學(xué)習(xí)，同時(shí)也要充分利用專項(xiàng)培訓(xùn)來(lái)提升員工的技術(shù)水平，使管理人員能夠全面掌握檔案信息系統(tǒng)的使用方式。從調(diào)整管理人員結(jié)構(gòu)配置方面來(lái)講，必須要使高水平的工作人員與一般的工作人員滿足衛(wèi)生院的具體需求，結(jié)合目前檔案管理人員的實(shí)際情況，來(lái)提升現(xiàn)代化的信息檔案管理水平。

（二）適當(dāng)放開檔案使用的相關(guān)權(quán)限

對(duì)于衛(wèi)生院的檔案管理與利用，需要各個(gè)組織以及部門的共同參與，所以必須要改變以往的絕對(duì)保密原則，使公民能夠有權(quán)力參與到檔案的利用工作當(dāng)中，對(duì)于與衛(wèi)生院發(fā)展有關(guān)的組織以及個(gè)人，也要在一定的范圍內(nèi)，擁有查閱或使用檔案資料的權(quán)限，從而促進(jìn)政務(wù)信息公開的實(shí)行力度。通過(guò)這種方式，能夠使專業(yè)能力較強(qiáng)的組織或個(gè)人參與到衛(wèi)生院的發(fā)展中，為衛(wèi)生院未來(lái)的發(fā)展制定更加科學(xué)合理的計(jì)劃，從而提升衛(wèi)生院的服務(wù)水平，滿足現(xiàn)代化條件下的基礎(chǔ)醫(yī)療需要。

（三）創(chuàng)新目前的工作理念

為了適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的實(shí)際需求，必須要深入了解當(dāng)前的工作理念，并采取積極有效的措施加以創(chuàng)新，提升工作人員的創(chuàng)新意識(shí)與實(shí)踐能力。為了改變傳統(tǒng)的理念，只有對(duì)各項(xiàng)管理內(nèi)容進(jìn)行更加細(xì)致的研究，提升對(duì)于管理工作的重視程度，根據(jù)實(shí)際情況與需求，來(lái)確立更加科學(xué)合理的工作方案，切實(shí)保障檔案管理工作能夠有效落實(shí)。除此之外，也要摒棄之前的管理模式，有效運(yùn)用信息技術(shù)改變目前管理工作的具體情況，以增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)效果，以全新并且符合實(shí)際要求的管理理念來(lái)進(jìn)行后續(xù)的管理，與此同時(shí)，也要與大數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)融合，從各個(gè)方面對(duì)檔案信息進(jìn)行收集與整理，使檔案管理能夠更好地進(jìn)行創(chuàng)新。

（四）創(chuàng)新目前的管理機(jī)制

由于人力資源是檔案工作的主體，所以必須要積極的對(duì)人力管理機(jī)制進(jìn)行有效的創(chuàng)新，隨著信息化水平的不斷提升，檔案管理必須要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，對(duì)各項(xiàng)管理內(nèi)容提出更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范當(dāng)前的管理機(jī)制，在這種情況下，只有合理運(yùn)用創(chuàng)新型模式，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力，為衛(wèi)生院的合理化發(fā)展創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。在對(duì)人才的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升的過(guò)程中，必須要結(jié)合衛(wèi)生院檔案管理的實(shí)際情況，定期對(duì)相關(guān)人員提供培訓(xùn)，運(yùn)用各種提升渠道加強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平。對(duì)于管理人員來(lái)講，也應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提高自己的創(chuàng)新意識(shí)與實(shí)踐能力，在實(shí)踐過(guò)程中積極地做好總結(jié)工作，從而不斷豐富自身的管理經(jīng)驗(yàn)。其次，要對(duì)目前的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制進(jìn)行有效的創(chuàng)新，在檔案管理中運(yùn)用獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)管理部門的人力資源進(jìn)行更好的優(yōu)化配置。對(duì)于檔案部門來(lái)講，結(jié)合實(shí)際情況開展一些良性競(jìng)爭(zhēng)，可以在最大程度上在管理過(guò)程中營(yíng)造積極向上的氛圍，使管理人員都能夠在更好的環(huán)境中成長(zhǎng)，以便于提升工作人員的工作積極性。

（五）創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式

要想在管理過(guò)程中充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，必須將信息技術(shù)與管理工作充分的結(jié)合，根據(jù)目前管理的實(shí)際情況與具體的需求，使當(dāng)前的管理內(nèi)容變得更加合理化，與此同時(shí)，在應(yīng)用創(chuàng)新型管理方法的具體過(guò)程中，也應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)管理方式及進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，從而建立健全目前的檔案管理制度，避免各類風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的發(fā)生。除此之外，也要充分利用先進(jìn)的設(shè)備，從而提高檔案管理信息化的有效性與先進(jìn)性，切實(shí)保障檔案的信息化管理能夠與現(xiàn)代化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)。

（六）搭建信息化的檔案管理模式

由于檔案管理具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，實(shí)際操作中，必須對(duì)各類檔案進(jìn)行整理，所以必須要對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，提高管理人員對(duì)于信息的整理以及歸納的能力。要想科學(xué)合理的實(shí)施檔案信息化管理，就要使各部門之間產(chǎn)生更強(qiáng)的凝聚力，使各個(gè)部門都能夠意識(shí)到檔案管理的意義，充分發(fā)揮信息資源的作用。只有建立信息共享系統(tǒng)，才能夠體現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)，又能夠合理地健全檔案信息體系；利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案實(shí)行電子化管理，可以更好地提升信息利用的整體效率。除此之外，也要建立更加完善的電子自動(dòng)化管理平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，充分發(fā)揮電子檔案的作用與價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，提升當(dāng)前衛(wèi)生院的檔案管理水平，能夠保障衛(wèi)生院管理工作的規(guī)范化與合理化，要想對(duì)衛(wèi)生院的各種信息資源進(jìn)行合理的優(yōu)化配置，就必須要充分發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，積極探索加強(qiáng)管理工作的主要措施，明確工作過(guò)程中出現(xiàn)的具體問(wèn)題，結(jié)合衛(wèi)生院檔案管理工作的實(shí)際需要，不斷建立健全管理制度，對(duì)當(dāng)前的管理設(shè)施不斷地進(jìn)行完善，加強(qiáng)對(duì)于工作人員能力的培養(yǎng)，更好地為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對(duì)于具體的工作人員，在將信息化融入到管理工作的操作中，只有積極引進(jìn)更加先進(jìn)的管理模式，不斷對(duì)當(dāng)前的管理模式進(jìn)行更新，從多個(gè)角度提高管理工作的整體效率，從而確保衛(wèi)生院的發(fā)展符合當(dāng)今時(shí)代的需求，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院的可持續(xù)發(fā)展。