談檔案信息化建設的幾點意見

文/姚建明 王軍艷 李曉敏（.石家莊市急救中心；.石家莊市婦幼保健院）

石家莊市急救中心正式成立于1997年，同時開通“120”專線電話。成為省會唯一一家在國內(nèi)頗具影響，融指揮調(diào)度、院前急救、緊急救援、急救培訓、特勤服務為一體的急救中心。120急救指揮中心檔案記錄了急救活動中的文字、圖表、聲像等一系列有價值的資料，在提升急救中心業(yè)務開展效率和質(zhì)量等方面發(fā)揮著不可替代的作用。在急救中心信息化建設管理的過程中，隨著信息管理系統(tǒng)、調(diào)度系統(tǒng)不斷升級完善，會產(chǎn)生大量與之相應的電子檔案，如何保證檔案在信息化過程中實現(xiàn)全生命周期管理以及提高中心檔案利用率，成為檔案管理人員亟須解決的重要問題。

一、120急救中心檔案信息構成的主要內(nèi)容

（一）調(diào)度業(yè)務信息

急救中心調(diào)度室接到報警電話后進行錄音，對急救調(diào)度的詳細情況做好記錄，及時對產(chǎn)生的事件進行結果復核，在這一過程中對產(chǎn)生的電子文件做好全面歸檔；相關配合單位，如交警或者保險公司接到急救中心調(diào)取詳細資料的，也要及時做好相關信息收集、記錄、登記以及歸檔。

（二）急救設備信息

急救設備信息主要包括在業(yè)務開展方面所配備的儀器、設備以及軟件信息等方面。硬件設施方面，主要包括120急救車、電腦、打印機等設備的購置時間、詳細參數(shù)以、合同以及各類急救藥品、器械等都需要進行詳細記錄，并做好歸檔；軟件設施方面，包括系統(tǒng)軟件、急救系統(tǒng)、回訪系統(tǒng)等設備的信息管理。

（三）工作人員信息

涉及急救中心全部人員信息，包括不同崗位、不同職責的調(diào)度員、管理員的身份信息、所學專業(yè)、現(xiàn)有最高學歷等等，都要納入信息管理歸檔的范疇。

（四）財務管理信息

財務管理信息是急救中心在開展急救活動中形成的各種財務信息，是檔案信息化管理的重要組成部分，主要包括網(wǎng)絡運營情況、工資支出發(fā)放、維護保養(yǎng)設備系統(tǒng)費用、辦公用品采購等等，都要做好備案并歸檔。

二、急救指揮中心檔案信息化平臺內(nèi)容

檔案信息化建設是急救中心信息化建設的重要組成部分，通過搭建信息化建設平臺，能有效提升中心檔案管理質(zhì)量，有利于實現(xiàn)檔案信息資源共享，最大限度地做好檔案開發(fā)利用。按照急救中心職能進行劃分，檔案信息化建設平臺主要有應用、業(yè)務以及支撐三個層面的內(nèi)容，三個層面相互聯(lián)系相互促進，共同構成急救中心檔案信息化建設平臺的主要內(nèi)容。應用層是由中心文檔管理、檔案查詢、圖像掃描、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案門類、檔案分類、全文檢索、全宗管理等應用功能組成；業(yè)務層主要包括中心檔案工作流引擎、系統(tǒng)日志、搜索引擎、事件監(jiān)控、報表管理及定時任務等應用功能組成；支撐層，又叫保障層，是保證該信息化平臺正常運行的重要網(wǎng)絡系統(tǒng)，如檔案數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、應用服務器和網(wǎng)絡等。

三、120急救指揮中心檔案信息化平臺功能作用

120急救中心檔案信息化建設平臺主要是按照職能定位，將信息化建設融入日常的檔案管理中，包括檔案歸檔、查閱以及管理應用等多種功能。

（一）智能歸檔

急救中心在開展業(yè)務的過程中產(chǎn)生了大量的電子檔案，主要集中在業(yè)務調(diào)度、設備采購以及人員管理等方面，這些電子檔案的特點是數(shù)量龐大、非結構化、種類繁多、傳播速度快，因此，做好電子檔案的收集和歸檔是一項非常煩瑣的工作，在這種情況下，采用智能歸檔方式能化繁為簡，提高工作效率。智能歸檔主要是通過信息化建設平臺系統(tǒng)軟件的運用，對關鍵詞、主題、數(shù)字簽名、批量修改、檔號自動生成等等按照類別進行自動歸檔，從而實現(xiàn)智能收集歸檔。在進行智能歸檔的過程中，需要注意的是要嚴格按照檔案收集、整理的標準和要求，對檔案進行科學整理。

（二）查閱利用

查閱功能是檔案信息化的一個重要功能，查閱功能是否高效便捷直接影響著檔案質(zhì)量利用率的高低。查閱利用系統(tǒng)包括查閱檔案、日志、借閱等相關功能。

查詢功能是檔案信息化管理系統(tǒng)最基本最常用的功能，主要通過提供瀏覽服務查詢來支持網(wǎng)絡檢索。利用關鍵詞、分類、全文、模糊查詢等功能，迅速找到所需檔案全部資料。通過查詢?nèi)罩荆瑴蚀_查找到檔案被借閱的時間和模式，為了提醒借閱檔案者在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還檔案，還可以設置借閱提醒模式，保證檔案及時歸還。

（三）綜合管理

綜合管理是急救中心檔案信息化管理的重要組成部分，這一模塊主要包括通知公告以及常用的下載資料等等。通知公告主要發(fā)布急救中心的最新動態(tài)，保證檔案管理的導向性和實效性。在常用下載模塊方面，主要提供法律法規(guī)、標準規(guī)范以及各種常用表格或信息，為廣大用戶提供便捷高效地使用信息。此外，綜合管理還為職工提供個人登錄平臺、密碼修改、查詢功能等等，為整個檔案信息化管理提供綜合服務。

（四）高效統(tǒng)計

隨著社會的快速發(fā)展，尤其是爆發(fā)新冠肺炎突發(fā)公共衛(wèi)生事件以來，對120急救中心的業(yè)務質(zhì)量提升提出了挑戰(zhàn)。急救中心在開展業(yè)務的過程中，做好檔案高效精準統(tǒng)計至關重要，一是有利于全面把握階段性業(yè)務工作特點，二是為領導決策和工作開展提供有價值的參考。因此，統(tǒng)計模塊應該包括與統(tǒng)計相關的所有子功能，實現(xiàn)檔案之間數(shù)據(jù)信息相互融通，提高檔案信息的利用價值。

四、急救指揮中心檔案信息化建設措施

（一）加強信息化保障

搭建完善的信息化建設平臺是急救中心檔案信息化建設的核心和重要依據(jù)。應該充分發(fā)揮好信息化平臺聚合效益功能，指揮中心在開展業(yè)務的過程中對產(chǎn)生的信息資源要及時存儲歸檔，實現(xiàn)各部門之間的信息互通和共享，實現(xiàn)各部門之間信息的有效聯(lián)系。加強檔案信息化保障重點集中在對所需物資、資金的保障。一是結合單位實際需要，加大硬件設施的投入，包括計算機、掃描配置儀、檔案室?guī)旆康慕ㄔO等等；二是做好軟件設施的保障，提升軟件服務水平。結合業(yè)務開展過程中檔案信息化管理的需求，采購與業(yè)務發(fā)展相適應的檔案管理軟件，定期對檔案系統(tǒng)進行升級改造，確保軟件在信息化建設中保障作用得到充分發(fā)揮。

（二）建立完善的信息化管理機制

檔案信息化管理是一個長期的過程，因此，將全生命周期理念貫穿其中對于建立健全檔案信息化管理機制有著至關重要的意義。從電子檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、編研，到電子檔案的利用和鑒定銷毀等，嚴格落實《檔案分類標引規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等業(yè)務規(guī)范細則要求，健全信息化檔案管理機制，完善中心檔案信息化管理體制，提升檔案信息化管理水平。

（三）強化高素質(zhì)人才的培養(yǎng)

人才是推動單位發(fā)展的第一要素，檔案工作也不例外。在檔案信息化推進過程中，需要有一批思想水平高、專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案專業(yè)人才。一是要做好人才招聘工作，通過人才引進、公開招聘等多種形式，吸引大批高素質(zhì)人才加入檔案工作中。二是定期開展檔案業(yè)務培訓。建立日常和專項培訓制度，重點對基礎知識、信息化數(shù)字技術、檔案理論等方面展開培訓，從根本上提升從業(yè)人員專業(yè)技能和水平。三是挖掘內(nèi)部兼職檔案員潛力。檔案工作作為各科室參與的重要工作，需要設置兼職收集員，進而提升各科室的檔案信息化水平，最終推動整個單位的檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

（四）高度重視信息化安全

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息安全是信息化檔案管理的重中之重。一是要強化信息化系統(tǒng)的建設與管理。要讓專業(yè)人員搭建路由器防火墻，并對數(shù)據(jù)進行實時分析，保證第一時間發(fā)現(xiàn)病毒并處理，保證檔案不被篡改和盜取。二是要做好人員管理。安排專人負責系統(tǒng)管理，明確各級人員的系統(tǒng)權限，保證系統(tǒng)安全有序進行。三是堅決貫徹落實工作責任制。將信息化工作科學分解落實到人，從而降低操作風險，確保檔案信息安全。