檔案館檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)探究

陳曉麗

（華坪縣檔案館，云南 麗江 674800）

一、檔案管理的基本概述

檔案管理的一個(gè)基本性質(zhì)就是管理性、政治性以及服務(wù)性。雖然檔案管理不會(huì)產(chǎn)生任何物質(zhì)財(cái)富，但是卻是管理社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域記錄的一種歷史文化，從這個(gè)角度來(lái)說具有很強(qiáng)的管理性質(zhì)。不論是一個(gè)國(guó)家的政治利益還是經(jīng)濟(jì)利益都和檔案內(nèi)容有著緊密的聯(lián)系。所以，每個(gè)國(guó)家的檔案都不會(huì)完全對(duì)外開放的，具有一定的保密舉措，特別是機(jī)密性的檔案。有的檔案會(huì)在保密期滿后會(huì)對(duì)公眾開放。從這個(gè)角度來(lái)說，檔案管理的另一個(gè)特性就是機(jī)密性。

對(duì)于檔案管理來(lái)說，就需要遵循國(guó)家檔案的集中統(tǒng)一管理這一要求，要堅(jiān)持檔案保存完整查閱方便的原則。對(duì)此，國(guó)家會(huì)根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)的不同，將檔案分配給相關(guān)部門進(jìn)行保管，實(shí)施集中保存的原則，按照國(guó)家法律法規(guī)來(lái)實(shí)施管理，這是檔案管理集中統(tǒng)一的基本要求。

要想提升檔案的完整性，就需要從兩個(gè)方面著手工作。一方面，要從數(shù)量上確保檔案數(shù)量完整，不能出現(xiàn)殘缺的情況。另一方面，要確保不同檔案之間實(shí)現(xiàn)有機(jī)地聯(lián)系，不能隨意對(duì)檔案進(jìn)行堆放。具體來(lái)說，在維護(hù)檔案安全方面需要做到以下兩點(diǎn)。第一，要確保檔案自身是完整無(wú)損的，這樣才能讓檔案的使用壽命得以延長(zhǎng)。第二，要堅(jiān)決避免出現(xiàn)對(duì)檔案惡意破壞的行為，避免出現(xiàn)檔案機(jī)密泄露的情況。眾所周知，檔案管理的最終目的就是為了更好地利用檔案，將檔案的價(jià)值作用充分地發(fā)揮出來(lái)，這是衡量檔案管理水平高低的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。

此外，檔案還有不可修改的特性，檔案是對(duì)歷史事實(shí)的反映，所以不允許破壞檔案的原貌。因此，檔案管理工作的一個(gè)重要原則就是確保檔案的真實(shí)性。

二、檔案館檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

大家知道，傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存的，這樣的檔案易于保存，管理上也能做到保密，但是在調(diào)閱和查閱信息方面存在著很大的障礙，使用成本高，信息的查詢工作異常繁重，對(duì)所需信息的提取也很困難。正是由于這些因素的存在，造成檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，這導(dǎo)致檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了顯著的變化。檔案形式的變化，讓檔案管理人員明白了要注重管理信息化檔案。檔案信息的內(nèi)容一直是使用者所關(guān)心和關(guān)注的一個(gè)問題，同時(shí)檔案信息內(nèi)容通常來(lái)自于不同的檔案。對(duì)此，檔案館工作人員需要將檔案信息以綜合性、系統(tǒng)化的方式進(jìn)行提取，為使用者提供最有價(jià)值的檔案信息。經(jīng)過一些必要的篩選過程，通過信息化的方式讓檔案信息變得更加真實(shí)、系統(tǒng)以及具有價(jià)值性，這樣使用者才會(huì)有更加完善的服務(wù)體驗(yàn)。從這個(gè)角度來(lái)看，檔案管理的信息化是一種必然趨勢(shì)。

三、當(dāng)前檔案館檔案管理中出現(xiàn)的問題分析

（一）檔案館現(xiàn)代化的管理模式缺乏統(tǒng)一性

正因?yàn)闄n案館現(xiàn)代化的管理模式缺乏統(tǒng)一性，所以造成檔案信息在管理上容易出現(xiàn)不一致、不協(xié)調(diào)的問題，對(duì)信息成果不能快速地進(jìn)行展示，這是因?yàn)闄n案館所使用的電腦型號(hào)不一樣，所使用的管理軟件也缺乏兼容性，所以可供檔案信息進(jìn)行檢索和管理的軟件系統(tǒng)也缺乏兼容性，這些都影響了檔案信息電子化的快速發(fā)展。

（二）檔案館檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)有待統(tǒng)一和改進(jìn)

檔案館檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化是推進(jìn)檔案信息管理水平提升的重要基礎(chǔ)。在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展背景下，館藏檔案的業(yè)務(wù)缺乏基礎(chǔ)性，造成檔案案卷質(zhì)量比較低，特別是不同類型檔案之間的兼容性比較低，所以檔案信息的移植就顯得特別困難。缺乏檔案自動(dòng)化工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理顯得特別單一，檔案信息化管理模式更是難以得到全面推廣和實(shí)施，這些都影響到檔案管理的信息化水平。

（三）檔案館檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)需要提升

檔案館檔案管理中所使用的計(jì)算機(jī)軟件標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法及時(shí)更新和升級(jí)，目前更多地仍然依賴文件資料存儲(chǔ)的光盤，大量使用傳統(tǒng)的分類方法和檔案整理方法，已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。

（四）檔案館檔案管理人員的能力素質(zhì)水平有待提升

檔案館檔案管理信息化模式的退訂，就需要提升檔案館檔案管理人員的能力素質(zhì)水平，不能僅限于簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作。從當(dāng)前實(shí)際情況來(lái)看，檔案館大量缺乏現(xiàn)代化的高技能檔案管理人才，對(duì)于檔案信息處理的復(fù)合型人才更是缺乏。很多檔案管理人員的現(xiàn)代管理意識(shí)和能力比較低。

四、檔案館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)分析

（一）檔案館檔案管理發(fā)展趨勢(shì)分析

首先，只有推動(dòng)檔案管理的信息化，才能打破檔案使用的局限性，推動(dòng)檔案部門從以往的封閉空間走出來(lái)，從以往的檔案保管職能向著信息采集和服務(wù)功能轉(zhuǎn)變，推動(dòng)對(duì)檔案信息的深度整合，這樣才能為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，檔案館檔案信息化管理中需要有更加詳實(shí)的檔案信息決策支持系統(tǒng)和管理模式。這就需要更加高效、可靠的信息搜集和分析能力，這是提升檔案館管理水平的一個(gè)重要保障。從這個(gè)角度來(lái)說，檔案管理檔案信息化在發(fā)展中具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，將會(huì)發(fā)揮十分重要的作用。第三，通過檔案管理信息化的發(fā)展，將為知識(shí)文化普及和傳播提供更加智能化的服務(wù)。檔案信息化就能做到一次投入多次利用，同時(shí)還能為讀者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。此外，還能確保二次文獻(xiàn)編著的時(shí)間能夠縮短，將推動(dòng)檔案信息實(shí)效性的提升。最后，檔案信息化管理模式將會(huì)有效地預(yù)防出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，電子政務(wù)和電子商務(wù)已經(jīng)得到了廣泛地運(yùn)用。因此，檔案館檔案管理人員要想將檔案工作做好，就需要具備基本的電子文件管理能力，提升檔案管理方式的電子化水平，促使檔案電子化的信息利用實(shí)現(xiàn)最大化地利用。

（二）檔案館檔案管理的信息化發(fā)展方向

當(dāng)前檔案管理出現(xiàn)了數(shù)字檔案的形式，這也是信息化在檔案管理中應(yīng)用的必然趨勢(shì)。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字檔案館將融合了計(jì)算機(jī)管理、信息多元化、存儲(chǔ)載體多樣化等特點(diǎn)。

（三）檔案管理信息化模式的理論研究

檔案館檔案管理信息化建設(shè)必然是以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為引領(lǐng)，也要以先進(jìn)的理論知識(shí)為基礎(chǔ)。在推動(dòng)檔案管理信息化過程中，剛開始的時(shí)候可以將傳統(tǒng)的檔案管理模式運(yùn)用檔案管理信息化建設(shè)中，隨著實(shí)踐的不斷深入，當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)域也遇到一定的瓶頸。但是因?yàn)榛A(chǔ)理論的缺乏，所以導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的法律制度不健全、配套設(shè)施不到位，發(fā)展方向不明確，也造成了檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)了低水平、重復(fù)開發(fā)的情況。在檔案館檔案信息化建設(shè)過程中，數(shù)字檔案、電子文件中心、檔案信息服務(wù)體系等建設(shè)和實(shí)施都需要一定理論支撐。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)在理論研究的時(shí)候，要根據(jù)檔案行業(yè)特點(diǎn)，積極探索檔案管理的基本規(guī)律，結(jié)合實(shí)際情況開拓創(chuàng)新，構(gòu)建高效化的檔案館檔案管理信息化管理模式。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到信息化社會(huì)，對(duì)此檔案館檔案管理工作也要緊隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，要根據(jù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展變化，努力迎接時(shí)代賦予的新課題，努力構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)的新模式。在當(dāng)前檔案館檔案管理理論體系還不夠完善檔案信息化建設(shè)制度體系還不夠完善的時(shí)候，學(xué)會(huì)如何積極開展檔案管理信息化實(shí)踐就顯得尤為重要。對(duì)此，廣大檔案館檔案管理人員要緊緊把握檔案行業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，以經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求為導(dǎo)向，努力挖掘檔案信息化發(fā)展模式的優(yōu)勢(shì)，促使檔案管理信息化技術(shù)更趨成熟，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化水平的不斷提升。同時(shí)，也要充分地認(rèn)識(shí)到，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)將是提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)，也是提升檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障，也會(huì)讓檔案管理緊隨信息化社會(huì)的發(fā)展步伐和便利，向著更加高效、便利以及規(guī)范的方向?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。