數(shù)字化檔案在企事業(yè)單位中的設(shè)計(jì)與推廣途徑

譚麗嘉

（黑龍江省第一地質(zhì)勘查院，黑龍江 牡丹江 157000）

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)日益進(jìn)步，我國檔案管理水平正不斷提升。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸邁向電子檔案方向。企事業(yè)單位主要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)打造先進(jìn)的檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用完善的軟件對檔案進(jìn)行存儲，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，不斷完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的保密性和安全性。筆者主要對數(shù)字化檔案在企事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)行相應(yīng)的探討，確保各種類型的檔案得到充分的統(tǒng)計(jì)與利用，有效發(fā)揮出檔案管理信息系統(tǒng)的功能。

一、數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)主要內(nèi)容

（一）系統(tǒng)處理內(nèi)容

1.檔案錄入管理。為了進(jìn)一步發(fā)揮出數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的作用，首先要確保各項(xiàng)檔案得到有效的錄入。為了確保紙質(zhì)檔案順利轉(zhuǎn)化為電子檔案，就要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描完畢后，在對掃描后的圖片進(jìn)行歸檔和整理。歸檔后的文件檔案通常會擁有虛擬封面，卷柜類型檔案擁有封面。用戶可通過自定義的方式設(shè)置檔案封面的字段與文件字段。根據(jù)不同的檔案類型設(shè)置相應(yīng)的字段，明確文件的指定頁碼。進(jìn)行檔案管理時(shí)，要掛接相應(yīng)的掃描圖片。首先，可進(jìn)行自動掛接。在明確圖片按照制定順序排列后，可根據(jù)文件的頁碼，以自動化的方式找尋圖片。第二，進(jìn)行手動掛接。通過手動操作的方式選擇圖片。在掛接前后，可對文件夾中的圖片進(jìn)行預(yù)覽，保證圖片掃描無誤。掛接完畢后，通常需按照文件名設(shè)置圖片的順序。2.檔案導(dǎo)入導(dǎo)出?？蓪⒎弦?guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的電子表格進(jìn)行導(dǎo)入。需按照相應(yīng)的支持模板進(jìn)行文件導(dǎo)入。企事業(yè)單位要提供標(biāo)準(zhǔn)化模板，這樣就能保證單子表格文件與模板格式相符，避免產(chǎn)生系統(tǒng)錯(cuò)誤。系統(tǒng)要有封面和文件條目，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。導(dǎo)出檔案時(shí)，要對檔案封面進(jìn)行批量導(dǎo)出，然后就能形成檔案列表，以電子表格文件為主。

（二）系統(tǒng)角色

首先，系統(tǒng)管理員要對用戶進(jìn)行管理，刪除或者添加用戶，保證用戶密碼得到重新設(shè)置。第二，系統(tǒng)管理員要對每個(gè)用戶的身份進(jìn)行指定。第三，系統(tǒng)管理員需對每個(gè)用戶的工作量進(jìn)行查看。第四，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對案卷進(jìn)行審核，及時(shí)審查用戶的檔案，確定檔案符合要求后，方可通過審核，否則就要及時(shí)退回檔案進(jìn)行修改。首先，錄入人員要對檔案的封面和條目進(jìn)行錄入。第二，錄入人員要對人物的完成狀態(tài)進(jìn)行檢查，及時(shí)修改退回的內(nèi)容。掃描人員負(fù)責(zé)進(jìn)行圖片的掛接，按照檔案錄入管理的要求進(jìn)行操作，提高掛接圖片的質(zhì)量。

（三）其他說明

數(shù)字化檔案信息化系統(tǒng)需充分滿足企事業(yè)單位的需求，在本系統(tǒng)中使用前端框架，以保證系統(tǒng)的開發(fā)周期不斷縮短。因此，本系統(tǒng)不一定能滿足所有瀏覽器的兼容性。進(jìn)行圖片處理時(shí)，采用最新的HTML5 標(biāo)準(zhǔn)。要及時(shí)對本系統(tǒng)進(jìn)行測試，明確與本系統(tǒng)兼容的瀏覽器，列出清單，推薦用戶使用支持系統(tǒng)的瀏覽器。要加強(qiáng)對用戶的培訓(xùn)，使用戶能夠熟練進(jìn)行圖像的加工。系統(tǒng)會自動生成導(dǎo)出文件的檔號，并根據(jù)不同類型的文件制定相應(yīng)的規(guī)則，對檔案進(jìn)行管理。管理員會根據(jù)錄入的字段，對檔號進(jìn)行自定義生成。要保證系統(tǒng)有完善的轉(zhuǎn)碼功能，確保文字信息及時(shí)轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的數(shù)字信息。進(jìn)行圖片自動掛接時(shí)，系統(tǒng)要對圖像的情況進(jìn)行自動化判斷，一旦發(fā)現(xiàn)問題就要停止掛接。要將圖像處理和圖像掛接工作進(jìn)行分離，保證圖像得到完全的處理，再對其進(jìn)行掛接。

二、數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的創(chuàng)新途徑

（一）提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量

數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)具有一定的創(chuàng)新性，該系統(tǒng)可轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。系統(tǒng)可充分發(fā)揮出信息技術(shù)與圖片掃描技術(shù)的作用，確保檔案管理邁向數(shù)字化方向，使檔案資源能夠及時(shí)得到整理與共享，使相關(guān)人員隨時(shí)查詢相應(yīng)的檔案。在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案管理人員的技能會不斷提升，并熟練應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)展開檔案管理。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化檔案硬件與軟件設(shè)施建設(shè)

為了進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理水平，要不斷完善與之相關(guān)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。要確保各項(xiàng)資源得到進(jìn)一步優(yōu)化配置，加大投入力度，提高檔案管理硬件設(shè)施水平。要采用專業(yè)的計(jì)算機(jī)和掃描儀設(shè)備對檔案開展管理，滿足檔案管理的需求。領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對該項(xiàng)工作予以高度重視，根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的情況，明確下一階段的工作任務(wù)和工作要求，及時(shí)解決現(xiàn)階段存在的問題。要購置先進(jìn)的軟件與硬件設(shè)備，為數(shù)字化檔案管理工作提供更多技術(shù)支持。

（三）建立數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)體系

為了確保數(shù)字化檔案進(jìn)一步發(fā)揮自身作用，要加強(qiáng)對數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)體系與改進(jìn)和完善。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的作用，確保檔案信息得到充分的共享，完善檔案管理信息化系統(tǒng)的功能。該系統(tǒng)主要以分布式網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)為主，在系統(tǒng)中包含獨(dú)立的電子檔案實(shí)體。為了確保各項(xiàng)檔案信息資源得到有效的管理和控制，就要建立完善的兼容硬件環(huán)境，確保檔案的各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。打造標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系時(shí)，需充分結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況，明確每個(gè)部門在檔案管理過程中的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)部門聯(lián)動與協(xié)作，有效提高數(shù)字化檔案管理水平。

結(jié)束語：綜上所述，為了進(jìn)一步發(fā)揮出數(shù)字化檔案的功能，企事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況，打造專業(yè)的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)，提高檔案管理效率，使廣大檔案管理人員充分結(jié)合系統(tǒng)的功能對不同類型的檔案進(jìn)行管理，提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力。