如何加強(qiáng)工程資料管理工作

閆劍榮

（國能準(zhǔn)能公司基建工程管理中心，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300）

工程資料是建設(shè)工程管理及工程實(shí)體質(zhì)量的真實(shí)體現(xiàn)和記錄，是工程建設(shè)重要的組成部分。工程資料的記錄、整理、收集必須真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確，才能保證整個(gè)工程建設(shè)系統(tǒng)工程的科學(xué)性和完整性。通過對(duì)近年來審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題的梳理發(fā)現(xiàn)，工程資料管理中存在的問題還比較多，如何加強(qiáng)工程資料管理，是當(dāng)前一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。

一、建筑工程資料管理中存在的問題及原因分析

（一）存在問題及表現(xiàn)形式

一是資料簽批整理不規(guī)范

原材料進(jìn)場驗(yàn)收記錄缺少進(jìn)場數(shù)量、隱蔽驗(yàn)收記錄無驗(yàn)收日期、材料先使用、后進(jìn)場，施工組織設(shè)計(jì)審批日期在報(bào)審日期之前等問題屢見不鮮。

二是資料不齊全

進(jìn)場原材料缺少質(zhì)量證明文件，缺少分項(xiàng)技術(shù)交底，設(shè)計(jì)變更單、施工圖紙（方案）會(huì)審紀(jì)要等

三是資料與工程實(shí)際不符

例如原材料質(zhì)量證明文件與實(shí)際使用材料不相符，施工日志記錄與實(shí)際不一致等比較嚴(yán)重的問題。

四是工程資料整理歸檔不及時(shí)

工程交接證書中顯示簽批周期長達(dá)3 個(gè)月，工程竣工驗(yàn)收日期與歸檔日期間隔長達(dá)2-3 月之久。

（二）原因分析

首先，各參建單位對(duì)工程資料管理的重視度還不夠。目前在工程管理過程中，建設(shè)單位注重安全管理和進(jìn)度控制，對(duì)資料的管理相對(duì)弱化。具體表現(xiàn)為在工程現(xiàn)場檢查考核時(shí)，疏于資料的檢查與考核，資料與工程實(shí)體嚴(yán)重不同步；其次，對(duì)資料中存在的問題不了了之，督促整改不力。其次對(duì)監(jiān)理單位的監(jiān)督管理乏力，導(dǎo)致監(jiān)理單位在資料管理過程中未能起到應(yīng)有的作用；再次，對(duì)資料管理手段落后。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，工程資料管理還停留在傳統(tǒng)單一的線下紙質(zhì)簽批，相較于其他行業(yè)管理模式落后。

二、加強(qiáng)工程資料管理的思路

這些看似簡單的問題，在工程管理過程中，屢禁不絕，屢改屢犯，暴露出工程資料管理弱化現(xiàn)象，如果不及時(shí)整改糾偏，不徹底根除，將會(huì)遺患無窮。那么，怎樣才能減少甚至杜絕這種現(xiàn)象的發(fā)生，這就要求我們制定行之有效的措施，想盡一切辦法加以遏止。

基建中心是項(xiàng)目安全、質(zhì)量、投資、進(jìn)度、資料五個(gè)要素統(tǒng)籌管理的基層單位，五個(gè)要素有一個(gè)方面出現(xiàn)問題，就會(huì)影響工程整體。因此，基建中心就要總攬參建各方全局，從自身抓起，重點(diǎn)抓好施工單位、監(jiān)理單位的資料管理和考核，實(shí)現(xiàn)工程資料與其他四要素同部署、同推進(jìn)、同檢查、同考核，才能根治資料方面存在的問題，具體可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）強(qiáng)化基建中心對(duì)工程資料統(tǒng)籌管理

“萬丈高樓從地起”，基層扎實(shí)不扎實(shí)，基礎(chǔ)牢不牢，關(guān)鍵在我們基層把握，抓好基建中心的基層、基礎(chǔ)管理，是做好工程資料的前提。

1.制定標(biāo)準(zhǔn)流程

要有一套行之有效的資料管控標(biāo)準(zhǔn)流程，統(tǒng)一、規(guī)范資料填寫（管理單位簽字部分）模板，規(guī)范工程資料目錄清單、制定審核審批標(biāo)準(zhǔn)用語，對(duì)重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)管控。

從一開始，項(xiàng)目管理人員就要對(duì)采購計(jì)劃系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤，查詢采購結(jié)果中公布的中標(biāo)（選）候選人及其聯(lián)系方式，及時(shí)通知中標(biāo)（選）人到基建中心辦理開工前手續(xù)、簽訂施工合同。一直到過程管控、竣工驗(yàn)收，期間的資料管理，要全程盯控，專人負(fù)責(zé)。

2.在工程計(jì)價(jià)流程中嚴(yán)格資料審查，從中發(fā)現(xiàn)資料存在問題，對(duì)工程技術(shù)資料不完善、不及時(shí)、不真實(shí)的不予計(jì)價(jià)，待整改完善后方可辦理計(jì)價(jià)，切實(shí)做到工程資料與實(shí)體進(jìn)度同步。

3.加強(qiáng)工程資料考核

定期開展工程資料自檢、互檢、專項(xiàng)督查，把施工資料驗(yàn)收作為進(jìn)度款申報(bào)條件，有效減少施工技術(shù)資料遺漏問題。

將工程資料考核納入部門、人員的績效考核中，成立施工管理過程考核工作組，常態(tài)化開展工程過程審計(jì)考核工作，與其他工程管理四要素一并進(jìn)行，建立施工管理全周期責(zé)任追究機(jī)制。

實(shí)行專工和部門負(fù)責(zé)人分級(jí)負(fù)責(zé)制，科學(xué)運(yùn)用審計(jì)結(jié)果，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，獎(jiǎng)罰分明，起到促進(jìn)作用，確保后續(xù)審計(jì)、巡視、巡察不發(fā)生問題。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)

要加強(qiáng)對(duì)五方責(zé)任主體單位資料管理人員的集中學(xué)習(xí)培訓(xùn)，結(jié)合近幾年審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題等實(shí)際案例，對(duì)易錯(cuò)易漏、要點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)學(xué)習(xí)，同時(shí)注重宣傳，讓大家重視資料管理，掌握管理方法，提升整體管理水平。

（二）強(qiáng)化施工單位對(duì)工程資料的管理

工程資料是工程項(xiàng)目建設(shè)全生命周期的證據(jù)，是工程不可缺少的本質(zhì)屬性的一部分，施工單位有義務(wù)做好施工資料的管理，必須高度重視。

施工資料是施工單位在工程施工過程中形成的資料，也是整個(gè)建筑過程的重要材料依據(jù)，對(duì)施工資料的管理要明確施工資料管理內(nèi)容，包含整個(gè)項(xiàng)目從施工開始到結(jié)束所產(chǎn)生的所有文件內(nèi)容，包括：聯(lián)系外單位(建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理等)的文件;施工質(zhì)量保證資料、進(jìn)度資料、技術(shù)資料和安全資料等。對(duì)施工資料的管理要從源頭抓起，一是規(guī)范整理、編寫資料。要分類保存各種紙質(zhì)資料、實(shí)物資料、視聽、圖片、影像資料等，以便做出系統(tǒng)化的驗(yàn)證。二是合理收集施工資料。收集資料更多的是要依靠施工的項(xiàng)目經(jīng)理，而項(xiàng)目經(jīng)理則要依靠具體的施工管理人員，這樣層次分明地遞轉(zhuǎn)，就不可避免地出現(xiàn)很多漏洞，所以施工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要時(shí)刻注意將各類施工資料進(jìn)行合理地整理和上繳。三是注意對(duì)施工資料的保存，須派專門人員及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔。

（三）強(qiáng)化監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程資料的監(jiān)管

在日常工程管理中，監(jiān)理機(jī)構(gòu)只注重對(duì)工程實(shí)體進(jìn)行監(jiān)理，而忽視對(duì)工程資料的監(jiān)管，這也是造成工程資料頻頻出現(xiàn)問題的原因。事實(shí)上，監(jiān)理機(jī)構(gòu)不僅要對(duì)工程實(shí)體進(jìn)行監(jiān)理，也要對(duì)工程資料負(fù)責(zé)監(jiān)管，這才是監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理之要。

強(qiáng)化監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程資料的監(jiān)管，要建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)資料負(fù)責(zé)制，內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制。遵循“誰監(jiān)理、驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”的原則。專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料、分項(xiàng)工程的驗(yàn)收及有關(guān)監(jiān)理資料的收集匯總及整理，分部工程驗(yàn)收完畢，即應(yīng)將完整、真實(shí)的監(jiān)理資料交資料員驗(yàn)收歸檔；資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的驗(yàn)收、分類整理；部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)所有的監(jiān)理材料進(jìn)行審計(jì)核實(shí)。

除對(duì)內(nèi)部監(jiān)理資料負(fù)責(zé)外，在施工監(jiān)理的過程中,還必須重視對(duì)施工資料的監(jiān)理，對(duì)施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。施工資料是施工過程的記錄,是每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格文件。監(jiān)理工程師對(duì)工程的驗(yàn)收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上,對(duì)工程實(shí)體進(jìn)行檢查,以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。施工資料不符合要求,則工程實(shí)體質(zhì)量就無從談起。對(duì)工程實(shí)體的質(zhì)量控制是從工序、分項(xiàng)、分部工程依次做起,同樣對(duì)施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序(即檢驗(yàn)批)、分項(xiàng)、分部工程做起，細(xì)分目標(biāo),步步把關(guān)，及時(shí)完善施工資料。

認(rèn)真開展監(jiān)理日記的監(jiān)督管理工作。監(jiān)理日記是逐日記錄監(jiān)理工作和施工活動(dòng)的重要資料，內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位，時(shí)間的連續(xù)性強(qiáng)，是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作和監(jiān)理資料的重要依據(jù)。

（四）強(qiáng)力推進(jìn)工程資料信息化管理

隨著信息化的發(fā)展，技術(shù)手段的革新，要進(jìn)一步拓寬工程資料管理思路，創(chuàng)新工程資料管理模式，大力推進(jìn)工程管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工程資料管理線上辦理，既保證工程資料與工程實(shí)體的同步性，又充分保障了工程的質(zhì)量。同時(shí)工程資料信息化管理，將會(huì)提高工程管理效率，提升工程管理過程透明化、精細(xì)化、精準(zhǔn)化科學(xué)管理水平。

工程資料管理是一個(gè)系統(tǒng)復(fù)雜的管理工作。新的形勢下，要做好工程資料管理工作，就要在基建中心的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，帶動(dòng)參建各方，齊心協(xié)力，發(fā)揮各自的管理優(yōu)勢，抓在日常，嚴(yán)在經(jīng)常，對(duì)存在的問題做到早發(fā)現(xiàn)、早整頓、早治理，才能補(bǔ)齊工程資料管理短板，提升工程管理水平，不斷向工程管理高質(zhì)量發(fā)展邁進(jìn)。