企業(yè)檔案信息資源整合與利用

湯瑜婷

（濟(jì)寧城市展示館，山東 濟(jì)寧 272000）

一、引言

當(dāng)今世界，已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代。適應(yīng)這一發(fā)展總趨勢(shì)，企業(yè)檔案信息資源整合與利用也逐步提到了日程上來。企業(yè)檔案信息資源的整合與利用最終歸宿從大范圍來講，就是為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)；從小范圍來看，企業(yè)檔案其要旨在于記錄企業(yè)發(fā)展的真實(shí)面貌，維護(hù)企業(yè)以及員工的合法權(quán)益，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供支撐。企業(yè)檔案資源蘊(yùn)含著非常豐富的信息，有極高的利用價(jià)值。由此可見，企業(yè)檔案信息資源整合與利用非常重要。

二、企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的問題

（一）企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

近年來，許多國家都投入大量資金和人力物力進(jìn)行信息通訊基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，越來越多的國家意識(shí)到企業(yè)信息化建設(shè)的重要性，也在積極引導(dǎo)企業(yè)為信息化建設(shè)創(chuàng)建良好的環(huán)境，方便企業(yè)開展電子商務(wù)活動(dòng)。我國還屬于發(fā)展中國家，企業(yè)的信息化建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱，通信設(shè)備投資距離發(fā)達(dá)國家有一定差距，因此，在信息化時(shí)代，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)也比較相對(duì)薄弱。在這種前提下，企業(yè)難以大面積施展電子化的檔案信息資源管理。

（二）檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)較低

檔案管理的信息資源整合與利用，需要有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)人員作為保障，但是目前的檔案管理人員尚缺乏系統(tǒng)性的管理意識(shí)，或者過于注重技術(shù)鉆研而忽視了對(duì)管理人員的工作綜合能力培養(yǎng)，這樣往往會(huì)導(dǎo)致管理人員的綜合素質(zhì)不能及時(shí)跟進(jìn)，也會(huì)影響到檔案管理工作的水平提升。甚至于，很多企業(yè)還未認(rèn)識(shí)到檔案信息資源整合與利用的重要性和緊迫性，從思想觀念上就已經(jīng)落后了，再加上管理人員缺乏對(duì)檔案管理的專業(yè)能力，勢(shì)必造成檔案管理工作的停滯不前。

三、開展企業(yè)檔案信息資源整合與利用的方法

（一）加強(qiáng)源頭控制，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

檔案信息資源的源頭質(zhì)量控制主要有以下五點(diǎn)：一是加強(qiáng)電子文件的采集、傳輸、驗(yàn)證與存儲(chǔ)的管理，開展存量與新增檔案資源的規(guī)范化數(shù)據(jù)著錄，做好入館數(shù)據(jù)的審核與質(zhì)量校驗(yàn)；二是根據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》等文件開展規(guī)范化建設(shè)，加快檔案信息化專項(xiàng)工作進(jìn)程；三是在信息化過程中，適時(shí)創(chuàng)建基于全文內(nèi)容識(shí)別技術(shù)的檔案信息資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，形成檔案“大數(shù)據(jù)”的資源支撐；四是在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)交換格式技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制訂數(shù)據(jù)異構(gòu)、低質(zhì)、離散、同質(zhì)背景下檔案信息資源質(zhì)量控制的系統(tǒng)解決方案；五是綜合運(yùn)用內(nèi)容評(píng)估法、上下文評(píng)估法、評(píng)分評(píng)估法，建立數(shù)據(jù)審核校驗(yàn)機(jī)制和質(zhì)量評(píng)估體系。

（二）大力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，數(shù)字化管理方式也在不斷普及，涵蓋了檔案信息管理的領(lǐng)域。建立完整的數(shù)據(jù)庫，需要運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、OA 技術(shù)等現(xiàn)代化手段，以加大信息收集的范圍、加快加深檔案信息的整合，以及對(duì)信息的甄別、加工和處理。此外，還應(yīng)注重構(gòu)建技術(shù)平臺(tái)，開展新型的科技建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大環(huán)境下，要用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備作為依托，最終達(dá)到檔案信息的數(shù)字化，從而為檔案信息資源的整合與利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）強(qiáng)化檔案信息組織

檔案信息組織是指按照一定的原則和方法，依賴于先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將原來無序狀態(tài)的特定檔案信息經(jīng)過檔案信息組織，使其成為有秩序、系統(tǒng)化的檔案資源。經(jīng)過檔案信息組織加工過的檔案信息，能夠滿足用戶的多種檢索需求。傳統(tǒng)的檔案信息組織多局限于文本信息組織，采取的方法主要有責(zé)任者組織法、主題組織法和分類組織法等，通過索引、文章目錄、綜述等方式對(duì)檔案信息的內(nèi)容和特征進(jìn)行概括，顯然功能過于簡(jiǎn)單。檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)信息技術(shù)研發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)檔案信息組織具備人類大腦知識(shí)記憶的部分模擬功能，提升檔案信息組織的智能化水平，使檔案信息資源不僅能夠真實(shí)全面地反映信息本身記錄的內(nèi)容，還能夠順暢地幫助用戶提取獲得。

（四）深化“放管服”，推進(jìn)知識(shí)協(xié)同

深化“放管服”，推進(jìn)知識(shí)協(xié)同可從以下三方面著手：一是管理上要求各參與方理順職能分工，明確崗位權(quán)責(zé)，優(yōu)化工作流程；二是業(yè)務(wù)上要求檔案工作者做好信息資源的保管、開發(fā)等工作；三是服務(wù)上要求借助檔案“大數(shù)據(jù)”和云平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)專題、特色、主題、定題等檔案知識(shí)庫建設(shè)，以資源智能化匹配用戶精準(zhǔn)需求為技術(shù)手段，以服務(wù)滿意度提升為績(jī)效導(dǎo)向，構(gòu)建基于信息感知、網(wǎng)絡(luò)傳輸、服務(wù)交互的智慧檔案館。

四、結(jié)束語

檔案信息資源來源的多向性、質(zhì)量的規(guī)范性、規(guī)劃的科學(xué)性、挖掘的精準(zhǔn)性、整合的復(fù)雜性、系統(tǒng)集成的交互性、運(yùn)行的安全性等因素給資源融合工作帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，這就要求檔案工作者全方位提升自身能力，更多承擔(dān)信息管理員、審核員、規(guī)劃師和知識(shí)提供者的時(shí)代職責(zé)。同時(shí)，隨著“智慧城市”“智慧政府”概念的提出，檔案人員要搶抓機(jī)遇、勇立潮頭、敢于擔(dān)當(dāng)，為促進(jìn)政府綜合信息服務(wù)能力提升貢獻(xiàn)“檔案智慧”。