新時期文書檔案管理現(xiàn)狀及對策分析

雷曉麗

（黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七〇七隊，黑龍江 綏化 152000）

企業(yè)文書檔案記錄了企業(yè)行政管理過程的重大決策、決定，是由各種通用文書轉(zhuǎn)化而來，因此，做好企業(yè)文書檔案收集與歸檔有其自身規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和要求。文書檔案工作涉及方面眾多，是對單位的各項行政管理、科技、設(shè)備、賬單、合同等詳細(xì)又整體性的記錄，反映的內(nèi)容要真實準(zhǔn)確。對文書檔案的保存方式也有很多，例如紙質(zhì)文件、錄像、照片、音頻、電子文書等等，這要求管理人員要對各項文書內(nèi)容有整體性的規(guī)劃和管理，使得文書檔案種類繁多但歸類有序。企業(yè)文書檔案收集與歸檔是企業(yè)文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是一項重要的管理環(huán)節(jié)。企業(yè)文書檔案資料收集的完整性、歸檔的準(zhǔn)確性等等，都是直接影響企業(yè)文書檔案管理整體水平的重要因素。因此，要高度重視企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作，為企業(yè)文書檔案管理工作奠定扎實基礎(chǔ)。

一、分析文書檔案管理工作意義

（一）促進(jìn)各個部門工作順利開展

對于文書檔案工作而言，主要是承擔(dān)著對公司各項的文件和人事管理資料匯總和歸類的一個重要職責(zé)，假如公司需要進(jìn)行人事調(diào)動或者是計劃安排工作，那么檔案管理人員都可以根據(jù)檔案中保存的資料給單位提出較為合理的協(xié)調(diào)意見。有利于單位各部門的通力合作與協(xié)調(diào)發(fā)展，保證工作的有序進(jìn)行，對提高單位工作的效率發(fā)揮著重要作用。

（二）對企業(yè)發(fā)展歷程進(jìn)行記錄

在文書檔案管理過程中，主要是對企業(yè)的發(fā)展資料進(jìn)行合理的匯總和分析，對于企業(yè)自身的發(fā)展歷程起到一個總結(jié)的重要作用，企業(yè)的管理人員主要是可以通過回顧企業(yè)的發(fā)展記錄，可以更加明晰企業(yè)各項指標(biāo)發(fā)展的過程，有助于企業(yè)管理者分析企業(yè)的發(fā)展趨勢，對制定企業(yè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃有十分重要的借鑒意義。同時企業(yè)工作者在遇到問題時，如果之前管理過類似問題，那么工作人員可以及時的查閱相關(guān)的資料，在這個基礎(chǔ)上提出針對性的措施進(jìn)行解決。

二、問題及優(yōu)化措施

（一）規(guī)范化管理問題及解決措施

現(xiàn)如今在一些機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位進(jìn)行文書檔案管理中，普遍都是存在流程不規(guī)范情況，其表現(xiàn)在文書檔案管理不及時和文書檔案交接過程中存在隨意性，同時文書檔案管理的內(nèi)容并不完整，這些問題的存在已經(jīng)是嚴(yán)重地影響了文書檔案管理工作效率，所以要相對文書檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范，必須要采取全流程規(guī)范化的管理措施，首先需要對文化檔案的收集工作引起重視，同時也是需要明確文書檔案的收集范圍和保管期限以及文書檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。其次還需要對文書檔案的整理工作引起重視，嚴(yán)格的根據(jù)文書檔案的形成時間和內(nèi)在聯(lián)系等相關(guān)的因素，加強(qiáng)文書檔案規(guī)范化的管理，保證頁碼編制不會出現(xiàn)漏號以及空號等情況。在此之外還需要對文書檔案的借閱以及規(guī)劃流程進(jìn)行規(guī)范，嚴(yán)格遵守著檔案利用手續(xù)，保證檔案的保密以及安全性。

（二）制度化問題及解決措施

俗話說得好，沒有規(guī)矩不成方圓，在文書檔案管理的過程中，其制度化的問題是比較常見的，這種問題的存在必然會導(dǎo)致文書檔案管理工作無法得到順利地進(jìn)行。因此在實際對文書檔案管理過程中，必須要嚴(yán)格地遵守著規(guī)章制度，不斷地去提高文書檔案制度化管理水平。首先可以成立起專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)或者是領(lǐng)導(dǎo)小組，通過采取分組領(lǐng)導(dǎo)方式，各個部門配合，檔案人員則是需要對管理體制進(jìn)行落實，明確不同崗位的工作職責(zé)，持續(xù)的提高文書檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。其次需要完善全生命周期的文書檔案管理制度，根據(jù)其文書檔案資料的形成和收發(fā)以及傳閱等管理制度，使其保證文書檔案管理全過程可以有章可循。在此之外還需要提高每一項規(guī)章制度的落實監(jiān)督和考核工作，將文書檔案管理工作納入到企業(yè)的績效考核之中，提高文書檔案管理工作執(zhí)行力。

總結(jié)：通過上述分析可以得出，由于受到傳統(tǒng)書檔案管理工作的限制，當(dāng)前的檔案收集與管理工作呈現(xiàn)出許多與企業(yè)發(fā)展不適應(yīng)的地方。例如，企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不高，檔案管理員自身的業(yè)務(wù)水平有待提升，文書檔案的資料不夠全面等等，對有效開展辦公室文書管理工作造成了一些阻礙。企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時反思工作中出現(xiàn)的問題，在思想上、行動上、制度上都要加強(qiáng)和完善，確保檔案的收集和管理能夠真正為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的價值。此外，要注重數(shù)字化文書檔案安全保密工作，利用數(shù)據(jù)雙備份、密鑰、身份認(rèn)證，以及殺毒軟件等先進(jìn)技術(shù)手段，夯實數(shù)字化文書檔案安全基礎(chǔ)。