新時(shí)代如何做好企業(yè)辦公室工作

趙艷紅

（山西汾河灌溉管理有限公司，山西 太原 030900）

作為黨務(wù)及行政工作的核心部門，辦公室具有協(xié)調(diào)內(nèi)外重大事項(xiàng)、發(fā)布企業(yè)重大決策、運(yùn)行督察督辦系統(tǒng)、為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策等一系列的作用，是一個(gè)企業(yè)的標(biāo)桿和窗口，其崗位關(guān)鍵、地位敏感、作用特殊。中共中央辦公廳在黨的十九大后也對(duì)企業(yè)辦公室工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求，這樣就需要辦公室人員結(jié)合實(shí)際來(lái)轉(zhuǎn)變觀念、解放思想，在行動(dòng)上力求立竿見(jiàn)影，在思想上給予高度重視，以此來(lái)有效提高新時(shí)代辦公室工作效率。

一、新時(shí)代做好辦公室工作的意義

通常情況下，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，辦公室發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是企業(yè)發(fā)展的“中樞”“前哨”和“后院”，任重大，意義深遠(yuǎn)，這些均要求辦公室日常工作做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，嚴(yán)禁出現(xiàn)任何失誤和差錯(cuò)。實(shí)際上，辦公室工作水平的高低將會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生決定性影響，一旦辦公室管理工作存在問(wèn)題，不僅會(huì)降低企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，而且還會(huì)阻礙企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)階段，辦公室肩負(fù)著企業(yè)日常服務(wù)和管理工作，并對(duì)連接外部和協(xié)調(diào)內(nèi)部起到關(guān)鍵性的作用。作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的控制機(jī)構(gòu)和主要支柱，辦公室既要強(qiáng)化與員工和各部門間的有效銜接，而且還會(huì)充分發(fā)揮決策和協(xié)調(diào)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而為企業(yè)的快速發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。[1]

二、新時(shí)代辦公室工作常見(jiàn)問(wèn)題

（一）管理制度有待完善

基于新時(shí)代背景下，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，部分企業(yè)出現(xiàn)了管理制度有待完善的情況，從而導(dǎo)致其與企業(yè)發(fā)展要求存在偏差，進(jìn)而阻礙了企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，部分企業(yè)為了激發(fā)員工的工作熱情和積極性，而制定了一套系統(tǒng)、完善的員工評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，然而在具體實(shí)施階段，大多數(shù)企業(yè)并未明確辦公室員工的相關(guān)制度，從而導(dǎo)致相應(yīng)的管理制度無(wú)法得到有效落實(shí)，且無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展需求。通常情況下，辦公室員工主要是按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排來(lái)開展相關(guān)工作，致使辦公室工作人員缺乏對(duì)日常工作的重視程度，導(dǎo)致辦公室員工日常工作積極性大打折扣，不利于辦公室工作的開展。此外，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，部分管理制度與企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求存在偏差，從而導(dǎo)致相應(yīng)管理制度的價(jià)值和作用無(wú)法得到充分發(fā)揮，也會(huì)在一定程度上阻礙辦公室工作的開展，不利于企業(yè)的發(fā)展。

（二）辦公室培訓(xùn)系統(tǒng)有待完善

基于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系下，為了推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)管理者需要注重對(duì)技術(shù)型員工的培訓(xùn)，以此來(lái)使他們更好地勝任日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。然而，對(duì)于辦公室工作人員而言，缺乏一定的培訓(xùn)和教育機(jī)會(huì)，從而導(dǎo)致其自身綜合能力和素質(zhì)水平偏低，不利于企業(yè)的快速發(fā)展。例如，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，如果未對(duì)辦公室工作人員開展培訓(xùn)和教育時(shí)，將會(huì)導(dǎo)致工作人員對(duì)新理念、新技術(shù)缺乏了解和掌握，進(jìn)而無(wú)法更好的從事日常工作，影響企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。同時(shí)，如果辦公室工作人員缺乏對(duì)相關(guān)管理知識(shí)的掌握，也會(huì)導(dǎo)致日常工作無(wú)法有效開展，甚至有可能導(dǎo)致企業(yè)決策出現(xiàn)偏差，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

三、新時(shí)代做好企業(yè)辦公室工作的對(duì)策

（一）創(chuàng)新辦公室工作理念

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，為了確保辦公室工作的有效開展，則需要工作人員從思想上給予重新認(rèn)識(shí)，并對(duì)現(xiàn)有辦公室工作理念進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)先進(jìn)的工作模式進(jìn)行學(xué)習(xí)，以此來(lái)提高工作人員的自身能力水平。同時(shí)，作為辦公室工作人員，在日常工作中還需要多思考、多學(xué)習(xí)、多總結(jié)，以飽滿的心態(tài)來(lái)開展日常工作，并努力為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，這樣不僅可以提高企業(yè)對(duì)員工的重視，而且還可以提高辦公室工作效率。從企業(yè)自身發(fā)展角度出發(fā)，強(qiáng)化三個(gè)服務(wù)理念的有效落實(shí)，并為員工營(yíng)造良好的發(fā)展空間，使員工愿意把企業(yè)看作是第二個(gè)家，愿意在日常工作中投入更多的時(shí)間和精力。此外，企業(yè)要加強(qiáng)與基層員工的交流和溝通，以便對(duì)員工所面臨的難題給予了解和掌握，隨后采取有效措施給予解決，從而提高辦公室員工的歸屬感，有效提高辦公室工作效率。

（二）明確辦公室工作人員職責(zé)

通常情況下，企業(yè)辦公室工作任務(wù)量比較重，且相對(duì)比較繁雜，在一定程度上增加了員工的心理負(fù)擔(dān)與壓力，此時(shí)如果企業(yè)管理者未明確辦公室工作人員的基本職責(zé)，將會(huì)出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，不僅會(huì)在員工間出現(xiàn)爾虞我詐的情況，導(dǎo)致其缺乏團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)和集體觀念，降低工作效率，而且還會(huì)降低企業(yè)形象，阻礙企業(yè)的快速發(fā)展。[2]因此，為了使上述問(wèn)題得到有效解決，則需要企業(yè)結(jié)合實(shí)際情況來(lái)明確辦公室工作人員職責(zé)，使他們?cè)敢鈱⒏嗟臅r(shí)間、精力投入到日常工作之中，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展提供自己的一份力量。實(shí)際上，為了有效激發(fā)辦公室工作人員的工作熱情和積極性，可以定期對(duì)員工任務(wù)進(jìn)行重新分配，并完善激勵(lì)措施，對(duì)優(yōu)秀的員工給予必要的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，從而使他們員工從事辦公室工作。在明確辦公室工作人員職責(zé)時(shí)，企業(yè)管理者要盡可能地做到公平、公正、客觀，以此來(lái)更好的激發(fā)員工的工作潛能，確保辦公室工作的有效性。

（三）強(qiáng)化執(zhí)行力度，確保辦公室高效工作

基于新時(shí)代背景下，辦文、辦事、辦會(huì)隸屬于辦公室的主要職責(zé)，這就要求工作人員要具備敬業(yè)精神，并在各項(xiàng)工作開展階段充分發(fā)揮工匠精神，以此來(lái)提高辦公室工作效率。為了確保辦公室工作的高效開展，一般需要強(qiáng)化執(zhí)行力度，具體做好以下幾個(gè)方面的工作：（1）要有目標(biāo)。作為辦公室工作人員，要經(jīng)常與優(yōu)秀職工進(jìn)行對(duì)比，從中查找自己的不足，并借鑒他人的優(yōu)點(diǎn)，然后轉(zhuǎn)化為自身的實(shí)力，只有這樣才可以做到有所作為，并逐漸成為行業(yè)的佼佼者，在確保目標(biāo)順利達(dá)成的同時(shí)，提高辦公室工作效率；（2）要有時(shí)間觀念。通常情況下，辦公室工作對(duì)時(shí)間觀念提出了比較高的要求，而且大多數(shù)企業(yè)對(duì)任務(wù)分配、例會(huì)、做報(bào)告等給予了時(shí)間限制，如果在日常工作中存在拖拉問(wèn)題，將會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生不利影響，甚至造成無(wú)法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失。為了避免上述問(wèn)題的出現(xiàn)，則需要辦公室工作人員具備時(shí)間觀念，這樣既可以確保工作按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，而且還可以有效提高辦公室工作效率；（3）要有責(zé)任意識(shí)。對(duì)于辦公室工作人員而言，即使是工作中的小事，也需要盡量投入全部精力，提高自身的使命感和責(zé)任感，同時(shí)在日常工作中要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，并抓好工作中的細(xì)節(jié)，以此來(lái)確保辦公室工作的有效性；（4）要有榮譽(yù)感。企業(yè)要明確辦公室工作人員的崗位職責(zé)，并督促員工各司其職，避免由于個(gè)人員工出錯(cuò)而影響辦公室整體工作進(jìn)度。同時(shí)，企業(yè)還需要細(xì)化和完善辦公室管理制度，領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，員工要嚴(yán)格要求自己，這樣既可以實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室形象的有效維護(hù)，而且還可以確保辦公室工作的順利開展。[3]

（四）樹立良好企業(yè)形象

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，辦公室屬于綜合性部門，而且辦公室工作人員將會(huì)直接代表企業(yè)的整體形象，此時(shí)就需要辦公室工作人員在日常工作過(guò)程中，要注意自身的良好形象和言談舉止，以免給消費(fèi)者留下不好的印象，導(dǎo)致企業(yè)形象受損。在實(shí)際工作過(guò)程中，由于各方面因素影響，不可避免會(huì)出現(xiàn)加班的情況，此時(shí)就需要工作人員努力調(diào)整好自身的心態(tài)，全身心地投入到日常工作之中，力爭(zhēng)在最短的時(shí)間內(nèi)，高效、高質(zhì)量地完成辦公室工作，在提高消費(fèi)者滿意度的同時(shí)，為企業(yè)樹立良好形象。同時(shí)，作為辦公室工作人員，還需要在日常工作中保持樂(lè)觀、謙虛、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并能夠細(xì)心、耐心地開展工作，以此來(lái)確保在日常工作中不會(huì)由于自身原因而影響辦公室工作，從而有效提高辦公室工作效率。在辦公室日常工作中，作為工作人員要嚴(yán)格要求自己，并加強(qiáng)與員工間的交流和溝通，營(yíng)造良好的工作氛圍，這樣既能夠有效提高日常工作效率，而且還可以為企業(yè)樹立良好形象。例如，作為辦公室管理人員而言，為了確保辦公室工作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性，要加強(qiáng)與其他工作人員進(jìn)行交流和溝通，這樣不僅可以激發(fā)員工的工作熱情和主觀能動(dòng)性，而且還可以確保辦公室工作的有效性，在樹立良好企業(yè)形象的同時(shí)，推動(dòng)企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

（五）規(guī)范辦公室日常工作

新時(shí)代背景下，為了確保企業(yè)辦公室工作有條不紊地開展，則需要結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)來(lái)合理規(guī)劃辦公室日常工作，以此來(lái)達(dá)到預(yù)期的工作效率，具體做好以下幾個(gè)方面的工作：（1）企業(yè)要結(jié)合自身特點(diǎn)和發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)制定一套切實(shí)可行的辦公室工作流程，并要求員工嚴(yán)格按照流程開展工作，以此來(lái)有效提高辦公室工作效率；（2）結(jié)合辦公室工作特點(diǎn)來(lái)合理規(guī)劃工作進(jìn)度，這樣不僅可以避免人力、物力和財(cái)力資源的浪費(fèi)，而且還可以提高辦公室工作的有效性；（3）企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有的工作方式、工作內(nèi)容進(jìn)行改革和創(chuàng)新，并注重對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，這樣既可以確保辦公室工作的有序開展，而且還可以提高辦公室工作效率，為企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。[4]

（六）提高辦公室員工隊(duì)伍水平

在辦公室工作過(guò)程中，員工發(fā)揮著不可替代的角色，此時(shí)可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)提高辦公室員工隊(duì)伍水平：（1）嚴(yán)格人員的選聘。作為企業(yè)管理部門要結(jié)合辦公室實(shí)際情況，來(lái)選聘一批專業(yè)知識(shí)水平高，經(jīng)驗(yàn)豐富的員工，并細(xì)化和完善考核細(xì)則，考核結(jié)果符合要求后才允許聘用。同時(shí)，還需要結(jié)合員工的年齡層次、專業(yè)能力來(lái)對(duì)其崗位進(jìn)行合理分配，以確保日后工作的有效進(jìn)行；（2）強(qiáng)化辦公室員工培訓(xùn)力度。作為企業(yè)可以定期邀請(qǐng)業(yè)界知名人士來(lái)為員工開展教育和培訓(xùn)工作，從而使員工的工作技能和經(jīng)驗(yàn)得到日常。同時(shí)，企業(yè)還可以定期委派員工到其他企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，并將所學(xué)知識(shí)應(yīng)用到日常工作之中。企業(yè)還可以開展崗位技能大賽，并引導(dǎo)和鼓勵(lì)員工參與其中，這樣不僅可以提高員工的成就感，而且還可以培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，以便他們可以為企業(yè)辦公室工作的開展貢獻(xiàn)自己的力量；（3）完善激勵(lì)考核機(jī)制。要想有效提高員工的工作熱情和積極性，企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際來(lái)完成考核機(jī)制，對(duì)考核結(jié)果優(yōu)秀的員工給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，并將其考核結(jié)果與薪酬、晉升掛鉤，以此來(lái)激發(fā)員工的工作熱情，使他們?cè)敢庠诠ぷ髦型度敫嗟臅r(shí)間和精力。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代背景下，辦公室不僅是對(duì)外宣傳的窗口，而且也是協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各科室的橋梁，因此做好辦公室工作尤為重要。企業(yè)可以通過(guò)創(chuàng)新辦公室工作理念、明確辦公室工作人員職責(zé)、強(qiáng)化執(zhí)行力度、樹立良好企業(yè)形象、規(guī)范辦公室日常工作、提高辦公室員工隊(duì)伍水平等方式來(lái)確保辦公室工作的順利進(jìn)行，并提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。