探討企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉芳

（云南玉溪交通運(yùn)輸集團(tuán)公司，云南 玉溪 653100）

引言

對(duì)于道路交通運(yùn)輸企業(yè)而言，企業(yè)所涉及的經(jīng)營(yíng)內(nèi)容相對(duì)較多，不僅包括公路客貨運(yùn)、汽車修理、汽車檢測(cè)、駕駛培訓(xùn)，還包括客運(yùn)定制化服務(wù)等多個(gè)方面，因此其檔案資料的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)存在一定的復(fù)雜性。此外，除了企業(yè)內(nèi)部資料外，還包括行業(yè)管理部門以及當(dāng)?shù)卣块T的相關(guān)資料文件。因此進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)于檔案管理方面的研究和探討是當(dāng)前交通運(yùn)輸企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所必須要面臨的。

一、企業(yè)檔案管理的作用

基于道路運(yùn)輸企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)和運(yùn)營(yíng)需求，企業(yè)檔案主要包含的內(nèi)容十分廣泛，不僅包括相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)內(nèi)容，而且還包括相關(guān)管理部門以及政府頒布的文件資料等，不僅數(shù)量龐大，而且類型繁多。這些檔案資料不僅記錄了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，反映著企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，而且還包括行業(yè)信息，以及政府所下發(fā)的相關(guān)制度、規(guī)范等資料，都是企業(yè)管理，以及經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所依靠的重要文件。所以，高質(zhì)量、高水平的企業(yè)檔案管理工作，對(duì)于后續(xù)工作的開(kāi)展有著一定的參考價(jià)值和借鑒意義。

二、企業(yè)檔案管理的基本要求

檔案資料對(duì)于交通運(yùn)輸企業(yè)而言有著重要意義，為確保檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，其管理工作需要滿足以下基本要求。第一，保障檔案的真實(shí)性。檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)管理以及相應(yīng)生產(chǎn)活動(dòng)提供可靠參考和相關(guān)信息，以此提高企業(yè)決策的可靠性和可行性，因此保障企業(yè)檔案的真實(shí)性就成了檔案管理工作的首要基礎(chǔ)要求。想要保障檔案的真實(shí)性，一方面，要保障檔案形成過(guò)程數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，另一方面，要保障檔案管理的可靠性。第二，保障檔案管理的全面性。交通運(yùn)輸產(chǎn)業(yè)的壯大，使得行業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)信息，也在不斷增加，給檔案資料的收集整理帶來(lái)了一定難度，因此保障檔案的全面性和完整性是十分重要的。不健全的檔案信息，不僅無(wú)法發(fā)揮其本身價(jià)值，甚至可能會(huì)對(duì)檔案使用者產(chǎn)生誤導(dǎo)，給相關(guān)決策行為帶來(lái)不利影響。第三，確保檔案管理的系統(tǒng)性。檔案管理工作并不是僅僅依靠某一個(gè)人就能夠完成的，科學(xué)合理的制度和管理體系能夠進(jìn)一步保障檔案管理的科學(xué)性以及實(shí)用性，對(duì)于保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案的積極作用有著重要意義，同時(shí)還能夠進(jìn)一步提升檔案服務(wù)水平[1]。

三、企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案信息收集不全面

基于交通運(yùn)輸企業(yè)自身特點(diǎn)以及實(shí)際運(yùn)營(yíng)工作內(nèi)容，其所涉及的檔案內(nèi)容相對(duì)較為復(fù)雜，信息量較大，而且檔案管理工作的順利開(kāi)展還需要下屬公司、多個(gè)部門的配合。但往往在進(jìn)行檔案收集時(shí)，困難程度較高。在各種主觀因素、外界因素等的影響之下，難以保障收集工作質(zhì)量效果，不僅存在信息錯(cuò)漏情況，還可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，極大降低了企業(yè)檔案管理質(zhì)量和水平。

（二）檔案管理保管不完善

檔案的完整性是衡量管理工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。而檔案保管，作為檔案管理過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，關(guān)乎著檔案信息資料的后續(xù)使用。但是當(dāng)前，交通運(yùn)輸企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，檔案資料丟失、數(shù)據(jù)信息不健全、信息不清晰等情況仍然時(shí)有發(fā)生，對(duì)于檔案信息和相關(guān)數(shù)據(jù)的使用參考產(chǎn)生了極大的影響，同時(shí)也影響看檔案的利用。

（三）信息化建設(shè)水平較低

在交通運(yùn)輸企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，其所產(chǎn)生的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資料、政府部門下發(fā)的文件資料等，都在不斷積累增多，尤其是在當(dāng)前信息爆炸的時(shí)代背景之下，交通運(yùn)輸企業(yè)的檔案信息量也在大幅增長(zhǎng)，檔案管理工作難度不斷提高。而另一個(gè)關(guān)鍵性問(wèn)題在于，即便一些企業(yè)加強(qiáng)了對(duì)于信息技術(shù)手段的應(yīng)用，有效簡(jiǎn)化了檔案管理難度，但是其信息化建設(shè)水平仍然有待提高，信息技術(shù)的應(yīng)用程度相對(duì)較低。

（四）缺乏健全的管理制度

檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，健全的管理制度是保障檔案管理工作有序開(kāi)展的重要依據(jù)，也是確保檔案管理規(guī)范性、合理性、科學(xué)性的前提基礎(chǔ)。尤其是在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)范制度，與當(dāng)前交通運(yùn)輸企業(yè)發(fā)展需求之間出現(xiàn)了巨大的矛盾，不僅無(wú)法發(fā)揮信息技術(shù)的價(jià)值，而且還會(huì)降低檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的重視，科學(xué)、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整是十分有必要的[2]。

（五）管理人員專業(yè)素質(zhì)低

檔案管理室中大部分管理人員為機(jī)關(guān)科室即將退休的轉(zhuǎn)崗人員，一些為其他辦公室后勤人員轉(zhuǎn)入，平均年齡較大，體現(xiàn)出人員頻繁變動(dòng)的不足，且這部分人員不具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)與技能，導(dǎo)致管理作業(yè)混亂，比如各檔案期限混淆、編號(hào)索引不全等，當(dāng)檔案丟失時(shí)，很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)，不僅增大檔案管理難度，降低管理質(zhì)量，還影響企業(yè)決策效率，致使檔案的實(shí)際價(jià)值得不到充分發(fā)揮，若不加以科學(xué)化管理，將會(huì)阻礙企業(yè)發(fā)展進(jìn)程。

四、提高企業(yè)檔案管理水平的應(yīng)對(duì)策略

（一）提高檔案管理意識(shí)

為確保檔案管理工作的順利推進(jìn)，提高檔案管理信息收集的全面性，就需要進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理工作相關(guān)人員的管理意識(shí)。在嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，一方面，要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，幫助企業(yè)管理人員，認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義，并通過(guò)宣講等方式公開(kāi)強(qiáng)調(diào)檔案管理，為相關(guān)工作的開(kāi)展保駕護(hù)航，進(jìn)而提高下屬公司以及其他部門對(duì)于檔案管理的重視性和配合度，促使檔案管理更加規(guī)范、高效。另一方面，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳，通過(guò)宣講、新媒體平臺(tái)等方式，進(jìn)行滲透式宣傳，以此使得員工明確檔案管理的作用以及意義，并組織安排《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的普法活動(dòng)，進(jìn)一步提升企業(yè)員工對(duì)于檔案管理的重視，為檔案管理工作的順利開(kāi)展，營(yíng)造良好的企業(yè)環(huán)境、奠定堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。

（二）保障管理的科學(xué)性

交通運(yùn)輸企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理其本身存在一定的復(fù)雜性，使得檔案管理工作也相對(duì)較為繁雜，因此，為進(jìn)一步提高檔案管理工作水平和效率，必須要深入對(duì)于檔案管理科學(xué)性方面的研究。首先，管理人員必須嚴(yán)格遵循我國(guó)相關(guān)法律，并以行業(yè)相關(guān)規(guī)范和檔案管理要求為基準(zhǔn)，開(kāi)展相應(yīng)管理工作，確保檔案管理的合法性，以及合規(guī)性。其次，在相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)和約束之下，還需要根據(jù)當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況，以及相關(guān)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)精細(xì)化管理，并制定相應(yīng)公文處理程序，確保檔案管理工作的流程科學(xué)、合理，保障檔案管理的規(guī)范化以及細(xì)致性。最后，加強(qiáng)檔案的追蹤處理，加強(qiáng)對(duì)于檔案的形成、評(píng)估、分類以及處理保存等每一個(gè)環(huán)節(jié)的追蹤和控制，做好相關(guān)人員的監(jiān)督工作，直至確保檔案完整規(guī)范歸檔。

（三）加強(qiáng)信息化的建設(shè)

信息技術(shù)作為檔案管理的重要工具之一，工具的功能、性質(zhì)等對(duì)于工作靠站的順利性、效率以及質(zhì)量有著重要影響，因此必須要強(qiáng)化信息建設(shè)。為進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平，保障信息技術(shù)應(yīng)用深度，促使檔案價(jià)值能夠在企業(yè)管理過(guò)程中得到充分體現(xiàn)，必須進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

第一，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做好數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，一方面，要積極進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的電子化錄制和轉(zhuǎn)變，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)的深入應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，另一方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前檔案資料不僅包括文字圖片等形式，還包括錄音、視頻等電子資料，檔案內(nèi)容的形式和豐富性有了極大提升，因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代數(shù)字化檔案的管理，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并在檔案信息的轉(zhuǎn)化和管理過(guò)程中，加強(qiáng)檔案信息的審核和追溯，確保信息的準(zhǔn)確性以及完整性。第二，加大信息建設(shè)投入，做好相關(guān)軟硬件的維護(hù)升級(jí)和管理，以此避免由于基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)軟件等方面問(wèn)題，影響檔案管理相關(guān)工作，導(dǎo)致檔案信息丟失等情況的發(fā)生，在技術(shù)層面和物理層面上，充分保障檔案安全，確保相關(guān)管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理工作，十分容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，數(shù)據(jù)安全也成為信息建設(shè)需要關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容，確保檔案安全已然成為檔案管理過(guò)程中的首要原則。因此，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案安全防護(hù)方面的重視，提高系統(tǒng)安全性，通過(guò)設(shè)置防火墻、等級(jí)識(shí)別、加密保護(hù)等措施，避免企業(yè)檔案遭受網(wǎng)絡(luò)襲擊。此外，還需要做好相應(yīng)備份，在有條件的情況下，可以采取異地備份等方式，以此保障檔案完整安全。

（四）健全檔案管理制度

相應(yīng)管理制度，不僅能夠?yàn)楣芾砉ぷ鞯拈_(kāi)展提供有效指導(dǎo)，還能夠規(guī)范相關(guān)管理行為。因此，健全檔案管理制度也是十分重要的。一方面，要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化管理內(nèi)容和特點(diǎn)，完善日常管理規(guī)范，同時(shí)還需要健全審核、歸檔等方面的制度細(xì)節(jié)，以此實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)人員的指導(dǎo)，提高檔案管理的規(guī)范性、統(tǒng)一性；另一方面，建立責(zé)任制度，明確不同管理人員的崗位職責(zé)，配合相應(yīng)考評(píng)制度，并根據(jù)不同崗位的職責(zé)，搭配以科學(xué)合理的考核內(nèi)容，以及相應(yīng)激勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)化人員管理，提高管理人員的工作責(zé)任感和積極性[3]。

（五）提高人員綜合素養(yǎng)

對(duì)于轉(zhuǎn)入的檔管人員，需通過(guò)培訓(xùn)的方式告知其檔案管理工作執(zhí)行的重要性，并糾正其工作思想，以此規(guī)避“養(yǎng)老”不良行為的發(fā)生?？梢圆扇」礁?jìng)爭(zhēng)上崗的手段調(diào)動(dòng)起原檔案室工作人員以及轉(zhuǎn)入人員的工作積極性，并始終堅(jiān)持擇優(yōu)上崗的任職理念，對(duì)于轉(zhuǎn)入人員需秉持強(qiáng)硬態(tài)度，科學(xué)篩選轉(zhuǎn)崗人員，并做好原檔案管理人員的培訓(xùn)與管理工作。將全體職員整合在一起，打造出“能者上、庸者下”的管理機(jī)制，促使其生成正確且積極的工作態(tài)度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量大幅提升。此外，還需考評(píng)檔管人員各方面業(yè)務(wù)素養(yǎng)，搭配激勵(lì)、獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)近期管理工作要求與內(nèi)容，合理制定考核計(jì)劃，對(duì)于考評(píng)結(jié)果達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的檔管人員可給予獎(jiǎng)勵(lì)，以此調(diào)動(dòng)起其他人員工作熱情；而對(duì)于未通過(guò)考核評(píng)定人員，可待崗繼續(xù)學(xué)習(xí)，若后續(xù)考核成績(jī)?nèi)圆焕硐?，則需做轉(zhuǎn)崗處理。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文就交通運(yùn)輸企業(yè)檔案管理問(wèn)題展開(kāi)探討，結(jié)合實(shí)際情況，介紹了企業(yè)檔案主要來(lái)源，并針對(duì)相應(yīng)問(wèn)題，提出了需要通過(guò)宣傳引導(dǎo)以及強(qiáng)化制度約束等方面的措施提高企業(yè)檔案管理水平，并著重強(qiáng)調(diào)了信息化建設(shè)內(nèi)容。相信通過(guò)對(duì)檔案管理工作的深入研究，我國(guó)企業(yè)檔案管理水平將會(huì)得到極大提升。