關(guān)于紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作的思考

楊雪梅

（川北醫(yī)學(xué)院圖書(shū)檔案館，四川 南充 637000）

檔案是對(duì)活動(dòng)、技術(shù)等方面的全面記錄，能夠呈現(xiàn)出一段時(shí)間內(nèi)的工作活動(dòng)，是事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的重要信息，通過(guò)對(duì)檔案的發(fā)掘與應(yīng)用，能夠?qū)罄m(xù)的工作提供指導(dǎo)，從而提高檔案管理工作質(zhì)量。紙質(zhì)檔案是較為傳統(tǒng)的一種記錄保存形式，但是紙質(zhì)檔案在管理工作中，如果缺乏科學(xué)的保護(hù)工作方法，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受到破壞，從而導(dǎo)致信息、數(shù)據(jù)等丟失，一旦紙質(zhì)檔案被損壞，就會(huì)出現(xiàn)信息永久丟失的問(wèn)題，所以必須采用科學(xué)的管理方法，提高紙質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量。

一、紙質(zhì)檔案的基本特點(diǎn)及保護(hù)管理工作作用分析

（一）復(fù)雜性特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案是對(duì)事業(yè)單位一段時(shí)間內(nèi)的活動(dòng)記錄，所包含的內(nèi)容較多，包括事業(yè)單位的營(yíng)銷活動(dòng)、經(jīng)費(fèi)使用、財(cái)務(wù)管理以及人員等多個(gè)方面，所以紙質(zhì)檔案所包含的內(nèi)容較為復(fù)雜，需要記錄的內(nèi)容較多，需要的管理的紙質(zhì)檔案數(shù)量也就越多，所以會(huì)在很大程度上提高紙質(zhì)檔案管理工作難度，紙質(zhì)檔案管理工作需要處理大量的檔案資料，其復(fù)雜性較高，所以在保護(hù)工作中容易出現(xiàn)問(wèn)題。

（二）受環(huán)境影響較大

紙質(zhì)檔案與信息化檔案存在很大差異，紙質(zhì)檔案通過(guò)紙張作為媒介記錄和存儲(chǔ)資料，而紙張容易受到存放環(huán)境的影響，如果存放環(huán)境存在問(wèn)題，例如環(huán)境潮濕、過(guò)于干燥、低溫或存在蟲(chóng)蟻等，都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成不同程度的損害，相比于信息化檔案而言，更容易受到存放環(huán)境的影響，所以必須妥善處理存放環(huán)境，確保存放環(huán)境質(zhì)量，才能夠保證紙質(zhì)檔案受到良好的保護(hù)。

（三）受保護(hù)方法影響較大

在紙質(zhì)檔案的保護(hù)管理工作中，如果所采用的保護(hù)工作方案不夠科學(xué)，容易使得紙質(zhì)檔案受到損害，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)、信息丟失等問(wèn)題出現(xiàn)，無(wú)法滿足紙質(zhì)檔案保護(hù)工作需求。紙質(zhì)檔案的保護(hù)管理方法在很大程度上受到工作人員的專業(yè)能力影響，所以為了提高紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作質(zhì)量，必須確保管理人員具有專業(yè)管理能力，能夠結(jié)合紙質(zhì)檔案的基本特點(diǎn)創(chuàng)新保護(hù)管理方法。

（四）紙質(zhì)檔案保護(hù)管理的作用

事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中具有重要的作用。第一，紙質(zhì)檔案管理能夠提高事業(yè)單位業(yè)務(wù)的規(guī)范性，當(dāng)前事業(yè)單位的管理工作內(nèi)容較多，不僅要管理大量的業(yè)務(wù)活動(dòng)，還要對(duì)客戶信息、財(cái)務(wù)信息、經(jīng)營(yíng)信息等進(jìn)行深度的管理，以及事業(yè)單位管理中的人力資源、設(shè)備資源、經(jīng)費(fèi)支出等相關(guān)方面的統(tǒng)計(jì)，信息量較大且內(nèi)容較為瑣碎和復(fù)雜，如果不對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行高效的管理，會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位的業(yè)務(wù)管理缺乏規(guī)范性，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)施科學(xué)的管理，能夠有效提高事業(yè)單位業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)管理的規(guī)范性，使事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作能夠有序化開(kāi)展。第二，紙質(zhì)檔案管理能夠保證資料的有效性。事業(yè)單位紙質(zhì)檔案信息中的資料是其自身發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的第一手資料[1]。

二、紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作中存在的主要問(wèn)題分析

當(dāng)前，部分事業(yè)單位在紙質(zhì)檔案的保護(hù)管理工作中還存在著一些問(wèn)題，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案沒(méi)有得到良好的保護(hù)，出現(xiàn)檔案丟失、紙質(zhì)檔案被破壞等嚴(yán)重問(wèn)題，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展造成十分不利影響，其存在的主要問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)紙質(zhì)檔案的管理認(rèn)知不夠明確

紙質(zhì)檔案在事業(yè)單位發(fā)展與管理工作中具有重要的作用，但是部分事業(yè)單位對(duì)于紙質(zhì)檔案的重要性認(rèn)知存在很大不足，沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的基本作用和實(shí)際價(jià)值，從而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作被嚴(yán)重忽視，甚至部分事業(yè)單位沒(méi)有建立專門用于紙質(zhì)檔案管理的部門，對(duì)事業(yè)單位發(fā)展造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。除此之外，部分事業(yè)單位對(duì)于紙質(zhì)檔案的分類管理沒(méi)有全面落實(shí)，且因?yàn)榧堎|(zhì)檔案工作被長(zhǎng)期忽視，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案中所記錄的信息不夠完善，無(wú)法發(fā)揮出紙質(zhì)檔案對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用，重視程度不足會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的管理工作實(shí)效性無(wú)法得到保障，是當(dāng)前部分事業(yè)單位在紙質(zhì)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題[2]。

（二）紙質(zhì)檔案管理制度不夠完善

根據(jù)對(duì)部分事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，許多事業(yè)單位尚未建立完善的紙質(zhì)檔案管理制度，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在收集、整理、保護(hù)等多個(gè)工作環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，在事業(yè)單位業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，缺乏對(duì)紙質(zhì)檔案的信息和數(shù)據(jù)收集，從而無(wú)法準(zhǔn)確呈現(xiàn)出事業(yè)單位在一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展情況。紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作必須具有科學(xué)的規(guī)章制度，按照紙質(zhì)檔案的基本特點(diǎn)，采用相應(yīng)的管理制度，保證各項(xiàng)管理、保護(hù)工作能夠嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定落實(shí)。紙質(zhì)檔案管理方面缺乏規(guī)范性模式建設(shè)，檔案資料的收集、整理、儲(chǔ)存、分析等工作缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作開(kāi)展雜亂無(wú)章，存在著很大的隨意性，是影響當(dāng)前事業(yè)單位在紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作中的主要因素。

（三）管理人員專業(yè)能力有待提升

因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理工作具有復(fù)雜性、長(zhǎng)期性以及系統(tǒng)性等多項(xiàng)特點(diǎn)，要求檔案管理人員必須準(zhǔn)確掌握紙質(zhì)檔案的管理工作要點(diǎn)，具有專業(yè)的紙質(zhì)檔案管理能力，才能夠確保紙質(zhì)檔案保護(hù)工作質(zhì)量，但是當(dāng)前部分事業(yè)單位缺乏專業(yè)的紙質(zhì)檔案管理人員，一些事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案管理工作人員為兼職狀態(tài)，缺乏科學(xué)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)知識(shí)，從而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量受到很大影響。紙質(zhì)檔案管理對(duì)于環(huán)境管理、過(guò)程管理以及利用管理等多個(gè)方面具有明確要求，管理人員必須掌握科學(xué)的管理方法，才能夠起到良好的效果，所以為了解決該問(wèn)題，必須建設(shè)一支具有專業(yè)能力、高素質(zhì)的紙質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，才能夠確保紙質(zhì)檔案管理工作高效開(kāi)展。

（四）紙質(zhì)檔案保護(hù)工作不力

受到紙質(zhì)檔案的特定影響，紙質(zhì)檔案在存放過(guò)程中容易受到多種因素的影響而被損壞，但是當(dāng)前部分事業(yè)單位針對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作力度存在很大不足，一方面在紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境保護(hù)中沒(méi)有進(jìn)行改善，另一方面缺乏科學(xué)的保護(hù)方法。如果紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境中存在較為不利因素，就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受到損壞，而一些事業(yè)單位在針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理保護(hù)過(guò)程中，卻沒(méi)有對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，例如紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境過(guò)于潮濕，會(huì)導(dǎo)致紙張被水分侵蝕，紙質(zhì)檔案就會(huì)出現(xiàn)不同程度的破損，其中所記錄的數(shù)據(jù)、信息等就會(huì)丟失，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案所記錄的信息不夠完整，所以需要事業(yè)單位不斷提高紙質(zhì)檔案保護(hù)工作力度。

三、紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作的有效策略分析

針對(duì)上述當(dāng)前部分事業(yè)單位在紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作中存在的問(wèn)題，已經(jīng)成為影響事業(yè)單位發(fā)展的重要因素，所以必須創(chuàng)新紙質(zhì)檔案管理模式和管理方法，確保紙質(zhì)檔案的實(shí)際作用和價(jià)值能夠充分發(fā)揮，是促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要措施。結(jié)合紙質(zhì)檔案的基本特點(diǎn)，以及部分事業(yè)單位在紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作中存在的實(shí)際問(wèn)題，本文提出如下幾項(xiàng)有效的保護(hù)管理措施：

（一）建設(shè)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度

缺乏統(tǒng)一的規(guī)范是影響事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理中的關(guān)鍵問(wèn)題，因此事業(yè)單位館要加強(qiáng)統(tǒng)一規(guī)范建設(shè)。首先事業(yè)單位要根據(jù)本館的實(shí)際情況制定細(xì)化紙質(zhì)檔案的分類方案，使得紙質(zhì)檔案的歸檔范圍、保管期限、檔號(hào)標(biāo)識(shí)、分類方法等方面有明確的規(guī)定，保證管理人員在日常工作中對(duì)相關(guān)紙質(zhì)檔案的收集有規(guī)可依，避免日常的疏忽導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的遺漏丟失。其次，已建立的紙質(zhì)檔案保護(hù)管理制度要根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展變化進(jìn)行更新。第三，事業(yè)單位需要制定符合事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案查閱利用制度，不僅能夠加強(qiáng)提升紙質(zhì)檔案查閱工作質(zhì)量，還能夠保障紙質(zhì)檔案在利用過(guò)程中的安全性。

（二）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案利用過(guò)程中的保護(hù)

紙質(zhì)檔案是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要資料，對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展、決策制定等多個(gè)方面具有重要作用，所以事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案經(jīng)常需要查閱，而在查閱的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案很容易受到破壞，尤其是存放時(shí)間較長(zhǎng)的紙質(zhì)檔案，其紙張較為脆弱，如果利用過(guò)程中所采用的方法不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受到嚴(yán)重破壞。因此，在事業(yè)單位紙質(zhì)檔案利用期間，需要做好保護(hù)工作。

（三）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案存放環(huán)境優(yōu)化

紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，所以存放環(huán)境優(yōu)化是紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作中的必要環(huán)節(jié)，必須結(jié)合實(shí)際情況對(duì)紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，主要包括如下幾項(xiàng)內(nèi)容：（1）紙質(zhì)檔案在存放過(guò)程中，不能受到強(qiáng)烈的日光或燈光照射，日光或燈光照射會(huì)導(dǎo)致紙張質(zhì)量下降，所以如果紙質(zhì)檔案存放區(qū)域內(nèi)存在透光的門窗時(shí)，需要做好遮擋措施，避免紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間受到光照。（2）工作人員需要對(duì)其對(duì)紙質(zhì)檔案存放區(qū)域內(nèi)開(kāi)展除濕工作，降低紙質(zhì)檔案存放空間內(nèi)的水汽含量，防止?jié)穸冗^(guò)高導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被損壞，所以需要建立科學(xué)的除濕工作計(jì)劃，定期開(kāi)展完善的除濕工作，從而能夠建設(shè)良好的紙質(zhì)檔案存放環(huán)境，降低環(huán)境對(duì)紙質(zhì)檔案的影響。（3）工作人員需要定期對(duì)紙質(zhì)檔案存放區(qū)域內(nèi)開(kāi)展除蟲(chóng)工作，因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案存放過(guò)程中，如果出現(xiàn)蟲(chóng)蟻等問(wèn)題，蟲(chóng)蟻會(huì)啃食紙張，從而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被破壞，所以需要加強(qiáng)日常監(jiān)測(cè)工作，如果出現(xiàn)蟲(chóng)蟻等問(wèn)題，需要立即開(kāi)展大規(guī)模的除蟲(chóng)工作，確保紙質(zhì)檔案不會(huì)受到蟲(chóng)蟻等侵害，最為重要的是需要做好蟲(chóng)蟻預(yù)防工作，針對(duì)容易出現(xiàn)蟲(chóng)蟻的區(qū)域加強(qiáng)管理，從而能夠起到良好的保護(hù)效果。（4）管理人員需要定期對(duì)紙質(zhì)檔案存放區(qū)域進(jìn)行清潔，將霉菌、灰塵全部清除，防止霉菌、灰塵等堆積對(duì)紙張?jiān)斐善茐?，制定完善的清潔消殺方案，能夠顯著提升紙質(zhì)檔案存放空間質(zhì)量，避免紙張出現(xiàn)霉變等腐蝕問(wèn)題。（5）工作人員必須定期對(duì)紙質(zhì)檔案存放區(qū)域進(jìn)行巡視，認(rèn)真查驗(yàn)紙質(zhì)檔案是否被破壞，如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案被破壞的問(wèn)題，需要立即查明原因并制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，從而能夠有效提高紙質(zhì)檔案保護(hù)管理工作質(zhì)量。

（四）提高紙質(zhì)檔案管理人員專業(yè)能力

管理人員的專業(yè)能力能夠直接影響紙質(zhì)檔案的管理工作質(zhì)量，針對(duì)當(dāng)前部分事業(yè)單位的管理人員專業(yè)能力不足的問(wèn)題，必須建立科學(xué)的管理人員專業(yè)能力提升方案，同時(shí)強(qiáng)化全體員工的紙質(zhì)檔案保護(hù)意識(shí)。為此，事業(yè)單位要建立完善的人才吸引和培養(yǎng)制度，加大專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)力度。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文從事業(yè)單位的角度對(duì)紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)以及保護(hù)管理工作的實(shí)際作用進(jìn)行分析，并且闡述了部分事業(yè)單位在紙質(zhì)檔案保護(hù)管理中存在的共性問(wèn)題，最后以問(wèn)題為切入點(diǎn)提出多項(xiàng)有效的紙質(zhì)檔案保護(hù)管理措施，希望能夠?qū)ζ涫聵I(yè)單位檔案管理工作起到一定的借鑒和幫助作用，不斷提高紙質(zhì)檔案保護(hù)工作質(zhì)量。