水利部門辦公室文書與文書檔案工作的缺陷及對(duì)策研究

曹謝華

（郴州市青山垅灌區(qū)水電管理局，湖南 郴州 423000）

隨著水利部門管理水平的不斷提升，文書檔案的管理工作是關(guān)系到水利工程管理單位發(fā)展的基本工作，也是實(shí)施灌區(qū)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要組成部分，對(duì)于水利工程管理單位的長期穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。辦公室文書與檔案管理產(chǎn)生于單位的行政工作中，是處理日常事務(wù)所形成的文書資料，關(guān)系到整個(gè)單位各項(xiàng)資料的完整性。文書檔案管理水平的高低，能夠直接反映出單位管理工作的水平。但是在實(shí)際的工作中，仍然存在著一些問題，影響文書檔案的管理效果。本文通過對(duì)文書檔案管理的缺陷進(jìn)行分析，提出在文書檔案工作中管理不規(guī)范的現(xiàn)象，針對(duì)文書檔案管理工作，給出一些優(yōu)化措施，為水利工程管理的進(jìn)一步發(fā)展奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從目前現(xiàn)狀來看，很多水管單位存在著文書檔案管理職責(zé)劃分混等，影響管理的效率。加大對(duì)文書檔案的重視程度，關(guān)系到整個(gè)單位的長期穩(wěn)定發(fā)展，通過開設(shè)豐富多樣的員工培訓(xùn)，落實(shí)崗位職責(zé)，設(shè)置監(jiān)督部門，加快人才引進(jìn)等方式，提高文書檔案管理的專業(yè)化水平，從而提高水利工程管理單位的檔案管理能力。

一、辦公室文書檔案管理的特征

近年來，很多單位逐漸意識(shí)到辦公室文書檔案管理工作的重要性。辦公室文書與文書檔案管理工作主要具有以下幾方面特征：（1）文書檔案管理工作，大多采用紙質(zhì)記錄或者文件存儲(chǔ)的方式，對(duì)單位的公務(wù)活動(dòng)進(jìn)行記載。這就導(dǎo)致辦公室的管理工作，主要是以保存資料的方式作為工作重心，需要對(duì)以往的資料進(jìn)行分類保管，便于日后及時(shí)查找。（2）文書檔案涉及范圍廣泛。由于辦公室文書和檔案資料是單位日常行政工作中各項(xiàng)事物的記載和資料備案，所涵蓋的范圍較大，并且載體多樣。例如：有文字形式、圖片形式、策劃方案、錄音、錄像等。（3）辦公室文書工作與檔案管理存在著密切關(guān)聯(lián)。辦公室文書分類整理，按照不同種類進(jìn)行劃分，便于工作時(shí)進(jìn)行查找，是文書工作的重要工作內(nèi)容。規(guī)范化的對(duì)這一部分內(nèi)容進(jìn)行操作，能夠直接影響到辦公室文書檔案的管理水平[1]。

二、辦公室文書檔案管理中存在的問題

（一）單位對(duì)文書檔案管理工作的投入過低

現(xiàn)在水利工程管理單位檔案管理工作在發(fā)展過程中，普遍更加重視工程的項(xiàng)目建設(shè)工作，經(jīng)常發(fā)生輕視辦公室內(nèi)部管理的現(xiàn)象。在辦公室的行政管理工作中，對(duì)文書檔案管理重視度不足，更加傾向于將發(fā)展資金用于工程項(xiàng)目上，對(duì)辦公室文書檔案管理的資金劃撥有限，所設(shè)置專門存放檔案的地方較小，缺少規(guī)范化的文書檔案管理空間。甚至有些單位辦公室文書檔案缺少專業(yè)的管理人員及方式，導(dǎo)致后期需要使用時(shí)，給查找檔案造成了很大的困難?；靵y的保存方式，對(duì)文件資料的管理過于粗獷，極易出現(xiàn)文件的損壞和丟失現(xiàn)象，不利于提高檔案管理的信息效率[2]。

（二）辦公室文書檔案管理意識(shí)薄弱

很多過去珍貴的文件資料，都對(duì)水利工程管理單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。但是在實(shí)際的管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)辦公室文書檔案的管理意識(shí)薄弱，缺少正確的管理理念，導(dǎo)致很多基層員工沒有意識(shí)到文書檔案的重要性，尤其影響行政部門對(duì)文書檔案管理工作的態(tài)度。這就致使很多有價(jià)值的文書檔案在庫房閑置，甚至出現(xiàn)損壞的情況，使檔案資源不能得到有效利用。由于受到傳統(tǒng)管理習(xí)慣的影響，我們水利部門的辦公室文書檔案管理隊(duì)伍相對(duì)落后，仍然使用較為單一的管理方式。管理人員本身對(duì)資料缺乏了解，關(guān)鍵時(shí)刻不能及時(shí)有效的找出資料的所在位置，甚至不知道存在相關(guān)的重要文件。這就給管理工作帶來了嚴(yán)重的阻礙，制約了很多工作的有序開展。例如：在水利工程的建設(shè)過程中，施工合同簽訂后發(fā)生了質(zhì)量問題，這時(shí)再去尋找資料，發(fā)現(xiàn)資料丟失或者損壞，將會(huì)給項(xiàng)目帶來重要的經(jīng)濟(jì)損失。除此之外，責(zé)任書的保存不當(dāng)，甚至?xí)矸杉m紛問題，嚴(yán)重影響著水利工程項(xiàng)目的有序發(fā)展[3]。

（三）文書檔案工作中存在不規(guī)范情況

現(xiàn)階段，各部門的文書檔案管理普遍缺少專業(yè)的管理方法，所使用的管理模式仍然較為落后，很多文書檔案的管理員，并沒有將資料進(jìn)行分類歸檔，工作態(tài)度并不積極，只是單純的放入庫房，而且存在很多管理不規(guī)范的情況。例如：文書檔案的資料不全、缺少科學(xué)合理的分類、所使用的紙質(zhì)不合格、保存的程序混亂，以及包裝破損等問題時(shí)有發(fā)生。這些問題給文書檔案的管理帶來了很多困難，導(dǎo)致文書檔案的管理水平無法提高，雖然文書檔案的管理工作看似簡單，但是文書管理一旦出現(xiàn)問題，也在一定程度上影響整個(gè)單位行政管理工作的有效開展。

（四）辦公室工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

辦公室的文書檔案管理工作，主要由辦公室的管理人員負(fù)責(zé)[4]。由于辦公室工作人員專業(yè)能力不足，缺少文書檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，加上文書檔案的管理工作需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心，所以對(duì)文書檔案進(jìn)行管理依然存在的很多管理問題。有些工作人員工作不負(fù)責(zé)任，長期處于敷衍的工作狀態(tài)，致使重要資料保管經(jīng)常出現(xiàn)混亂和缺失等情況，不符合辦公室的規(guī)范化管理。在水利部門的整個(gè)管理層中，缺乏對(duì)辦公室文書檔案管理工作的重視，使基層的工作人員產(chǎn)生懈怠，而選用辦公室文書檔案保管員時(shí)也會(huì)出[5]?，F(xiàn)不注重專業(yè)技術(shù)能力的現(xiàn)象，這些都是影響管理水平提升的重要問題

三、針對(duì)辦公室文書檔案管理工作提出的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)文書檔案管理工作

辦公室檔案管理水平的提升，首先要加強(qiáng)部門內(nèi)部的規(guī)范化管理，提高辦公室文件管理要求。要做好單位的檔案管理工作，對(duì)辦公室文書檔案，進(jìn)行精細(xì)管理，要從文書檔案的基礎(chǔ)工作抓起，實(shí)現(xiàn)辦公一體化，設(shè)置專門的工作人員對(duì)辦公室的文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。首先要確保打印文件的材質(zhì)符合質(zhì)量要求，避免在日后保存的過程中出現(xiàn)損壞和殘缺的問題。對(duì)文件的包裝和紙張的規(guī)格都要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，保障文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行分類和歸納，按照不同種類進(jìn)行編碼，并將編碼錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，便于文書檔案的保存和日后的查找。

（二）提高辦公室文書檔案的管理意識(shí)

辦公室的文書檔案管理工作，需要專門的行政人員負(fù)責(zé)，落實(shí)責(zé)任到個(gè)人，從而提高管理人員的工作積極性，避免出現(xiàn)職能劃分混淆，造成文件混亂，管理不當(dāng)?shù)那闆r。不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理理念，跟緊時(shí)代的步伐，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。尤其是電子文件的普及，對(duì)文書檔案的管理要與時(shí)俱進(jìn)，確保重要的紙質(zhì)文件在電子文檔中留有備份，通過信息化手段進(jìn)行處理，不僅提供了文件更加安全的存儲(chǔ)方式，也使文件查找更加便捷。通過提高辦公室文書檔案工作人員的技能水平，培養(yǎng)更加符合水利部門發(fā)展需要的，具備綜合素質(zhì)能力的復(fù)合型檔案管理人才。

（三）建立文書歸檔的規(guī)范化制度

想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，就要建立文書歸檔的規(guī)范化制度，使辦公室文書檔案的管理人員，能夠遵照制度進(jìn)行管理，要通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，落實(shí)到實(shí)際的管理工作當(dāng)中。對(duì)文書歸檔工作要提出更高的要求，不僅要完整的保存，還要標(biāo)注存檔的具體時(shí)間和重要信息，同時(shí)做好檔案信息化處理。按照不同種類進(jìn)行劃分，制定檔案編號(hào)，便于辦公室實(shí)施系統(tǒng)化的管理。并且要求辦公室文書檔案管理的工作人員，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，確保文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，能夠提高辦公室文書檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

（四）提高文書檔案管理人員的素質(zhì)水平

在選拔辦公室文書檔案管理工作人員時(shí)，要選擇具備專業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)的高素質(zhì)人才，要有較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，能夠嚴(yán)格按照制度執(zhí)行管理。單位要定期組織管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，從理論到實(shí)踐，提高管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)能力和管理意識(shí)。加強(qiáng)辦公室文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，保證管理人員能夠在良好的工作環(huán)境下，進(jìn)行文書檔案的管理工作，充分地發(fā)揮出管理人員的工作價(jià)值。

結(jié)合實(shí)際情況，設(shè)置相關(guān)的監(jiān)督檢查部門，并建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，來提升文書檔案管理人員的工作積極性。為表現(xiàn)優(yōu)異的員工，提供更高的發(fā)展空間，以此來激勵(lì)工作人員全身心地投入工作當(dāng)中。

四、結(jié)束語

隨著時(shí)代的發(fā)展，水利部門逐漸認(rèn)識(shí)到，想要獲得長期穩(wěn)定的發(fā)展，必須從加強(qiáng)內(nèi)部管理入手。本文通過對(duì)辦公室文書與文書檔案管理工作中存在的缺陷進(jìn)行研究，對(duì)目前我國水利部門管理過程中對(duì)文書檔案管理投入過低的現(xiàn)象，辦公室文書檔案管理意識(shí)薄弱的現(xiàn)象，文書檔案管理工作中存在不規(guī)范的現(xiàn)象，以及辦公室管理人員素質(zhì)能力不足問題，提出了解決建議?？梢酝ㄟ^加強(qiáng)文書檔案管理工作，提高辦公室文書檔案的管理意識(shí)，建立文書歸檔的規(guī)范化制度，提高文書檔案管理人員素質(zhì)水平等方式，提升水利部門的整體管理水平。