信息化背景下不動產(chǎn)檔案管理路徑研究

付長祝

（菏澤市不動產(chǎn)登記中心，山東 菏澤 274000）

引言

我們現(xiàn)在處于信息化、信息化的時代，我們正用計算機識別和處理的信息化代碼管理。而不動產(chǎn)檔案館信息化是社會建設的基礎(chǔ)資源，因此，我們要抓住時代發(fā)展的機遇，加快不動產(chǎn)檔案館建設，發(fā)揮不動產(chǎn)權(quán)屬檔案信息資源的優(yōu)勢。我國現(xiàn)代化城市的規(guī)劃和建設中，不動產(chǎn)檔案的信息化建設也是城市建設的重要組成部分，因此，要推進不動產(chǎn)檔案館信息化，從而為數(shù)字城市建設發(fā)展提供支撐和服務。

一、不動產(chǎn)檔案及其信息化

不動產(chǎn)檔案指的是在房地產(chǎn)開發(fā)和管理過程中產(chǎn)生的一些具有保存價值的圖像、文字等資料，其不僅是房屋產(chǎn)權(quán)和房屋自然狀況的詳細記載資料，也是房地產(chǎn)物權(quán)登記的第一手憑據(jù)。在當前我國房地產(chǎn)市場發(fā)展速度較快的背景下，不動產(chǎn)檔案在城市拆遷、不動產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)糾紛中發(fā)揮的作用逐步突顯出來。不動產(chǎn)檔案信息化是指利用信息技術(shù)，將紙質(zhì)的不動產(chǎn)檔案資料轉(zhuǎn)化成電子檔案，再通過計算機、數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)等進行管理和利用。相比于傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理服務工作，信息化能夠讓不動產(chǎn)檔案管理服務效率大幅提升。不動產(chǎn)檔案信息化主要具有以下兩個特點：一是專業(yè)性和信息化特點。所謂專業(yè)性，是指不動產(chǎn)檔案真實記錄了“不動產(chǎn)”在建設、交易過程中產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)資料，同時經(jīng)不動產(chǎn)管理部門進行專門登記管理，其內(nèi)容信息具有專業(yè)性和嚴肅性的特點，能夠作為不動產(chǎn)登記和交易等活動中的主要依據(jù)。信息化是指利用數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的計算機管理，可以有效提高不動產(chǎn)檔案信息服務水平與能力。二是動態(tài)性和網(wǎng)絡化。動態(tài)性指的是不動產(chǎn)檔案信息處于動態(tài)變化的狀態(tài)，這主要是由于不動產(chǎn)交易頻繁所導致的。不動產(chǎn)檔案建立以后，隨著不動產(chǎn)買賣、繼承和贈予等行為的發(fā)生，不動產(chǎn)的權(quán)屬會產(chǎn)生相應的變化，不動產(chǎn)檔案中記載的信息隨之出現(xiàn)轉(zhuǎn)移、變更等動態(tài)變化。網(wǎng)絡化則是指通過利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，讓不動產(chǎn)檔案資料收集、整理、移交、歸檔和查詢利用都可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行，最大限度降低對檔案紙質(zhì)原件的侵擾。這樣不僅能夠有效保護不動產(chǎn)檔案原件，同時還能提升不動產(chǎn)檔案信息管理服務效率。

二、不動產(chǎn)檔案信息化建設的必要性

當前，不動產(chǎn)登記的范圍較為廣泛，需要進行相應的統(tǒng)計，按照不同的門類進行區(qū)分。因此，不動產(chǎn)登記的管理面臨很多難題，而不動產(chǎn)檔案信息化建設可以充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，對所有檔案數(shù)據(jù)進行有效整合，從而達到共享的目的。單純依賴紙質(zhì)存在形式的傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理方式已經(jīng)無法適應時代的發(fā)展，只有緊跟信息化發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新，才能豐富不動產(chǎn)檔案的管理形式。國內(nèi)的不動產(chǎn)登記制度正在進行統(tǒng)一化處理，在互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)技術(shù)應用的過程中，不動產(chǎn)登記管理的職責會得到更加精準的落實。當前，國土資源部正在進行全國范圍內(nèi)自然資源的登記處理，不動產(chǎn)登記的賬目和依據(jù)具備很高的統(tǒng)一性，這也使得互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)的突出優(yōu)勢得到了顯現(xiàn)。在數(shù)據(jù)信息平臺實現(xiàn)普及的情況下，數(shù)據(jù)信息的共享措施將得到有效改進，尤其可以促進不動產(chǎn)登記的各類職能得到有效整合，為不動產(chǎn)檔案管理工作的全方位改良創(chuàng)造更加有利的條件。

三、當前不動產(chǎn)檔案管理存在的問題

（一）不動產(chǎn)檔案管理融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能力不足，缺乏創(chuàng)新服務方式

在新時期條件下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)覆蓋了各個領(lǐng)域，發(fā)揮著不可替代的作用，只有將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)運用與檔案管理相結(jié)合，才能進一步提高檔案管理的科學化水平，提供便捷的檔案查詢利用服務。但是，有些不動產(chǎn)檔案管理部門缺乏創(chuàng)新服務方式，不能充分運用先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，無法實現(xiàn)即時查詢的服務功能，讓查檔用戶多跑腿，既費時又費力。

（二）不動產(chǎn)檔案管理信息化水平較低

過去的不動產(chǎn)檔案管理，因為設備、技術(shù)等局限，往往會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不夠完整、信息采集要求低等問題?；A(chǔ)性工作不規(guī)范，不僅會影響檔案的信息化效果，也會降低信息的利用率，同時也會產(chǎn)生諸多安全隱患。另外，因為不動產(chǎn)檔案管理軟件不夠獨立，很容易受到其他系統(tǒng)的干擾，其針對性、實用性、開放度偏大，最終會限制檔案管理工作，并會令檔案信息化工作存在安全隱患，這樣難免會對不動產(chǎn)檔案信息化建設帶來阻礙。

（三）信息化技術(shù)未能實現(xiàn)對錯誤圖像的有效糾正

糾正不動產(chǎn)檔案中的錯誤圖像是確保不動產(chǎn)檔案的應用價值得到完整開發(fā)的基礎(chǔ)。但是，一些信息化技術(shù)在探索應用的過程中，缺乏對圖像掃描管理相關(guān)情況的研究，未能實現(xiàn)對圖像分辨率構(gòu)成情況的考察，導致不動產(chǎn)檔案之中圖像的順序無法得到明確識別，難以在紙質(zhì)檔案的管理順序得到明確的情況下，實現(xiàn)錯誤圖像的有效糾正。一些掃描技術(shù)在應用的過程中，對于不動產(chǎn)檔案之中不同畫面的順序調(diào)查分析存在不足，缺乏對影像資料掃描特征的分析，導致影像資料的清晰度無法得到充分維護，也使得文字性質(zhì)的資料難以保證具備足夠的完整性。一些信息化技術(shù)在探索應用的過程中，對于檔案信息的可讀性分析研究不夠充分，缺乏對影像資料清晰度的重視，導致錯誤圖像的識別效果不夠理想，無法在明確錯誤圖像具體問題的情況下，提高錯誤圖像的糾正水平。

（四）各個部門工作不協(xié)調(diào)，管理難度加大

不動產(chǎn)登記涉及內(nèi)容廣泛，業(yè)務較為復雜，看似簡單的登記管理工作，實際需要復雜繁瑣的整合。雖然隨著信息化管理水平的提升，對于分散登記有了新的方案與辦法，集約化程度大大提高，但落到實處還不夠到位，群眾多跑路等現(xiàn)象即使較以往有所減少但還是時有發(fā)生。各部門信息斷層、溝通不到位，或是互相推諉、辦事不積極，導致百姓問題得不到高效解決。此外，各地方政府在一些政策中并未得到統(tǒng)一，甚至關(guān)于某一問題制定的政策會出現(xiàn)沖突。例如對于劃撥土地房屋登記問題，有關(guān)文件及法律規(guī)定：“當劃撥房屋所有權(quán)及國有建設用地使用權(quán)出現(xiàn)轉(zhuǎn)移的，應持有并提交該地區(qū)或有批準權(quán)的人民政府的相關(guān)批準文件。當需補交土地出讓價款的，則要根據(jù)相關(guān)法律補交土地出讓價款，并且提供土地出讓價款繳納憑證；或需要繳納稅費的，要依法繳納稅費，同時提交稅費繳納憑證。”但在實際中，我國各地方政府對于劃撥土地房屋所有權(quán)轉(zhuǎn)移的相關(guān)政策不協(xié)調(diào)，甚至政策法規(guī)還存在不足，導致補交土地出讓價款和相關(guān)費用標準也存在不同。不動產(chǎn)登記檔案管理不協(xié)調(diào)也會導致登記工作繁雜，最終使服務不到位，公平性減弱。

四、不動產(chǎn)檔案管理信息化建設的具體對策

（一）健全不動產(chǎn)檔案管理的法律法規(guī)

不動產(chǎn)登記制度是我國《物權(quán)法》中一項基本的物權(quán)制度，作為新興的產(chǎn)物，其發(fā)展也需要經(jīng)歷市場種種的考驗，相關(guān)管理制度也需要不斷地完善和鞏固。只有法律法規(guī)給予明確的規(guī)定，才能真正做到有法可依、有法必依，為不動產(chǎn)檔案管理提供可靠的法律保障，維護不動產(chǎn)管理的權(quán)威。隨著社會經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展，人們的法律意識不斷提高，用法律武器維護自己合法權(quán)益的意識逐漸增強，一旦發(fā)生交易糾紛等民事案件時，都會付諸法律程序，相關(guān)法律法規(guī)的作用就得到凸顯。因此，只有不斷推進不動產(chǎn)檔案管理的信息化建設進程，才能真正實現(xiàn)有法可依、有法必依；而各種法律法規(guī)的不斷健全，也有效地滿足了民眾的需求，進一步維護不動產(chǎn)檔案管理部門的權(quán)威。兩者相互促進，相輔相成。只有不斷完善不動產(chǎn)檔案相關(guān)法律法規(guī)，重視不動產(chǎn)檔案管理規(guī)范制度建設，才能通過不動產(chǎn)檔案管理水平的提升，增強其服務社會的功能。

（二）加強信息化檔案建設

不動產(chǎn)檔案建設還需運用GIS 地理信息系統(tǒng)設想，運用三維虛擬檔案庫房管理系統(tǒng)，以此提高信息化檔案管理的效率。前者指的是以圖管檔、以圖查房的檔案管理新模式，它將現(xiàn)有的不動產(chǎn)檔案與樓盤信息及房屋測繪數(shù)據(jù)進行有機關(guān)聯(lián)，真正實現(xiàn)房地產(chǎn)平面圖、房屋檔案數(shù)據(jù)與不動產(chǎn)業(yè)務數(shù)據(jù)三者之間形成圖檔一體化管理模式。后者指的是建立三維虛擬檔案庫房管理體系，實現(xiàn)實物檔案與數(shù)字檔案的相對應管理，提高管理效率，節(jié)約管理成本。同時，還可以對檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性進行有效運用，以GIS 系統(tǒng)為依托，實行多樣化的不動產(chǎn)檔案查詢。包括查詢各項房屋的基本信息，例如，在GIS 電子地圖上指出某一幢房屋，就可以體現(xiàn)出房屋的包括建筑年限、結(jié)構(gòu)、層次、面積等所有信息。商品房還可以根據(jù)預售許可證號或商品房備案合同編號，查詢樓盤的所在位置、預銷售信息等。同時，在大數(shù)據(jù)背景下，還可以利用GIS 技術(shù)整合房屋數(shù)據(jù)，在一個系統(tǒng)中可查詢和統(tǒng)計房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率。為拆遷、住房保障等提供強大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。通過GIS 與不動產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)的結(jié)合，實現(xiàn)查詢和統(tǒng)計的一體化便捷操作，以此提高信息技術(shù)的不動產(chǎn)檔案管理效率。

（三）提高不動產(chǎn)資料掃描管理工作的規(guī)范性

在不動產(chǎn)檔案掃描管理過程中，需要對信息化技術(shù)的突出應用價值加以總結(jié)，尤其要將檔案資料掃描清晰度的控制作為主要關(guān)注的問題，以便可以在檔案項目遺漏問題的控制方面取得進展，為交接單等主要資料的規(guī)范化掃描提供幫助。一定要加強對檔案文件中各類信息偏差的研究分析，尤其要對電子資料的錄入信息進行精準分析考察，使信息化技術(shù)的應用可以在提升檔案閱讀質(zhì)量方面發(fā)揮作用，為不動產(chǎn)資料的準確掃描管理提供幫助。

（四）建立高素質(zhì)的人才隊伍

管理效率的提高需要專業(yè)素養(yǎng)好、技術(shù)水平高、團隊協(xié)作能力強的人才隊伍的支持。因此，國家可以通過發(fā)放獎金或解決住房問題等一類福利政策來廣泛招納人才，提高這一崗位的核心競爭力，引進專業(yè)的科技人才，或是培養(yǎng)一批專業(yè)性強的不動產(chǎn)登記檔案管理人員。此外，還可以通過吸收借鑒國內(nèi)外先進的技術(shù)經(jīng)驗提高檔案管理人員的水平。同時，新時代的檔案管理人員不僅在專業(yè)技術(shù)上需要有著卓越的表現(xiàn)，在道德素養(yǎng)方面也不能落后，正如前文所說，信息安全不僅要靠技術(shù)的提升，也需要檔案管理人員能夠嚴格遵守行業(yè)道德規(guī)范，防止信息被泄露。

結(jié)束語

隨著城市化進程的快速推進，不動產(chǎn)檔案管理工作受到更多人的關(guān)注，然而在實際管理工作中，還存在較多的不足之處。唯有采取有針對性的優(yōu)化措施，提升不動產(chǎn)檔案信息服務能力，才能為更好地開展不動產(chǎn)檔案管理工作保駕護航。