物資五級庫管理系統(tǒng)的應用及研究

于洪偉

（中移鐵通有限公司延邊分公司，吉林 延邊 133000）

物資五級庫管理是成本、費用、核算管理中重要的控制點，其工作質量直接關系到公司的各類購入的原材料、物品管理妥當，以杜絕不必要的損耗和浪費。

按照“高質量、供給側、智能化”工作要求，為加強地市五級庫物資收發(fā)，更好實施公司對物資管理過程的有效控制，保證五級庫物資管理工作與公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃協(xié)調一致，確保物資供應滿足公司生產經營的需要，要利用信息化支撐系統(tǒng)對物資五級庫進行統(tǒng)一管理，加強五級庫的收、發(fā)、存、退管理，降低庫存占用，滿足生產及發(fā)貨需求。物資五級庫管控平臺必須真實反映公司各種物資的進、銷、存情況，為財務提供原始、真實、準確的營業(yè)成本資料，提升公司信息化管理水平。

物資管理是企業(yè)管理非常重要的一環(huán)，它對企業(yè)的發(fā)展起著非常舉足輕重的作用。由于物資的種類繁多，在各部門進出頻繁，使得物資管理變得十分復雜。開發(fā)一套完善的物資管理系統(tǒng)不但可以使物資的管理者能夠對物資的整個流程狀態(tài)、庫存狀況了如指掌，并為決策管理提供科學依據，從而提高了管理水平和工作效率，而且可以使工作人員甩掉手工記賬方式，從而最大限度地減少了手工操作帶來的失誤，達到事半功倍的效果。物資管理系統(tǒng)作為企業(yè)管理自動化、規(guī)范化的一部分，對提高企業(yè)管理效率、提高企業(yè)經濟效益發(fā)揮著不可替代的作用。

1 軟件架構

物資管理系統(tǒng)提供以物資出入庫的周期管理。構架分為兩層：①表現層。物資管理首頁是系統(tǒng)的唯一入口，以統(tǒng)一門戶的用戶界面方式進行登錄。該界面具有出庫、入庫、物料審批等功能。②應用層。物資管理平臺涉及的內容包括標準文本、結余統(tǒng)計、出入庫查詢統(tǒng)計等，并為實現科學化、高效率的物資管理提供幫助。

2 系統(tǒng)建設背景

物資管理系統(tǒng)主體部分采用易語言開發(fā)，數據庫采用SQLServer。易語言（EPL）是一門以中文作為程序代碼編程語言。創(chuàng)造易語言的初衷是進行用中文來編寫程序的實踐，方便以中國人的思維編寫程序，并不用再去學習西方思維。易語言的誕生極大地降低了編程的門檻和學習的難度。

系統(tǒng)具有以下功能特點：①系統(tǒng)審核。經理、專業(yè)主管、主管部門經理、主管領導在系統(tǒng)上審核，層層把關，消除漏洞。②五級庫庫存實施呈現。消除了未掌握現場實際庫存情況、沒有審批依據的問題。③增加查詢功能。實時掌握五級庫入庫資料更新，消除了公司層面不能物資部及時入庫登記問題。④請領狀態(tài)查詢。使五級庫材料員通過系統(tǒng)掌握流程流轉進程，可及時提醒、跟蹤，加快物料審批進度。⑤實現信息化管控。除總經理在紙質版簽字外，其余全部為電子流在系統(tǒng)內流轉，大量減少紙質版簽字流轉環(huán)節(jié)，減輕基層工作負擔。⑥甲供料痕跡存檔。提供的家寬裝維物資，現場雙方交接人員簽字圖片上傳服務器，防止產生糾紛和物料流失問題。系統(tǒng)為公司提供了計劃申請、逐級審批、入庫支出、庫存管控、甲供料痕跡保存、查詢便捷、簡化流程、提高效率的全新信息化管控手段。⑦適用范圍。所有物料進存銷管理領域適用。

結合實際推廣應用情況，重點介紹在推廣該成果采用的推廣手段方法、流程機制、配套激勵機制、轉化定價方式及收益分配等的具體做法。根據管內現狀，下達建立物資管理五級庫管理平臺任務，并成立以物資管理中心、開發(fā)人員組成的研發(fā)小組。小組成員與各公司庫管員、各物料審核部門廣泛溝通，根據現場需求，初步明確系統(tǒng)功能，確定系統(tǒng)環(huán)節(jié)修成，建立功能模塊，明確使用云平臺，保障系統(tǒng)安全性，降低未來系統(tǒng)運用成本，明確使用易語言作為軟件開發(fā)語言?；緦崿F了五級庫管理功能，具有申請、審核、報批、查詢、存檔等管理功能，在各公司開始試用，征求基層意見。針對試用后反饋的意見和建議，修改軟件，增加了物資單價、同界面查詢五級庫庫存數量等功能。

五級庫取得降本增效的效果，包括不限于降低成本、提升效率、提高質量或創(chuàng)造經濟效益與社會效益等，相關成效用數據說明，五級庫管理平臺從物資請領到材料入庫完全實現電子信息自動化管理，不需要公司材料員填報“物資用料計劃申請”，再找主管部門及各級領導審批的環(huán)節(jié)。在各級審批過程中，監(jiān)管部門可以一目了然地掌控支撐中心五級庫材料庫存數量，在審批過程中依據庫存情況審核請用數量。雖然審批流程沒有簡化，但是卻大大地提高了審批效率，節(jié)省了人力、財力。

3 系統(tǒng)功能介紹

3.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理功能模塊包含工號管理和物料管理。工號信息包括賬號、密碼、單位（公司、XX 支撐中心、XX 部）、權限（公司領導、物資管理員、財務部門、XX 部門經理、XX 管理員、支撐中心經理、縣市庫管員）、用料分類（公司領導分管不同用料）。工號操作包括增加賬號、刪除賬號、修改密碼。物料信息包括編碼、名稱、刪除功能（關閉、開啟）、單價、規(guī)格、單位、位置、用料分類（甲供用料、維護用料、裝機用料、工程用料、辦公用品、市場用料）。物料操作包括增加物料、刪除物料、修改位置、修改單價、修改分類。

3.2 物料審批

物料審批模塊包括物料請領和物料審批。物料請領信息包括物資名稱、物料分類（甲供用料、維護用料、裝機用料、工程用料、辦公用品、市場用料）、出料數量、請領事由。

3.3 物料入庫

在材料入庫環(huán)節(jié)上，實現了請領材料自動入庫功能。物資部門按照“物資用料計劃申請”發(fā)放物資，并直接錄入系統(tǒng)，簡化了各中心材料員二次手工入庫環(huán)節(jié)，既減輕了工作量，又確保了材料入庫的準確性和及時性。物料入庫信息包括歸屬、物資編碼、物資名稱、規(guī)格、單位、入庫數量、備注、入庫成本、簽字照片（請料單）。入庫查詢中，可按時間段、歸屬、物料名稱、入庫單位查詢入庫明細。導出明細是將查詢結果導出Excel 文件。

3.4 物料出庫

物料出庫模塊包括物料出庫、出庫查詢、導出明細三部分。物料出庫信息包括歸屬（XX、XX）、物資編碼、物資名稱、規(guī)格、單位、出庫數量、備注、物料分類（甲供用料、維護用料、裝機用料、工程用料、辦公用品、市場用料），出庫數量需要自動默認庫存最大值，可向下修改數量，不可增加，有提示。出庫查詢中，可按時間段、歸屬、物料名稱、入庫單位查詢出庫明細。導出明細是將查詢結果導出Excel文件。

3.5 結余統(tǒng)計

結余統(tǒng)計包括結余統(tǒng)計、結余查詢、導出明細三部分。結余統(tǒng)計包括物料名稱、各支撐中心入庫、出庫、結余、物資編號、物料規(guī)格、物料單位、物料單價、物料分類、庫存總金額。結余查詢是根據篩選某一個用料進行實時查詢。導出明細是將查詢結果導出Excel 文件。

4 實用性及優(yōu)點

系統(tǒng)適用性及優(yōu)點如下：①實現系統(tǒng)審核。主管領導、主管部門經理、中心經理、業(yè)務主管在電子流審核，層層把關，消除漏洞，并實現了手機APP 同步審核功能。②甲供料痕跡存檔。提供的甲供料物資，現場雙方交接人員簽字圖片上傳服務器，防止產生糾紛，杜絕物料流失問題隱患。③五級庫庫存實時呈現。消除了不能實時同步掌握現場實際庫存情況、沒有審批依據的問題。④實現信息化管控。除總經理在紙質版簽字外，其余全部為電子流在系統(tǒng)內流轉，大量減少紙質版簽字流轉環(huán)節(jié)，提升效率的同時減輕基層工作負擔。⑤具備查詢功能。五級庫入庫資料實時更新，使支撐服務中心經理時時掌握庫存情況。⑥請領狀態(tài)查詢。五級庫材料員通過系統(tǒng)掌握流程流轉進程，可及時提醒、跟蹤，加快物料審批進度。整體管控流程，在傳統(tǒng)的管控步驟上沒有簡化，沒有產生安全漏洞。系統(tǒng)操作簡單，辦公軟件入門水平人員能夠辦理業(yè)務。自動化管理，實現了物資從請領到材料入庫的全流程信息化管理，將以往材料員來公司報“物資用料計劃申請”，再找各部門和主管領導審批的環(huán)節(jié)電子化。在審批過程中，監(jiān)管部門可以實時掌控五級庫庫存，結合實際批復請用數量，既提高了審批效率，又節(jié)省了人財物，實現物資管理正規(guī)化。實現自動入庫在材料入庫環(huán)節(jié)上，實現了請領材料自動入庫功能。物資部門按照“物資用料計劃申請”發(fā)放物資，并直接錄入系統(tǒng)，簡化了各中心材料員二次手工入庫環(huán)節(jié)，既減輕了工作量，又確保了材料入庫的準確性和及時性。善甲供料管理，在甲供料管控環(huán)節(jié)上，支撐服務中心材料員到公司請領材料后，根據公司提供的“請料單”錄入到五級庫管理平臺，并將“請料單”拍照上傳，長久保存，做到有據可查。在使用支出時，材料與地點一一對應，去向明確。

五級庫管理平臺，建立了高效的甲供料物資管理體系，規(guī)范甲供料的請領程序。真實反映物料成本，明確了責任劃分，簡單實用，適用于公司面向各部門的管控。未來使用過程中，將根據現場提出的改進建議，不斷給予完善。