美國(guó)國(guó)家檔案館促進(jìn)公眾參與的策略及啟示

張林華 原婧妍/上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，社會(huì)生活與工作領(lǐng)域中“參與”幾乎無(wú)所不在。在檔案領(lǐng)域，信息技術(shù)的進(jìn)步和公共服務(wù)導(dǎo)向的轉(zhuǎn)變催生了參與理念，社交媒體網(wǎng)站、免費(fèi)開(kāi)源工具、即時(shí)通訊軟件等為公眾營(yíng)造參與的環(huán)境，并在這種環(huán)境下影響和促進(jìn)人的參與行為，檔案館中公眾由被動(dòng)的“顧客”角色拓展為檔案館公共服務(wù)建設(shè)的“參與者與建設(shè)者”[1]。目前我國(guó)檔案領(lǐng)域的公眾參與實(shí)踐尚處于起步階段，主要表現(xiàn)為相關(guān)實(shí)踐數(shù)量少、項(xiàng)目分散、無(wú)固定模式和流程，難以形成高質(zhì)量的成果，亟待步入正軌。

2009年，美國(guó)啟動(dòng)“開(kāi)放政府”方案。2010年，美國(guó)國(guó)家檔案館（National Archives and Records Administration，以下簡(jiǎn)稱NARA）發(fā)布《開(kāi)放政府計(jì)劃》1.0版本，此后持續(xù)全面或部分修訂、更新。時(shí)至今日，已更新到4.0版本，即《2016—2018年開(kāi)放政府計(jì)劃》（以下簡(jiǎn)稱《計(jì)劃》）。隨著社交媒體的快速發(fā)展，目前《計(jì)劃》中的“社交媒體戰(zhàn)略”部分，已率先更新到2021—2025財(cái)年。此外，NARA還連續(xù)出臺(tái)《戰(zhàn)略規(guī)劃》，如目前正在實(shí)施的《2018—2022年戰(zhàn)略規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)劃》）。研究近年來(lái)NARA以《計(jì)劃》與《規(guī)劃》為代表的戰(zhàn)略文獻(xiàn)，可以發(fā)現(xiàn)公眾參與的理念與具體部署貫穿始終并已逐步成為核心戰(zhàn)略之一。本文分析這兩份戰(zhàn)略文件并結(jié)合NARA公眾參與實(shí)踐進(jìn)展，梳理以NARA為主導(dǎo)的促進(jìn)公眾參與的策略，為推動(dòng)我國(guó)檔案館的公眾參與實(shí)踐提供啟示及建議。

1 我國(guó)公眾參與檔案實(shí)踐的現(xiàn)狀與問(wèn)題

1.1 政策規(guī)劃缺乏

政策與規(guī)劃為檔案館促進(jìn)公眾參與營(yíng)造環(huán)境、明確工作目標(biāo)與任務(wù)。新修訂檔案法將“鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展”作為總則中的一條單獨(dú)列出[2]?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》多次提到社會(huì)力量和個(gè)人參與檔案事務(wù)，如“鼓勵(lì)、引導(dǎo)、規(guī)范社會(huì)力量參與檔案事務(wù)”以健全檔案管理體制機(jī)制，“鼓勵(lì)社會(huì)和個(gè)人向國(guó)家檔案館捐贈(zèng)檔案”以優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，“積極鼓勵(lì)社會(huì)各方參與”以加大檔案資源開(kāi)發(fā)力度[3]。這些均體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)社會(huì)力量和個(gè)人參與檔案事業(yè)的重視。

現(xiàn)有政策為檔案館促進(jìn)公眾參與提供了一定環(huán)境，但在具體實(shí)施方面，仍缺乏相關(guān)的具體配套政策與規(guī)劃。一方面，檔案館公眾參與的前提是開(kāi)放符合公共利益、需求的檔案資源，而我國(guó)檔案開(kāi)放與保密政策法規(guī)始終存在矛盾，現(xiàn)有檔案開(kāi)放政策內(nèi)容也更加重視“保密責(zé)任”的實(shí)現(xiàn)而非“開(kāi)放責(zé)任”的履行[4]，檔案館在開(kāi)展公眾參與活動(dòng)時(shí)缺少明確且充分的法規(guī)指引，導(dǎo)致公眾參與推進(jìn)乏力。另一方面，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃主要著眼于發(fā)展目標(biāo)與重大任務(wù)，較為宏觀，總體線條較粗，公眾參與在具體實(shí)施層面存在一定難度。

1.2 參與意愿不強(qiáng)

我國(guó)公眾參與基礎(chǔ)相對(duì)薄弱。檔案部門方面，傳統(tǒng)觀念使得檔案館缺乏促進(jìn)公眾參與的工作理念，這嚴(yán)重制約了檔案館促進(jìn)公眾參與的動(dòng)力。公眾方面，目前公眾檔案意識(shí)還有待提升，參與意愿總體不強(qiáng)。

目前我國(guó)公眾參與檔案實(shí)踐大多立足于檔案館，通常在決策前端缺少相應(yīng)需求調(diào)研，公眾參與較為被動(dòng)，往往表現(xiàn)為公眾的可參與時(shí)間與活動(dòng)時(shí)間不相稱、公眾對(duì)參與活動(dòng)不甚了解等。檔案館對(duì)參與人員的個(gè)人興趣、實(shí)際需求等不夠重視，導(dǎo)致公眾獲得感不強(qiáng)、參與意愿受挫，參與質(zhì)量和可持續(xù)性受到影響。

1.3 溝通渠道不暢

一些地方檔案館網(wǎng)站沒(méi)有設(shè)置“公眾參與”版塊，也缺乏其他有效渠道，存在溝通不暢、信息反饋不及時(shí)等問(wèn)題。有學(xué)者在對(duì)公眾參與檔案館志愿服務(wù)情況進(jìn)行調(diào)查后，指出“公眾未參加或不愿參加檔案志愿服務(wù)活動(dòng)的首要原因是公眾對(duì)活動(dòng)本身不了解”[5]，從側(cè)面反映了檔案館和公眾溝通不足已成為公眾參與的一大阻礙。

在公眾參與之前，如果檔案館沒(méi)有提供統(tǒng)一的、面向社會(huì)的信息發(fā)布平臺(tái)，而是通過(guò)第三方告知，公眾就無(wú)法第一時(shí)間獲取相關(guān)信息，公眾參與的時(shí)效性和質(zhì)量就會(huì)降低，公眾參與的被動(dòng)性加大。公眾參與本身就是公眾和檔案館互動(dòng)的過(guò)程，溝通渠道不暢必然帶來(lái)較差的參與體驗(yàn)，降低公眾的參與積極性，難以發(fā)揮公眾參與的群體智慧，導(dǎo)致參與成果質(zhì)量參差不齊。公眾參與檔案工作后的信息反饋尤為重要，而溝通渠道不暢、檔案館無(wú)法明確公眾參與的實(shí)際情況及公眾的建議反饋，將直接影響以后的公眾參與成效。

1.4 廣度深度不足

我們分別從文獻(xiàn)和網(wǎng)站途徑對(duì)檔案館促進(jìn)公眾參與情況進(jìn)行了調(diào)研分析。據(jù)文獻(xiàn)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)有關(guān)檔案志愿服務(wù)、檔案眾包現(xiàn)狀的研究較多。前者大多以線下方式進(jìn)行，內(nèi)容多是上街或進(jìn)社區(qū)宣傳檔案工作、擔(dān)任檔案展覽講解員、協(xié)助指導(dǎo)基層檔案工作及家庭檔案建檔等[6]；后者包括檔案館面向社會(huì)啟動(dòng)檔案征集活動(dòng)、檔案百科詞條編輯等，如面向全社會(huì)的“上海合作組織峰會(huì)”檔案史料征集活動(dòng)[7]、“社會(huì)檔案人”項(xiàng)目[8]。據(jù)網(wǎng)站調(diào)研，可見(jiàn)各省級(jí)檔案網(wǎng)站現(xiàn)有公眾參與主要集中在檔案征集、問(wèn)卷調(diào)查、意見(jiàn)反饋、網(wǎng)上咨詢版塊，總體內(nèi)容陳舊過(guò)時(shí)，參與人員寥寥無(wú)幾，版塊形同虛設(shè)，參與效果不佳。

基于阿恩斯坦的公眾參與階梯理論[9]，我們認(rèn)為我國(guó)現(xiàn)有的檔案領(lǐng)域公眾參與大部分處在第二個(gè)層次“象征性參與”，即公民具有一定的知情權(quán)，但公眾參與的主題并不是公民實(shí)際關(guān)注的問(wèn)題；諸如調(diào)查問(wèn)卷、檔案征集等公眾參與活動(dòng)，均是檔案館從自身需求出發(fā)，真正面向公眾需求的不多；公眾參與檔案資源建設(shè)，集中在檔案采集、手工整理等初級(jí)階段，很少有機(jī)會(huì)參加檔案開(kāi)發(fā)利用的深度加工工作。

2 美國(guó)國(guó)家檔案館促進(jìn)公眾參與的策略

2.1 總體部署，多措并舉

在《規(guī)劃》制定的全部四個(gè)戰(zhàn)略目標(biāo)中，“實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)”和“聯(lián)系用戶”兩個(gè)戰(zhàn)略目標(biāo)明確指向公眾參與，NARA通過(guò)向公眾提供更多的電子文件、靈活的訪問(wèn)工具和可訪問(wèn)的資源促進(jìn)公眾參與，并對(duì)未來(lái)4年檔案館聯(lián)系用戶的工作設(shè)定了量化指標(biāo)?！队?jì)劃》則將“公眾參與”作為加強(qiáng)開(kāi)放政府文化的一個(gè)專題，由“活動(dòng)、教育和展覽”“社交媒體和公民參與”“公民檔案管理員”“對(duì)外事務(wù)聯(lián)絡(luò)”四部分組成[10]。同時(shí)發(fā)布“十項(xiàng)旗艦舉措”，通過(guò)運(yùn)用技術(shù)、提高透明度以及跨機(jī)構(gòu)合作創(chuàng)新國(guó)家檔案館工作方式，吸引公眾參與。兩份文件從全局審視公眾參與，通過(guò)保障公民訪問(wèn)權(quán)、創(chuàng)新工作方式、發(fā)展公眾參與項(xiàng)目等，多舉措推動(dòng)公眾參與目標(biāo)的形成。

2.2 擴(kuò)大服務(wù)群體，全面培育參與力量

NARA為各個(gè)年齡段的兒童提供有趣的展品和活動(dòng)，有家庭學(xué)習(xí)實(shí)驗(yàn)室、家庭日、家譜營(yíng)（12歲以上）、國(guó)家檔案館圓形大廳過(guò)夜親子活動(dòng)（8—12歲）、學(xué)齡前兒童故事講座（3—5歲）等[11]。NARA還面向教師和學(xué)生群體提供歷史文件、圖像、地圖、海報(bào)和其他聯(lián)邦檔案，舉辦各種基于檔案的實(shí)踐性活動(dòng)和開(kāi)設(shè)免費(fèi)的遠(yuǎn)程課程，舉辦國(guó)家歷史日（National History Day）講習(xí)班，邀請(qǐng)策展人、研究人員、檔案管理員和在線內(nèi)容創(chuàng)作者等為學(xué)生提供個(gè)性化的幫助，并搭建網(wǎng)絡(luò)教育平臺(tái)Docs-Teach支持教師的教學(xué)活動(dòng)。2015年11月，NARA開(kāi)設(shè)了“歷史中心”（History Hub），將美國(guó)歷史愛(ài)好者、研究人員等聚集在一起探討、分享專業(yè)知識(shí)。此外，NARA關(guān)注特殊群體，優(yōu)化國(guó)家檔案館服務(wù)點(diǎn)，確保殘障人士更便捷地獲取檔案[12]。

2.3 搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，全方位支持參與互動(dòng)

一是運(yùn)用社交媒體平臺(tái)構(gòu)建聯(lián)系渠道?！队?jì)劃》將社交媒體戰(zhàn)略列為旗艦計(jì)劃，嘗試以創(chuàng)新社交媒體工作的方式實(shí)現(xiàn)公眾參與目標(biāo)，而在最新發(fā)布的《國(guó)家檔案館社交媒體戰(zhàn)略2021—2025》中，將聯(lián)系用戶定為NARA戰(zhàn)略目標(biāo)之一，認(rèn)為公眾的參與度直接關(guān)系到該戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[13]。具體實(shí)現(xiàn)路徑有三：一是在社交媒體平臺(tái)分享館藏檔案，實(shí)時(shí)響應(yīng)用戶需求；二是分享檔案館故事即鼓勵(lì)員工分享他們的工作，培養(yǎng)用戶對(duì)檔案館的好感和信任以便和用戶良好合作；三是分享檔案館與時(shí)俱進(jìn)的使命和多樣化的服務(wù)，增進(jìn)公眾對(duì)檔案工作及其重要性的認(rèn)識(shí)。目前，NARA已經(jīng)開(kāi)通了Twitter、Flickr、YouTube等12家社交媒體賬戶并投入使用。

二是創(chuàng)建專門社區(qū)推動(dòng)參與互動(dòng)。2016年NARA推出歷史中心（History Hub）在線平臺(tái)，設(shè)置討論區(qū)、博客和特色社區(qū)版塊。公眾能夠有效地獲取歷史檔案和政府文件，也可以就自身未解決的問(wèn)題咨詢專家[14]。目前History Hub已納入NARA的工作流程，與“公民檔案員”項(xiàng)目銜接，向更多公眾推廣。

2.4 以公眾為中心，全流程策劃參與活動(dòng)

一是公眾參與檔案工作決策。NARA在制定開(kāi)放政府計(jì)劃以及戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)，會(huì)舉辦網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)和公眾一起商定有關(guān)未來(lái)檔案工作事宜，公眾可以通過(guò)電話或面對(duì)面與NARA的工作人員直接互動(dòng)，提出問(wèn)題和建議[15]。在制定館藏檔案數(shù)字化計(jì)劃、決定數(shù)字化優(yōu)先策略時(shí)，NARA工作人員首先編制一份數(shù)字化優(yōu)先級(jí)清單，在與公眾分享并征集意見(jiàn)后，相應(yīng)調(diào)整清單內(nèi)容。另外，NARA承諾發(fā)布與數(shù)字化合作伙伴簽訂的合作協(xié)議以聽(tīng)取公眾的建議[16]。

二是公眾參與檔案數(shù)字化加工。NARA向公眾開(kāi)放創(chuàng)新中心，配備了專門的掃描實(shí)驗(yàn)室，公眾可以掃描館藏的檔案并免費(fèi)獲得其數(shù)字副本，最后已掃描的檔案經(jīng)選擇后被上傳到國(guó)家檔案目錄中?！队?jì)劃》指出，未來(lái)創(chuàng)新中心將繼續(xù)擴(kuò)大與公眾的聯(lián)系，簡(jiǎn)化公民掃描活動(dòng)的流程，與高中生、大學(xué)生以及退休人員合作進(jìn)行掃描和轉(zhuǎn)錄工作[17]。據(jù)筆者調(diào)查，截至2021年6月，NARA的檔案掃描次數(shù)已經(jīng)累計(jì)1億余次[18]，其中也包含了公眾參與的貢獻(xiàn)。

三是公眾參與檔案資源開(kāi)發(fā)和利用。NARA基于公眾的現(xiàn)實(shí)需求與公眾共建共享檔案資源開(kāi)發(fā)成果。其一，公眾參與開(kāi)發(fā)檔案檢索工具，NARA通過(guò)分析公眾為檔案添加的標(biāo)簽、轉(zhuǎn)錄的文本以及評(píng)論的內(nèi)容，了解公眾的需求和興趣[19]。其二，NARA制定全國(guó)性教學(xué)計(jì)劃，向教師推薦館藏歷史檔案資源，教師可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)學(xué)習(xí)如何利用檔案展開(kāi)教學(xué)活動(dòng)，還可以利用這些檔案構(gòu)建個(gè)人課程方案和共享線上課程計(jì)劃。

3 我國(guó)檔案館促進(jìn)公眾參與的啟示和建議

3.1 完善政策法規(guī)，做好配套規(guī)劃

一方面，檔案館促進(jìn)公眾參與始終應(yīng)秉持開(kāi)放的理念，需依據(jù)法規(guī)協(xié)調(diào)開(kāi)放與保密的關(guān)系，從根本上改變檔案館工作的保守心態(tài)，為檔案館促進(jìn)公眾參與創(chuàng)造良好的前提條件與參與環(huán)境。時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在部署2020年全國(guó)檔案工作時(shí)表示，要抓好頂層設(shè)計(jì)，加快修訂《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，探索建立檔案解密協(xié)調(diào)工作機(jī)制，開(kāi)展館藏檔案解密試點(diǎn)工作[20]。國(guó)家檔案行政部門應(yīng)把握機(jī)遇，適時(shí)調(diào)整開(kāi)放政策、明確檔案開(kāi)放權(quán)責(zé)劃分、細(xì)化檔案開(kāi)放管理措施。另一方面，我國(guó)鼓勵(lì)公眾參與檔案工作，但如何引導(dǎo)、規(guī)范公眾參與的問(wèn)題未曾在我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中提及，建議檔案部門明確公眾參與的目標(biāo)、任務(wù)，制定具體規(guī)劃來(lái)引導(dǎo)檔案館的公眾參與，并配套相關(guān)法規(guī)來(lái)規(guī)范公眾參與行為及其成果。

3.2 創(chuàng)新參與機(jī)制，擴(kuò)大參與群體

當(dāng)前，我國(guó)公眾參與檔案工作尚處初步發(fā)展階段，針對(duì)如公眾參與意愿不強(qiáng)等瓶頸問(wèn)題，尤其需要通過(guò)創(chuàng)新機(jī)制予以突破。NARA的檔案服務(wù)面向兒童、學(xué)生、教師、歷史專家等，這些人群正是其主要的參與力量，這實(shí)際上是考慮了不同群體的需求和興趣。我們認(rèn)為，這是培育參與力量的突破點(diǎn)，檔案館可建立以公眾需求為導(dǎo)向的參與機(jī)制。首先，通過(guò)針對(duì)性的檔案服務(wù)橫向培育多種參與力量，如，為學(xué)生和學(xué)者提供研究服務(wù)、為社區(qū)街道居民開(kāi)發(fā)與生活息息相關(guān)的檔案文化產(chǎn)品等。這樣就使檔案館的公共服務(wù)真正受到公眾的歡迎和追捧，提升公眾滿意度，改變檔案館在公眾心目中的刻板印象，最終吸引不同需求的群體主動(dòng)到館、主動(dòng)參與。其次，策劃以需求為導(dǎo)向的公眾參與活動(dòng)，縱向擴(kuò)充參與力量。檔案館可從檔案展覽、檔案利用等日常工作中搜集公眾需求和潛在興趣，擬定參與活動(dòng)方案，并采用問(wèn)卷調(diào)查、訪談、投票的方法收集意見(jiàn)和反饋，根據(jù)公眾需求確定參與活動(dòng)內(nèi)容，吸引更多有相同需求的公眾參與。

3.3 建立交流平臺(tái)，促進(jìn)公眾溝通

目前，公眾參與存在信息不對(duì)稱的問(wèn)題，公眾難以及時(shí)準(zhǔn)確地獲取相關(guān)信息，成為我國(guó)公眾參與檔案工作面臨的一大阻礙。筆者認(rèn)為，有必要建立統(tǒng)一的交流平臺(tái)，平臺(tái)的建立必須包括三個(gè)要素：資源、信息發(fā)布和互動(dòng)。首先，公眾參與平臺(tái)應(yīng)當(dāng)包含開(kāi)發(fā)檔案資源的工具，以使公眾發(fā)現(xiàn)自己感興趣的檔案或檔案工作。其次，公眾參與平臺(tái)應(yīng)具備靈活的信息發(fā)布機(jī)制，保證檔案參與活動(dòng)信息及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)布，可以是微信、微博等社交媒體。最后，參與過(guò)程中應(yīng)該加強(qiáng)公眾之間、公眾與檔案館之間的互動(dòng)，提升檔案工作透明度，避免信息孤島，讓參與者共建共享檔案資源，構(gòu)建和諧友好的參與社區(qū)。

3.4 拓展參與環(huán)節(jié)，提升參與層次

國(guó)內(nèi)公眾參與檔案工作大多處在檔案的基礎(chǔ)加工環(huán)節(jié)，少有如編研利用等深度加工環(huán)節(jié)。公眾參與已成為檔案工作未來(lái)發(fā)展的方向，檔案管理諸環(huán)節(jié)必定需要社會(huì)公眾的全面參與。NARA對(duì)公眾參與工作的策略既有技術(shù)上的優(yōu)化，又有工作環(huán)節(jié)的延伸，即在檔案工作決策環(huán)節(jié)、檔案資源開(kāi)發(fā)與利用環(huán)節(jié)均融入了公眾參與。我國(guó)檔案實(shí)踐應(yīng)在檔案管理環(huán)節(jié)中尋求公眾參與的可行性，并循序漸進(jìn)地推進(jìn)?？梢酝ㄟ^(guò)以下途徑拓展參與環(huán)節(jié)：其一，適當(dāng)增加公眾參與決策環(huán)節(jié)，決策事項(xiàng)更多地聽(tīng)取公眾意見(jiàn)，使檔案資源開(kāi)發(fā)、利用更貼近公眾需求。其二，技術(shù)的發(fā)展使社會(huì)分工細(xì)化，檔案館可探索檔案管理全流程中便于公眾參與的部分，如在社區(qū)提供掃描設(shè)備，以便公眾親自上傳值得保存的信息、在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立討論組群策群力為檔案館工作貢獻(xiàn)智慧等。其三，每個(gè)參與環(huán)節(jié)對(duì)參與人員的技能要求不同，檔案館應(yīng)為公眾提供相應(yīng)環(huán)節(jié)的理論培訓(xùn)和實(shí)踐指導(dǎo)，保證公眾參與的有效性和參與活動(dòng)的效果。