淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

劉軼群

（哈爾濱青年宮，黑龍江 哈爾濱 150010）

引言

隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在信息化背景下，各種管理模式日益更新，陳舊的管理模式已經(jīng)被日益發(fā)展的信息化所取代，新型的管理模式勢必要被革新和推進。檔案管理作為事業(yè)單位發(fā)展的一項重要工作，必將是首要革新任務(wù)，革新的核心便是實現(xiàn)檔案管理信息化。然加強檔案管理信息化建設(shè)不是偶爾的想法，而是事業(yè)單位的管理工作想要更好發(fā)展的必然趨勢。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項漫長且需持續(xù)的發(fā)展任務(wù)，更是隨信息化發(fā)展所必須要加強和重視的學(xué)習課題。在信息化大數(shù)據(jù)下，事業(yè)單位是否能在這變化萬千的時代下處于不敗之地，加強管理、創(chuàng)新理念、完善技術(shù)、更新設(shè)備則是提高事業(yè)單位取勝的關(guān)鍵。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性和必要性

（一）檔案管理信息化重要性

一是提高了檔案管理的工作效率。通俗地說，檔案管理信息化就是利用信息化技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文檔使用，這么做會大幅度提高文檔傳遞、查找的辦事效率。二是對檔案的安全性、準確性和完整性均得到了極大的改善。以往的紙質(zhì)檔案管理受工作人員的制約，極易使檔案因放置隨意或外界因素遭到損壞；以往的檔案管理因人為手工可隨意更改或替換，過程可能不得而知，無法進行加密或者隱藏處理，因此使其缺乏更可靠的準確性；以往的檔案管理因文檔的隨意挪用或提取后是否按照原路徑歸位，使檔案的完整性遭到了質(zhì)疑。如今，檔案管理信息化建設(shè)給檔案管理帶來了福音，解決了檔案傳輸不暢，實現(xiàn)了檔案管理的嚴密安全化，對于重要的電子文檔可以輕松實現(xiàn)加密需求，保證了檔案的準確度和完整度滿足了檔案管理的各方需求。三是對于事業(yè)單位一些會議或活動的音頻、視頻檔案可以實現(xiàn)輕松加密存儲，隨用隨看，免除了以往因磁盤、磁卡的存儲造成的消磁、刮花等無法讀取識別的現(xiàn)象。除此之外，進一步促進了檔案管理的高效、便捷、完整、準確的需求，為推進事業(yè)單位檔案管理多元化發(fā)展提供了堅不可摧的保障。

（二）檔案管理信息化必要性

信息化管理技術(shù)為檔案管理工作開啟了新的里程碑，以自動代替手動的絕妙方式，給檔案管理工作提供了更好更便捷的發(fā)展空間。從檔案管理基本方式和框架結(jié)構(gòu)方面都有質(zhì)與量的飛躍。通俗地講，檔案管理信息化依附于產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，通過信息化的普遍應(yīng)用，建設(shè)以檔案信息化為核心、電子網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以人為本、按規(guī)章制度實施的綜合化系統(tǒng)。信息化的檔案管理全面革新勢必給檔案管理水平的高度與廣度增光加彩。目前，我國事業(yè)單位是經(jīng)濟發(fā)展以及社會和諧發(fā)展的重要體系部門，搞好新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不僅是促進檔案事業(yè)的宏圖發(fā)展，更是為單位與職工留存真實的原始記錄的重要保障。

改革勢必要有一個適應(yīng)的階段，在實施信息化的初期，仍有部分事業(yè)單位使用手工操作，隨手的記錄與摘抄雖能短暫的認為完成任務(wù)，但后續(xù)的記錄紙張丟失，檢索耗時，年久記錄模糊等問題就會接踵而至。然高調(diào)提倡的“無紙化閱檔、無紙化辦公”成了口談，實際工作中沒有得到具體體現(xiàn)。在迅速發(fā)展的信息化背景下，想要與時代接軌，走在發(fā)展和時代的前端就必須與時俱進?；诖?，改變陳舊的人工手動的抄錄勢在必行。

通常來說，檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是在工作中的信息化管理，利用信息化的手段增強對檔案的管理，將檔案管理從真實觸摸到的保存模式向無形數(shù)字化的模式轉(zhuǎn)變，借助單位的內(nèi)部局域網(wǎng)建立相互之間的網(wǎng)絡(luò)檔案信息化綜合管理，將檔案的存儲與調(diào)出有效結(jié)合，從而滿足檔案管理的信息化要求，提高檔案無限期存放的周期，并為隨查隨取提供便利、高效的檔案信息服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

（一）對檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠

我國現(xiàn)行的事業(yè)單位中，部分高層管理層偏頗看重于對重要崗位的人員培養(yǎng)、以及對新技術(shù)的引進，對檔案管理信息化建設(shè)并不重視。在領(lǐng)導(dǎo)們的意識理解上，沒有多方全面了解該工作的重要性，存在一定的錯誤的認識，自認為檔案管理無非就是一種簡單的存儲，不是能給單位創(chuàng)造價值的重要工作，差不多就行，不需要建立信息化。而往往都是因為領(lǐng)導(dǎo)們的這種心態(tài)，不作為，造成本單位檔案管理信息化建設(shè)停滯不前，失去意義。

（二）檔案設(shè)施陳舊、不全

因檔案管理信息化建設(shè)得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，所以在單位運營的整體規(guī)劃中，往往對其投入的資金也是寥寥無幾，這就導(dǎo)致檔案管理設(shè)施缺少，不齊全；長期的使用，設(shè)備陳舊故障多。有的偏遠貧困地區(qū)的事業(yè)單位甚至連計算機、相關(guān)使用軟件這些基本的設(shè)施都不具備，最基本的工作環(huán)境和存儲空間都存在較大的差距，這便嚴重影響某事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，甚至是影響了整個單位的發(fā)展。

（三）檔案管理方法笨拙、古老

檔案信息化建設(shè)的意義在于使用先進的科技手段，利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理達到快捷、高效、精準，完整的檔案管理手段。通過在實際工作中，滿足事業(yè)單位檔案管理的多方需求。但在現(xiàn)行發(fā)展過程中，部分事業(yè)單位的檔案管理方法相對老舊，依舊停止在傳統(tǒng)的管理方式，數(shù)字化管理程度相對落后，沒有建立適合于本單位的檔案數(shù)據(jù)庫，致使事業(yè)單位的檔案管理效能較低。隨著社會科技的發(fā)展，眾所周知，墨守成規(guī)的方式勢必難以在時代中生存，檔案管理的方法必須要適應(yīng)時代的發(fā)展，與社會銜接，事業(yè)單位必須接受并改變傳統(tǒng)模式的操作，做好檔案管理信息化建設(shè)。

（四）檔案管理人員專業(yè)水平尚淺

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位雖然對信息化技術(shù)加以推廣，但對檔案管理的認識，僅在于對檔案管理表面的提升，雖然配備了齊全的檔案管理設(shè)施，但在人員的使用上，忽視了專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。與此同時，沒有對檔案管理人員進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒有熟練掌握檔案管理知識又能對網(wǎng)絡(luò)信息化游刃有余的綜合性強的人才，使得檔案管理人員對大數(shù)據(jù)、云存儲等新型的現(xiàn)代信息化技術(shù)膚淺的認識，片面的理解，甚至將手動與自動參半，即部分紙質(zhì)檔案，部分電子檔案管理的方式，長此以往，勢必對檔案管理的發(fā)展造成影響，導(dǎo)致文件查找困難、數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象頻繁，沒有真正的將其與實際工作完全相融合，無法達到預(yù)期的使用效果。要想真正的發(fā)展，必須接受新技術(shù)，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。

三、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）加強對檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注和重視

搞好檔案管理信息化工作，必須得到上層領(lǐng)導(dǎo)的重視和認可。眾所周知，領(lǐng)導(dǎo)們的支持和力度是任何工作得以開展的敲門磚。檔案有關(guān)工作人員要積極向領(lǐng)導(dǎo)宣傳和匯報檔案管理信息化建設(shè)的重要性，促進領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化的認識。作為領(lǐng)導(dǎo)層，也要同時代的發(fā)展看齊，站在發(fā)展戰(zhàn)略新高度，對本單位的信息化建設(shè)給予足夠的關(guān)注和重視，同檔案管理工作人員一起在建設(shè)方案初期進行規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)不是一紙空談，真正把檔案管理信息化建設(shè)落到實處。

（二）引進先進足量的檔案管理設(shè)施，加大投入

先進、齊全的設(shè)施是檔案管理信息化建設(shè)中較為重要的問題。建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化非短期的工作任務(wù)，需要循序漸進，持續(xù)發(fā)展。如此一來，對于設(shè)施的完善就需要持續(xù)不斷地購置檔案工作所需的軟、硬件設(shè)施，另如需要定期升級更新。在硬件設(shè)備上，需引進適量的計算機、打印機、掃描儀、刻錄機等基本設(shè)施。檔案人員通過先進的硬件設(shè)備檔案資源進行整體的數(shù)據(jù)整理、掃描以及相應(yīng)的格式轉(zhuǎn)換；另外，檔案人員需要通過各種文檔處理軟件，進行檔案的收集、保管、共享相結(jié)合的綜合性管理；需按照建立的規(guī)則和標準進行時時更新大數(shù)據(jù)，促進文檔檢索高效便捷；與此同時，應(yīng)建立良好的網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，對重要的資源數(shù)據(jù)信息進行加密、備份、云空間上傳等工作，積極做好電子檔案的維護工作。上述問題，只有確保適量的資金投入，才能使檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)定、良好的發(fā)展。

（三）利用先進的技術(shù)手段

在引進先進的設(shè)施的同時，技術(shù)手段的使用成為另一重要問題。通過使用先進的技術(shù)手段來促使檔案管理工作逐步向自動化、網(wǎng)絡(luò)化邁進。檔案信息化的關(guān)鍵就是利用先進的技術(shù)手段，將檔案從傳統(tǒng)存在的實體向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變，以便于后續(xù)快速查找，翻閱等服務(wù)。利用計算機、網(wǎng)絡(luò)等先進技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)立系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)站，真正實現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化，是提高檔案管理水平和效率最快捷的方式。

（四）加強對檔案信息化管理人員的培養(yǎng)

新時期的檔案信息化建設(shè)不僅對設(shè)施、軟件及其網(wǎng)絡(luò)有了更高的要求和約束，對檔案人員的自身專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)上也提高了門檻。原有的傳統(tǒng)方法已經(jīng)被淘汰。檔案人員要想與檔案管理信息化建設(shè)接軌，就必須熟練掌握檔案管理的有關(guān)知識，精通計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用。同時，事業(yè)單位要定期有針對性地進行檔案人員的培訓(xùn)，借此提高檔案人員的信息化的專業(yè)技術(shù)水平，更好地為事業(yè)單位服務(wù)。

四、結(jié)語

在科技飛速發(fā)展的時代大潮里，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)融入人們生活工作中，隨處可見、密不可分。檔案信息化建設(shè)作為事業(yè)單位的最基本也是最重要的管理工作之一，與國家和員工的利益緊密相連。所以，務(wù)必要深入貫徹、高度重視事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要明確信息化建設(shè)的重大、長遠意義，將其放置在事業(yè)單位整體發(fā)展規(guī)劃的首位，加大事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重視程度和投入力度，確保事業(yè)單位檔案管理工作的健康穩(wěn)定、和諧有序的發(fā)展，使其能夠為我國經(jīng)濟建設(shè)提供更多更好更優(yōu)的服務(wù)。