大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位提高人事檔案管理水平的策略

張海楠

（黑龍江省退役軍人服務中心，黑龍江 哈爾濱 150036）

隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人力資源在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著越來越重視的作用，這也對人事檔案管理工作提出了更高的要求。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，將大數(shù)據(jù)技術與人事檔案管理工作深度融合，在人事檔案管理工作各個環(huán)節(jié)都需要重視先進技術手段的應用。而且隨著大數(shù)據(jù)技術與檔案管理工作的有交融合，事業(yè)單位人事檔案管理工作中需要充分利用大數(shù)據(jù)技術，不僅有利于人事檔案管理工作水平的提升，同時也能夠使其積極與時代發(fā)展趨勢相適應，全面提高人事檔案管理工作的整體效果。

一、大數(shù)據(jù)與人事檔案管理的理論分析

（一）大數(shù)據(jù)概述

當前大數(shù)據(jù)已充分的融入到了工作和生活中來，信息呈現(xiàn)出爆炸式增長，信息數(shù)據(jù)的傳遞和利用更為頻繁。龐大的數(shù)據(jù)量和實時性作為大數(shù)據(jù)的主要特征。在當前互聯(lián)網普及應用的新形勢下，由于網上存在海量的數(shù)據(jù)信息，人們在對網上信息數(shù)據(jù)搜集時對速度具有較高的要求。這種情況下，大數(shù)據(jù)應運而生，有效地滿足了人們檔案信息搜集速度的要求。而且隨著大數(shù)據(jù)的應用和發(fā)展，各種形式數(shù)據(jù)庫的建設為各行業(yè)的發(fā)展提供了充分的數(shù)據(jù)支持，有效地推動了各行業(yè)的智能化發(fā)展進程。但隨著科學技術的發(fā)展，對于數(shù)據(jù)處理也提出了更高的要求，針對海量數(shù)據(jù)分析、存儲、提取和安全使用，通過大數(shù)據(jù)技術的應用有效的解決提高了數(shù)據(jù)處理速率，更好地滿足不同用戶的信息使用需求。

（二）人事檔案管理概述

人事檔案管理工作中通過有效的收集和整理員工個人信息，并針對員工個人信息進行專業(yè)化保管和利用。而且隨著員工個人情況的變化，還需要及時對檔案信息進行更新，保證檔案信息的時效性。對于人事檔案而言，其形成于人員流動過程中，以員工個人經歷及個人品性評價作為主要組成內容，將這些信息進行整理和歸納，形成系統(tǒng)的文件才料，為人才選拔和培養(yǎng)時時提供更多的便利。事業(yè)單位人事檔案，通過詳細記錄個人經歷、過往情況及德才品性，為員工未來發(fā)展和崗位配置提供重要依據(jù)。在事業(yè)單位人事檔案改革不斷深入的新形勢下，人事檔案管理工作也需要與時俱進，積極與大數(shù)據(jù)相融合，創(chuàng)新管理理念和管理模式，從而為事業(yè)單位的健康發(fā)展打下堅實的基礎。

二、大數(shù)據(jù)背景下加強人事檔案管理的意義

（一）提高人事檔案管理工作效率

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人事檔案數(shù)量不斷增加，人事檔案管理內容更具規(guī)?；蛷碗s化，這也增加了人事檔案管理工作的難度。在人事檔案管理工作中，借助于大數(shù)據(jù)技術在數(shù)據(jù)處理和存儲等方面的優(yōu)勢，可以實現(xiàn)人事檔案的高效和便捷管理，積極推進人事檔案信息化建設，實現(xiàn)人力成本和時間的成本的節(jié)約，提高人事檔案管理效率，使人事檔案更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）促進管理模式變革與升級

隨著互聯(lián)網技術和計算機的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作整體水平有了大幅度的提升，而且人事檔案管理有了先進技術的支撐，整體工作質量和水平必然會大幅度提升，這無論是對人事檔案管理模式的變革和升級，還是人事檔案信息資源重要價值的實現(xiàn)都具有極為重要的意義。

（三）促進事業(yè)單位的健康發(fā)展

事業(yè)單位人事檔案管理工作作為最基礎的管理工作內容，其真實記錄著事業(yè)單位職工的個人信息，因此人事檔案具有較強的保密性要求。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，由于相關機制不完善，管理工作相對混亂，人事檔案信息不全，信息易出現(xiàn)泄露和丟失等問題。大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展人事檔案管理工作，利用先進技術手段實現(xiàn)原有紙質檔案的數(shù)字化轉化，檔案信息存儲和調用更具便捷性，進一步保障了人事檔案信息的準確性和完整性，并能夠針對檔案信息設置保密措施，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的問題，進一步保證人事檔案信息的安全性，使人事檔案更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展和建設。

三、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理工作的困境

（一）人事檔案管理數(shù)字化認識不足

事業(yè)單位自身具有特殊性，其不同于企業(yè)，事業(yè)前段時間發(fā)展過程中對職能履行和服務有著較高的要求，這也需要重視人事檔案重要作用發(fā)揮。在實際人事檔案管理工作開始過程中，部分人員片面的覺得人事檔案信息作為一種靜態(tài)的信息資料，與單位的日常運營發(fā)展關系不大，更無法為單位的發(fā)展創(chuàng)造有效的價值，因此在人員配備和信息化建設方面普遍不重視，這也制約了人事檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進程，不利于人事檔案管理工作水平的提升。

（二）人事檔案信息管理機制有待完善

當前一些地區(qū)事業(yè)單位信息管理機制相對落后，人事檔案系統(tǒng)開發(fā)應用缺乏軟硬件支持。而且人事檔案信息管理機制不完善，這也對人事檔案信息化建設帶來了較大的制約。特別是在大數(shù)據(jù)時代背景下，科學技術的快速發(fā)展，這也導致人事檔案管理模式無法與時代發(fā)展要求相適應，人事檔案的重要作用無法發(fā)揮出來。

（三）人事檔案管理信息化建設亟待提速

在當前信息化時代背景下，人事檔案信息化建設已成為人事檔案管理工作的必然要求。但當前部分事業(yè)單位人事檔案信息化滯后，檔案管理人員自身對信息技術掌握不足，人事檔案信息管理系統(tǒng)建設也只停留在表面，只是利用系統(tǒng)簡單記錄和統(tǒng)計下單位職工信息，缺乏信息的整合力度，這必然會對人事檔案信息化建設進程的推進帶來了較大的影響。一些單位還存在人事檔案信息化建設投入不足及領導不重視等問題，人事檔案信息化建設缺乏完善的基礎設施，這也對人事檔案信息化建設工作帶來了較大的制約，不僅不利于提高工作效率和利用率，還會對檔案信息安全帶來不利影響。

（四）忽視對人事檔案的利用

在事業(yè)單位管理工作中，人事檔案是基礎性的管理工作，一直以此來對其重視不足，這就導致事業(yè)單位人事檔案利用率不高。還有一個事業(yè)單位人事檔案管理工作不到位，檔案信息的真實性和完整性無法保證，通過人事檔案無法真實反映出單位職工的實際情況，嚴重影響了檔案信息的效能，不利于提高人事檔案信息的利用率，無法將人事檔案信息的重要價值更好的凸顯出來。

（五）人事檔案管理人員綜合素質不高

事業(yè)單位人事檔案管理工作開展過程中，由于該項工作具有較強的專業(yè)性和系統(tǒng)性，工作繁瑣和枯燥，因此對檔案管理人員綜合素質具有較高的要求。但一直以事業(yè)單位在發(fā)展過程中對人事檔案管理工作缺乏有效的重視，人事檔案管理人員存在兼職的情況，而且大部分人員缺乏專業(yè)的檔案知識，對人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作不熟悉。特別是事業(yè)單位人員受編制限制，人事檔案管理人員普遍不足，這對事業(yè)單位人事檔案管理工作整體水平的提升帶來較大的影響。

四、大數(shù)據(jù)時代下提高人事檔案管理水平的策略

（一）加強對人事檔案管理工作的重視

大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案管理工作的重要性越發(fā)凸顯出來，為了更好的發(fā)揮出人事檔案的重要價值，需要建立健全人事檔案管理制度，為人事檔案管理工作各個環(huán)節(jié)提供有效的制度支持，進一步提高人事檔案信息的有效性。事業(yè)單位還要加強對人事檔案重要性的宣傳，積極引導職工協(xié)調推動人事檔案數(shù)據(jù)庫的完善，不斷對人事檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進行豐富，并做好數(shù)據(jù)庫的維護工作，實現(xiàn)人事檔案信息的隨時查閱和調用。

（二）優(yōu)化人事檔案管理模式

基于大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作開展中，需要建立健全人事檔案管理機制，促進人事檔案管理模式的優(yōu)化。同時事業(yè)單位還要基于自身的需求，積極創(chuàng)新人事檔案管理模式，做好人事檔案人員配備，并對人員的權限和職責進行明確，確保人事檔案管理機制能夠落實到位。另外，還要針對人事檔案信息數(shù)據(jù)實施檢驗和分析測評，并針對數(shù)據(jù)使用部門賦予相應的權限，實現(xiàn)檔案信息的利用率，促進信息資源的共享。

（三）推動檔案管理信息化建設

為了提高人事檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案信息的有效利用，需要加快推進人事檔案信息化建設進程。借助于信息技術手段實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，實現(xiàn)員工信息的高效查詢和便捷利用。而且在檔案電子化和數(shù)字化的實現(xiàn)，并加快建立人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的集中管理和便捷調用，有利于人事檔案信息整體利用效率的提升。特別是通過構建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息跨地區(qū)的調取和查閱，及時和準確的傳輸。同時針對可公開和可查閱的人事檔案實現(xiàn)分類處理，并設置檢索目錄，簡化信息調取和查閱的流程，動態(tài)化采集和補充人事檔案信息。另外，還要針對人事檔案信息管理系統(tǒng)設置具體的查詢權限，在提高信息利用效率的同時，進一步保證檔案信息的安全。并針對大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行及時更新和升級，做好系統(tǒng)維護工作，為事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提升打下堅實的基礎。

（四）重視人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設

事單位人事檔案電子化的實現(xiàn)，為檔案信息的收集、整理和分類提供了更便捷的條件，通過加快建立健全基礎設施，有序的推進人事檔案信息化建設的進程。積極應用大數(shù)據(jù)等先進技術，加大人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設的力度，提高檔案信息檢索和查詢的效率。通過構建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，集中對所人員檔案信息的管理，而且紙質檔案與電子信息實現(xiàn)了同步存儲、同步管理和同步利用。這樣不僅為員工利用檔案信息提供了更多的便利性，而且檔案信息檢索效率大幅度提升，為人事檔案信息利用率的提升具有極為重要的意義。

（五）事業(yè)單位人事檔案管理人才建設

當前事業(yè)單位人事檔案管理工作中，人事檔案管理人員綜合素質直接關系到檔案管理工作的整體水平。因此事業(yè)單位需要打造一支高素質的專業(yè)化人才隊伍。并在實際工作中針對現(xiàn)有檔案管理人員結構進行優(yōu)化和調整，重視復合型人才的引進和應用，提高檔案管理人員信息系統(tǒng)的操作能力，為檔案信息化建設起到積極的促進作用。同時還要加大培訓力度，開展具有針對性的檔案專業(yè)技能的培訓，并重視職業(yè)道德素養(yǎng)的提升，增強人事檔案管理人員的責任心和使命感，使其能夠認真、高效地做好人事檔案管理工作，更好地發(fā)揮出人事檔案的重要效能，為事業(yè)單位各項工作的開展提供有效的信息支持。

五、結束語

大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案管理工作與先進技術的融合發(fā)展，借助于先進技術優(yōu)勢有利于提高檔案管理工作的效率和質量。對于事業(yè)單位而言，人才作為其發(fā)展的重要動力。人事檔案是針對職工信息的真實記錄，通過做好人事檔案管理工作，提高人事檔案信息化水平，實現(xiàn)人事檔案信息的高效利用，這不僅有利于激發(fā)人力資源工作的積極性，而且也能夠為事業(yè)單位的長遠發(fā)展打下堅實的基礎。