檔案“收、管、用”一體化協(xié)同發(fā)展實(shí)踐與分析

黃友祺 姜曉偉/溫州市龍灣區(qū)檔案館

近年來(lái)，溫州市龍灣區(qū)檔案局、區(qū)檔案館探索實(shí)踐檔案“收、管、用”一體化協(xié)同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值層層迭進(jìn)，破解推行電子檔案認(rèn)定使用難、跨地區(qū)辦理難等問(wèn)題，最大程度促進(jìn)檔案事業(yè)服務(wù)社會(huì)發(fā)展大局。龍灣區(qū)檔案館分別于2013年、2018年創(chuàng)成國(guó)家二級(jí)綜合檔案館和國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館；全區(qū)各單位及各行政村（社區(qū)）開(kāi)通虛擬檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享；民生查檔“零距離”項(xiàng)目在溫州市檔案系統(tǒng)中得到廣泛推廣。

1 多管齊下“收”，推動(dòng)檔案資源集成

一是全面鋪開(kāi)，延伸檔案收集觸角。持續(xù)開(kāi)展“村檔街管區(qū)備”，定期對(duì)全部行政村（社區(qū)）開(kāi)展各門(mén)類(lèi)檔案收集整理，從根本上解決村級(jí)檔案管理不規(guī)范、丟失散亂、容易損毀等管理難題。同時(shí)完善登備工作機(jī)制，每年定期登備區(qū)屬部門(mén)及各行政村（社區(qū)）所有門(mén)類(lèi)檔案，全程跟蹤重點(diǎn)機(jī)構(gòu)改革單位和村社換屆檔案交接，解決檔案歸屬和流向問(wèn)題，避免重要檔案遺失。目前，已完成社保、房產(chǎn)、環(huán)保、工傷鑒定等31門(mén)類(lèi)民生檔案進(jìn)館，占館藏總量82.26%；接收撤并機(jī)構(gòu)重要檔案4.6萬(wàn)卷、廢舊印章等實(shí)物189個(gè)。二是全程跟蹤，培育檔案資源特色。建立特色音視頻、數(shù)字報(bào)檔案采集機(jī)制，與區(qū)融媒體中心簽訂備忘錄，完成歷年新聞報(bào)道數(shù)字素材、《今日龍灣》數(shù)字檔案移交進(jìn)館，今后檔案定期移交，建有音視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)2.73TB。同時(shí)，出臺(tái)加強(qiáng)“三重一特”（即重要人物、重大活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目及地方特色）建檔協(xié)作機(jī)制，專(zhuān)人全程跟蹤收集歸檔有價(jià)值照片1萬(wàn)余張。三是全力提升，挖掘檔案數(shù)字資源。以檔案信息化業(yè)務(wù)系統(tǒng)為引擎，完成虛擬檔案室升級(jí)改造，創(chuàng)新升級(jí)電子化歸檔、智能庫(kù)房、遠(yuǎn)程出證、協(xié)同查檔、智慧編研等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案工作全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。目前，區(qū)檔案館累計(jì)完成館藏146個(gè)全宗257537卷318721件紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)字化率達(dá)100%。

2 層層加碼“管”，提高檔案治理能力

一是“巡察+”強(qiáng)化政治站位。將檔案工作納入?yún)^(qū)委巡察重要內(nèi)容，以清單化方式列出11項(xiàng)巡察具體內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案工作“上下貫通、執(zhí)行有力”。目前，已對(duì)八屆區(qū)委第七輪巡察9家單位的檔案工作進(jìn)行全面體檢，在推動(dòng)“清廉龍灣”建設(shè)中展現(xiàn)政治擔(dān)當(dāng)。二是“執(zhí)法+”優(yōu)化檔案監(jiān)管。積極牽頭開(kāi)展跨部門(mén)“雙隨機(jī)”聯(lián)合執(zhí)法，主動(dòng)協(xié)商制定聯(lián)合執(zhí)法方案，明確檢查表單，組成聯(lián)合執(zhí)法隊(duì)，對(duì)全區(qū)機(jī)關(guān)單位、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、檔案中介服務(wù)企業(yè)開(kāi)展執(zhí)法檢查，實(shí)現(xiàn)“進(jìn)一次門(mén)、查多項(xiàng)事”，除方便檢查對(duì)象外，還能有效節(jié)約執(zhí)法資源和提升執(zhí)法效率。目前，“依法督促某檔案服務(wù)企業(yè)消除安全隱患”案例入選全省十大檔案法治案例；對(duì)某重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的跨部門(mén)聯(lián)合執(zhí)法案例獲《中國(guó)檔案報(bào)》報(bào)道點(diǎn)贊。三是“考核+”夯實(shí)檔案基礎(chǔ)。將檔案工作納入?yún)^(qū)對(duì)部門(mén)、街道考核范圍，推動(dòng)全區(qū)機(jī)構(gòu)改革后86家單位完成歸檔范圍和保管期限表編制、登記備份、檔案規(guī)范化建設(shè)等工作。同時(shí)，結(jié)合承擔(dān)溫州檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會(huì)治理國(guó)家試點(diǎn)，圍繞“基層治理四平臺(tái)”建設(shè)運(yùn)行，梳理街道綜治工作、市場(chǎng)監(jiān)管、綜合執(zhí)法、便民服務(wù)等基層社會(huì)治理事項(xiàng)清單歸檔范圍及保管期限表21類(lèi)84項(xiàng)，形成試點(diǎn)參考樣本。

3 數(shù)字賦能“用”，促進(jìn)檔案資政惠民

一是民生查檔“零距離”。依托全市“甌e辦”便民服務(wù)終端整體布局，開(kāi)發(fā)遠(yuǎn)程自助查檔出證功能，將婚姻、出生證明、低保、再生育、房產(chǎn)、社保、學(xué)籍等9大類(lèi)重要民生檔案與個(gè)人信息精確捆綁，在虛擬檔案室上提供Web Service接口，實(shí)現(xiàn)與“甌e辦”便民服務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用集成，相關(guān)數(shù)據(jù)全市共享，開(kāi)辟“就地查詢(xún)、跨館出證、全市通辦”的檔案服務(wù)新模式。目前，已增錄身份證號(hào)碼識(shí)別民生檔案65.74萬(wàn)條，線(xiàn)上辦件量達(dá)2997件，出證2164件。二是機(jī)關(guān)查檔“線(xiàn)上通”。開(kāi)通機(jī)關(guān)部門(mén)查檔“線(xiàn)上直通車(chē)”，在虛擬檔案室系統(tǒng)各單位賬號(hào)下新增跨部門(mén)查檔登記功能，創(chuàng)新“在線(xiàn)申請(qǐng)+自動(dòng)調(diào)檔”模式，實(shí)現(xiàn)全區(qū)各機(jī)關(guān)單位共享檔案數(shù)字資源，推動(dòng)機(jī)關(guān)內(nèi)部“最多跑一次”“一件事”集成改革迭代升級(jí)、延伸擴(kuò)面。通過(guò)虛擬檔案室系統(tǒng)向全區(qū)各機(jī)關(guān)單位累計(jì)推送數(shù)字檔案173509卷1176557件，線(xiàn)上查檔1523次。三是紅色陣地“增自信”。運(yùn)用科技手段改造升級(jí)“檔案龍灣”展廳，融入“滄海桑田”“千年文脈”“歲月聚焦”“勵(lì)精圖治”“春風(fēng)發(fā)物”五個(gè)篇章，打造開(kāi)放共享型“數(shù)字展廳”。充分發(fā)揮檔案育人功能，通過(guò)多媒體數(shù)字屏幕實(shí)時(shí)更新檔案數(shù)字資源，集中展示龍灣歷史變遷和文化，傳承紅色基因，增強(qiáng)文化自信。目前，“檔案龍灣”展廳創(chuàng)成省級(jí)中小學(xué)檔案教育實(shí)踐基地、區(qū)級(jí)愛(ài)國(guó)主義教育基地。