流動(dòng)人才檔案管理工作的優(yōu)化策略

包太敏

（黑龍江省大慶市大同區(qū)就業(yè)和人才服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163515）

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人才的雙向選擇使人才市場(chǎng)上人員流動(dòng)性增強(qiáng)。各行業(yè)的發(fā)展都離不開人才的支持，人才成為行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵所在。各行業(yè)通過人才檔案可以更好地了解到招聘人才的相關(guān)信息，因此在招聘過程中檔案發(fā)揮著重要的作用?；谌瞬艡n案的重要性，這也對(duì)人才服務(wù)中心流動(dòng)人才檔案管理工作提出了更高的要求，通過采取有效措施優(yōu)化檔案管理，全面提高檔案管理工作的整體水平，可以為流動(dòng)人才檔案的有效利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、流動(dòng)人才檔案管理的特征

（一）管理對(duì)象的社會(huì)性

人才雙向選擇制度實(shí)施后，人員流動(dòng)性增強(qiáng)。人才檔案作為人才自身重要信息的真實(shí)記錄，隨著人才流動(dòng)的頻繁，人才呈現(xiàn)出社會(huì)性的特點(diǎn)，檔案也隨之體現(xiàn)出較強(qiáng)的社會(huì)性。通過對(duì)流動(dòng)人才檔案進(jìn)行管理，企事業(yè)單位借助于流動(dòng)人才檔案也能夠更好的引進(jìn)人才，從而為人才流動(dòng)營(yíng)造良好的氛圍。由于流動(dòng)人才檔案管理對(duì)象社會(huì)性的特點(diǎn)，這也使人才檔案服務(wù)出面向整個(gè)社會(huì)，人才檔案的重要性更好的凸顯出來。

（二）來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

傳統(tǒng)的人才檔案管理工作往往是以單位員工檔案作為管理對(duì)象，檔案來源和內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單。但對(duì)于流動(dòng)人才檔案管理工作而言，其內(nèi)容更具復(fù)雜性，而且檔案來源呈現(xiàn)出廣泛性的特點(diǎn)。對(duì)于流動(dòng)人員而言，需要增強(qiáng)對(duì)人才服務(wù)部門的認(rèn)識(shí)，并明確檔案是保障自身合法權(quán)益的重要憑證，通過強(qiáng)化自身的檔案意識(shí)，并在檔案管理工作中積極配合，進(jìn)一步保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。

（三）檔案需求的多樣性

社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，合理的人才流動(dòng)對(duì)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有有其重要的作用。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，對(duì)于流動(dòng)人才檔案的需求呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，這也迫切要求檔案管理工作的創(chuàng)新，更好地滿足人們的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。

（四）檔案管理形式的開放性

當(dāng)前一些流動(dòng)人員工作不固定，工作性質(zhì)變化較大。針對(duì)這種情況下，在對(duì)流動(dòng)人才檔案管理工作中，人才服務(wù)部門宜借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)優(yōu)化檔案管理工作，并借助于網(wǎng)絡(luò)發(fā)布開放的檔案信息，增強(qiáng)檔案管理形式的開放性，為流動(dòng)人員信息的交流提供更多的便利性。

二、流動(dòng)人才檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前流動(dòng)人員檔案以大學(xué)畢業(yè)生作為主體，當(dāng)前大部分學(xué)生畢業(yè)后流動(dòng)性較強(qiáng)，許多學(xué)生進(jìn)入私企工作，企業(yè)往往不接收檔案。一些用人單位往往也不會(huì)通過流動(dòng)人才檔案查詢所需要人員的具體情況。再加之一些畢業(yè)生對(duì)自已檔案對(duì)自身的重要性認(rèn)識(shí)不到位，一些檔案往往學(xué)生自行進(jìn)行保管，檔案管理較為混亂。一些學(xué)生真正想要用到檔案的時(shí)候，往往不知自己的檔案在哪，對(duì)于具體的流轉(zhuǎn)手續(xù)也不清楚。

（二）“重建檔案”現(xiàn)象愈加頻繁

檔案作為一個(gè)人工作、學(xué)歷和資歷的重要信息，通常是跟著個(gè)人走，檔案對(duì)于個(gè)人而言具有極為重要的作用。但在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人才流動(dòng)頻繁，部分地區(qū)和單位引進(jìn)人才時(shí)對(duì)檔案重視不足，為了引進(jìn)人才甚至存在入職后重建檔案的情況。這也導(dǎo)致個(gè)人檔案沒有隨著人才流動(dòng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，“重建檔案”現(xiàn)象較為常見，這對(duì)人才檔案管理工作帶來了較大的難度。

（三）“死檔”、“棄檔”問題日益嚴(yán)峻

當(dāng)前人力資源市場(chǎng)十分活躍，這對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展起到了有效的推動(dòng)作用，但一些企業(yè)在招聘時(shí)并檔案不做要求，個(gè)人能力滿足企業(yè)要求即可入職。基于這種情況下，個(gè)人檔案的管理和保護(hù)則被忽視，特別是在當(dāng)前人才頻繁流動(dòng)過程中甚至存在“棄檔”和“死檔”的情況，給人事檔案管理工作帶來較大的影響，。

（四）檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性

當(dāng)前流動(dòng)人才檔案管理工作中，檔案信息的真實(shí)性和完整性是較為關(guān)鍵的要素，但基于多種原因的影響，檔案信息內(nèi)容真實(shí)性無(wú)法保證，這必然會(huì)對(duì)檔案的利用帶來一定的影響。而且當(dāng)前一些企業(yè)對(duì)檔案不重視，人員招聘時(shí)只看相關(guān)證書，不接收檔案，從而導(dǎo)致一些假文憑和假職稱的情況發(fā)生，而且對(duì)錄用人員的管理也會(huì)帶來影響，不利于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展。

（五）流動(dòng)人員檔案管理缺乏規(guī)范性

一些地方針對(duì)流動(dòng)人才檔案，并沒有嚴(yán)格按照具體的規(guī)定進(jìn)行管理，在實(shí)際檔案管理工作中存在許多不規(guī)范的情況。目前流動(dòng)人員檔案來源呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，歸類也過于繁雜，檔案存放人才中心的原因也更具多樣性。隨著人才服務(wù)中心檔案數(shù)量的人增加，檔案管理人員不足，這也使檔案歸類和整理無(wú)法跟上檔案存入的速度，再加之檔案?jìng)鬟f不及時(shí)，從而增加了查檔的難度。特別是在人事更迭過程中，檔案存在交接不明確的問題，這也導(dǎo)致檔案丟失、涂改和檔案信息不真實(shí)等情況時(shí)有發(fā)生。部分人才服務(wù)中心在檔案管理工作中還存在采用人工方式的情況，檔案硬件設(shè)施不完善，這就導(dǎo)致檔案信息化水平不高，在人才不斷的流動(dòng)的情況下，檔案信息收集和更新難度較大，無(wú)法保證檔案信息的完整性，特別是基于管理工作中的一些漏洞，一些個(gè)人信息數(shù)據(jù)也易丟失。而且在人員流動(dòng)性頻繁的情況下，檔案?jìng)鬟f過程中信息溝通不暢，檔案流轉(zhuǎn)沒有規(guī)定和統(tǒng)一的程序，這也導(dǎo)致檔案糾紛問題經(jīng)常發(fā)生。

三、流動(dòng)人才檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案意識(shí)

流動(dòng)人員自身檔案意識(shí)會(huì)對(duì)檔案的完整性和有效性帶來較大的影響。為了強(qiáng)化檔案意識(shí)，需要重視檔案宣傳，進(jìn)一步明確檔案轉(zhuǎn)移程序。同時(shí)還要充分利用新媒體的優(yōu)勢(shì)，確保宣傳方式的多樣性，，強(qiáng)化流動(dòng)人員的檔案意識(shí)，并能夠與人才服務(wù)中心有效配合，及時(shí)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行完善，更好地發(fā)揮出檔案的實(shí)際價(jià)值。而且作為人才服務(wù)中心，還要樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，并能夠采取多種方式和多種渠道為流動(dòng)人員提供檔案服務(wù)。并通過開展有效的宣傳，增強(qiáng)人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，并了解檔案?jìng)鬟f流程，從而實(shí)現(xiàn)檔案的合理流動(dòng)，降低棄檔和死檔發(fā)生的機(jī)率，實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員合法權(quán)益的有效保障。

（二）強(qiáng)化人事檔案管理法制建設(shè)

人事檔案是中國(guó)特色人事管理制度中的產(chǎn)物，其個(gè)人身份信息的重要憑證，具有唯一性，受國(guó)家法律法規(guī)的保護(hù)。因此一些地區(qū)重建檔案并不符合國(guó)家法律法規(guī)，易引發(fā)檔案造假行為。為了進(jìn)一步保證人事檔案的真實(shí)性和完整性，宜加快建立完善的人事檔案管理制度，重視人事檔案法制建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理人員的法制觀念，重視對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德教育。同時(shí)針對(duì)與人事檔案相關(guān)的違法行為要加大打擊力度，增強(qiáng)人事檔案管理的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。另外，還要加強(qiáng)對(duì)人才服務(wù)中心檔案管理工作的審查，強(qiáng)化監(jiān)督，從而為流動(dòng)人才檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制

為了提高流動(dòng)人才檔案管理工作的水平，還要不斷完善檔案管理機(jī)制，人才服務(wù)中心要結(jié)合自身的情況，建立健全檔案管理制度，使檔案工作的開展能夠有章可循。通過嚴(yán)格按照具體的制度開展工作，強(qiáng)化對(duì)檔案管理流程的監(jiān)督，積極完善相關(guān)的法律法規(guī)，使流動(dòng)人才檔案管理工作能夠有章可循。同時(shí)還要明確流動(dòng)人才檔案歸檔制度和傳遞制度，加大對(duì)收集的檔案信息的審查，提高檔案信息的完整性，為人才檔案實(shí)際效能的發(fā)揮打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新管理

由于當(dāng)前人才市場(chǎng)呈現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)化和市場(chǎng)化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，這也導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案管理工作中存在棄檔和死檔的情況。為了能夠積極改善這種情況，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)流動(dòng)人才檔案進(jìn)行管理。人才服務(wù)中心還要進(jìn)一步強(qiáng)化自身的服務(wù)質(zhì)量，統(tǒng)一管理服務(wù)群體，并優(yōu)化檔案管理模式，合理劃分服務(wù)項(xiàng)目，優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量，從而更好地滿足人們對(duì)檔案信息的多樣化需求。

（五）建立信息化查詢系統(tǒng)

流動(dòng)人員基于自身的特殊性，在傳統(tǒng)流動(dòng)人才檔案管理模式下，檔案信息利用效率不高。但基于信息化時(shí)代背景下，流動(dòng)人員在檔案信息利用過程中有了更多的獲取信息的渠道，可以快速獲取到需要的信息。而且在檔案管理工作中，借助于先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，并構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的統(tǒng)一和集中管理，隨時(shí)調(diào)閱信息，為檔案信息的查詢、利用提供更多的便利性。

（六）構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案管理效率與水平

為了提高流動(dòng)人才檔案信息的利用率，將檔案的實(shí)際效能更好地體現(xiàn)出來，在檔案工作開展過程中，宜應(yīng)用信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化和現(xiàn)代化管理。而且通過推進(jìn)流動(dòng)人才檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)檔案管理效率和水平的提升，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，促進(jìn)檔案資源的有效共享。

在流動(dòng)人才檔案管理工作中，宜借助于大數(shù)據(jù)時(shí)代快速發(fā)展的良好契機(jī)，加快推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，提高檔案信息傳遞效率。為了能夠更好地滿足人力資源市場(chǎng)發(fā)展的需求，還要加快流動(dòng)人才檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，更好地適應(yīng)人才頻繁流動(dòng)情況下對(duì)檔案信息的利用需求，進(jìn)一步保證檔案信息的安全。而且還要加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人才檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)安全的管理，及時(shí)更新，設(shè)置防火墻，強(qiáng)化管理人員安全意識(shí)，確保流動(dòng)人才檔案信息的安全，為檔案信息的高效利用打下良好的基礎(chǔ)。

（七）提高檔案管理人員的專業(yè)能力

在當(dāng)前新形勢(shì)下，人才的市場(chǎng)化和社會(huì)化發(fā)展對(duì)流動(dòng)人才檔案工作有了更高的要求。為了更好地發(fā)揮出流動(dòng)人才檔案的重要價(jià)值，需要打造一支專業(yè)化的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。在打造現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍過程中，宜針對(duì)當(dāng)前檔案工作的具體要求進(jìn)行分析，并構(gòu)建檔案管理人員素材模型，嚴(yán)格聘用條件，根據(jù)任職要求把好人員選聘關(guān)。同時(shí)還要針對(duì)檔案管理人員開展多樣化的培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)崗前培訓(xùn)的重視，使檔案管理人員能夠更好地勝任自身的崗位，履行好崗位職責(zé)，并在實(shí)際工作中能夠不斷進(jìn)行創(chuàng)新。為對(duì)于新參加工作的檔案管理人員，為了使其快速融入到實(shí)際工作中，宜采取以老帶新的形式，使其盡快熟悉本職崗位的工作。另外，針對(duì)檔案管理人員還要加大考核力度，將檔案管理人員考核結(jié)果與其自身利益掛鉤，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，確保其在檔案管理工作中更具責(zé)任心，認(rèn)真的完成具體工作，全面提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

人才服務(wù)中心承擔(dān)著流動(dòng)人才檔案管理的工作任務(wù)，并通過有效管理，從而為流動(dòng)人才和各行業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，提高人力資源服務(wù)的整體水平。特別是在當(dāng)前人員流動(dòng)加速的新形勢(shì)下，在實(shí)際檔案管理工作過程中，需要加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，并合理應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)，提高流動(dòng)人才檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平，為檔案信息的開發(fā)利用提供更多的便利性，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人才檔案的重要價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。