內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳數(shù)字檔案室建設(shè)實踐

張曄

摘要：管好、用好自然資源檔案，提高其信息化建設(shè)水平，關(guān)系到自然資源管理工作長期、穩(wěn)定的發(fā)展。建設(shè)自然資源數(shù)字檔案室、加快自然資源檔案信息化進(jìn)程，對提高自然資源各項工作具有非同尋常的意義。內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳從檔案管理工作的實際出發(fā)，進(jìn)行了數(shù)字檔案室建設(shè)，以“構(gòu)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化為一體的數(shù)字檔案”為主要目標(biāo)，實現(xiàn)了自然資源檔案一體化管理與共享利用，提高了自然資源保障能力和保護(hù)水平。

關(guān)鍵詞：自然資源檔案管理；數(shù)字檔案室

為進(jìn)一步健全檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)自然資源檔案的管理和利用，內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳開展了數(shù)字檔案室建設(shè)工作，實現(xiàn)自然資源檔案收、管、存、用全流程信息化管理和“數(shù)、圖、文”一體化管理，實現(xiàn)“檔案制度標(biāo)準(zhǔn)化”“檔案資源多樣化”“檔案利用便捷化”“檔案管理信息化”“檔案安全高效化”，全面提升了內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳各級管理部門檔案管理能力。

1.完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，實現(xiàn)檔案制度標(biāo)準(zhǔn)化

完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、實現(xiàn)檔案制度標(biāo)準(zhǔn)化，對于自然資源檔案信息化管理具有十分重要的意義，內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)匯交與共享等方面的管理存在著諸多問題，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度尚未建立。因此，在遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳根據(jù)檔案管理實際情況，對檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行了補(bǔ)充、完善。

內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳制訂了《檔案管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范》，對內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳、事業(yè)單位和各級自然資源行政主管部門檔案管理系統(tǒng)通用建設(shè)技術(shù)規(guī)范與要求進(jìn)行了規(guī)定，包括系統(tǒng)設(shè)計與實施的具體要求、實現(xiàn)系統(tǒng)功能的平臺和具體技術(shù)、系統(tǒng)建設(shè)的詳細(xì)實施細(xì)則以及系統(tǒng)測試相關(guān)事項，適用于廳機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和各級自然資源行政主管部門對檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、使用和評估；制訂了《檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范》，對內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)參考規(guī)范進(jìn)行了規(guī)定，包括表、視圖、函數(shù)、字段、存儲過程等數(shù)據(jù)庫對象的命名規(guī)范、過程規(guī)范，以及安全性規(guī)范。為檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供了規(guī)范性指導(dǎo)；制訂了《檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)規(guī)范》，對電子文件形成、交換、歸檔、交接等過程元數(shù)據(jù)設(shè)計、捕獲、著錄的一般要求進(jìn)行了規(guī)定，包括文書類、專業(yè)類、科技類、照片類、錄音錄像類電子文件元數(shù)據(jù)，適用于內(nèi)蒙古自然資源廳對計算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的電子文件（含歸檔紙質(zhì)文件數(shù)字化副本）的管理；制訂了《檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范》，對廳機(jī)關(guān)及其直屬單位紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的技術(shù)和管理要求進(jìn)行了規(guī)定，包括檔案出庫、檔案整理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、檔案入庫、數(shù)字資源庫建設(shè)、數(shù)字化成果驗收等多個環(huán)節(jié)的詳細(xì)規(guī)定，有利于廳機(jī)關(guān)及其直屬單位實現(xiàn)對檔案數(shù)字化流程的規(guī)范化管理；制訂了《數(shù)據(jù)匯交與共享規(guī)范》，對匯交數(shù)據(jù)內(nèi)容及格式、匯交數(shù)據(jù)時間、匯交數(shù)據(jù)程序、匯交數(shù)據(jù)質(zhì)量要求、匯交數(shù)據(jù)組織、匯交共享數(shù)據(jù)檢測等內(nèi)容進(jìn)行了具體的規(guī)定。對加強(qiáng)內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源檔案數(shù)據(jù)的匯交工作、保證各盟市的檔案數(shù)據(jù)信息納入自治區(qū)統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)信息管理基礎(chǔ)平臺、建立覆蓋全區(qū)的檔案數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫、確保自治區(qū)、盟（市）、旗（縣）三級登記信息的實時共享，為提高匯交數(shù)據(jù)的質(zhì)量發(fā)揮了重要作用。

上述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂進(jìn)一步完善了內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，是對政策法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)的具體實踐。為檔案信息科學(xué)有序建立、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范存儲提供了有力支撐和可靠保障。

2.建立可拓展檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理一體化

為適應(yīng)未來自然資源檔案數(shù)據(jù)采集、管理和利用的發(fā)展需求，解決內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳原檔案管理系統(tǒng)在電子檔案自動分類接收、元數(shù)據(jù)管理、鑒定處置、監(jiān)督指導(dǎo)及數(shù)據(jù)安全管理等方面存在的不足，建立數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自然資源各門類檔案的集中統(tǒng)一管理，進(jìn)一步提高自然資源檔案信息開發(fā)利用與服務(wù)水平。

內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳采用模塊化開發(fā)方式，以自頂向下、逐步分解、分而治之的基本思想，將自然資源檔案收、管、存、用功能整理、開發(fā)，建立了擴(kuò)展性極強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)“收集中心”可滿足前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線歸檔的需求，具備完善的收集功能。建立了開放性數(shù)據(jù)接口，可實現(xiàn)對OA電子政務(wù)系統(tǒng)、地籍管理系統(tǒng)、建設(shè)用地管理系統(tǒng)等前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)定時、自動接收，并收集自然資源預(yù)歸檔目錄、原文、業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)等電子信息，形成完整的“預(yù)歸檔文件庫”；系統(tǒng)“管理中心”可實現(xiàn)檔案著錄、檔案統(tǒng)計等諸多管理功能。結(jié)合自然資源綜合檔案、專業(yè)檔案特征，構(gòu)建了自然資源檔案管理中心，實現(xiàn)了文書類、建設(shè)用地類、礦產(chǎn)類、地質(zhì)環(huán)境類、不動產(chǎn)登記類、執(zhí)法監(jiān)察類等多檔案門類管理。實現(xiàn)了檔案數(shù)、圖、文一體化管理，使檔案信息更為直觀地展現(xiàn)，方便檔案查詢利用，最終實現(xiàn)以圖管地、管礦。實現(xiàn)了檔號、案卷目錄等專業(yè)報表自動生成、自動統(tǒng)計功能，滿足日常檔案管理需求。提供了流程自定義、自動化庫房管理、檔案元數(shù)據(jù)管理、檔案在線編研等高級功能，為進(jìn)一步提升自然資源檔案信息化水平打造了充足空間；系統(tǒng)“保存中心”可實現(xiàn)檔案接收、檔案鑒定等保存功能。能統(tǒng)籌電子文件和傳統(tǒng)載體歸檔文件，根據(jù)分類結(jié)果自動賦予檔號，完成歸檔過程。能依據(jù)檔號各構(gòu)成項自動、逐級建立并命名文件夾，分類存儲電子檔案，并采用檔號自動為電子檔案命名?？墒褂玫谌綑?quán)威機(jī)構(gòu)提供的技術(shù)手段，在適當(dāng)時間生成電子檔案原文的固化信息，提供驗證途徑。系統(tǒng)支持各種類型的檔案鑒定任務(wù)，包括檔案密級或保管期限變更，檔案續(xù)存、銷毀、移交等，支持檔案管理人員依據(jù)書面鑒定報告，通過直接修改密級、保管期限等著錄字段，執(zhí)行銷毀、移交功能，完成檔案鑒定處置任務(wù)；系統(tǒng)“利用中心”可實現(xiàn)檔案查、借閱、檔案檢索、檔案編研等利用功能。系統(tǒng)提供多種類型的檢索方式，包括不設(shè)定檢索字段的簡單檢索，選定多項檢索字段及其邏輯關(guān)系的高級檢索，模糊檢索和精確檢索，跨檔案門類檢索，全文檢索等。能支持用戶根據(jù)需要設(shè)定任意檢索條件查找其權(quán)限許可范圍內(nèi)的數(shù)字檔案資源，并能在檢索結(jié)果中作更精確查找。系統(tǒng)支持用戶在權(quán)限許可范圍內(nèi)在線查看、打印目錄數(shù)據(jù)或原文，如有必要，能限制用戶對電子檔案或傳統(tǒng)載體數(shù)字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍。能對數(shù)字檔案資源的下載進(jìn)行審批、添加數(shù)字水印和授權(quán)閱讀時間等，支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。并支持用戶開展檔案編研工作，授權(quán)用戶能建立編研計劃、分配工作任務(wù)、建立編研素材庫、復(fù)制粘貼數(shù)字檔案內(nèi)容信息、審核編研文稿、發(fā)布或下載編研成果。

自然資源數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)了自然資源綜合檔案的收集、管理、保存、利用全流程管理，使得自然資源檔案管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化、高效化，為自然資源檔案信息化發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

3.多樣化檢索方式，實現(xiàn)檔案利用便捷化

內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳專業(yè)檔案類型繁多、數(shù)量龐大，其檔案管理工作具備一定的復(fù)雜性。其中，礦業(yè)權(quán)檔案作為一種重要的信息資源，尤其是礦業(yè)權(quán)檔案中的勘查實施方案、勘查階段的總結(jié)報告、開發(fā)利用方案等材料，對礦產(chǎn)資源勘查、開采區(qū)內(nèi)地質(zhì)構(gòu)造、地質(zhì)成礦條件和成礦規(guī)律有初步的判斷或確切認(rèn)識，對周邊地區(qū)地質(zhì)找礦、國家編制礦產(chǎn)資源規(guī)劃等工作具有較強(qiáng)的參考和借鑒意義；建設(shè)用地檔案真實地反映了土地利用的客觀現(xiàn)狀，包括征用、使用、劃撥、調(diào)換和使用權(quán)出讓等內(nèi)容，是土地利用及其使用過程的歷史記載，具有長期的查考利用價值，也是國土工作人員辦理各類業(yè)務(wù)、加強(qiáng)自然資源管理的主要依據(jù)，是國家依法管理、合理利用土地，妥善解決土地糾紛必不可少的歷史依據(jù)。因此，管好、用好礦業(yè)權(quán)、建設(shè)用地等自然資源檔案，實現(xiàn)自然資源檔案高效化、便捷化利用，對于提升自然資源部門檔案管理水平具有重要意義。

內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，支持多途徑、多角度且易用的檢索和利用方式，滿足利用者各類查檔要求。系統(tǒng)提供多種檢索方式，可進(jìn)行檔案類型查詢、模糊查詢、全文檢索、跨檔案門類檢索，可以選定多項檢索字段及其邏輯關(guān)系進(jìn)行高級檢索，來查詢利用全文、條目、業(yè)務(wù)過程等多層次、多類型檔案信息。

模糊檢索：輸入框中通過輸入關(guān)鍵字進(jìn)行模糊搜索數(shù)據(jù)，關(guān)鍵字高亮顯示。示意圖如下：

多樣化的檢索方式，為快捷、準(zhǔn)確的查找所需檔案提供了方便，滿足了各類利用者不同查檔需求，實現(xiàn)了自然資源檔案便捷化、高效化利用。

4.進(jìn)行數(shù)字資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化

進(jìn)行數(shù)字資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化是檔案信息化管理的基礎(chǔ)和核心。根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，應(yīng)實現(xiàn)各種門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案全部納入檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)中統(tǒng)一管理。通過“存量檔案數(shù)字化”工作建立完整的數(shù)字檔案目錄庫、原文庫、全文索引庫、多媒體庫等數(shù)字檔案專庫，為多途徑利用檔案提供堅實基礎(chǔ)。

內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳進(jìn)行了數(shù)字資源建設(shè)，對新增文書檔案、特殊載體（照片、錄音、錄像）檔案、專業(yè)檔案進(jìn)行了收集、整理、著錄、數(shù)字化和掛接工作；對各門類檔案數(shù)字化成果和電子數(shù)據(jù)進(jìn)行了合規(guī)性清理，包括電子檔案分級存放規(guī)范命名、文件名稱命名合規(guī)性清理，電子檔案文件格式和質(zhì)量清查；對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果進(jìn)行了OCR識別，對處理后的電子檔案與相應(yīng)目錄元數(shù)據(jù)對應(yīng)掛接；對建設(shè)用地審批檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)整理，將建設(shè)用地審批系統(tǒng)電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行核對，整理電子文件和紙質(zhì)文件，補(bǔ)充了差異性文件并關(guān)聯(lián)相關(guān)數(shù)據(jù)。內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳數(shù)字資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案整理與數(shù)字化共92695件，包括文書檔案70，953件、建設(shè)用地審批檔案10351件、會計檔案1411件、礦業(yè)權(quán)5988件、規(guī)劃類歷史檔案2231件、行政復(fù)議訴訟167件、實物檔案77件、用地置換檔案21件、錄音錄像112件、照片966件、光盤15件、設(shè)備檔案17件、基本建設(shè)190件、審計檔案10件、資質(zhì)類186件。實現(xiàn)了對各門類檔案數(shù)字資源的有效整合，形成了目錄數(shù)據(jù)、原文數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)、流媒體視頻等多類型信息庫，加強(qiáng)了各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件管理，提升了電子檔案管理水平。

5.多門類檔案管理，實現(xiàn)檔案資源多樣化

內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳在已有檔案資源庫基礎(chǔ)上，建立了文書、聲像、科技與專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴(kuò)展功能，包括檔案資料門類的擴(kuò)展管理功能、元數(shù)據(jù)管理功能、分類方案的擴(kuò)展管理功能以及電子檔案移交包制作的擴(kuò)展管理功能。實現(xiàn)了文書、聲像、科技與專業(yè)多門類檔案管理，包含用地預(yù)審、土地估價、土地利用總體規(guī)劃、礦業(yè)權(quán)設(shè)置方案、礦業(yè)權(quán)儲量評估方案、采礦權(quán)審批、探礦權(quán)審批、規(guī)劃類歷史檔案、行政復(fù)議訴訟等多類型檔案資源，實現(xiàn)了檔案資源多樣化。

6.構(gòu)建安全保障體系，實現(xiàn)檔案安全高效化

內(nèi)蒙古自然資源廳進(jìn)行了安全保障體系建設(shè)，采用近線備份與離線備份相結(jié)合的方式，對各門類電子檔案、各門類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本、元數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、各類數(shù)字資料、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)配置文件與日志文件等數(shù)字檔案資源進(jìn)行備份。備份系統(tǒng)采用藍(lán)光光盤刻錄印刷一體機(jī)、藍(lán)光光盤檢測機(jī)、藍(lán)光光盤存儲庫、條碼打印機(jī)、條碼掃描儀及藍(lán)光光盤等設(shè)備，對數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)數(shù)字資源庫進(jìn)行統(tǒng)一備份，保障實體檔案、電子檔案安全存儲、有效利用。構(gòu)建了檔案安全保障體系，實現(xiàn)了檔案安全高效化。

數(shù)據(jù)備份軟件按照備份策略，將重要數(shù)據(jù)源源不斷地備份到藍(lán)光光盤存儲介質(zhì)上。管理員可以在短時間內(nèi)（而非數(shù)小時或數(shù)天）從宕機(jī)或崩潰狀態(tài)恢復(fù)系統(tǒng)，不再需要重新安裝和重新配置操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序、系統(tǒng)設(shè)置和個性化設(shè)置等。

同時，內(nèi)蒙古自然資源廳在數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)中開發(fā)了數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)功能，可添加數(shù)據(jù)庫信息配置以及備份周期，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的自動備份與恢復(fù)。使得自然資源檔案備份及保管更加高效化、安全化。

綜上所述，內(nèi)蒙古自治區(qū)自然資源廳以現(xiàn)有實體檔案和信息環(huán)境為基礎(chǔ)，充分借鑒云計算、大數(shù)據(jù)等實踐經(jīng)驗，進(jìn)行了數(shù)字檔案室建設(shè)，對自然資源檔案管理服務(wù)、業(yè)務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行了優(yōu)化，覆蓋自然資源檔案收集、管理、存儲、利用的全流程，為內(nèi)蒙古自然資源廳充分發(fā)揮自然資源檔案利用效能、行使部門職責(zé)提供了有力支撐。在自然資源檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展的今天，我們應(yīng)繼續(xù)加大對自然資源檔案信息化管理探索的力度，充分挖掘自然資源檔案知識服務(wù)價值，全面提升自然資源各級管理部門檔案管理能力，推進(jìn)自然資源檔案事業(yè)健康、科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。

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