改善人才交流服務中心檔案管理工作的路徑

楊雪嬌

（長白山保護開發(fā)區(qū)就業(yè)服務中心，吉林 安圖 133613）

檔案的管理是我國檔案事業(yè)中的重要組成內容，隨著科技水平的快速發(fā)展，各行各業(yè)的工作效率較之前有了很大的提高，檔案管理工作同樣如此，在科學化的管理背景下，需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行轉變、促使檔案管理現代化的實現[1]。為了適應時代及社會發(fā)展的需求，檔案管理人員需要提高檔案管理的水平。通過對人才交流服務中心檔案管理工作提高的路徑開展探討，利于改善檔案管理團隊的效率、實現管理的科學化與現代化[2]。結合筆者實際，對目前我國人才交流服務中心檔案管理工作中的問題、改善的途徑予以探討分析。

一、當前我國人才交流服務中心檔案管理工作中面臨的問題分析

（一）重管理輕服務、管理技術水平低

人才交流服務中心的崗位職責即為開展人才服務，目的即為搭建好橋梁用于企事業(yè)單位與人才、人才與市場之間更好地進行交流。但是實際工作中一些人才交流服務中心的定位還不夠正確，在自身職責方面未建立起清晰的認知，僅僅認為自身就是管理檔案的場所，屬于被動式的管理，而針對企事業(yè)單位針對人才方面的實際需求則未給予重視，有關服務的方式、北榮等方面未開展相關的研究，難以當人才檔案的價值充分地發(fā)揮出來[3]。

隨著社會信息化的快速發(fā)展，檔案管理中信息技術的作用也越來越明顯[1]。有的人才交流服務中心存在觀念落后、資金不足等，檔案管理的設備比較落后，自動除濕機、智能密集架、自動滅火系統(tǒng)等先進的設備建設滯后，檔案的很多環(huán)節(jié)工作還保持多年前的人工方式，如檔案的手機、整理、分類、保存等；一檔案管理人員中不少信息技術的專業(yè)背景缺乏，信息技術掌握力度不夠，即使有些是信息技術相關專業(yè)畢業(yè)，但是在快速更替的信息化技術背景下，往往其掌握的技術也難以及時更新[2]。

（二）檔案管理不規(guī)范、模式落后

人才交流服務中心內有大量的檔案，內容繁雜、類型多樣，也經常會有棄檔、漏檔、篡改等現象，尤其是流轉檔案時遺漏等問題易發(fā)。一般人才交流服務中心內保管的檔案資料中涉及到很多的個人隱私信息，泄露后可能會對個人、就業(yè)的單位產生一定的損失[1]。此外，由于檔案管理的流程繁多，混亂中可能會導致相關人員未按照標準實施、操作違規(guī)等的出現，對人才交流服務中心內檔案管理的規(guī)范化帶來了不利的影響。如對于學生的檔案，人才交流服務中心有的人員在接受檔案時責任心不強，僅簡答地編號，導致后期開展檔案信息的查詢時難度很大，且及時能夠查詢到可能整體也比較模式，難以提高檔案服務工作的質量[1]。

當前隨著社會經濟的快速發(fā)展，信息技術發(fā)展的水平也不斷提高，網絡技術應用的范圍及深度逐步加深，應用于檔案管理中也可以很好地提高效率。受到多種因素的影響，人才交流服務中心在檔案管理中國仍然選擇落后的人工模式，在當前檔案資料的數量及種類不斷增加的情況下，工作人員的工作量大大增加、檔案管理的效率也有所降低。此外，學校在專業(yè)類型方面的差異導致人才分類方面有所不同，人才交流服務中心檔案管理中分類工作也面臨著困惑，導致查詢的結構精準度不夠，無法提供及時、準確的檔案信息。

（三）檔案管理人員的專業(yè)性差，人才供應不足

目前人才交流服務中心的檔案管理部門內人員的專業(yè)能力存在很大的差異，導致檔案管理工作實施的效果存在差異性。有的人員自身職業(yè)素養(yǎng)不強、責任心差、崗位技能水平低，工作中態(tài)度消極、比較懶散，對檔案管理工作重要性認識不夠，在檔案管理知識欠缺的情況下其檔案管理工作的效率不高，不適合當前社會發(fā)展的需求，阻礙了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（四）檔案管理信息化建設不完善

各行業(yè)現代化發(fā)展的趨勢主要趨向于信息化的發(fā)展，因此要重視信息化的建設，確保其管理效率的提高。目前人才交流服務中心在檔案管理中信息化建設不完善，如標準不統(tǒng)一、信息化軟件建設滯后、現代化設備未及時更新等，不利于檔案信息化建設的順利開展、增加了其安全隱患。檔案管理人員自身在信息化水平的提高方面還面臨著不足，尤其是面臨著檔案管理先進設備更加大型化、復雜化的背景下，對提高檔案管理的水平不利[3]。

二、改善人才交流服務中心檔案管理工作的路徑

（一）轉變管理為服務，提高服務水平

對于人才交流中心來說，其工作應該是轉變以往的落后理念：重管理、輕服務，將自身的定位轉變?yōu)椤胺照摺盵2]。在檔案管理工作中結合服務對象的需求等開展針對性的服務，實現服務內容、方式的不斷豐富化，促使附加值不斷提高。服務上提高精細程度，促使檔案可以在企事業(yè)單位、人才交流中心之間實現自由流轉，將人才檔案的真正價值充分地發(fā)揮出來。結合市場發(fā)展的實際，就檔案管理的服務及時進行不斷的轉化，確保運行機制實現規(guī)范化、市場化。人才交流中心要結合現有檔案市場上的各類資源，促使人才檔案管理的市場化、不斷地實現檔案業(yè)務的拓展，如，將檔案服務的內容逐漸擴展到注冊資格審查、人才測評等方面，推進多元化、豐富化的檔案管理業(yè)務，為人才的管理提供檔案方面的支持[3]。

（二）強化社會和個人的檔案意識，對相關管理制度體系予以強化

當前我國的就業(yè)面臨著嚴峻的形勢，有的為了在就業(yè)中提高自身競爭的優(yōu)勢，可能會通過開虛假證明等方式，甚至一些院校為了在就業(yè)率方面取得更好的數據，可能會在優(yōu)秀學生比例方面加大比例，且在社會活動方面不斷加大投入，為學生獲獎創(chuàng)造更多的機會，因此有的證書并不能真正地將人才實力充分體現出來。因此社會、個人要在檔案信息中堅持事實就是的原則、確保檔案的真實可靠。對檔案的重要性必須加大宣傳，提高檔案意識[2]。

檔案管理工作的規(guī)范需要對現有的管理制度進行不斷的完善。隨著檔案工作的不斷發(fā)展，其面臨著的內外環(huán)境也隨之不斷地變化，現有的人才交流服務中心內檔案管理制度的滯后性逐漸體現出來，與當前檔案管理的新要求不相適應。因此人才交流服務中心要結合社會實際發(fā)展需求與時俱進、規(guī)范化地開展檔案的管理，對檔案的動態(tài)變化情況予以及時的關注，在檔案管理制度的完善方面不斷地提高信息化、現代化管理的水平，為順利開展檔案管理提供保障。為了將檔案管理制度的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，迫切需要對責任追究機制進行不斷的健全，工作人員要對檔案信息的重要性予以充分的認識，不斷結合崗位職責提升工作的效率，嚴格按照工作的流程開展工作，確保檔案管理中避免出現失誤。一旦檔案管理中出現了失職等行為，要查明原因、按照規(guī)章制度嚴厲追究，不斷提高檔案管理的規(guī)范化程度[1]。

（三）對現有的檔案信息管理系統(tǒng)進行不斷的構建，重視檔案信息安全建設

當前物聯網技術、大數據等多種高新技術得到了快速的發(fā)展，檔案管理工作中也逐漸引入了信息化系統(tǒng)。各人才交流服務中心可結合自身的實際情況，不斷引入新技術，提高對互聯網、計算機技術的靈活運用程度，以不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)、確保其層次分明[1]。在現代化的檔案信息管理系統(tǒng)中通過引用先進的軟件系統(tǒng)，有機地結合數據、技術、應用等多個層面的平臺，并將檔案的收集、分類、整理、保存、利用等多個環(huán)節(jié)的工作納入到此平臺中，確保各個環(huán)節(jié)銜接的無縫化，提高檔案管理人員的工作效率、確保檔案信息提取的高效化。需要注意的是，人才交流服務中心在進行檔案信息系統(tǒng)的構建時需要在信息安全管理方面加大力度，結合當前先進的防火墻技術等，為檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全運行提供保障，防止檔案信息發(fā)生泄漏及被篡改等問題。

（四）對人才交流服務中心人員加大專業(yè)技能方面的培訓力度

人才交流中心的檔案管理人員在工作中要保持與時俱進的積極性，重視學習、不斷提高自身的專業(yè)能力，掌握先進的檔案管理方面相關技術，可先鼓勵一部分接受能力強的管理人員先接受培訓，之后逐漸在人才交流中心內部逐漸推廣，提高檔案管理的整體水平；還可結合當前盛行的微信等各種通訊APP 軟件，通過微信、微博等平臺進行檔案管理相關工作技術的宣傳、培訓。為了提高廣大檔案管理人員的工作積極性、提高服務的水平，人才交流服務中心可建立起適合的獎懲機制，將檔案管理人員的服務水平、服務效率等納入到其職務晉升、年終考核的指標中，對檔案管理人員起到督促的效果[2]。

（五）檔案管理社會化進程的實現還需要依托于社會化環(huán)境

以點代面，對檔案管理的社會化服務功能予以完善。檔案的管理需要結合企業(yè)的實際，在確保工作扎實開展的基礎上，不斷推進檔案管理服務水平，確保其更加的高效、便利。除此之外，還要對檔案服務管理的內容進行創(chuàng)新，結合企業(yè)、人才兩方面的具體要求、在溝通交流方面創(chuàng)造有利條件，采取智能化的匹配。如在個人的檔案中增加一些具有較強專業(yè)性的指標，如技術檔案、業(yè)績檔案等，更好地滿足企業(yè)在用人方面的需求。檔案管理中要充分以政策作為導向，就管理的社會化予以充分的落實。在當前經濟轉型背景下，企事業(yè)單位對人才的選擇機制上變化較之前有非常大的變化，更加傾向于選擇綜合能力強的復合型、多元化人才?；诖耍瞬沤涣鞣罩行囊樌@一趨勢的變化，對現有的檔案管理機制進行改革、針對性開展檔案的管理，以更好地凸顯出人才的特性，實現企業(yè)的需求及對應人才的更好匹配。