試論社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)

劉靜

（無棣縣社會保險事業(yè)中心，山東 無棣 251900）

引言

加強(qiáng)養(yǎng)老保險信息化建設(shè)是社會養(yǎng)老檔案管理的現(xiàn)代化需要。相關(guān)管理工作人員應(yīng)該重新構(gòu)建社會養(yǎng)老保險檔案管理的思路，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息化管理工作，確立網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境中檔案管理的框架和工作流程，實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案信息的社會化服務(wù)。如今我國即將步入老齡化階段，檔案管理的信息化已經(jīng)成為完善養(yǎng)老檔案工作的現(xiàn)實需要。并且隨著經(jīng)濟(jì)水平的提升，越來越多的人選擇辦理養(yǎng)老保險，但是當(dāng)前養(yǎng)老保險檔案的管理工作不是十分完善，要進(jìn)一步的加強(qiáng)和規(guī)范養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)工作，才能保障養(yǎng)老保險工作與社會發(fā)展同步，從而促進(jìn)社會保障建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、社會養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理的問題

在當(dāng)前的社會養(yǎng)老保險管理工作之中，一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對社會養(yǎng)老保險檔案工作認(rèn)識不夠，他們認(rèn)為檔案管理只是簡單的將文件進(jìn)行收集、整理和保管，因此在工作過程中輕視檔案管理和工作。一些工作人員認(rèn)為檔案管理工作不會給社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)創(chuàng)設(shè)經(jīng)濟(jì)利益，并沒有將其當(dāng)做一項主要業(yè)務(wù)看待，在工作中隨意應(yīng)付檔案的收集和整理工作，認(rèn)為只要做到不丟失、不遺漏即可。從工作人員對檔案管理工作的態(tài)度可以看出他們對這項工作沒有足夠的了解，因此難以使檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

（二）環(huán)境設(shè)施的問題

社會養(yǎng)老保險是檔案管理工作的必要條件，要對檔案室相關(guān)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)才能營造一個良好的檔案管理環(huán)境，當(dāng)前一些社會養(yǎng)老保險沒有專門的檔案管理室，有些社會養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)的檔案管理空間較小，出現(xiàn)潮濕，發(fā)霉、生蟲等問題，以及設(shè)備不配套等問題，不僅會影響檔案的外觀完整性，還會導(dǎo)致一些檔案信息失真，難以真實、全面的反應(yīng)出具體的檔案內(nèi)容，甚至有些養(yǎng)老保險檔案室沒有檔案管理夾、切紙刀等，檔案管理不規(guī)范的問題尤為嚴(yán)重。

（三）管理水平問題

當(dāng)前社會養(yǎng)老保險管理的力度不強(qiáng)，管理的手段比較落后，這是社會養(yǎng)老保險工作的基本情況，很多檔案管理工作人員都沒有經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)，對檔案管理的檔案重要性、資料收集整理情況、裝訂歸檔都不清楚，對收集檔案意識很薄弱。其次，由于養(yǎng)老保險管理單位對檔案管理工作不夠重視，聘用的檔案管理人員多為兼職，工作人員可能只是將其作為一項臨時性工作，不會認(rèn)真的將精力放在檔案管理工作中，有些工作人員認(rèn)為檔案管理只是將檔案存放在檔案管理盒之中，沒有及時的整理好檔案，這樣容易造成養(yǎng)老保險檔案的混亂。除此之外，由于沒有足夠的管理經(jīng)驗可供參考，加上社會養(yǎng)老保險檔案管理機(jī)制不健全，管理設(shè)施落后，因此導(dǎo)致社會養(yǎng)老保險難以適應(yīng)時代發(fā)展需要。在新的形勢之下要改變傳統(tǒng)的檔案管理形式，進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代信息化建設(shè)，從而將檔案管理工作落實到實處。

二、加強(qiáng)社會養(yǎng)老保險與檔案管理模式

（一）社會養(yǎng)老保險和檔案管理模式

對社會養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時應(yīng)該利用好數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，充分利用數(shù)據(jù)庫的功能，建立一個良好的養(yǎng)老保險管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。這是社會保障體系建設(shè)和提升社保經(jīng)辦管理服務(wù)水平的必然趨勢。

以往的檔案管理是通過動手進(jìn)行檔案管理收集、整理、統(tǒng)計，這項工作量大，步驟繁瑣，管理人員可能有足夠的時間和精力去進(jìn)行管理，因此很多養(yǎng)老檔案管理信息都被閑置了，而在現(xiàn)代管理技術(shù)的引進(jìn)下能夠創(chuàng)設(shè)一個良好的工作環(huán)境，有效的對被存封的檔案進(jìn)行提取和加工，從而減少檔案管理工作的復(fù)雜性。檔案管理的重點就是適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從以往的實體化管理轉(zhuǎn)化成為信息化管理，從而對不同檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，體現(xiàn)出檔案信息資源的價值。因此可以借助計算機(jī)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的業(yè)務(wù)管理功能，在檔案的閱覽、批示、歸檔、利用的整個流程中都可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。但是當(dāng)前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性、共享性為人們提供方便的同時，也給不法分子提供了可乘之機(jī)，因此在檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理過程中應(yīng)該建立安全保障體系，比如，進(jìn)行文件加密傳輸，建立防火墻，設(shè)置用戶訪問權(quán)限等等，從而減少安全隱患。

（二）社會養(yǎng)老保險與檔案管理數(shù)字化

檔案管理的信息資源數(shù)字化是保護(hù)原件的重要方式，將各部門的檔案管理物質(zhì)轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化信息，然后建立一個數(shù)據(jù)庫以便于更好的進(jìn)行統(tǒng)一管理。加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是為了讓這項工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展，因此在進(jìn)行檔案管理時應(yīng)該根據(jù)國家所制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，并在實踐過長中進(jìn)一步改進(jìn)。檔案數(shù)字化管理包括兩個方面，首先，要對原有紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化管理，對原文件進(jìn)行掃描、錄入、保存，其次，要對正在整理的文件進(jìn)行數(shù)字化歸檔和保存，做到檔案信息的真實、完整、有效。要實現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化，規(guī)范信息的著錄和標(biāo)引，選擇合適的檔案數(shù)據(jù)庫框架，從而有助于實際性的操作，還應(yīng)該實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化，通過掃描、加工、處理使檔案內(nèi)容原封不動的存儲為圖像文件。數(shù)字信息化檔案管理并不意味著取消傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)該將傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢發(fā)揮出來，這樣能夠促使數(shù)字信息化管理和傳統(tǒng)管理方式相互補(bǔ)充。

（三）社會養(yǎng)老與檔案信息化建設(shè)

為了推動養(yǎng)老保險的信息化發(fā)展，要為這項工作建立良好的基礎(chǔ)設(shè)備環(huán)境，從而使檔案管理的價值得到最大程度上的利用。對檔案信息化建設(shè)來說，檔案信息化建設(shè)是一個發(fā)展的過程，在發(fā)展過程中會面臨著應(yīng)用程度的改變以及信息技術(shù)水平的提升，因此在信息化建設(shè)的過程中要隨之做出相應(yīng)的調(diào)整。檔案的信息化建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程，其中包含的內(nèi)容十分廣泛，因此相關(guān)管理部門必須建立一個檔案信息化管理平臺，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的管理方案，循序漸進(jìn)的加強(qiáng)檔案信息的管理。工作人員應(yīng)該與時俱進(jìn)的做好檔案管理工作，并結(jié)合實際的生產(chǎn)經(jīng)營活動對這項工作進(jìn)行深入研究，從而在第一時間之內(nèi)做好檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的難題。

（四）社會養(yǎng)老保險與檔案人才建設(shè)

檔案管理工作人員水平能力水平直接影響到檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，在進(jìn)行檔案管理工作時，管理人員應(yīng)該學(xué)好專業(yè)知識，通過專業(yè)化知識對電子檔案做出分類整理，同時檔案管理人員應(yīng)該具備信息化、數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)，將業(yè)務(wù)水平和信息化管理能力結(jié)合起來，從而順應(yīng)檔案管理改革的需要。此外，當(dāng)前很多工作人員的自我價值意識較低，他們純粹的為了工作而工作，沒有意識到檔案管理工作的重要性，長期發(fā)展下去將嚴(yán)重影響我國檔案建設(shè)的發(fā)展，因此相關(guān)管理部門要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，從而優(yōu)化工作人員的專業(yè)素質(zhì)，并提升工作人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)的適應(yīng)能力?？梢酝ㄟ^各個檔案管理部門之間的交流學(xué)習(xí)，相互借鑒他人檔案管理的經(jīng)驗，學(xué)習(xí)他人掌握的新技術(shù)、新手段，還應(yīng)該加強(qiáng)各部門的創(chuàng)新性思維交流能力，總結(jié)交流心得，從而感性內(nèi)容理論化，并將獲得的經(jīng)驗進(jìn)行共享，從而提升檔案管理工作的整體水平。

（五）完善和規(guī)范檔案管理制度

相關(guān)管理部門要為社會養(yǎng)老保險檔案管理工作建立完善的制度，并且由專業(yè)人員負(fù)責(zé)監(jiān)管。社會養(yǎng)老保險機(jī)構(gòu)需要明確檔案管理人員的工作人員的，對檔案信息進(jìn)行有效的維護(hù)。比如，在工作過程中要明確工作職責(zé)，有些工作人員負(fù)責(zé)將檔案材料送往專門的檔案室內(nèi)進(jìn)行存放，有些工作人員負(fù)責(zé)將檔案材料有序的排列好。電子檔案庫中的資料有很多，因此要對檔案信息盡早備份，對檔案格式進(jìn)行明確的標(biāo)注，此外，檔案交接工作也是一項重要環(huán)節(jié)，如果在交接的過程中造成信息的泄露，會給養(yǎng)老保險部門帶來嚴(yán)重的問題，因此在檔案管理工作中應(yīng)該提升電子檔案的安全性。

（六）對社會養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行紙質(zhì)化管理

科學(xué)化的分類和整理是檔案管理工作的程序，在檔案歸檔過程中應(yīng)該發(fā)揮出工作人員的主導(dǎo)作用，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分類、收集和整理。在日常工作之中由各個部分收集和整理檔案，根據(jù)文件材料的種類、發(fā)生時間、程序進(jìn)行排列，并對有破損的檔案進(jìn)行裝裱。在整卷時將文件統(tǒng)一編號，在文件的首頁進(jìn)行蓋章。

此外，還應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式裝訂，養(yǎng)老保險類文件要裝訂成冊，在裝訂時要將檔案的左右、上下對齊。在裝訂好之后應(yīng)該寫好全名、案卷的標(biāo)題、頁數(shù)、件數(shù)等，保證內(nèi)容完善，字跡工整。在裝訂好以后要按保管期限進(jìn)行保存，不能全部放在同一個檔案盒中，檔案盒厚度和歸檔文件厚度要一致，這樣能夠有效的避免由于材料彎曲發(fā)生損壞。在工作過程中形成的文件材料要由相關(guān)管理部門進(jìn)行整理，之后再將其統(tǒng)一交給檔案管理部門，各職能部門在交接時要對目錄進(jìn)行請的核對。按照相關(guān)管理規(guī)定，凡是歸檔范圍內(nèi)的文件都應(yīng)該有責(zé)任部門整理，定期將其移交檔案管理部門之中。職能部門進(jìn)行整理、裝訂和移交，必要時整理好檔案交接目錄，并履行簽字手續(xù)，從而保證文件材料整理齊全。在安全移交之后應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)化排序，從而有利于進(jìn)一步的查找和利用。

三、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的社會發(fā)展背景之下，人們的生活水平逐漸提升，越來越多的人辦理了社會養(yǎng)老保險，因此只有不斷創(chuàng)新檔案管理方式才能夠落實好社會養(yǎng)老保險工作。以往手工管理檔案信息的方式不能做到信息資源的共享，大量的信息未能夠得以有效利用，這樣不僅造成了查找資料困難的現(xiàn)象，也造成了資金的浪費。而隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，信息化管理方式進(jìn)入了檔案管理領(lǐng)域，社會養(yǎng)老部門應(yīng)該利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)，從而進(jìn)行檔案的信息化管理。本文主要提出了社會養(yǎng)老保險和檔案管理模式、社會養(yǎng)老保險與檔案管理數(shù)字化、社會養(yǎng)老與檔案信息化建設(shè)、社會養(yǎng)老保險與檔案人才建設(shè)、完善和規(guī)范檔案管理制度、對社會養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行紙質(zhì)化管理等社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的方法，希望為相關(guān)管理工作人員提供參考。