簡析大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合方式

周銀娟

（谷城縣人民醫(yī)院，湖北 襄陽 441700）

引言

醫(yī)院檔案是疾病治療和控制過程活動(dòng)形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價(jià)值的原始憑證及真實(shí)信息記錄，是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中的重要信息資源。自步入大數(shù)據(jù)時(shí)代以來，檔案數(shù)量劇增，傳統(tǒng)的手工、電腦錄入已經(jīng)無法滿足檔案管理的實(shí)際需求，加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案管理，注重?cái)?shù)字化、信息化檔案庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，已成為醫(yī)院檔案管理的主要課題，在此形勢下，需要醫(yī)院檔案管理人員在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，優(yōu)化自身的檔案管理理念，以此來探索出一條新的發(fā)展路徑，最終全面提升檔案管理工作的效率。

一、大數(shù)據(jù)概述及其對醫(yī)院檔案管理的意義

大數(shù)據(jù)即不能在一定時(shí)間內(nèi)用常規(guī)軟件對其進(jìn)行抓取、管理和處理，在各色各樣的數(shù)據(jù)中，快速的抓取到一些就對價(jià)值的信息，適用于數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)云計(jì)算等一些常見的存儲(chǔ)系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)對社會(huì)各個(gè)行業(yè)都起到了極大的促進(jìn)作用，在新時(shí)代的大數(shù)據(jù)發(fā)展需求當(dāng)中，大數(shù)據(jù)和檔案管理領(lǐng)域相融合，構(gòu)建出檔案管理領(lǐng)域的新樣態(tài)。通過大數(shù)據(jù)手段的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對檔案庫的再度拓展，實(shí)現(xiàn)對管理模式的再創(chuàng)新，并通過智能化、數(shù)字化管理，有效實(shí)現(xiàn)對檔案信息的錄入、索引，既實(shí)現(xiàn)了檔案管理體系的優(yōu)化，提升了管理效率，也減少了人工管理成本，對于促使醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義。其次，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)支撐下，醫(yī)院檔案管理工作部門可以將豐富的檔案資料內(nèi)容完成分類、分析、總結(jié)等工作，讓檔案管理流程更加系統(tǒng)化、層次化，以從根本上確保醫(yī)院檔案工作的順利開展。

二、大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)社會(huì)背景下，醫(yī)院檔案管理工作將會(huì)面對全新的挑戰(zhàn)。技術(shù)是支撐和保障醫(yī)院檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵因素，因此一旦工作技術(shù)出現(xiàn)偏差和問題，將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量直線下降。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院內(nèi)部檔案資料內(nèi)容飛速增長，大量的資料等待著管理，檔案資料的數(shù)量增加對管理工作帶去了眾多難題，且在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料的形式和內(nèi)容都與傳統(tǒng)的檔案資料存在著差異。因此，醫(yī)院傳統(tǒng)滯后的管理工作技術(shù)已經(jīng)無法支撐當(dāng)前的檔案管理工作。在管理理念上，大部分醫(yī)院檔案管理單位沒有對檔案管理工作引起充分重視，管理人員在管理意識(shí)形態(tài)、工作觀念上存在偏差，這對大數(shù)據(jù)手段和醫(yī)院檔案管理的融合帶來了極大的挑戰(zhàn)和阻礙。

三、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案種類繁多且歸檔復(fù)雜

醫(yī)院檔案涉及多個(gè)領(lǐng)域，并逐漸形成了多層次的綜合性學(xué)科，因而在醫(yī)學(xué)檔案當(dāng)中，既包含了流行病學(xué)調(diào)查報(bào)告、監(jiān)測數(shù)據(jù)以及預(yù)防措施，還包含了疫情統(tǒng)計(jì)資料、實(shí)驗(yàn)室原始數(shù)據(jù)以及免疫規(guī)范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實(shí)現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理，這在一定程度上強(qiáng)化了對信息化、數(shù)字化管理的需求。

（二）檔案管理數(shù)字化水平不足

當(dāng)下醫(yī)院管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，達(dá)不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理技術(shù)較為落后，不利于檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。部分醫(yī)院還存在選擇檔案管理設(shè)備時(shí)較為隨意，多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在醫(yī)院檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大地增加了工作量。最后，雖然當(dāng)下醫(yī)院數(shù)字化水平得到了較大的提升，然而在檔案管理軟件的投入上不高，其操作步驟繁雜、實(shí)效性較低，再加上醫(yī)院檔案管理工作本身就十分繁重，極大地影響了檔案管理效率，需要醫(yī)院加大軟件和硬件的資金投入，全面提升數(shù)字化、信息化水平。

（三）管理人員的管理意識(shí)有待提升

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，部分醫(yī)院檔案管理人員沒有嚴(yán)格遵守《檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》辦事，缺乏具體的實(shí)施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識(shí)不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時(shí)收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，這就直接導(dǎo)致檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致，存在一定的客觀隨意性，不利于向醫(yī)院上層人員提供第一手資料。

（四）檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

大數(shù)據(jù)時(shí)代下雖然部分醫(yī)院的檔案管理在很大程度上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化、數(shù)字化管理，但是由于其應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異，各自開發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開發(fā)出一個(gè)既適用于文件檢索又能用于檔案信息化管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合方式

（一）整合醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容

為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案工作的融合，醫(yī)院檔案管理部門首先要充實(shí)檔案庫，在大數(shù)據(jù)的新形勢下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升醫(yī)院檔案的利用價(jià)值。管理部門需要根據(jù)醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行改革，具有針對性和創(chuàng)造性的展開管理工作，有選擇性地進(jìn)行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項(xiàng)目的開發(fā)，不斷擴(kuò)大檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包免疫規(guī)劃方案、醫(yī)療報(bào)告，還包括質(zhì)量控制及效果評(píng)價(jià)資料，能夠真實(shí)且全面地反映出醫(yī)院的真實(shí)醫(yī)療情況，將其作為其日后治療的依據(jù)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化錄入

大數(shù)據(jù)時(shí)代最注重的就是網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先，醫(yī)院可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對管理檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升醫(yī)院檔案信息的實(shí)效性有重大意義。

（三）極大硬件管理設(shè)施的建設(shè)

大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合同樣需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，醫(yī)院要加大計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化硬件的投入力度。根據(jù)《醫(yī)院檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定，要建立出一個(gè)堅(jiān)固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20 平方米一千卷的規(guī)格進(jìn)行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理?xiàng)l例的明文規(guī)定，需要將檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱以及辦公進(jìn)行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內(nèi)還有必要配置計(jì)算機(jī)或者打印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管，卻無一人負(fù)責(zé)的情況出現(xiàn)，管理的錯(cuò)位或者交叉也會(huì)極大地影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理部門需要建立一個(gè)檔案歸檔整理、工作人員職責(zé)以及檢查核對制度，并將這些制度落實(shí)到位，做到“三不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為三不查，即沒有依據(jù)相關(guān)報(bào)表不查，不在本醫(yī)療單位的范圍內(nèi)不查，不是正式黨員不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

（四）加強(qiáng)促進(jìn)檔案管理手段的研發(fā)與應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景中，醫(yī)院檔案管理工作面對著全新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理工作技術(shù)和理念已經(jīng)無法滿足當(dāng)下時(shí)代的要求，對醫(yī)院檔案管理工作技術(shù)手段和理念進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)成了醫(yī)院管理部門的首要問題。為保障檔案管理工作順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流，相關(guān)工作部門必須要加強(qiáng)促進(jìn)檔案管理技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，在研發(fā)過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地遵守科學(xué)合理的機(jī)制和政策，使其得到有效的創(chuàng)新。其次，醫(yī)院管理部門需要更新自身的檔案管理工作理念，構(gòu)建出大檔案以及大服務(wù)的檔案管理理念，在開展檔案管理工作時(shí)，將研發(fā)出的創(chuàng)新技術(shù)與理念進(jìn)行有機(jī)整合，促使醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到提升。

（五）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作理念

在新時(shí)代背景下，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段已經(jīng)應(yīng)用融入了社會(huì)的每一個(gè)角落。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的成熟發(fā)展為當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作帶去了更加高效的服務(wù)和幫助。因此，醫(yī)院檔案管理部門需要將自身的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，在內(nèi)部構(gòu)建出全新的工作服務(wù)觀念，使傳統(tǒng)滯后的觀念得到摒棄。首先，醫(yī)院檔案管理工作部門需要?jiǎng)?chuàng)新應(yīng)用技術(shù)的工作理念，積極地將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段應(yīng)用到日常檔案管理工作當(dāng)中。同時(shí)，在整理檔案的過程中樹立起先進(jìn)的工作理念，比如在保存檔案資料時(shí)應(yīng)當(dāng)貫徹落實(shí)分類歸檔的管理工作理念。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理工作還需要將檔案處理的工作內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，確保更加科學(xué)高效的管理技術(shù)和理念應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作中。其次，要增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，提升其信息能力，醫(yī)院檔案管理人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)知，要大力進(jìn)行對醫(yī)學(xué)檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對檔案的管理的認(rèn)識(shí)，讓其意識(shí)到檔案管理的重要性。最后是加強(qiáng)培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠熟練操作大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，當(dāng)今是大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種先進(jìn)的管理手段和管理方式層出不窮，這就需要醫(yī)院要讓職員工具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力、檔案管理軟件運(yùn)用能力，讓其能夠勝任大數(shù)據(jù)管理工作的需要。

（六）創(chuàng)建以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的安全管理氛圍

大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合讓檔案管理的安全性受到了廣泛重視，檔案資料內(nèi)容的安全性是醫(yī)院檔案管理工作人員需要高度重視的工作內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)與檔案管理的融合過程中，檔案資料內(nèi)容的安全性會(huì)受到來自多方位因素的安全威脅，對檔案管理工作的順利開展有著明確的阻礙。因此，醫(yī)院工作人員需要構(gòu)建出更加安全的檔案管理工作氛圍，確保檔案資料信息內(nèi)容在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下仍然可以得到安全有效的管理保存。具體而言，為確保醫(yī)院檔案的安全性，檔案管理部門首先應(yīng)當(dāng)將自身的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全保障技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化，確保安全管理是以大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)開展的。同時(shí)，工作人員需要明確下來對檔案的監(jiān)管工作，對檔案的管理進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，全方位提升檔案管理的安全性。

（七）建立健全的大數(shù)據(jù)醫(yī)院檔案管理體系

“無規(guī)矩不成方圓?！币虼藰?gòu)建出一個(gè)完善的醫(yī)院檔案管理體系是當(dāng)前醫(yī)院需要完成的關(guān)鍵管理工作內(nèi)容。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)和背景，建立健全出完善的醫(yī)院檔案管理體系，可以對顯著地提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。首先，相關(guān)檔案管理工作人員需要將知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律條例進(jìn)行明確，同時(shí)將法律信息內(nèi)容滲透到檔案管理的實(shí)際工作環(huán)節(jié)中，對管理工作做出規(guī)范。其次，要加強(qiáng)檔案管理工作過人員的法律意識(shí)觀念，以從根本上減少檔案信息泄漏、丟失的現(xiàn)象發(fā)生，以增強(qiáng)檔案管理的安全性。最后，醫(yī)院檔案管理工作部門需要重點(diǎn)培養(yǎng)創(chuàng)新的技術(shù)人才，并對其進(jìn)行定期的培訓(xùn)，以及完善醫(yī)院內(nèi)部的人才招聘機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理的融合奠基?？傊⒔∪髷?shù)據(jù)醫(yī)院檔案管理體系，對實(shí)現(xiàn)兩者的順利融合，促使醫(yī)院檔案管理效能的全面提升有著重大意義。

結(jié)語

綜上，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給醫(yī)院檔案管理工作帶來了極大的機(jī)遇，同時(shí)也帶來了較大的挑戰(zhàn)，這就意味著醫(yī)院抓住這些機(jī)遇，從加強(qiáng)硬件設(shè)備、軟件設(shè)備出發(fā)，對醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行觀念上的更新，再根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化、智能化、數(shù)字化，最終全面提升醫(yī)院檔案工作效率。