事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析

尚英

（額濟納旗民政局社會救助綜合服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 735400）

一、前言

檔案是對各種信息、活動的一種真實記錄，能夠直接將事業(yè)單位的發(fā)展歷程體現(xiàn)出來，并且其中還蘊含了社會經(jīng)濟發(fā)展的信息，能為事業(yè)單位提供良好的參考依據(jù)，對事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的作用。檔案管理工作是一項具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性和政策性的工作，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也面臨巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)面臨淘汰邊緣，信息化、現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理建設(shè)的主要方向。為此，事業(yè)單位需要及時更新觀念，做到與時俱進，充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案管理信息化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，推進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢作用

（一）提高信息化檢索的速率

信息時代的到來，促進了信息技術(shù)的飛速發(fā)展，同時也產(chǎn)生了海量的信息數(shù)據(jù)。如何快速準(zhǔn)確地在數(shù)據(jù)庫中找到所需的信息數(shù)據(jù)，成為檔案管理工作中的一個關(guān)鍵問題。通過檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，借助信息技術(shù)，可以大大提高信息檢索速度，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。首先，檔案管理信息化建設(shè)將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，改變了傳統(tǒng)的人工檢索工作方式，保證了檢索工作的準(zhǔn)確性和及時性，能夠根據(jù)需要快速獲取信息。其次，可以實現(xiàn)批量信息同步搜索。使用計算機技術(shù)，可以快速檢索相同類型的信息。最后，信息檢索避免了文件的損壞，延長了文件的使用壽命，使文件管理更加簡單方便。

（二）有利于構(gòu)建高質(zhì)量的檔案存儲環(huán)境

在檔案管理方面，一些事業(yè)單位仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，投入大量人力、物力、精力進行紙質(zhì)檔案管理，使得紙質(zhì)檔案在管理和保管上存在諸多不足。信息化建設(shè)為檔案管理營造了良好的環(huán)境，優(yōu)化了檔案保管條件，適應(yīng)了現(xiàn)代檔案管理的需要。首先，檔案信息化管理避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受潮、損壞、丟失等問題，使檔案數(shù)字化存儲，構(gòu)建全新檔案管理系統(tǒng)，有效避免外界因素干擾.其次，信息化文件管理有效擴展了文件存儲空間。只有借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和文件管理軟件，才能將文件存儲在云空間中，有效改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的空間需求。最后，檔案管理信息化有效降低了成本，檔案管理不再依賴于實際環(huán)境。

（三）順應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)信息化建設(shè)已成為各行各業(yè)的發(fā)展趨勢，因此加強檔案管理信息化建設(shè)也是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的必然要求。通過加強檔案管理的信息化建設(shè)，可以推進事業(yè)單位各項事業(yè)的整體發(fā)展，進而提高單位整體的工作效率和質(zhì)量。

三、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏創(chuàng)新的人事檔案管理理念和思維

目前，我國事業(yè)單位人事檔案管理在組織發(fā)展過程中，仍沿用傳統(tǒng)的管理理念和模式，未能及時創(chuàng)新優(yōu)化，未能運用當(dāng)前非常先進的信息化理念和大數(shù)據(jù)理念，而對現(xiàn)代信息不夠重視?，F(xiàn)代化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢還沒有充分發(fā)揮其在檔案管理方面的主要優(yōu)勢，人事檔案管理流程和環(huán)節(jié)缺乏優(yōu)化創(chuàng)新，使得事業(yè)單位人事檔案管理的整體流程標(biāo)準(zhǔn)相對僵化，數(shù)字化的方向發(fā)生了變化。傳統(tǒng)模式下的事業(yè)單位人事檔案管理陳舊滯后，不能滿足大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的基本要求。因此，目前我國事業(yè)單位人事檔案管理普遍存在管理技術(shù)傳統(tǒng)、效率低、整體服務(wù)質(zhì)量差等問題。實際問題，這些都嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理工作的進一步完善和創(chuàng)新發(fā)展。

（二）存在人員與檔案分離的現(xiàn)象

目前，一些事業(yè)單位在管理人事檔案時，仍對紙質(zhì)檔案進行收集和歸檔。這樣，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以及時高效地更新信息，整個收集、整理和歸檔的過程非常復(fù)雜，管理效率也很低，還會造成人事檔案分離的發(fā)生，使事業(yè)單位在人事檔案管理過程中難以高效更新信息和資料，不利于提高人事檔案管理工作效率。要實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，必須要具備專業(yè)化的管理人才，才能更好地推動檔案管理的信息化發(fā)展。但是由于多種因素的影響，導(dǎo)致當(dāng)前許多事業(yè)單位都缺乏專業(yè)化的管理人才。在實際工作中，部分檔案管理人員對管理工作流程不熟悉，缺乏對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，不能獨立使用信息化設(shè)備開展檔案管理工作，從而限制了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，由于事業(yè)單位人員受到傳統(tǒng)管理觀念的深刻影響，部分工作人員會存在不作為、不擔(dān)當(dāng)?shù)葐栴}，使得檔案管理無法得到真正有效地落實，進而影響單位檔案管理的發(fā)展。

（三）檔案管理配套設(shè)施不完善

在事業(yè)單位人事檔案管理組織實施過程中，配套設(shè)施沒有建立完善完備，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，無法實現(xiàn)檔案信息的及時有效更新。同時，信息交流和交流也存在障礙，導(dǎo)致傳輸效率低下。這也使得難以充分保護檔案的完整性和安全性。而且，缺乏足夠完善的檔案管理配套基礎(chǔ)設(shè)施，使得事業(yè)單位人事檔案管理面臨非常大的潛在安全風(fēng)險，很多不法分子會通過文件管理系統(tǒng)的漏洞和弱點進行一些非法操作，比如通過種植，木馬等病毒造成數(shù)據(jù)泄露等不安全問題，難以有效保障事業(yè)單位人事檔案管理的安全保密。

四、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）提升信息化建設(shè)的重視程度

事業(yè)單位發(fā)展要加大對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視。因為只有重視信息化建設(shè)，才能在具體實施過程中提供有效的資金保障。檔案信息化建設(shè)可以有效保存和利用歷史檔案信息，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。首先，事業(yè)單位要從資金層面給予支持，通過資金傾斜，確保能夠完成發(fā)展過程中的軟硬件設(shè)備，為其信息化發(fā)展奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。工作才能真正在實踐中發(fā)揮積極作用。其次，事業(yè)單位還應(yīng)定期維護和更新檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)信息與事業(yè)單位實際使用需求相匹配，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和有效性，更好地發(fā)揮信息的有效性。管理。各機構(gòu)還應(yīng)加大對檔案管理信息系統(tǒng)使用的重視，切實提高其利用率和應(yīng)用效率，梳理管理職能，明確具體價值，提高檔案管理質(zhì)量，進一步推進無紙化辦公，為了順應(yīng)檔案管理發(fā)展的新趨勢。

（二）完善檔案信息管理系統(tǒng)

機構(gòu)需要完善檔案信息管理系統(tǒng)，規(guī)范機構(gòu)在檔案管理過程中的行為。機構(gòu)檔案反映機構(gòu)的發(fā)展歷程，記錄重大會議、戰(zhàn)略目標(biāo)、改革重組等重要信息，是機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀和幫手。沒有檔案就無法進行數(shù)據(jù)比較。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已不再適合現(xiàn)代信息技術(shù)背景下的檔案工作。因此，有必要完善檔案信息管理系統(tǒng)，推動檔案信息管理向更加科學(xué)化的方向轉(zhuǎn)變。在信息化建設(shè)道路上，事業(yè)單位要著眼于現(xiàn)狀，在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上更新完善制度，如建立相關(guān)檔案工作人員與技術(shù)人員交流合作機制，各部門之間的信息。規(guī)范應(yīng)用程序和規(guī)定，確保檔案信息安全。技術(shù)的存在是為了滿足需求。因此，在建設(shè)信息化時，要具體考慮管理人員的意見，有針對性地滿足檔案管理和使用的需要，促進信息化建設(shè)和應(yīng)用。有效開發(fā)過程中的各種任務(wù)。此外，建立在檔案管理信息化基礎(chǔ)上的評價體系也是必不可少的。這就要求事業(yè)單位從實際出發(fā)，制定與本工作發(fā)展相關(guān)的合理評價體系，以提高檔案管理人員的積極性，加強信息化建設(shè)。機構(gòu)還需要制定維護制度，定期維護和維修相關(guān)設(shè)備，并結(jié)合實際需要和維護更新現(xiàn)有平臺，使檔案管理平臺始終保持良好的運行狀態(tài)，滿足工作需要，確保數(shù)字化最大程度上保證文件的安全。

（三）提升檔案管理信息化人才素質(zhì)

機構(gòu)需要認識到檔案管理信息化人才素質(zhì)和能力的重要性。在信息化建設(shè)過程中，急需引進適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展和使用的專業(yè)管理人才。首先，在實際發(fā)展過程中，事業(yè)單位要保證檔案工作者具備專業(yè)的知識、技能和服務(wù)質(zhì)量。對于現(xiàn)有的檔案工作者，他們需要定期組織培訓(xùn)。主要目的是為他們提供新時代檔案工作方法、最新信息技術(shù)、信息化思維等方面的培訓(xùn)，有效提升他們在新時代檔案工作中的能力，促進檔案管理升級的公共機構(gòu)。其次，事業(yè)單位要重視檔案工作人員之間的交流學(xué)習(xí)，通過定期研討、實地考察等方式幫助檔案人員不斷提高和成長，逐步形成符合時代要求的專業(yè)素質(zhì)，以方便信息在廣泛使用的文件管理工作中盡快適應(yīng)計算機運行環(huán)境。最后，檔案工作者還需要具備一定的信息系統(tǒng)維護知識和技能，這樣才能在信息化建設(shè)過程中與技術(shù)人員進行有效的溝通，促進需求的傳遞，更好地完善信息系統(tǒng)的功能。

（四）重視檔案信息資源的安全管理

事業(yè)單位檔案信息化可以縮短查詢時間，提高檔案查詢的準(zhǔn)確性，但最容易被忽視的問題是檔案資源的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理工作在查閱檔案時有嚴(yán)格的程序。只有滿足一定條件，才能允許訪問相關(guān)文件。隨著文件逐漸信息化，查詢方法變得極其簡單，只要你有賬號和密碼，就有查看文件的權(quán)限，非常不利于檔案信息的安全管理。因此，在信息化建設(shè)過程中，要加強檔案管理人員的安全意識，明確檔案的保密和公開范圍，科學(xué)設(shè)置檔案訪問和使用權(quán)限，不要隨意擴大檔案信息知識的范圍。此外，還要保證計算機的安全穩(wěn)定，防止病毒入侵，定期清理和維護文件管理平臺，充分利用防火墻等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，保證文件管理的安全。

（五）確立檔案管理信息化建設(shè)方針

依據(jù)事業(yè)單位自身發(fā)展?fàn)顩r和現(xiàn)階段發(fā)展方向，結(jié)合國家信息化管理規(guī)定制定并確立檔案管理信息化建設(shè)方針。首先通過開展受眾調(diào)研或者依據(jù)近年來的研究報告，確立檔案管理信息化建設(shè)的最終方向和人群。其次，在檔案存放方式的變革中，管理標(biāo)準(zhǔn)會發(fā)生相應(yīng)改變，事業(yè)單位需要依據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)對服務(wù)人員進行培訓(xùn)管理。最后，還要明確檔案管理信息化建設(shè)中的中心環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點，切實做好各部門之間的銜接和整頓工作。與此同時，事業(yè)單位對檔案管理人才的需求不斷增大，因此要做好優(yōu)秀人才的選拔工作，每位職工的各項指標(biāo)都達到合格水平。檔案管理改革不是徹底的革新，并非摒棄舊的管理方法，而是要做到新舊結(jié)合，適當(dāng)保留傳統(tǒng)管理方法，揚長避短，以達到最佳管理效果。

（六）建立并不斷優(yōu)化檔案管理信息化平臺

建立檔案管理官方網(wǎng)站是重要環(huán)節(jié)之一，需要聘請專業(yè)人員進行技術(shù)指導(dǎo)，建立一個快捷便利、服務(wù)良好的信息查詢官網(wǎng)。平臺要保證其信息公開化，讓使用者實現(xiàn)高效查詢，平臺也要服務(wù)到位。同時需要招納專門人員對平臺進行定時維護和更新，修補平臺漏洞，保證服務(wù)器的正常運行。信息的錄入工作則由檔案管理人員進行，及時且準(zhǔn)確無誤的上傳信息，而用戶只需登錄后即可進行信息的查詢，也可尋求客服幫助。同時，檔案信息化建設(shè)與檔案管理優(yōu)化要協(xié)調(diào)同步進行，檔案管理方式與信息化相適應(yīng)，使各部門依托信息化建設(shè)高效率高質(zhì)量完成工作，以達到信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。

五、結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位人事檔案管理必須適應(yīng)當(dāng)下社會經(jīng)濟發(fā)展進步的趨勢，與時俱進，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，促進其信息化管理系統(tǒng)和平臺的有序搭建，充分提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理的效率，促進我國事業(yè)單位人事檔案的管理更加科學(xué)高效。