探討衛(wèi)生院檔案管理工作的重要性及完善措施

李愛芹

（鄆城縣黃泥岡鎮(zhèn)衛(wèi)生院，山東 鄆城 274700）

引言：衛(wèi)生院是我國最基層的醫(yī)療體系，但是隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，衛(wèi)生院的工作量以及檔案管理工作所面臨的壓力都越來越高。為此，就必須不斷對其工作體系進(jìn)行完善，并積極引進(jìn)一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)。那么該如何從哪些方面來進(jìn)行完善，正是本文的寫作目的所在。

一、重要性分析

（一）衛(wèi)生院發(fā)展的基礎(chǔ)與前提

自改革開放以來，我國社會經(jīng)濟(jì)體制逐漸出現(xiàn)了很大的變化，我國衛(wèi)生醫(yī)療體系也開始不斷地健全與發(fā)展。而衛(wèi)生院作為我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要組成部分，也必須要不斷應(yīng)對時代的新變化，進(jìn)行體制上的創(chuàng)新，而這也就使得其自身的檔案管理工作得到了不斷的重視。通過對檔案的整理與管理，能夠?qū)Σ煌瑫r期的大小事件進(jìn)行了解，并對不同時期的醫(yī)療發(fā)展水平、以及所出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，從而來對醫(yī)療體系以及自身所存在的體制缺陷進(jìn)行修正，以此來促進(jìn)衛(wèi)生院的不斷發(fā)展。因此，可以說檔案管理工作就是衛(wèi)生院得以發(fā)展的基礎(chǔ)與前提，只有通過檔案管理工作，才使得我國目前的醫(yī)療體系得到了持續(xù)的進(jìn)步與發(fā)展。

（二）衛(wèi)生院主要的工作內(nèi)容

檔案管理工作的水平，往往決定了衛(wèi)生院的發(fā)展，尤其是對科研類檔案資料的管理，往往會成為衛(wèi)生院所重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。而想要提高檔案管理水平，那么就需要不斷提升其管理人員的管理水平，并有效發(fā)揮這些管理人員的能力，只有這樣才能夠使其衛(wèi)生院檔案資料變得更為多樣與完善[1]。同時，檔案管理工作水平的提升，也與工作人員日積月累的經(jīng)驗(yàn)積累也有很大的關(guān)系，并且其檔案工作所包含的內(nèi)容也非常完整，除了與醫(yī)療科研相關(guān)的資料以外，甚至還包括了對醫(yī)療水平和工作人員業(yè)務(wù)評判的資料整理。所以衛(wèi)生院的如何發(fā)展，其檔案管理工作為王發(fā)揮了十分重要的作用。所以我們也能夠看出，檔案管理工作中所整理出來的資料，對于衛(wèi)生院自身不斷地完善與發(fā)展有著重大的影響，是其必不可失的一道工作環(huán)節(jié)，對衛(wèi)生院的影響也十分長遠(yuǎn)。

（三）維護(hù)醫(yī)患雙方利益

近些年來，醫(yī)患事件頻發(fā)，醫(yī)患關(guān)系也越來越緊張，而作為衛(wèi)生院所必不可缺的工作環(huán)節(jié)——檔案管理工作，由于具有真實(shí)性、完整性的特點(diǎn)，所以當(dāng)醫(yī)患矛盾爆發(fā)時，往往能夠有效緩解醫(yī)患雙方所產(chǎn)生的誤會，維護(hù)醫(yī)患雙方各自的利益。而管理工作之所以有著這一作用，主要是因?yàn)樵跈n案管理過程中，會對具體的醫(yī)療事件進(jìn)行詳細(xì)的整理與描述，所以通過檔案就能對醫(yī)患雙方之間的行為進(jìn)行還原，從而了解到整個醫(yī)患事件的真相。而正是如此，才能夠使得目前一些頻發(fā)的醫(yī)療事件能夠做到有據(jù)可查，才能維護(hù)醫(yī)患雙方各自的利益，甚至成為一些法律憑證[2]。所以在目前醫(yī)患關(guān)系緊張的今天，檔案管理工作是必不可少的，其作用是非常關(guān)鍵的。同時通過對這些醫(yī)患事故的整理，也能使衛(wèi)生院對自身的醫(yī)療體制進(jìn)行思考，從而有效解決目前醫(yī)療體制中所存在的一些問題，促進(jìn)我國醫(yī)療服務(wù)水平的提高。

（四）推動衛(wèi)生院的健康發(fā)展

想要使目前的醫(yī)療體制不斷得到完善，醫(yī)療服務(wù)水平得到顯著提升，那么就必須加強(qiáng)對衛(wèi)生院檔案管理工作的重視度，并利用一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)，逐漸形成科學(xué)化、規(guī)范化的管理。同時在檔案管理工作開展期間，還應(yīng)當(dāng)始終根據(jù)相關(guān)的檔案整體規(guī)范來展開工作，這樣才能使其工作更為有序，有效促進(jìn)其檔案管理工作質(zhì)量的提高。同時，由于在檔案中記錄了不同醫(yī)療發(fā)展時期的具體案例，而這些過往的案例往往會給我們今后醫(yī)療體制的改革帶來啟發(fā)，所以開展檔案管理工作，其中一個非常重要的作用就是能總結(jié)過去的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律，從而對目前所存在的制度缺陷進(jìn)行改善，實(shí)現(xiàn)我國衛(wèi)生醫(yī)療體系的不斷健全發(fā)展。

二、完善措施

如上文所說，雖然衛(wèi)生院檔案管理工作十分重要，但是在實(shí)際的工作開展過程中，往往還存在一些問題。比如，隨著社會時代的不斷發(fā)展，檔案的可利用性以及具有價值的信息變得越來越少，而一些紙質(zhì)的檔案甚至還需要定期進(jìn)行維護(hù)。同時，很多地方的檔案管理設(shè)備、管理理念、以及管理方式均處于十分落后的狀態(tài)之下，而這些也會對檔案管理工作實(shí)際效果的發(fā)揮產(chǎn)生很大的影響。此外，在進(jìn)行檔案管理過程中，由于需要注意保密性原則，所以在管理過程中選擇閉環(huán)操作，而這也就導(dǎo)致了一些管理方式與實(shí)際需求不相符的現(xiàn)狀出現(xiàn)[3]。下面是基于這些問題所提出的一些具體完善措施：

（一）提升檔案管理工作人員的專業(yè)性

衛(wèi)生院檔案管理工作實(shí)際上是一項(xiàng)非常專業(yè)的工作，特別是在如今的醫(yī)患矛盾尖銳的背景之下。并且由于其工作內(nèi)容十分繁雜且專業(yè)性非常強(qiáng)，所以對于其工作人員的專業(yè)能力以及職業(yè)道德素養(yǎng)都有著非常高的要求。因此衛(wèi)生院在對檔案管理工作人員進(jìn)行篩選、審核的過程中，除了需要對其專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行考察外，還應(yīng)當(dāng)對其責(zé)任心以及職業(yè)道德等進(jìn)行綜合的考察，只有這些要求都能達(dá)到的人員才有資格任職。目前從大部分的衛(wèi)生院情況來看，對于在職的檔案管理工作人員基本上都缺乏定期的工作考核，并且也沒有形成一套完整的工作考核機(jī)制，所以往往目前這些檔案管理人員都缺乏一定的競爭，因此也就造成了在缺乏緊張感的前提下，在實(shí)際的工作過程中呈現(xiàn)疲軟松散的心態(tài)這一現(xiàn)象。而如果想要有效改變這一現(xiàn)象，促進(jìn)這些檔案管理人員工作積極性的提升，就必須加強(qiáng)對這些工作人員的關(guān)心，并建立一套成熟的人員工作考核制度。而如果想要進(jìn)一步提升管理人員的專業(yè)能力，使他們能始終跟上時代發(fā)展的步伐，就必須定期對檔案管理人員開展專業(yè)化的培訓(xùn)[4]。具體來說，需要根據(jù)目前現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展以及如今對檔案整理工作的需求來制定培訓(xùn)計(jì)劃，其內(nèi)容既包括有具體的理論知識，還應(yīng)當(dāng)有先進(jìn)的檔案整理技巧。同時，為了使檔案整理工作人員跟上時代的步伐，還應(yīng)當(dāng)對其開展現(xiàn)代化信息檔案技術(shù)的培訓(xùn)，包括對信息化檔案技術(shù)的使用、維護(hù)等。此外對于檔案管理工作人員還需要定期進(jìn)行工作考核，對于專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)未能達(dá)到要求的工作人員應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際情況給予警告，從而始終確保我國衛(wèi)生院檔案工作管理人員的整體素質(zhì)。

（二）根據(jù)實(shí)際需求來開放檔案使用權(quán)限

在過去檔案管理工作開展過程中，往往所遵循的是絕對保密的原則，而如今隨著時代社會的不斷發(fā)展，公民也能參與到檔案利用工作中來，并且衛(wèi)生院檔案工作本就是由多個部門多個組織所共同參與的工作，所以如今無論是公民還是與衛(wèi)生院有關(guān)的組織以及個人都能在一定權(quán)限內(nèi)對其衛(wèi)生院的檔案資料的進(jìn)行查詢。此外，近些年來，國家也在不斷加大政務(wù)信息公開的力度，所以過去絕對保密的檔案管理工作原則已經(jīng)不再適用于如今新時代檔案管理工作的開展，必須做出相應(yīng)的改變。只有這樣才能真正地實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，促進(jìn)我國衛(wèi)生院信息檔案工作現(xiàn)代化的不斷發(fā)展。而想要做到這一點(diǎn)，就必須讓更多具備專業(yè)能力的個人以及組織參與到衛(wèi)生院的規(guī)劃工作中來，以此來為其未來的醫(yī)療體制改革提出科學(xué)的建議，從而不斷提升我國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平，促進(jìn)現(xiàn)代化人民基礎(chǔ)醫(yī)療體制的形成。

（三）創(chuàng)新工作理念

當(dāng)今社會隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展出現(xiàn)了很大的變化，無論是對我們的日常生活，還是各行各業(yè)的發(fā)展都造成了很大的影響，而衛(wèi)生院檔案管理工作也是如此。但是由于目前一些傳統(tǒng)的檔案管理工作理念依然殘留很深，所以在具體工作開展過程中也會受到其負(fù)面影響，其檔案管理工作人員往往只是做到了對資料的整理以及存檔，而沒能對其檔案資料進(jìn)行充分的利用，其檔案的價值也未能得到有效發(fā)揮。除此之外，在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，往往需要對部分檔案資料進(jìn)行共享，以此來使更多的公民以及相關(guān)人員了解到檔案的具體資料內(nèi)容。但是一些工作人員在實(shí)際的工作中往往并沒有對檔案進(jìn)行這一層次的開發(fā)。所以在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，我們應(yīng)該利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來促進(jìn)檔案工作方式的轉(zhuǎn)變與理念的更新，只有這樣才能使我國衛(wèi)生院檔案管理工作逐漸現(xiàn)代化。這樣一來也能大大提升檔案查詢的效率，使我們在龐大的檔案數(shù)據(jù)中能精確地找到自己所需要的檔案資料。而要做到這一點(diǎn)，首先需要對衛(wèi)生院檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行更加深入的認(rèn)識與了解，只有切實(shí)意識到檔案管理工作對于我國衛(wèi)生醫(yī)療發(fā)展的重要性，才能根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求來制定出更加合理的檔案管理方案，從而使其具體的工作要求都能得到落實(shí)。其次，還需要改變過往傳統(tǒng)的檔案管理理念，充分借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來開展當(dāng)今的衛(wèi)生院檔案管理工作，以此來不斷提升檔案管理工作的服務(wù)水平，滿足新時代環(huán)境下對于衛(wèi)生院檔案管理工作的需求。最后，在大數(shù)據(jù)時代的背景之下，還應(yīng)當(dāng)積極將檔案管理工作與海量數(shù)據(jù)進(jìn)行融合，基于對檔案資料的具體需求，對檔案中的信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與整理，從而促進(jìn)衛(wèi)生院檔案管理工作的效率。

（四）完善檔案管理體系

對于衛(wèi)生院檔案整理工作來說，除了其檔案整理的效率需要特別重視以外，還應(yīng)當(dāng)不斷增強(qiáng)其檔案管理工作的質(zhì)量，從而使其具體的事件、研究數(shù)據(jù)等得到真實(shí)、準(zhǔn)確的展現(xiàn)。而要做到這一點(diǎn)，就必須對現(xiàn)有的檔案管理體系不斷進(jìn)行完善。首先，作為衛(wèi)生院的負(fù)責(zé)人，應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作給予足夠的重視，只有以此為前提，才會對檔案管理體系不斷進(jìn)行完善，才能借助于規(guī)范化的工作來落實(shí)相關(guān)資料的文檔整理。其次，還需要明確每一名檔案管理工作人員的責(zé)任，提高對檔案資料分類的細(xì)化程度，同時不保證其檔案分類合理。最后，還應(yīng)當(dāng)建立合理的獎懲制度與嚴(yán)格的考核制度，這樣就能始終確保檔案管理人員的整體素質(zhì)，并有效激發(fā)其工作人員的工作積極性。

（五）做好基礎(chǔ)工作的建設(shè)

想要使我國衛(wèi)生院檔案管理工作水平不斷得到提高，就必須加強(qiáng)其基礎(chǔ)工作的建設(shè)，只有在此基礎(chǔ)上才能不斷提升其檔案管理的現(xiàn)代化水平。比如，需要對傳統(tǒng)的檔案管理工作環(huán)境進(jìn)行改造，優(yōu)化其基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、引進(jìn)一些信息化的設(shè)備、應(yīng)用信息化的管理軟件等，這樣就能有效提高衛(wèi)生院檔案管理工作開展的效率與質(zhì)量[5]。此外，為了使管理人員逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化的信息檔案管理，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對相關(guān)人員的計(jì)算機(jī)技能的培養(yǎng)，從而使檔案管理人員能正確地對新設(shè)備、新軟件做出正確的操作。除此之外，在工作開展過程中，還應(yīng)當(dāng)對每一位管理人員的責(zé)任以及工作內(nèi)容進(jìn)行明確，合理進(jìn)行分工，并對檔案的具體分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍等進(jìn)行確認(rèn)，這樣就能確保所收集、整理的資料能做到有據(jù)可查，提升檔案查詢工作的效率。

三、結(jié)語

綜上所述，民生問題一直以來是我國政府所關(guān)注的重點(diǎn)，而醫(yī)療則是民生發(fā)展中的重點(diǎn)。隨著如今衛(wèi)生醫(yī)療改革的不斷深化，衛(wèi)生院的檔案管理工作被更多人所重視起來。而想要對目前檔案管理工作進(jìn)行完善，就必須不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)性、創(chuàng)新工作理念、完善檔案管理體系、以及做好基礎(chǔ)工作的建設(shè)。