企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢與困難

全雪莉

（國營川西機(jī)器廠，四川 彭州 611930）

現(xiàn)階段，在信息化數(shù)字時(shí)代，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案管理水平日益提升。在企業(yè)檔案管理中，對(duì)文件信息進(jìn)行數(shù)字化管理，有利于數(shù)據(jù)管理的集中化、快捷化，提升了信息查詢和檢索速度，使得傳統(tǒng)檔案管理時(shí)間、地域限制被打破。筆者按照自身多年檔案建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn)，主要分析企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢與困難，探討相關(guān)優(yōu)化措施。

一、數(shù)字化檔案建設(shè)與管理

（一）檔案數(shù)字化

在檔案建設(shè)中，利用數(shù)字化技術(shù)，整合傳統(tǒng)文件和電子檔案，建立檔案管理信息庫。通過數(shù)字化處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸。同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)管理軟件、計(jì)算機(jī)應(yīng)用，提升檔案資源的共享度。

（二）數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

在數(shù)字化檔案管理中，主要是掃描傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，再通過加工處理，轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的數(shù)字檔案，形成電子文檔進(jìn)行歸檔與保存，以確保檔案真實(shí)性、完整性。另外，通過數(shù)字化建設(shè)，建立目錄信息，通過計(jì)算技術(shù)進(jìn)行信息的儲(chǔ)存、分析和利用。

二、企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的作用

在檔案管理中，主要是企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)反映與記錄，檔案管理作為企業(yè)建設(shè)的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)效益具有重要作用，是科學(xué)管理、績效考核和企業(yè)文化建設(shè)的重要依據(jù)。

（一）為促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化，必須提升檔案建設(shè)的數(shù)字化水平

在企業(yè)管理中，檔案通過數(shù)字化建設(shè)，可建立信息反饋的重要資源、渠道，對(duì)于企業(yè)決策的制定和調(diào)整，可提供主要的依據(jù)。同時(shí)，因檔案管理較為復(fù)雜，為適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展步伐，企業(yè)必須提升檔案建設(shè)的數(shù)字化水平。

（二）數(shù)字化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的重要保障

近年來，我國檔案建設(shè)取得了長足發(fā)展，企業(yè)檔案建設(shè)也日益完善。立足管理類別技術(shù)、權(quán)責(zé)范圍來說，隨著信息技術(shù)發(fā)展，企業(yè)檔案建設(shè)的數(shù)字化水平尚未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。加上檔案數(shù)字化建設(shè)的機(jī)制不完善，檔案人員素質(zhì)不高，建設(shè)手段比較落后。企業(yè)檔案事業(yè)要想發(fā)展，必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。

三、企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容分析

對(duì)于企業(yè)檔案管理，主要包含紙質(zhì)資料、磁帶音頻、錄像視頻、實(shí)物檔案等內(nèi)容，在傳統(tǒng)檔案管理前提下，數(shù)字化實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件，通過轉(zhuǎn)換、壓縮以后，再進(jìn)行分級(jí)儲(chǔ)存和管理，可有效提高文件的檢索效率。利用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢的快捷化、精準(zhǔn)化。

（一）目錄管理

對(duì)于企業(yè)檔案管理實(shí)行目錄管理方式，主要是指資料分類、編排目錄和檢索工具。對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營、財(cái)務(wù)、人事等相關(guān)信息，都可通過數(shù)字化生成。利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，根據(jù)客戶需求，對(duì)信息檢索進(jìn)行定義后，可滿足各類目錄管理的特殊需求。

（二）系統(tǒng)目錄

對(duì)于檔案人員來說，根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用，生成目錄表格以及信息等級(jí)，實(shí)行權(quán)屬檔案的數(shù)字化，設(shè)置檔案存取的唯一入口。并根據(jù)服務(wù)對(duì)象情況，利用電子目錄方式，即可判定用戶能否進(jìn)入。同時(shí)，根據(jù)不同文件的類別，建立文件管理器，可為企業(yè)提供及時(shí)和準(zhǔn)確的決策信息。

（三）檔案管理的數(shù)字化

為提升建檔質(zhì)量和效率，尤其是財(cái)務(wù)、人事等信息，如果文件掃描的時(shí)間過長，必須會(huì)影響正常工作。利用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件模式簡潔化。同時(shí)，需提升檢索速度，對(duì)于大文件輸入，在保存檔案同時(shí)，需擴(kuò)充系統(tǒng)的儲(chǔ)存容量。

（四）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

對(duì)于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，才能發(fā)揮數(shù)字優(yōu)勢，為客戶提供更多的信息服務(wù)，例如業(yè)務(wù)交易、合同仲裁、信息等級(jí)等，利用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可打破傳統(tǒng)的檔案時(shí)間和空間限制，提高企業(yè)信息檔案的信息共享度，促進(jìn)企業(yè)資源得到最大化利用。

四、企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)勢分析

（一）數(shù)字化條件日益成熟

目前，在我國企業(yè)發(fā)展中，檔案建設(shè)的數(shù)字化，由技術(shù)條件成熟度所決定，但現(xiàn)階段的信息技術(shù)尚未實(shí)現(xiàn)精密高度掃描以及模糊識(shí)別計(jì)算。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，企業(yè)檔案管理實(shí)行數(shù)字化建設(shè)的條件也日益成熟，在檔案管理中，數(shù)字掃描成為常見處理方法。通過掃描技術(shù)的運(yùn)用，可實(shí)現(xiàn)快速成像，促使檔案信息更加科學(xué)化和直觀化。

（二）大容量儲(chǔ)存條件完善

對(duì)于企業(yè)檔案管理中，由于信息量較大，大容量、大效率的信息儲(chǔ)存條件十分重要。以前由于技術(shù)條件約束，檔案硬盤儲(chǔ)量容量不大，所花費(fèi)成本較高。但隨著硬盤技術(shù)日益成熟，儲(chǔ)量容量已得到快速擴(kuò)展，儲(chǔ)存成本花費(fèi)減少。此外，針對(duì)企業(yè)檔案建設(shè)，需要依靠專業(yè)人才，隨著國民學(xué)歷素質(zhì)的不斷提升，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)也在不斷加大。

五、企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的問題分析

（一）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在企業(yè)檔案管理中，如果數(shù)字化硬件設(shè)施不完善，必然會(huì)影響到數(shù)字化建設(shè)的效果。想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，必須依靠硬件設(shè)備支持，例如電腦計(jì)算機(jī)、文件掃描儀、儲(chǔ)存設(shè)備等，通過這些硬件設(shè)備，可實(shí)現(xiàn)信息傳輸和存儲(chǔ)。然而，我國諸多企業(yè)因硬件設(shè)備不夠齊全，企業(yè)一味追求經(jīng)濟(jì)利潤，對(duì)檔案管理不愿花費(fèi)更多投入，使得檔案數(shù)字化管理存在阻礙。

（二）信息化標(biāo)準(zhǔn)的缺乏

想要保證企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，必須建立一個(gè)統(tǒng)一的參考標(biāo)準(zhǔn)，然而在企業(yè)檔案建設(shè)中，企業(yè)注重自身利益，并未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息管理處于混亂狀態(tài)，不能促進(jìn)信息資源的共享。

（三）檔案人員的素質(zhì)較低

對(duì)于企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)，檔案人員的素質(zhì)和數(shù)字化水平，對(duì)檔案建設(shè)的質(zhì)量具有重要影響。然而，在目前情況下，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)不注重?cái)?shù)字化人才培養(yǎng)和引進(jìn)，增加了檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)，不能滿足數(shù)字化管理的相關(guān)要求。同時(shí)，由于檔案人員在操作中的不當(dāng)行為，極易影響檔案信息的真實(shí)性。

六、企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)化對(duì)策

在企業(yè)檔案建設(shè)中，數(shù)字化作為重要發(fā)展手段，雖然目前仍處于探索階段，但數(shù)字化建設(shè)與管理是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立數(shù)字化建設(shè)檔案管理理念

在企業(yè)管理中，檔案建設(shè)科學(xué)先進(jìn)與否，需依靠大家樹立數(shù)字化的建設(shè)理念，不斷完善管理機(jī)制，主要包含數(shù)字檔案的歸檔、利用以及檔案保密和處罰制度等等。對(duì)于數(shù)字化建設(shè)，須設(shè)置專崗專人，采取檔案管理和部門分管的方式，采取多層次運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)分層建檔管理，通過科學(xué)化管理方式，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的有序開展。

（二）建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

目前，我國對(duì)于電子文件、電子檔案，制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)中，部分企業(yè)由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化建設(shè)效果不太理想。為此，我們必須建立統(tǒng)一檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促使數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

（三）實(shí)現(xiàn)總體規(guī)劃的數(shù)字化

目前，我們身處信息化管理階段，檔案管理要想促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，必須與現(xiàn)代技術(shù)、信息技術(shù)相結(jié)合。在傳統(tǒng)檔案管理中，主要采取人工紙質(zhì)方式，而現(xiàn)代化的檔案記載和儲(chǔ)存，主要采取數(shù)字化設(shè)備，特別是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，突破了傳統(tǒng)信息管理方式，由傳統(tǒng)“面對(duì)面”服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，檔案建設(shè)工作應(yīng)提升數(shù)字化水平。此外，企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)，作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)建設(shè)工程，在短期內(nèi)難以完成，必須構(gòu)建整體的管理規(guī)劃，通過系統(tǒng)指導(dǎo)，分階段和分層次建設(shè)。

（四）提升數(shù)字化人才的培養(yǎng)力度

在企業(yè)檔案管理中，數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)綜合性系統(tǒng)工作，在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作人員更為廣泛，技術(shù)先進(jìn)性也更強(qiáng)。這要求檔案人員具備數(shù)字化相關(guān)專業(yè)知識(shí)，檔案人員在科學(xué)處理紙質(zhì)資料的同時(shí)，又可利用數(shù)字技術(shù)和數(shù)字設(shè)備，通過專業(yè)知識(shí)，了解各類專業(yè)學(xué)科，為咨詢者提供準(zhǔn)確的資料信息服務(wù)。同時(shí)，檔案人員屬于數(shù)字化建設(shè)的重要參與者，數(shù)字化水平高低，對(duì)數(shù)字化建設(shè)情況具有直接影響。所以，需加大對(duì)檔案人員的數(shù)字化培訓(xùn)，提升檔案人員的數(shù)字化管理能力，引進(jìn)一批技術(shù)綜合性的專業(yè)人才，要求檔案人員具備信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，進(jìn)而有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

結(jié)束語：綜上所述，數(shù)字化建設(shè)作為檔案管理的重要內(nèi)容，屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性和復(fù)雜性的數(shù)字工程，企業(yè)發(fā)展想要跟上時(shí)代步伐，必須立足檔案建設(shè)的數(shù)字化。但目前，企業(yè)檔案管理仍存在基礎(chǔ)設(shè)施不完善、信息化標(biāo)準(zhǔn)的缺乏、檔案人員的素質(zhì)較低等問題。要想促進(jìn)數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，減少檔案成本，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)總體規(guī)劃的數(shù)字化，提升數(shù)字化人才的培養(yǎng)力度，促進(jìn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。